A organização de uma empresa

  Durante o ciclo de vida de uma empresa, o titular ou os sócios estão obrigados a cumprir um conjunto de procedimentos legais. Nas Lojas da Empresa existem representantes de grande parte dos organismos competentes necessários para garantir esses serviços.

• Licenças: As empresas têm que proceder a uma série de passos para que seja autorizada a constituição dos seus estabelecimentos e o exercício das suas atividades. É importante conhecer os setores que precisam de licenciamento e como é possível obtê-lo.

• Alvarás: Indispensáveis para o exercício de certas atividades, os alvarás são emitidos por entidades competentes, de acordo com a legislação existente, e asseguram que as empresas reúnem os requisitos de idoneidade, capacidade técnica ou profissional e alcance financeiro para executar certa laboração.

• Certidões e Registros: Estes diplomas são exigidos legalmente para determinados fins, tratando-se de documentos certificados e que descrevem a situação jurídica de determinada empresa.

• Seguros: Informação sobre os seguros a efetuar obrigatoriamente pelas empresas e outros, de caráter facultativo, que podem igualmente ser contratados.

  A atividade empresarial, nela compreendidos os segmentos da indústria, do comércio e da prestação de serviços, é exercida no mercado entre as empresas e consumidores de bens e serviços, tendo como um dos seus principais suportes, o crédito. Este crédito normalmente decorre de operações de compra e venda a prazo, de empréstimos ou mesmo pagamentos através de cheques. Para a representação formal dos referidos créditos são utilizados documentos denominados de títulos de crédito. Denominam-se títulos de crédito os papéis representativos de uma obrigação e emitidos de conformidade com a legislação específica de cada tipo ou espécie.

  Título de crédito genericamente expressando, é um documento que tem como objetivo representar um crédito relativo a uma transação específica de mercado, facilitando desta forma a sua circulação entre diversos titulares distintos, substituindo num dado momento a moeda corrente ou dinheiro em espécie, além de garantir a segurança da transação.

  Considerando suas principais características e o que melhor expressa à doutrina, podemos conceituar título de crédito como um documento representativo do direito de crédito pecuniário que nele se contém e que pode ser executado por si mesmo, de forma literal e autônoma, independentemente de qualquer outro negócio jurídico subjacente ou subentendido, bastando que preencha os requisitos legais.

  Os títulos de crédito são de fundamental importância para os negócios, haja vista que promovem e facilitam a circulação de créditos e dos respectivos valores a estes inerentes, além de propiciar segurança circulação de valores.

  Arquivo é o conjunto de documentos produzidos por uma instituição no decurso da sua atividade e conservados organicamente. Um arquivo deve ser conservado integralmente e nunca separado, dividido ou organizado segundo critérios que não os da sua organização original. Um arquivo é formado por uma coleção de registros lógicos, cada um deles representando um objeto ou entidade.

  Um registro lógico, ou simplesmente registro, é formado por uma sequência de itens, sendo cada item chamado campo ou atributo. Cada item corresponde a uma característica ou propriedade do objeto representado.

  O armazenamento de um arquivo é feito, via de regra, por blocos de registros lógicos (um bloco é chamado registro físico), sendo, em cada leitura ou gravação, lido ou gravado todo um bloco e não apenas um registro lógico.

  Chave primária é uma chave que apresenta um valor diferente para cada registro do arquivo, de tal forma que, dado um valor da chave primária, é identificado um único registro do arquivo. Usualmente a chave primária é formada por um único campo.

  Uma chave secundária difere de uma primária pela possibilidade de não possuir um valor diferente para cada registro. Assim, um valor de uma chave secundária identifica um conjunto de registros.

  Chave de acesso é a chave utilizada para identificar o(s) registro(s) desejado(s) em uma operação de acesso a um arquivo.

  O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração, pois trata-se do centro ativo de informações de qualquer empresa. Toda atividade em seu empreendimento gera documentos que deverão ser conservados como comprovantes.

