Introdução a administração I

  Cada dia mais, com o aumento da complexidade, mudanças e incertezas políticas e econômicas, além de um aumento da globalização e crescimento da escassez de recursos em gerais fica evidente a necessidade de todos terem conhecimento de Administração.

  A Administração passou a ser uma das áreas mais importantes da humanidade. Verifique que todos os problemas poderiam ser muito bem resolvidos se tivessem uma gestão responsável e de excelência. A tarefa básica da administração é, de maneira eficiente e eficaz, fazer as coisas por meio das pessoas. Essa ciência que começamos a estudar, vem sendo considerada a principal chave para a solução dos mais graves problemas que, atualmente, afligem o mundo moderno. Isso acontece pelo simples fato de não ser suficiente um avanço tecnológico e o desenvolvimento do conhecimento humano, se a qualidade da administração sobre os grupos organizacionais não permitir um investimento efetivo nos recursos humanos e materiais.

  A palavra Administração não é nova, vem do latim Administratione, assim como manejo (que corresponde ao inglês management) e gestão (que corresponde ao espanhol gestión). Todos têm o mesmo sentido: um processo dinâmico de tomar decisões sobre a utilização de recursos, para possibilitar a realização de recursos, para possibilitar a realização de objetivos.

  Então, administrar é obter resultados por intermédio de outros. Exerce-se a função de fazer as coisas através de outras pessoas, com os melhores resultados possíveis. Chama-se a atenção para o fato de o administrador comandar a ação e não a realizar. Tecnicamente, a Administração constitui em fazer as coisas da maneira mais adequada possível, com o mínimo de recursos – humanos, financeiros e materiais –, com o intuito de alcançar objetivos.

  Maximiano, destaca que “Administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e utilização de recursos. O processo administrativo abrange cinco tipos de funções: planejamento, organização, liderança, execução e controle”. Corroborando essa ideia, uma equipe de professores da FEA/USP , assim, se expressa Administração é a tomada de decisão sobre recursos disponíveis, trabalhando com e através de pessoas para atingir objetivos. É o gerenciamento de uma organização, levando em conta as informações fornecidas por outros profissionais e, também, pensando previamente as consequências de suas decisões. É, também, a ciência social que estuda e sistematiza as práticas usadas para administrar.

  Observe, que o processo de tomada de decisões busca alcançar objetivos organizacionais, considerando o envolvimento de pessoas lideradas por alguém que assume a posição de sistematizar as práticas administrativas. Esse processo é contínuo e sistêmico, abrangendo funções administrativas ou gerenciais, tais como: planejamento, organização, liderança, execução e controle.

• Planejamento – O processo de planejamento é a ferramenta para administrar as relações com o futuro. As decisões, que procuram, de alguma forma, influenciar o futuro ou que serão colocadas em prática no futuro, são decisões de planejamento. Implicam estabelecer planos, métodos e processos que irão guiar as ações e os objetivos da organização, deixando para trás o empirismo e os palpites nas decisões administrativas. Tais procedimentos são as linhas mestras que definirão acerca das coisas: O que? Quando? Quem? Como?

• Organização – Consiste em dispor dos recursos em uma estrutura que facilite a realização dos objetivos. Processo de alocar, arrumar e/ou distribuir tarefas, responsabilidades e recursos entre os membros da organização. Significa adequar a estrutura da organização aos objetivos propostos, isso porque objetivos distintos requerem adaptações diferentes. O resultado desse processo chama-se estrutura organizacional.

• Liderança – Abrange o trabalho com pessoas para possibilitar a realização de objetivos. Liderança é um procedimento complexo, que compreende diversas atividades de administração de pessoas, como coordenar, dirigir, motivar, comunicar e participar do trabalho em grupo. Sua função essencial é criar uma atmosfera adequada para o exercício de todas as funções.

• Execução – Consiste em realizar atividades planejadas, por meio da aplicação de energia física e intelectual.

• Controle – Compreende comparação das atividades realizadas com as atividades planejadas, para possibilitar a realização dos objetivos. Significa verificar, constatar ou certificar-se da realização das atividades e dos objetivos conforme estabelecido.

  Dessa forma, colocando todas as funções em prática, cria-se o ciclo de melhoria contínua, conforme se pode observar na figura 1, a seguir:

  O conceito de Administração representa uma governabilidade de uma empresa ou organização de forma que as atividades sejam administradas com planejamento, organização, direção e controle. O ato de administrar é trabalhar com e por intermédio de outras pessoas, na busca de realizar objetivos da organização, bem como de seus membros.

  Observe que o conceito acima caracteriza a Administração de um modo geral e se aplica a toda e qualquer organização, até para a vida pessoal ou de uma família. Um erro muito comum é vincular a palavra Administração a empresas privadas que visam ao lucro, como se só essas empresas fossem cientificamente administradas. Muitos autores afirmam que relacionar Administração somente às empresas privadas é uma relação parcialmente correta, mas incompleta – uma vez que a Administração é necessária em todos os tipos de atividades e em todos os tipos de organização.  A ciência da Administração tem como seu principal objetivo de estudo as organizações. 

