O software de manutenção como ferramenta de gestão predial

Nos últimos dez anos, vimos crescer de forma assustadora, o número de edifícios comerciais considerados como alto padrão nas grandes capitais do país, e ao mesmo tempo, observamos a grande evolução tecnológica em suas instalações prediais.

O enxugamento de nossos quadros operacionais e o crescimento da automação predial, a competitividade no mercado imobiliário que trouxe à tona a preocupação com os custos operacionais e o fortalecimento do processo de terceirização na prestação de serviços, e finalmente, a crise energética que ainda assombra este país, foram sem dúvidas, os grandes impulsionadores para que esta evolução ocorresse.

Com tudo isto, o gestor de manutenção predial também precisou atualizar-se, através de técnicas de gestão de pessoas e conflitos, do conhecimento e aplicação da atividade preditiva na área predial e da busca por indicadores de qualidade e avaliação para serviços e fornecedores.

Objetivamos com este trabalho, apresentar-lhes alguns conceitos sobre indicadores de manutenção, aplicáveis à gestão predial, suas respectivas importâncias no processo e como podem ser obtidos com o auxílio de algumas ferramentas.

De edifícios que abrigavam múltiplos e pequenos escritórios a grandes complexos comerciais, que recebem hoje as sedes de importantes empresas, os novos prédios de alto padrão possuem como infra-estrutura característica:

• Subestações (entrada em média tensão);

• Sistemas de distribuição e alimentação através de “busways”;

• Sistemas de aterramento que atendam a pequenos “CPDs”;

• Grupos Geradores que alimentam áreas comuns, elevadores, sistemas de combate a incêndio e pequenos “CPDs”;

• Grandes estações de bombeamento e tratamento de águas para a reutilização (projetos mais recentes);

• Uma grande gama de equipamentos microprocessados (Grupos MotoGeradores, Chillers, No Breaks, etc.) e sistemas de monitoramento remoto;

• Sistemas de automação predial (“Building Management Systems”) com grande integração entre diferentes sistemas.

Enfim, em virtude de todas estas mudanças, precisamos engajar os processos de terceirização de serviços e a redução contínua dos custos operacionais à gestão adequada de manutenção.

É justamente com este objetivo que vamos nos ater, no decorrer deste trabalho, a uma rápida revisão sobre alguns dos importantes indicadores de manutenção existentes e aplicáveis também à “Gestão Predial”, tentando mostrar-lhes a possibilidade destes controles quando definida uma estratégia para tal .

Este processo deve ser encarado como um dos principais geradores das informações que nos auxiliarão no bom planejamento da manutenção.

Deve ser executada por perito em manutenção predial e contemplar em seu escopo:

• A classificação do equipamento visando a sua inserção em um programa de manutenção;

• O “status” de operação e manutenção;

• O levantamento de dados complementares do equipamento que facilitem a consulta aos manuais e aos fabricantes;

• A definição dos graus de contribuição e importância (nível de criticidade) deste equipamento no processo.

Segundo Weibull, podemos facilmente identificar através de uma representação gráfica (Figura 1), os três padrões de falha apresentados por um determinado equipamento no decorrer de sua “vida útil”.

Ainda segundo Weibull, a caracterização de um estado de degeneração poderá ser constatada pela variação de suas especificações (E) originais (grandezas mensuráveis), ao longo do tempo e por ação de agentes externos.

Uma instalação predial é composta por um ou mais equipamentos e por diversos outros componentes que, dadas as suas condições de instalação, operação e manutenção, poderão sofrer desgastes em momentos diferentes.

Para analisarmos a “vida útil” de uma instalação, precisaremos considerar a “vida útil” de cada um de seus “componentes”, relacionada ao seu fator “peso” no desempenho do conjunto.

Deve-se fazer uma análise apurada neste tipo de situação, pois a exemplo de um único equipamento que contenha diversos componentes, a “instalação” poderá ter a sua “vida útil” alterada ou não, com a substituição de equipamentos individuais que tenham atingido o estado total de obsolescência.

Com a tendência de “contratação de soluções”, as compras de serviços deixaram de ser meramente operacionais para se tornarem questões altamente estratégicas.

Outro fator também importante foi a maior abrangência de novos contratos, os chamados “guarda-chuva”, além da também alteração nos prazos para as novas contratações, por períodos não inferiores a dois anos.

É importante que citemos a existência de alguns contratos de manutenção, cujos indicadores de desempenho também contemplam algumas metas produtivas, tais como, consumo e demanda no contrato de fornecimento de energia elétrica, a manutenção da temperatura de água gelada (ar condicionado central), etc, quando o formato de contratação estiver vinculado ao resultado operacional da unidade.

Quando há muitos anos, o homem de manutenção percebeu a importância do planejamento, do acompanhamento e análise de registros e informações provenientes da operação, deu-se o nascimento do que conhecemos hoje como a “Engenharia de Manutenção”.

Este “staff”, ainda hoje, tem como principal objetivo tornar “eficaz” o trabalho de manutenção, ou seja, não se limitar ao restabelecimento de um equipamento em menor tempo e sim, prever riscos com antecedência e tratá-los através de uma “manutenção planejada”. Existem diversas “ferramentas” relacionadas à confiabilidade, que auxiliam o gestor de manutenção nesta atividade.

Entretanto, como toda ferramenta, os indicadores precisam ser inseridos em um contexto que lhes suprem com dados corretos; esta seleção da melhor ferramenta, dependerá de algumas respostas que o Gerente de Manutenção deverá buscar:

• Se temos efetivamente o conhecimento de todas as nossas instalações (vide item 3.1);

• Se conhecemos o grau de importância / criticidade de nossas instalações (vide item 3.1);

• Se em função dos níveis de complexidade e criticidade, trabalharemos com equipe própria de manutenção ou com especialistas contratados (terceirizados);

• E até onde pretendemos chegar com o planejamento e controle de nossa manutenção predial.

Enfim, precisamos conhecer primeiramente a nossa missão para ai então, definirmos melhor como faremos para conquistá-la.

Neste trabalho, vamos nos ater apenas aos conceitos facilmente inseridos no contexto de um contrato de manutenção predial, visando o seu aproveitamento como SLA.

Este indicador, obtido a partir de uma pesquisa, reflete a visão do cliente final sobre os serviços prestados, quanto a:

• Rapidez no atendimento;

• Qualidade do atendimento (atenção e eficácia);

• A apresentação do atendente (aparência, educação, etc..).

Dentre as diferentes formas, selecionamos abaixo alguns meios utilizados para a aplicação da Pesquisa de Satisfação do Cliente; são eles:

• Pesquisa através de formulário, encaminhada aos clientes finais (solicitantes dos serviços) a cada semestre – pesquisa abrangente.