  Um arquivo bem pensado e organizado serve para:

• Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos;
• Revelar o que está para ser feito;
• Diminuir a duplicidade de trabalho;
• Evitar repetições desnecessárias de experiências;
• Evitar improvisos e inadequações;
• Encontrar bons parceiros e fornecedores;
• Avaliar o empreendimento por partes;
• Avaliar o empreendimento com um todo;
• Transmitir ordens e ensinar como fazer;
• Libertá-lo para aproveitar o dinheiro.

  Os arquivos existem basicamente pelas exigências da legislação pública e organização interna da empresa. Seus princípios básicos para serem organizados são as classificações dos tipos de documentos e a codificação que pode ser alfabética ou numérica.

  Antes de organizar os arquivos administrativos, é necessário conhecer algumas técnicas de arquivamento. É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.

  Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e empreendimentos diferentes.

  Arquivando os documentos em pastas:

• 01.00 – Plano de negócios. Documento responsável por responder os como, onde, quando e porquês da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
• 02.00 – Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas relacionadas à produção, comercialização e prestação de serviços que a empresa pratica.
• 03.00 – Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material impresso.
• 04.00 – Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa, garantias, etc…
• 05.00 – Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento.

• 06.00 – Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas fiscais.
• 07.00 – Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa do empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro. Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
• 08.00 – TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas, etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de hardware e assim por diante.
• 09.00 – Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos, regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da empresa (INSS)…
• 10.00 – Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo cada coisa em uma subpasta.

• 11.00 – Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias, checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada pessoa.
• 12.00 – Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar problemas e criar ideias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e clientes. Ideias do caderninho pessoal, ideias de outras reuniões, etc…
• 13.00 – Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado ou criado dentro da própria empresa deve ser guardado nesta pasta. Crie uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por diante.
• 14.00 – Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples, notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de pagamento do IRPF, etc…
• 15.00 – Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Deve ser arquivado cada um em sua pasta.
• 16.00 – Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores)

O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo, conforme você conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta exclusiva

O Organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica da empresa.Pode ter várias formas, desde a mais comum, conhecida como organograma tradicional, até formas bem pouco usuais, como uma flor. Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da York and Erie Railroad Company (EUA), usou organogramas para mostrar a aplicação da Administração Sistemática em ferrovias. As ferrovias eram empreendimentos complexos e muito caros, assim exigiam uma estrutura hierárquica com vários níveis profissionais. Portanto conforme os registros históricos, McCallum foi o criador do primeiro organograma de que se tem notícia.

O primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão apresentadas no organograma, e definir suas posições hierárquicas.

1. Presidente
2. Diretores (Financeiro, Administrativo, Operacional, Comercial, etc.)
3. Gerentes (Financeiro, Administrativo, Produção, Vendas, etc.) 
4.  Seções da Produção, Contabilidade, Dpto. Financeiro, Dpto. Jurídico, etc.

Quanto maiores a responsabilidade e autonomia, mais alta será a posição ocupada pelo cargo ou setor. Definidos os cargos e posições, transfira-os para retângulos distribuídos verticalmente e ligados por linhas que representarão a comunicação e hierarquia dos itens.

Ao montar um Organograma: o Presidente (1) ocupa o primeiro nível. No segundo nível serão colocados os Diretores (2). Partindo do retângulo do Presidente, sairá uma linha que será dividida para se ligar a todos os Diretores. E de cada Diretor, sairá uma linha que se ligará aos Gerentes (3) que respondam hierarquicamente a ele.

As funções de Staff, que respondem a um superior, mas não têm autoridade total sobre os níveis abaixo, são colocadas em níveis intermediários e ligadas à linha principal do superior correspondente. Por exemplo, o RD responde à Direção, mas sua autoridade limita-se aos assuntos da Qualidade, ou seja, quem administra o pessoal é cada gestor dentro de sua área de atuação.

Veja como fica:

Outros exemplos de Organograma:

Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.