  O mundo em que estamos inseridos está repleto de organizações: serviço de saúde, água, energia, segurança pública, educação, alimentação, entre outras. É impossível imaginar algo que você utilize que não venha mediante uma organização. No senso comum, organizar-se é uma forma de “ter tudo arrumado para projetar ações etc.”. No entanto, o que são organizações?

  Pode-se conceituar uma organização como o conjunto de pessoas que se dedicam a alcançar objetivos coletivos, os quais não seriam factíveis sem o esforço em grupo. Para além da união dos indivíduos, deve haver a alocação de recursos (materiais), observando uma estrutura organizacional. Perceba que aqui se desmistifica a ideia ultrapassada de que para ter uma organização era necessário um estabelecimento físico ou máquinas entre outras coisas. Hoje, principalmente, com a nova era da informação e das redes sociais, que o intangível ganha uma importância muito grande. É notória a quantidade de empresas virtuais e de movimentos coletivos para atender diversos fins.

• Existe uma organização, todas as vezes que duas ou mais pessoas interagem para alcançar certo objetivo (MEGGINSON);
• A organização consiste num grupo humano, composto por especialistas que trabalham em conjunto numa atividade comum (DRUCKER apud CARAVANTES);
• A organização é a reunião de duas ou mais pessoas trabalhando juntas cooperativamente dentro de limites identificáveis, para alcançar um objetivo ou meta comum (SILVA); e
• Uma organização é um sistema de recursos que procura realizar algum tipo de objetivo ou conjunto de objetivos (MAXIMIANO).

  A figura 2, a seguir, apresenta o fluxo de recursos organizacionais para o alcance dos objetivos pretendidos.

  Na figura acima, fica claro o porquê de se enfatizar, tanto na definição de Administração como na de Organização, recursos e objetivos como palavras chaves para o entendimento de ambas. O Gestor, por meio do processo administrativo, identificará quais recursos utilizará para atender aos objetivos que busca atingir.

  As organizações são grupos sociais orientados para a realização de objetivos comuns, sejam eles produtos ou serviços. Esses grupos institucionais têm uma razão de ser para atender a algum mercado, cliente, serviço entre outros. Existem diferentes maneiras de classificar as organizações, de acordo com o interesse a que se destinam. Elas podem ser privadas, do terceiro setor ou públicas. Apresentaremos, as diferenças fundamentais a seguir:

• Organizações privadas: visam ao lucro e são responsáveis pela produção de bens e serviços, muitos deles, essenciais para a humanidade, como alimentos, roupas e moradias;
• Do Terceiro setor: vêm ocupando o espaço deixado pelo Estado, na oferta de serviços à sociedade, como saúde, educação e lazer, principalmente, desde a década de 1980;
• Organizações públicas: atuam nos níveis – Federal, Estadual e Municipal, e buscam atender à sociedade em suas necessidades básicas especificadas na constituição federal.

  Certamente, quando conseguimos alcançar os resultados ou objetivos daquilo a que se está dedicando durante algum tempo, nos sentimos satisfeitos pelo trabalho realizado. No entanto, ao analisar os feitos sob retrospectiva e recapitulando as fases e os procedimentos que conduziram ao alvo, é possível depararmos com pontos de incerteza a respeito da correta utilização dos recursos ou do pleno atendimento às exigências que deram forma a nossos propósitos.

  Para se conseguir identificar se uma instituição está em direção correta, é imprescindível dominar alguns conceitos e princípios. Dentre esses conceitos, podemos indicar dois que são fundamentais para medir o seu desempenho: a eficiência e a eficácia. Esses conceitos, embora diferentes em seus significados e implicações, exercem um papel decisivo durante o andamento dos projetos, proporcionando a geração de parâmetros necessários para nos esclarecer se o trabalho está sendo realizado da melhor forma possível ou se os avanços estão ocorrendo de acordo com o planejado.

  Pode-se afirmar que a eficiência é a capacidade de “fazer as coisas direito”, ou seja, é realizar-se as coisas com o emprego da menor quantidade de recursos disponíveis. É um conceito matemático. É a relação obtida entre entrada e saída (input e output).

  Um administrador eficiente é aquele que consegue maior produtividade ou desempenho em relação à quantidade de insumos (mão de obra, material, dinheiro, máquinas e tempo) utilizados para a sua consecução. Para Maximiano, eficiência é a palavra usada para indicar que a organização utiliza produtivamente, ou de maneira econômica, seus recursos. Em outras palavras, significa usar menor quantidade de recursos materiais, de tempo, humano, financeiros entre outros para produzir mais. Determina o quanto uma organização usa corretamente seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade na utilização de seus recursos, mais eficiente é a organização. Eficiência significa a realização de atividades ou tarefas de maneira certa e inteligente, com o mínimo de esforço e com o máximo aproveitamento de recursos.

