COMO ORGANIZAR E GERIR O SECRETARIADO

A função de secretariado tem um papel cada vez mais decisivo para o funcionamento eficaz da empresa. Leia alguns conselhos sobre como gerir esta classe profissional.

O papel das secretárias (hoje designadas de “assistentes”) é cada vez mais difícil. Não só terão de cumprir tarefas mais rotineiras, como a gestão do expediente diário, mas também deverão ser o «braço-direito» dos seus superiores hierárquicos

No passado a profissão era vista com um trabalho pouco qualificado e destinado apenas ao desempenho de tarefas de baixo valor acrescentado como o atendimento telefônico, a datilografa ou até o serviço de cafés.

A secretária era alguém que recebia e executava instruções precisas. Hoje é alguém que conhece profundamente os detalhes da organização. Têm de saber gerir o escritório, a informação, o tempo, os orçamentos, elas próprias e… o seu chefe.

Desempenham três funções principais: organizar, estabelecer prioridades e gerir contatos internos e externos. Espera-se que tenham grandes capacidades de organização pessoal e flexibilidade que permitam dar seguimento à gestão administrativa e operacional de uma empresa. É essencial o domínio da informática e de línguas estrangeiras e algum talento inato para as relações humanas.

Em suma, a imagem estereotipada da secretária elegante e vistosa, sempre pronta a responder afirmativamente às ordens do chefe, está a dar lugar a uma nova geração de profissionais valorizadas pela sua competência e profissionalismo.

Eis alguns conselhos de gestão:

A secretária trabalha diretamente com o seu superior hierárquico. É uma pessoa da sua confiança técnica e pessoal. Logo ela sabe melhor do que ninguém o que é suposto o seu superior hierárquico fazer nas próximas 24 horas, quais são as tarefas e os contactos urgentes ou os que ficaram por fazer.

Administrar e estabelecer a agenda dos assuntos prioritários é a principal tarefa da assistente. A sua rotina diária segue, em regra, a seguinte sequência:

• Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe
• Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas
• Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados
• Separar, planear e organizar o trabalho do dia
• Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes
• Dar seguimento a trabalho administrativo como assinatura e expedição de cartas, envio de cheques e facturas, fotocopiar e arquivar documentos
• Pôr em dia o trabalho atrasado

À medida que estas tarefas vão sendo feitas aparecerão decerto assuntos inesperados pelo que a secretária deve estar preparada para ser interrompida frequentemente ao longo do dia. Esse é o principal requisito de uma assistente eficaz: saber dar resposta aos assuntos de rotina e, em simultâneo, despachar com celeridade e competência os imprevistos.

Algumas empresas, nomeadamente as mais pequenas, não precisam de ter uma recepcionista e uma secretária. É cada vez mais frequente a acumulação das duas funções. Uma secretária recepcionista é uma função mais importante do que se possa pensar pois ela será a primeira e a última imagem que um visitante terá da empresa.

Eis alguns cuidados a ter em conta:

• Atendimento ao visitante. Pergunte educadamente quem é e o que pretende. Passe rapidamente as informações ao destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe pessoalmente o visitante à sala de espera e pergunte se deseja água, café, etc.
• Limpeza das salas. Pertence à secretária-recepcionista a tarefa de zelar para que a sala de espera está limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes. E ter especial atenção à limpeza dos cinzeiros e à frescura das flores.
• Segurança. Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e cuidado com os embrulhos suspeitos ou a correspondência sem remetente. A secretária-recepcionista é a primeira responsável pelo cumprimentos das normas de segurança da empresa.

• Agenda de contatos. Além de possuir listas de extensões internas devidamente atualizadas, com o nome e função dos colaboradores, é suposto possuir outras listagens de contatos frequentes como táxis, serviços rápidos de entregas, etc.

Como já foi referido as secretárias são hoje vistas como verdadeiras «sombras» dos seus diretores.

Isso exige da parte delas alguma humildade e discrição no desempenho das suas funções. Se é cada vez mais frequente ocuparem-se de assuntos com maior valor acrescentado também é inevitável que desempenhem tarefas menos «nobres» e mais rotineiras às quais devem dedicar igual interesse e atenção.

Eis algumas dessas tarefas de menor visibilidade:

• Informática. É cada vez mais raro as secretárias dactilografarem os documentos manuscritos pelos seus superiores hierárquicos. Em regra, eles próprios escrevem os textos ou relatórios pedindo às suas assistentes que cuidem dos aspectos da «forma». Logo a secretária terá de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento de texto (quer ao nível das funções de estilo e formato do documento bem como outras funções de edição como a inserção de imagens e logótipos, corretor ortográfico, etc). É igualmente saber utilizar outras ferramentas como o correio eletrônico, Internet, folhas de cálculo e apresentações em power point

• Arquivo. Apesar de aparentemente parecer uma tarefa fácil, fazer um bom arquivo requer sistematização e organização. O principal teste à sua eficácia é a sua facilidade de consulta por outras pessoas, que não a secretária. O mais importante no arquivo são os itens de classificação de documentos (ordem alfabética, numérica, geográfica, por assunto, autor, etc. Mais uma vez é essencial o domínio de ferramentas informáticas.

• Reuniões. É necessário saber distinguir entre reuniões correntes das reuniões de âmbito estratégico que exigirão mais cuidado na preparação. Nestas o papel da secretária é decisivo. Quer na fase preparatória (marcação de sala, de presenças, envio de documentação de suporte, etc); quer no próprio dia da reunião (acompanhamento dos trabalhos), quer na fase posterior (envio de minutas, documentos de síntese, etc).

• Gestão da informação. Uma das suas tarefas mais importantes da secretária é a de saber recolher e distribuir informação. A secretária é, em qualquer empresa, um verdadeiro centro de informação. Convém, por isso, criar mecanismos pessoais de organização dessa informação de forma a poder responder prontamente a pedidos inesperados. E criar mecanismos de protecção de informação confidencial.

As empresas esperam que as secretárias saibam um pouco de tudo. Eis algumas das novas responsabilidades que estão a ser exigidas à função:

• Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso de dúvidas deverá ter uma boa rede de contatos de especialistas em assuntos como: despedimentos, novos contratos, seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas.

• Novas tecnologias: Caso não tenham competências específicas nesta área é forçoso que as ganhem rapidamente frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formação.

• Controlo financeiro: Alguns diretores delegam a gestão financeira quotidiana da sua empresa às assistentes. Estas têm obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos, analisar extractos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferências bancárias. Espera-se que uma assistente eficaz detecte eventuais irregularidades na faturação ou que alerte o seu diretor para os gastos excessivos ou inúteis.

Serviços externos: A assistente deverá manter uma relação próxima com todas as prestadoras de serviços externas à empresa. São exemplos as agências de viagens, as empresas de aluguer de automóveis, as companhias aéreas; os hotéis, serviços de limpeza, entregas rápidas, restauração, etc. No caso das viagens será importante estar particularmente atenta a questões como os passaportes, vistos, tarifas ou câmbios.

• Procedimentos comerciais: É essencial conhecer os processos burocráticos das diversas operações comerciais. Termos como guia de remessa, nota de encomenda, factura pró-forma, letras, nota de crédito, fatoring, devem constar do vocabulário de uma assistente eficaz.