O Fluxograma permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Por meio deles o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, circuitos de informações relacionadas ao processo decisório, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo

Vantagens do Fluxograma:

• Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;
• Entendimento simples e objetivo;
• Facilita a localização das deficiências no sistema;
• Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo; 
• Facilita o entendimento nas mudanças feitas no sistema. Existem três tipos de fluxogramas:

Vertical que também é denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho, pois normalmente é destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. O nome Vertical consiste em poder ser impresso como formulário padrão. E o nome Folha de Análise consiste na rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos. Os símbolos utilizados no fluxograma têm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informação escrita e/ou verbal componente de um sistema administrativo.

Eis os significados dos símbolos:

Parcial ou Descritivo é um fluxograma básico que descreve o curso de ação e de trâmites dos documentos. Ele é um pouco mais elaborado que o Vertical e o mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.

Global ou de Colunas ele demonstra a circulação de documentos ou informações através de áreas de responsabilidade. E também através da simbologia adotada, os tipos de decisões ou operações se realizam ao longo de um processo, bem como evidencia o funcionamento de um sistema.

O cronograma é a disposição gráfica do tempo que será gasto na realização de um trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas. Serve para auxiliar no gerenciamento e controle deste trabalho, permitindo de forma rápida a visualização de seu andamento.

Exemplos de Cronogramas:

Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. Sendo mais objetivo, departamentalização é uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura organizacional da empresa. As formas de departamentalização são através de: Funções; Produtos ou Serviços; Território; Cliente; Processo; Projeto; Matricial; Mista. Em geral as empresas usam mais de uma abordagem na departamentalização, tendo mais freqüência a departamentalização funcional.

Agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional.

• Principais Vantagens: Mantém o poder e o prestígio das funções principais; Cria eficiência através dos princípios da especialização; Centraliza a perícia da organização; Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração; Segurança na execução de tarefas e relacionamento de colegas; Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos.

• Principais Desvantagens: A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula; Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita; O treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado; A coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à organização em tamanho e amplitude; Muita especialização do trabalho.

É feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da empresa.

• Principais Vantagens: Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços; A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor; Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro; Facilita a coordenação de resultado; Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto; Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade.
• Principais Desvantagens: Exige mais pessoal e recursos de material, podendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento; Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nosvários grupos de produtos

Algumas vezes mencionadas como regional, de área ou geográfica. É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações. As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto.

Consiste em agrupar as atividades de tal modo que elas focalizem um determinado uso do produto ou serviço. É usada principalmente no grupamento de atividade de vendas ou serviços.

• Principal Vantagem: Adaptabilidade a uma determinada clientela.
• Principais Desvantagens: Dificuldade de coordenação; Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais em benefício de seus próprios clientes

É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção ou equipamento.

• Principais Vantagens: Maior especialização de recursos alocados; Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas. 
• Principais Desvantagens: Possibilidade de perda da visão global do andamento do processo; Flexibilidade restrita para ajustes no processo

Os funcionários recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para outras atividades.

É semelhante à de projeto, com uma exceção principal. No caso da Departamentalização de matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do administrador de projeto é sobreposta aos vários departamentos funcionais, dando a impressão de uma matriz.

• Principais Vantagens: Permitem comunicação aberta e coordenação de atividades entre os especialistas funcionais relevantes; Capacita a organização a responder rapidamente à mudança. São abordagens orientadas para a tecnologia.
• Principais Desvantagens: Pode haver choques resultantes das prioridades.

É o tipo mais freqüente, cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte à sua realidade organizacional.

• O maior Uso - o departamento que faz maior uso de uma atividade, deve tê-la sob sua jurisdição.
• O maior interesse - o departamento que tem maior interesse pela atividade deve supervisioná-la.
• Separação e Controle - As atividades do controle devem estar separadas das atividades controladas.
• Supressão e Coerência - Eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas no mesmo departamento.

O departamento ou setor de compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa. Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas, mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas, além de adicionar lucros.