  Já a eficácia consiste na capacidade de “fazer as coisas certas”, ou seja, de conseguir resultados. Isto inclui a escolha dos objetivos mais adequados e os melhores meios de alcançá-los (MEGGINSON). Para Maximiano, eficácia é a palavra usada para indicar que a organização está realizando seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos, maior a eficácia organizacional.

  Podemos perceber que esses conceitos levam a confusões no entendimento do aluno. As definições são muito parecidas e a diferença muito sutil! As palavras são muito semelhantes e são utilizadas por pessoas que não são da área como fossem sinônimas.

  O administrador de amanhã irá enfrentar muitas situações que as gerações anteriores já vivenciaram, como por exemplo, mudanças organizacionais, flutuação cíclica na economia, mudança das taxas de juros, obsolescência dos produtos, novas demandas dos clientes, aumento da concorrência entre outras coisas. Esses problemas, no entanto, acontecerão em níveis e volumes diferentes. Acredita-se que, com o desenvolvimento tecnológico principalmente, a complexidade da atuação na administração aumente a cada dia.

  As tarefas de administrar abrangem tanto as repercussões sociais geradas pela empresa como as responsabilidades sociais que lhes caibam (DRUCKER). Portanto, numa sociedade que deseja o seu progresso, pode-se prever que, no que diz respeito aos administradores do futuro, é que eles serão muito mais valorizados e numerosos.

  Para início da evolução histórica, toma-se como referência a revolução industrial que se constituiu numa profunda transformação na cultura do ocidente. Considera-se, usualmente, seu surgimento em torno de 1700.

  Até 1780, a predominância da nossa produção era artesanal. Toda a produção baseava-se no artesanato rudimentar, ou seja, existência de mão de obra não qualificada e até mesmo escrava, predomínio de oficinas, granjas e agricultura, resquícios do feudalismo, como sistema comercial baseado em trocas.

  De 1780 a 1860, tem-se a fase do artesanato à industrialização. Aconteceu, junto com a primeira Revolução Industrial, uma crescente mecanização das oficinas e da agricultura. O carvão e o ferro passaram a ter enorme importância para o desenvolvimento dos países.  As oficinas transformaram-se em fábricas e usinas, dotadas de grandes máquinas, que substituíram o esforço físico humano. Houve grandes avanços nos setores de transporte e comunicação.

  De 1860 a 1914, aconteceu o desenvolvimento industrial. Corresponde à 2ª Revolução Industrial, quando o aço e a eletricidade passaram a ser fundamentais em substituição ao carvão e ao ferro. Houve um crescente domínio da ciência e do avanço tecnológico sobre a indústria e surgimento do automóvel, avião, telefone, e telégrafo sem fio, ocorrendo uma substituição do capitalismo industrial pelo capitalismo financeiro devido à necessidade e ao surgimento de grandes bancos e instituições financeiras, ao lado de uma espetacular ampliação do mercado.

  O período de 1914 a 1945 foi marcado pelo gigantismo Industrial. Nessa fase, situada entre as duas grandes guerras, utilizavam-se tecnologias e organizações com propósitos bélicos. As empresas atingiram proporções enormes, passando a atuar tanto no mercado nacional como no internacional. Houve um predomínio de aplicações técnico-científicas e ênfase em materiais petroquímicos, colaborando para o aprimoramento dos setores de transporte e comunicação.

  O período de 1945 a 1980 foi denominado de a era marcada pela modernidade. Foi registrado um desenvolvimento tecnológico extraordinário, especialmente para fins comerciais, mediante produtos e processos mais sofisticados. Houve o surgimento do alumínio, plástico, fibras têxteis, energia nuclear e solar. No Brasil, surgem as primeiras empresas nacionais de grande porte e, também, os primeiros problemas econômicos, trazendo a incerteza e a imprevisibilidade do que vai acontecer.

  Após 1980, surge a época das incertezas. Foi uma fase carregada de novos desafios, dificuldades, oportunidades, ameaças, tornando o ambiente muito complexo e mutável. Continua sendo uma fase de escassez de recursos, de acirrada concorrência, dificuldade de entender o mercado e de assimilar as informações, implicando mudança radical no gerenciamento das organizações. Essa é a era da revolução cibernética, quando o computador passou a substituir o ser humano em termos físicos e intelectuais.

  Percebe-se, desde a pré-história, a existência de administradores em grupos e organizações. Mesmo as tribos mais simples reconheciam e obedeciam a um líder ou a um grupo que tomava decisões, responsável pelo bem-estar da coletividade. No feudalismo, havia a presença do senhor feudal que administrava seu feudo, em troca de um percentual das produções. Enfim, identifica-se, em vários momentos, a presença de uma figura que fazia o papel de um gestor. Com o crescimento da complexidade das sociedades, contudo, a necessidade de um administrador ficou mais evidente. Muitos estudiosos da época pensavam de maneira intuitiva sobre os processos administrativos.