Seus objetivos são subdivididos em quatro:

1. Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias.
2. Obter mercadorias e serviços ao menor custo.
3. Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.
4. Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.

Para ter um sucesso no desempenho destes objetivos é necessário por em prática:

• Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar).
• Selecionar o fornecedor (fonte certa).
• Negociar os termos e condições de compra.
• Emitir e administrar pedidos de compra.

Devem-se usar estes objetivos juntos como estratégia da empresa num todo. Desta forma as empresas vêm usando tecnologias cada vez mais sofisticadas. Existe um ciclo no setor de compras que se divide em oito passos:

• Receber e analisar as questões de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. As requisições de compra possuem as seguintes informações: Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será debitado o custo; Especificação do material; Quantidade e unidade de medida; Data e local de entrega exigidos; Qualquer outra informação complementar necessária.

• Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa.

• Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as cotações são analisadas quanto a preço, obediências às especificações, termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda.

• Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor.

• Emitir pedidos de compras: Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.

• Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção.

• Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra, o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle de qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exija mais inspeção, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque.

• Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar.

Trata-se de um departamento fundamental para qualquer empresa. Erros cometidos neste setor, como atrasos ou não cumprimento de obrigações acessórias, podem acarretar em multas impostas pelo poder público, e em determinados casos, até no confisco de bens. Segundo dados levantados pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBTP) são editados diariamente no País 37 normas tributárias, nas esferas federal, estadual e municipal.

Sobre os contribuintes incidem 76 tributos diferentes. Muitos deles são contribuições, 38 ao todo, incluindo nesse rol as três contribuições para o INSS (dos empregados, patronal, e de autônomos e empresários) e o PIS-PASEP; são 12 os impostos e 26 as taxas. O recolhimento desses tributos é regulado por 3.200 normas tributárias de diversas hierarquias, incluindo leis, medidas provisórias, decretos, portarias e instruções.

São realizadas a partir da coleta de dados e informações das operações fiscais, bem como das orientações e obrigações dos órgãos públicos competentes, as rotinas mensais abrangem: Emissão de notas fiscais de venda de mercadorias e serviços (código fiscal, alíquota, retenção obrigatória, etc.); Escrituração de documentos fiscais emitidos e recebidos; Apuração de impostos e contribuições devidos nos âmbitos federal, estadual e municipal; Emissão e envio das guias para recolhimento dos impostos devidos; Emissão de livros fiscais correspondentes (saída, entrada, serviço e apuração de SIMPLES, ICMS, IPI, ISS, COFINS, PIS, CSSL e IRPJ); Encaminhamento aos órgãos públicos das declarações mensais obrigatórias (GIA – Guia de Informação e Apuração, e DES – Declaração Eletrônica de Serviço).

Elaboração e envio da DACON, CSSL, IRPJ e da DCTF (Declaração de Contribuições e Tributos Federais).

Elaboração e entrega das declarações de pessoa jurídica: PJ (Simples); DIPJ (Lucro Presumido, Lucro Real, Arbitrário); DIMOB (Imobiliário); DACON (Lucro Real); Emissão e envio TFE e TFA (devidas anualmente); Encadernação dos livros fiscais elaborados mensalmente (saída, serviço, entrada, apuração de ICMS, DES).

O movimento de caixa tem como função informar ao empresário sobre a situação da movimentação diária dos recursos financeiros, disponibilizando as informações pertinentes aos pagamentos, recebimentos e ao saldo, realizados e a se realizarem, de forma diária e acumulada. O fluxo de caixa pode variar muito, porém é necessário que as informações estejam sempre bem estruturadas diariamente. Quando o resultado acumulado do fluxo de caixa, quando negativo, pode significar o óbvio: a empresa está gastando mais que a sua receita permite.

As causas podem ser: Os prazos para pagamentos, oferecidos aos consumidores são maiores que os prazos que os fornecedores oferecem à sua empresa; O valor das parcelas das compras realizadas em datas sazonais, como por exemplo, Natal e Dia das Mães, são mais altos que o saldo de caixa; As compras para a composição de estoque estão muito elevadas, em relação ao giro de estoque efetivo da empresa; As retiradas de pró-labore estão além das possibilidades da empresa; Os juros bancários estão crescendo, em virtude da constante operação de descontos de cheques pré-datados, duplicatas, e ainda, adiantamentos dos cartões de crédito. Através do Fluxo de Caixa, o empresário pode manter suas contas em equilíbrio, postergando ou adiantando receitas ou débitos ao longo de um período.

Ao permitir o controle das entradas e saídas de caixa o relatório de fluxo de caixa ajuda o empresário em sua tomada de decisão, sobre vários temas de interesse para a empresa, como, por exemplo: a reposição de estoques, compra de maquinário, lançamento de promoções de vendas, etc. Neste contexto, não há como negar a importância do planejamento de caixa na gestão de uma empresa. Gestão de Caixa é o termo usado para determinar procedimentos adotados pela empresa para garantir que o caixa da empresa esteja sempre positivo. Nesse processo a empresa tenta "casar" as entradas de caixa com as saídas, deforma que não seja preciso levantar financiamento ou atrasar algum pagamento.

As taxas de juros são a remuneração do capital, ou seja, é quando o tomador de um empréstimo deve pagar ao proprietário do capital emprestado. Uma taxa de juros, quando eficiente, deve remunerar: O risco envolvido no investimento, pois investimentos mais arriscados deve-se exigir taxas de juros proporcionalmente maiores; As expectativas inflacionárias, que representam a perda do poder aquisitivo; A compensação pela não aplicação do dinheiro em outro investimento; Os diversos custos administrativos envolvidos na operação. Portanto a empresa deve-se ater aos custos variáveis, aos custos fixos, o preço dos insumos, como está o mercado de insumos para a empresa em questão, qual a capacidade produtiva da empresa, quanto ela usa dessa capacidade produtiva, qual o preço médio de seu produto. Em suma, ela deverá detalhar os aspectos reais de mercado sobre as receitas e despesas da empresa. Do mesmo modo, em um segundo passo, irá se aproximar das capacidades futuras da empresa e de suas possibilidades estratégicas para expandir-se, entre outras informações.

As empresas bem organizadas sabem da importância e das vantagens de um bom planejamento de suas atividades em busca de seus objetivos. As constantes mudanças ocorrem no ambiente de negócios, muitas delas produzidas pela globalização dos mercados, estão exigindo das empresas cada vez mais o aprimoramento de seus processos de planejamento, avaliação e controle, tendo em vista a necessidade de tomada de decisões rápidas e de melhor qualidade que lhe assegurem o atendimento de seus objetivos de continuidade, expansão e lucratividade.

O orçamento é um valioso instrumento de planejamento e controle das operações da empresa, qualquer que seja seu ramo de atividade, natureza ou porte. Estabelece, da forma mais precisa possível, como se espera que transcorram os negócios da empresa, geralmente num prazo mínimo de um ano, proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura. É através do orçamento que se estabelece metas com a equipe, dando, assim, uma visão clara de onde a empresa quer chegar.

O planejamento orçamentário consiste em uma série de previsões, que serão feitas com base no que se espera acontecer em cada setor e no mercado em geral, sempre levando em consideração os dados históricos, fatos ocorridos no passado, que permitam o mínimo de previsibilidade. Para isto acontecer com sucesso, é necessário que todos os funcionários da empresa participem principalmente os gerentes e supervisores, pois são estes os mais atualizados com atividades da empresa teoricamente e na prática também.

Um orçamento empresarial engloba: Orçamento de vendas; Orçamento de produção; Orçamento de matérias-primas; Orçamento de custos totais; Orçamento de despesas gerais; Orçamento de investimento; Orçamento de caixa; Orçamento de resultado. Feito o orçamento, todos passam a conhecer as metas e objetivos da empresa, comparando sempre o previsto com o realizado, corrigindo e redirecionando as funções a fim de assegurar o cumprimento mais fiel possível do projetado.