  Com a revolução Industrial, começa a existir os primeiros estudos sobre a forma de como administrar as organizações. Neste período, as empresas detectavam que necessitavam ofertar mais para atender a uma demanda crescente. Para isso, as empresas foram aumentando de tamanho de forma desordenada e caótica. Os recursos eram mal aproveitados e o nível de eficiência era pequeno. Nesse ambiente, surgem as Teorias da Administração. As Teorias da Administração, segundo Maximiano, são conhecimentos organizados e produzidos pela experiência prática das organizações. Chiavenatto, corrobora com este pensamento, quando emite o conceito “a teoria das organizações é o campo do conhecimento humano que se ocupa do estudo das organizações em geral”.

  A Ciência da Administração é muito nova. Existe há pouco mais de 100 anos. Percebe-se que é o resultado histórico acumulativo de pensadores de diferentes áreas tais como: filósofos, físicos, matemáticos, economistas, estatísticos, engenheiros, psicólogos, entre outras. Sendo assim, a Administração moderna utiliza princípios oriundos das Ciências Exatas, Ciências Humanas, Ciências da Natureza e a Ciência Biológica.

  Administração é um campo do conhecimento das Ciências Sociais Aplicadas que possibilita entender, interpretar, avaliar e julgar o funcionamento das organizações sociais de produção. A abordagem à Teoria das Organizações agrega o conjunto de ideias, fatos e histórias que vêm emergindo no campo da gestão, enquanto ciência do conhecimento da organização. Com o evoluir dos tempos, têm surgido novas abordagens ao conceito de organização, de estruturação, de coordenação, de liderança, de planejamento e de controle. Para uma perfeita compreensão do conjunto de conceitos a respeito das abordagens organizacionais, é importante, incialmente, compreender os motivos de as estudar. Na figura 3, a seguir, visualizam-se as variáveis da organização e sua interação.

  Observa-se, na figura 3, a complexidade do relacionamento das variáveis intervenientes no funcionamento organizacional. Algumas são internas e outras externas, mas todas com implicações no desempenho organizacional, que exigem uma expertise do líder para sua condução eficaz e eficiente.

  A teorias norteiam as decisões administrativas e, sendo assim, têm um papel importante no entendimento do funcionamento da organização. Facilitam a identificação de aspectos gerenciais importantes, tais como:

• Processos fundamentais de uma organização;
• Escolhas de uma linha eficiente e eficaz de ação;
• Cenários que podem vir a acontecer.

  Diferentes Teorias da Administração podem ser utilizadas em distintas situações. Continuando esse raciocínio, vê-se que as teorias dão forma à nossa visão das organizações e, assim, possibilitando:

• Identificar as ideias pelas quais tem-se a concepção da organização;
• Identificar a importância das pessoas dentro do processo administrativo;
• Identificar diferentes maneiras de realizar as tarefas de modo eficiente e eficaz;
• Conscientizar-se do ambiente empresarial.

  À medida em que se estudam as teorias administrativas, percebe-se que são um conjunto de ideias presentes num dado momento e lugar. Este conhecimento possibilita compreender quais tipos de teorias são apropriadas em diferentes situações e identificar que novas ideias elas podem contribuir.

  Na Administração, ao longo do tempo, os resultados de estudos, pesquisas, experiências, levantamentos e observações nas organizações deram origem a um conjunto de teorias, que podem ser divididas em várias correntes ou abordagens. Cada abordagem representa uma maneira específica de encarar a tarefa e as características do trabalho de Administração. A classificação das Escolas de Administração nos permite visualizar estas etapas lógicas de aprendizado.

  As várias abordagens do pensamento administrativo ou teoria nasceu como resposta às questões organizacionais daquele momento histórico. O quadro 1, a seguir, apresenta as teorias e sua ênfase conceitual. Um aspecto que vale a pena destacar para os iniciantes na área é que não há nenhuma teoria mais importante, mas sim situações onde a utilização de uma é mais apropriada em relação às demais.

  O início do século XX foi marcado pelas duas Revoluções Industriais. Foi um período que as fábricas e as empresas aumentaram muito de tamanho, ocasionando uma gradativa complexidade em sua administração, havendo a necessidade de aumentar a eficiência e a competência das organizações. Logicamente, cresceu a necessidade de conhecimento de soluções administrativas. Neste contexto, a Escola Clássica da Administração é o resultado da união de esforços de diversos autores que produziram sistematizações de suas experiências em empresas.

 Existem duas subdivisões desta escola em função de suas abordagens:

• Administração científica, que tem como destaque o trabalho de Federick Taylor;
• Teoria Clássica que se destaca pelos estudos de Henri Fayol.

  Ambos os teóricos desenvolveram muito bem o lado técnico, partindo das mesmas questões de estudo, tais como: Como dividir o trabalho? Quem faz o que? Quem manda em quem? Como coordenar ou integrar o trabalho dividido? Como conseguir motivar as pessoas para realizar o trabalho?