Administrar é necessário, proveitoso e imprescindível em qualquer segmento, contexto ou situação na vida das pessoas, das empresas e das entidades. Missão e visão são instrumentos necessários para definir as estratégias que guiarão as ações da organização como um todo, bem como de cada membro em particular, fazendo com que haja uma convergência de metas e um direcionamento mais eficaz da força de trabalho e dos investimentos. Cada empresa possui o seu sistema de informação gerencial conhecido como SIG, para transformar os dados em informações.

Estas informações são usadas no processo decisório da empresa. O quadro de distribuição de trabalho, ou de análise, permite avaliar as atividades, qualificar os agentes e identificar a real ocupação de tempo, por cada agente, em cada atividade que desenvolve. Permite traçar um paralelo entre a importância de uma atividade com a formação de um agente, na tentativa de associar valores, possibilidades e recursos. Após colocar em prática o objetivo da empresa com suas estratégias e tendo estruturado a organização, é necessário fazer uma análise dentro e fora da empresa para competir com o mercado e ter sucesso no seu objetivo. A análise organizacional permite compreender elementos constitutivos de um processo e sua interação. Envolvem, em sua análise, aspectos ambientais, comportamentais associados a valores e normas.

Na atualidade, é imprescindível avaliar o comportamento das organizações em relação às forças competitivas do mercado. Esta avaliação recorre a instrumentos capazes de perceber as características internas das organizações e o ambiente externo. Desenhado o modelo para a visualização da organização, resta saber em que contexto ela existe e funciona. As organizações não são absolutas, elas operam em um ambiente que as envolve e as rodeia. Denominamos ambiente a tudo quilo que envolve externamente a uma organização. É o contexto dentro do qual existe a organização.

Para operacionalizar o conceito de ambiente, definiremos duas formas ambientais: ambiente geral (macro ambiente) e ambiente de tarefa (micro ambiente). O Ambiente Geral ou Macro Ambiente é constituído de todos os fatores econômicos, tecnológicos, sociais, políticos, legais, culturais, demográficos e etc., que ocorrem no mundo e na sociedade em geral. Esses fatores compõem um campo dinâmico de um turbilhão de forças que se cruzam, se chocam, se antagonizam, se multiplicam, se anulam ou se potencializam, provocando ações e reações, instabilidade e mudanças. Por decorrência, a complexidade e a incerteza respeito das situações e circunstâncias que são criadas.

O cenário ambiental influencia poderosamente as organizações, afetando-as com maior ou menor impacto e criando condições mais ou menos favoráveis. Seu efeito é genérico e abrangente para todas as organizações. O Ambiente de Tarefa ou Micro Ambiente é o ambiente mais próximo e imediato da organização. É o ambiente específico de cada organização. Cada organização tem seu próprio ambiente de tarefa, do qual obtém suas entradas e no qual coloca suas saídas ou resultados. Assim, no ambiente de tarefa estão às entradas e saídas do sistema, ou seja, fornecedores, de recursos (materiais, financeiros, humanos, atividades terceirizadas, etc.) de um lado, e os clientes ou consumidores de outro lado.

É no ambiente de tarefa que a organização cria seu nicho de operações e estabelece seu domínio. O domínio define as relações de poder e dependência com relação aos elementos ambientais. O ambiente de tarefa oferece recursos, meios e oportunidades. Impõem também demandas, condições, coações, restrições, desafios, contingências e ameaças à organização.

No macro ou micro ambiente, uma organização deve manter seus objetivos relacionados com sua estrutura, quer seja ela de caráter mais ou menos formal ou informal, cujos componentes de determinação, identificação ou estruturação definem tipos, características e comportamentos.

A organização bem sucedida é capaz de coordenar o trabalho dos indivíduos e grupos que executam as tarefas, de maneira que permita ao sistema total operar dentro das restrições, responder às demandas e tirar vantagem das oportunidades que surgem no ambiente.