  Na figura 4, observa-se que ambas as teorias buscavam a eficiência organizacional, com ênfases distintas. Taylor preocupou-se com as tarefas e Fayol com a estrutura da empresa.

• Administração Científica:

  A Teoria da Administração Científica foi uma abordagem à administração, formulada por Frederick W. Taylor e outros, entre 1890 e 1930, que buscava determinar cientificamente os melhores métodos para realização de qualquer tarefa para selecionar, treinar e motivar seus trabalhadores. Em seu livro Shop Management, que fala sobre as técnicas de racionalização do trabalho do operário, por meio do estudo de tempos e movimentos (montion-time study), a Administração como ciência tem seu primeiro período.

  Em essência, Taylor destaca, em seu livro:

1. Pagar salários melhores e reduzir custos unitários de produção para melhorar a eficiência organizacional;
2. Aplicar métodos científicos de pesquisa e experimentos para formular princípios e estabelecer processos padronizados que permitam o controle das operações fabris;
3. Selecionar, cientificamente, os empregados e ter condições de trabalho adequadas para que as normas possam ser cumpridas;
4. Utilizar-se da ciência para treinar cada empregado, buscando aperfeiçoar suas aptidões na execução da tarefa, de forma que a produção normal seja cumprida;
5. Criar uma atmosfera de intimidade e cordial cooperação entre os trabalhadores para garantir sua permanência.

  Para Taylor, as indústrias de sua época padeciam de três males:

1. Vadiagem sistemática dos operários – em sua observação, os operários eram criaturas sem motivação e com tendência a faltar o trabalho sem motivo justo;
2. Desconhecimento, pela gerência, das rotinas de trabalho e do tempo necessário para sua realização – como a chefia poderia saber se o operário estava sendo indolente se não sabia como e quanto tempo a tarefa exigia para sua execução?;
3. Falta de uniformidade das técnicas e dos métodos de trabalho – não havia uma padronização do trabalho e, logicamente, permitia à diversidade de formas de execução.

  Em seu segundo livro, Princípios de Administração Científica, Taylor apresenta seus estudos, com maior ênfase em sua filosofia, e introduz os quatro princípios fundamentais da administração científica:

1. Princípio de planejamento – substituição de métodos empíricos por procedimentos científicos – sai de cena o improviso e o julgamento individual, o trabalho deve ser planejado e testado, seus movimentos decompostos, a fim de reduzir e racionalizar sua execução;
2. Princípio de preparo dos trabalhadores – seleção dos operários de acordo com as suas aptidões, preparando-os e os treinando para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado para que atinjam a meta estabelecida;
3. Princípio de controle – acompanhamento do desenvolvimento do trabalho para se certificar de que está sendo realizado de acordo com a metodologia estabelecida e dentro da meta;
4. Princípio da execução – distribuição das atribuições e responsabilidades de forma que o trabalho possa ser realizado da forma mais disciplinada possível.

  Na figura 5, percebe-se que Taylor avaliou a realização do trabalho, por meio de alternativas de formas de realização das tarefas. Observou a realização da tarefa integralmente por um só operário, depois a efetuação do serviço em etapas de forma paralela por vários operários e, por fim, avaliou a execução em série de partes da tarefa total.

  Aplicou técnicas de racionalização do trabalho, tais como: Padronização de ferramentas e dos equipamentos de produção; Uso de cartões de instrução distribuídos aos trabalhadores; Paradas para eliminar fadigas; Gratificação diferenciada. Gerou a especialização do trabalhador, pois cada um tinha que estar focado em uma parte do processo e não no todo da produção. Baseou seu sistema de administração no estudo de tempos, nas linhas de produção. Assim, cronometrou os tempos dos movimentos de cada tarefa.

  Essa simplificação dos desenhos dos cargos tem suas vantagens, tais como:

• Admissão de empregados com qualificações mínimas e salários menores para reduzir os custos de produção;
• Minimização dos custos de treinamento;
• Redução de erros na execução para diminuir rejeições e refugos;
• Facilidade na supervisão para que cada supervisor possa melhor controlar seus subordinados;
• Aumento da eficiência do trabalhador permitindo maior produtividade.

  Para o alcance dessas vantagens, Taylor sinalizou as condições de trabalho necessárias ao funcionamento da administração científica:

• Adequação de ferramentas de trabalho e equipamentos de produção para minimizar o esforço do operador e a perda de tempo na execução da tarefa;
• Arranjo físico de máquinas e equipamentos para racionalizar o fluxo da produção;
• Melhoria do ambiente físico de trabalho para evitar que ruído, falta de ventilação, iluminação inadequada e desconforto no trabalho reduzam a eficiência do trabalhador;
• Projeto de instrumentos e equipamentos especiais, como transportadores, seguidores, contadores e utensílios para reduzir movimentos inúteis.

  As recomendações de Taylor, apesar de não abranger outros aspectos inerentes ao processo produtivo, têm grande utilidade até hoje, na gestão das organizações.

• Teoria Clássica:

  O trabalho do Francês Henri Fayol tinha similaridade com seu contemporâneo Frederic Taylor, nos Estados Unidos. Enquanto Taylor preocupava-se com funções organizacionais, Fayol se interessava pela organização total. Ele pesquisou e escreveu sobre o processo administrativo e o papel dos gerentes. A Teoria Clássica tinha o foco na estrutura organizacional para garantir a eficiência a todas as partes envolvidas.

• Princípios Gerais de Administração para Fayol: 

  A partir de sua experiência de muitos anos como administrador, Fayol expôs sua teoria no Livro Administration Industrielle et General, publicado em 1916, dividiu as operações empresariais em seis atividades inter-relacionadas, denominadas Funções Administrativas.

• Técnica – Relacionada com a produção e fabricação de produtos, quando são evidenciadas a expertise da organização na elaboração dos itens;
• Comercial – Associada à compra de matéria-prima e venda de produtos;
• Financeira – Pertinente à procura, aquisição e gerência do capital;
• Segurança – Relacionada à proteção dos empregados e da propriedade;
• Contábil – Pertinente aos registros, balanços, custos, receitas e estatísticas;
• Administração - Associada à integração da cúpula com as outras cinco funções.

  Fayol considera que, dentre as várias funções da empresa, a mais importante é a função administrativa que consiste em:

• Prever: Visualizar o futuro e traçar o programa de ação;
• Organizar: Constituir o duplo organismo material e social da empresa;
• Comandar: Dirigir e orientar o pessoal;
• Coordenar: Ligar, unir, harmonizar todos os atos e esforços coletivos;
• Controlar: Verifi car que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas;

  Esses cinco elementos primários do processo administrativo vêm sendo utilizados até hoje. A Figura 6, a seguir, expõe as funções administrativas, destacando-as como, hierarquicamente, superior que as demais.

  A visão de Fayol sobre as funções básicas da empresa vem sendo considerada ultrapassada. Um dos pontos, por exemplo, é o fato de que nenhuma das áreas administrativas tinham a responsabilidade de participar do planejamento. Hoje, o entendimento é de uma sistematicidade das áreas. Para melhor explicar suas ideias, Fayol estabeleceu 14 princípios que, segundo ele, norteavam o processo administrativo. Esses princípios estão expostos no quadro 2, a seguir.

  Observe que, para a identificação dos princípios gerais da administração, Fayol teve como base as suas próprias observações enquanto alto executivo. Desse modo, ele procurou definir as responsabilidades a partir do topo da cadeia de comando. Outro ponto a ser ressaltado é o princípio da unidade de comando, entendido como meio de resolver os conflitos de autoridade detectados como divisão funcional proposto por Taylor.

  Destaca-se, também, a importância dada à centralização das decisões e à valorização atribuída ao quadro funcional da empresa. Esta última está, especialmente, presente nos princípios relativos à necessidade de manter a estabilidade e manutenção do pessoal, no encorajamento à iniciativa e na promoção do espírito de equipe.

  Apesar da sua importância até o dia de hoje, a Teoria Clássica recebe algumas críticas por:

• (1) Abordagem demasiadamente simplificada da organização formal;
• (2) Ausência de trabalho experimental;
• (3) Extremo racionalismo na concepção da Administração;
• (4) Teoria da máquina – como se o processo acontecesse como peças engrenadas sem envolver as particularidades das percepções das pessoas;
• (5) Abordagem de sistema fechado – sem considerar o inter-relacionamento com o meio ambiente;
• (6) Manipulação pelo administrador dos deveres do processo de trabalho, proporcionado por seus princípios;
• (7) Rigidez da abordagem clássica, considerada inflexível e conservadora, embora base para a moderna administração.

• Escola de Recursos Humanos:

  A abordagem humanista surgiu, em parte, porque a abordagem clássica não proporcionou suficiente eficiência de produção e harmonia no local de trabalho. Para a frustração dos administradores, as pessoas nem sempre seguiam os padrões de comportamento previstos ou esperados.

  Esta escola demonstrou interesse particular com o lado humano da organização, trazendo importantes heranças para a moderna administração de pessoal. Motta e Vasconcelos destacam que, pouco a pouco, os estudos organizacionais foram mostrando que o ser humano não é totalmente controlável e previsível e que, portanto, há sempre um certo grau de incerteza associado à gestão de pessoas. As pessoas não são máquinas e, portanto, nem sempre respondem da forma esperada.

  Essa nova perspectiva administrativa, visava entender como os processos psicológicos e sociais interagiam com a situação de trabalho para influenciar o desempenho. A figura 7, a seguir, demonstra graficamente as ênfases dadas em seus estudos pelos pensadores desta linha.

  Em 1924, Elton Mayo e uma equipe de pesquisadores deram início à pesquisa que viria a ser considerada fundamental para a compreensão das relações humanas no trabalho, conhecido como “experiência de Hawthorne”. Essa pesquisa deveria investigar a influência das condições físicas de trabalho na produtividade e na eficiência dos trabalhadores em uma das fábricas da empresa.

  Esse projeto de pesquisa, desenvolvido no período de 1927 a 1932, forneceu os dados mais interessantes e controversos da história da Administração. Para termos uma ideia, durante o primeiro estágio da pesquisa, foram feitos experimentos com a iluminação, em que o nível de luminosidade da fábrica era alterado para se avaliarem os efeitos desta mudança sobre o desempenho das pessoas. Como nada foi detectado, concluiu-se que os trabalhadores desempenhavam e reagiam diferentemente, porque os pesquisadores os estavam observando – o que foi chamado de efeito de Hawthorne –, pois isso significava que a direção da empresa estava mais interessada e preocupada com eles. 

  A segunda fase ocorreu na Sala de Relés Elétricos, onde seis mulheres foram colocadas pelos pesquisadores para trabalhar em um local diferente do seu, em uma sala menor, com iluminação mais intensa, obtendo uma forma de pagamento diferenciada, com direito a ter pequenos intervalos de descanso e receber lanches nesses intervalos. Essas mulheres podiam, ainda, conversar e interagir durante o trabalho. Os pesquisadores perceberam que, nestas condições, tais trabalhadoras produziam mais, já que estavam trabalhando mais satisfeitas.

  Na fase seguinte, os trabalhadores foram entrevistados, buscando-se obter suas opiniões e atitudes em relação às punições e formas de pagamento aplicadas pelos superiores. Nessa pesquisa, descobriu-se a existência da organização informal dentro da organização formal, que se manifestava por uma variedade de padrões de interação não formais criados pelos próprios trabalhadores.

  Já na quarta fase, os pesquisadores passaram a analisar a organização informal. Nestes termos, os pagamentos eram feitos de acordo com a produção do grupo, e não mais individualmente. Como resultado, observou-se que os trabalhadores tornaram-se mais solidários entre si, cooperando para que o grupo produzisse mais. A partir de então, começa-se a pensar na participação dos funcionários na tomada de decisão e na disponibilização das informações acerca da empresa na qual eles trabalhavam. Foram sendo compreendidos aspectos ligados à afetividade humana e percebeu-se os limites no controle burocrático por parte das organizações como forma de regulamentação social.

  Um dos objetivos do movimento das relações humanas foi quebrar o excessivo controle hierárquico e encorajar a espontaneidade dos trabalhadores. Ainda prevalece, entretanto, a ideia de que o homem é um instrumento a ser usado pela organização. Assim, houve um interesse crescente em ajudar os administradores a lidar, de modo mais eficaz, com o “lado humano” de suas organizações. Vários teóricos tentaram reforçar a teoria clássica da organização com conceitos de sociologia e psicologia.

  Em consequência desses estudos, tais precursores lançaram a base da nova filosofia da administração, chamada relações humanas no trabalho. Contribuíram com a ideia de “homem social” em substituição ao homem econômico, motivado pela vontade de se relacionar com os outros, destacando, também, a importância das habilidades humanas para o novo estilo de administração, em oposição às habilidades técnicas.

  As principais contribuições dessa teoria concentraram-se no esforço pioneiro rumo à humanização das empresas: a ênfase na organização informal, nos grupos sociais, nas comunicações, na motivação, na liderança, nas abordagens participativas e, sobretudo, na preocupação com a satisfação no trabalho. Outro grande colaborador desta escola foi Abraham Maslow, que definiu em cinco os níveis de necessidades dos seres humanos e as representou por uma pirâmide que deixa clara a hierarquia destas necessidades, conforme mostra a Figura abaixo.

  Segundo LACOMBE, existe uma tendência, na maioria das pessoas, em procurar satisfazer primeiro as necessidades básicas, de nível inferior, e ir progredindo para cima da pirâmide até que satisfaçam as necessidades de nível superior, conforme se pode verificar:

• Necessidades fisiológicas: são aquelas relacionadas a ter roupas, abrigo, alimentação, conforto físico, sexo, além de outras;
• Necessidades de segurança: satisfazem a garantia própria e da família, em ter planos de aposentadoria, pensão, plano de saúde, política salarial, higiene e segurança no trabalho;
• Necessidades ditas sociais: correspondem ao sentimento de associação, ou seja, dizem respeito à participação em grupos e a estar integrado com a família.
• Necessidades de autoestima: também denominada de status, dizem respeito ao desejo do indivíduo em demonstrar sua capacidade profissional e sua expectativa de receber recompensas sociais e profissionais.
• Necessidades de autorrealização: envolvem a preocupação com autoaprovação, ou seja, o desenvolvimento de trabalhos mais significativos e o desenvolvimento profissional.

  Diante desse quadro, podemos afirmar que a motivação para o trabalho e para o bom desempenho é interna e não externa. Os administradores têm, portanto, um papel fundamental no que se refere à remoção de obstáculos e ao encorajamento de comportamentos que, ao mesmo tempo, satisfaçam às necessidades das pessoas e aos objetivos organizacionais. O trabalho de Maslow foi extremamente relevante para a ciência administrativa e, até hoje, vem sendo aplicado nas organizações, especialmente para a gestão de pessoas. A respeito disso, Cruz Júnior afirma que a “[...] influência da Teoria de Maslow fez-se sentir em outros trabalhos muitos importantes, designadamente em Herzberg e McGregor. De modo geral, tais teorias trataram de apresentar o indivíduo como um ser e vai, por ordem de escalões, da alta administração até os níveis mais baixos da empresa.

• Teoria da Burocracia:

  Raciocinando que toda organização é orientada por objetivos e abrange muitos indivíduos, o que exige a uma regulamentação cuidadosa para controle de suas atividades, Max Weber, sociólogo alemão, advogado e historiador, desenvolveu a Teoria da Administração Burocrática que enfatiza a necessidade de uma hierarquia estritamente definida e governada por regulamentos e linhas de autoridade claramente estabelecidas. Max Weber entendia que o modelo ideal para a Administração era a abordagem burocrática.

  A burocracia surgiu e se consolidou em decorrência de alguns fatores principais, tais como:

• limitações apresentadas pelas escolas anteriores;
• crescente tamanho e complexidade das empresas; e
• consolidação da sociedade de consumo de massa, com a consequente necessidade de um modelo de organização formal.

  Diante deste cenário, a intenção de Weber era a de que padrões formais fossem aplicados à estrutura organizacional, de tal modo que a organização não precisasse se apoiar em apenas um indivíduo – o executivo. A organização obteria eficiência e sucesso ao seguir as regras fixadas de maneira rotineira, e não enviesada.

  Para Weber, as burocracias são particularmente importantes porque permitem que grandes organizações desempenhem, de maneira uniforme, suas muitas atividades rotineiras necessárias à sobrevivência. Além disso, se as regras e os controles forem estabelecidos adequadamente, não haverá viés burocrático no tratamento das pessoas, seja funcionário, seja cliente. A ideia era a de que uma burocracia fosse eficiente e produtiva. No setor público, por exemplo, o modelo burocrático encontrou um terreno fértil, por isso, até hoje, é o modelo preponderante.

  Essa escola, contudo, não se configura no modelo ideal a todos os tipos de organização, principalmente para aquelas que precisam de tomadas de decisão rápidas e de flexibilidade para o desenvolvimento de suas atividades. Além disso, há o risco de que as pessoas acabem não dando o melhor de si, em função dos procedimentos e das regras burocráticas. O entendimento de Max Weber sobre uma burocracia é que a organização apresente as seguintes características:

• Caráter legal das normas: as normas são estabelecidas por parte dos atores sociais ocupantes dos cargos diretivos, visando a estabelecer padrões e a imprimir disciplina;
• Caráter formal das comunicações: é típico das organizações burocráticas usar comunicações escritas. Regras, decisões e ações são formuladas e registradas por escrito para fornecer comprovação e documentação adequadas;
• Divisão do trabalho: é importante para que cada um conheça os limites da sua função, de seus direitos e deveres, evitando também esforços duplicados;
• Impessoalidade no relacionamento: as relações estabelecidas dentro e fora do ambiente de trabalho decorrem do cargo ocupado pelo indivíduo;
• Hierarquização da autoridade: cada cargo é supervisionado pelo cargo hierarquicamente superior;
• Rotinas e procedimentos padronizados: a padronização das atividades busca a eficiência máxima;
• Competência técnica e mérito: este é o critério básico para o reconhecimento, a promoção e o avanço na carreira;
• Especialização da administração: os membros do corpo administrativo não são os donos do negócio, mas profissionais especializados na sua administração;
• Profissionalização: a escolha da ocupação de cada cargo é por critérios profissionais;
• Princípio da publicidade: o direito à informação é essencial. No setor público, diante da necessidade de transparência dos órgãos estatais, isto é fundamental;
• Previsibilidade do funcionamento: por conta da padronização das atividades, o comportamento dos integrantes da organização é previsível.

  No que se refere às características da burocracia, Chiavenato, lembra que, atualmente, avalia-se a burocracia como uma condição de estar totalmente presente ou totalmente ausente em uma organização. Empiricamente falando, é mais válido trabalhar com o conceito de burocracia do que considerar uma organização como totalmente burocrática ou não burocrática.

  Há graus diferentes de burocratização nas organizações. Por exemplo, ao compararmos duas organizações, podemos encontrar em uma um sistema de procedimentos para lidar com todas as situações do trabalho que estejam claramente definidas e formalizadas em manuais de procedimentos; enquanto, na outra, podemos encontrar somente alguns departamentos que possuem e fazem uso de tais manuais.