TÉCNICAS DE SECRETARIADO- SEGUNDA PARTE

É diminuir a extensão de uma palavra sem que ela perca o significado. As abreviações podem ser, também, letras ou sinais representando uma ou mais palavras. A abreviação deve ter como objetivo a simplificação do trabalho e não deve prejudicar a compreensão da mensagem.

• Letras Iniciais c/c (conta corrente)
• Letras Principais art. (artigo), pgto. (pagamento)
• Primeiras e últimas letras Srta. (Senhorita) / Cia. (Companhia)
• Primeira ou segunda palavra Minas (Minas Gerais), Rio (Rio de Janeiro), postal (cartão postal)
•  Ajuste - % (por cento)

• As abreviaturas de unidades de medida não devem ter ponto, nem plural e devem ser escritas com letras minúsculas e na mesma linha em que vier o número da unidade.

42 kg

67 m

123h19min

23º

Não usar abreviaturas nas correspondências endereçadas ao Presidente da República, Vice-Presidente da República, Governadores, Vice-Governadores, Reitores de Universidades, Papa, etc.

• O tratamento Senhor somente será abreviado se vier antes do nome da pessoa ou cargo ocupado. Nos demais casos, serão escritos por extenso.

O Sr. Paulo Silva chegou.

Refiro-me ao Senhor.

Sr. Diretor,

Prezado Senhor.

• -As siglas podem ser escritas:

ONU – Organização das Nações Unidas

FMI – Fundo Monetário Internacional

OMS – Organização Mundial da Saúde

• Para utilizar uma abreviação num texto, escreva primeiro a locução por extenso e depois a forma abreviada.

Exemplo:

A Confederação Nacional da Indústria – CNI – convida os senhores...

- Após cada abreviação colocar um ponto, com exceção das unidades de medida, tempo e siglas dos Estados da Federação.

V.Sa. Vossa Senhoria

AM Amazonas

SP São Paulo

kg Quilograma h

Hora

- Em abreviaturas duplas, como pronomes de tratamento, colocar ponto somente na última letra. MM. Meritíssimo DD. Digníssimo

O cargo ocupado por uma pessoa em uma empresa determina a forma de tratamento que deverá ser empregada na correspondência comercial.

Veja abaixo duas regras simples e de muita importância:

Regra 1 Os pronomes de tratamento concordam com a 3ª pessoa do singular ou do plural, conforme o caso.

Regra 2 Os pronomes V.Exa. e V. Sa. São utilizados quando nos dirigimos à pessoa (VOSSA) e S.Exa. e S.Sa., quando nos referimos a ela (SUA).

Exemplo: Sua Excelência assinou o contrato hoje. (referindo-se)

V.Exa. pode conceder-me uma entrevista? (dirigindo-se)

Confira a seguir os pronomes de tratamentos:

Vossa Excelência – Presidente da República

Invocação – Excelentíssimo Senhor Presidente da República Federativa do Brasil Quando se tratar de correspondência encaminhada ao presidente da República, a forma de tratamento deve ser escrita por extenso. Está terminantemente proibido o uso de abreviatura para este caso.

Vossa Excelência (V.Exa.) – para todos os casos abaixo, é permitida a forma abreviada:

1. Indique certo ou errado e justifique:

• 42 KGS.

a) ( ) certo b) ( ) errado

• Prezado Sr.

a) ( ) certo b) ( ) errado

• As abreviaturas duplas (MM.) devem ter ponto na última letra.

a) ( ) certo b) ( ) errado

• A abreviatura de Amapá é AM.

a) ( ) certo b) ( ) errado

• A abreviatura de Rondônia é RR e a de Roraima é RO.

a) ( ) certo b) ( ) errado

• Ag. é abreviatura de agosto

a) ( ) certo b) ( ) errado

• O pronome V.Exa. é utilizado quando nos dirigimos à pessoa e S. Exa. quando nos referimos a ela.

a) ( ) certo b) ( ) errado

2. Complete corretamente com MAU ou MAL:

a) A empresa de José estava sendo muito .......... administrada pela equipe responsável.

b) O egoísmo é o .......... da humanidade.

c) .......... sinal, provavelmente o sertão ia pegar fogo.

d) .......... nos viu, veio a nosso encontro.

e) Um moleque se São Bernardo fizera .......... à filha do trabalhador da empresa de açúcar.

f) Há muitas pessoas que sofrem do .......... da solidão.

g) Um exercício .......... orientado pode causar sérias lesões na coluna.

h) Passei a me comportar .......... na sala de aula.

3. Complete corretamente com MEIO ou MEIA:

a) As garrafas de vinho estavam .......... vazias.

b) Ele tomou .......... garrafa de vinho no jantar.

c) Ele já andava .......... desconfiado vendo as fontes secarem.

d) Joana parecia .......... adoentada esta manhã.

e) O jogo de tênis começou ao ..........-dia e ........... em ponto.

f) Descobri a alguns passos, .......... enterrada, uma velha panela de ferro.

g) Sanches, .......... embriagado, beijava os vizinhos , caindo na calçada.

h) Estou .......... receosa com tantos problemas que estão acontecendo.

a) guei...a

b) en...ame

c) afrou...ar

d) recau...utar

e) madei...a

f) en...imento

g) bau...ita

h) me...erico

i) en...arcar

j) en...erido

k) en...otar

l) me...inflório

m) encai...otar

n) en...ovalhar

o) en...iqueirar

p) en...aqueca

q) en...urrada

r) en...umaçar

s) en...ouriçar

t) me...ilhão

u) ca...oeira

5. Complete com E ou I:

a) cor ...ano

b) d ... gladiar

c) art ... manha

d) irr ... quieto

e) front ... spício

f) homogên ... 

o g) requ ... sito

h) cr ... ação

i) aboríg ... ne

j) cand ... eiro

k) d ... senteria

l) d ... stilar

m) pass ... ata

n) ... mpecilho

o) pr ... v ... légio

p) m ... x ... rica

o g) requ ... sito

h) cr ... ação

i) aboríg ... ne

j) cand ... eiro

k) d ... senteria 

d) ... stilar

m) pass ... ata

n) ... mpecilho

o) pr ... v ... légio

p) m ... x ... rica

6. Complete com G ou J:

a) estran ... eiro

c) can ... ica

e) lambu ... em

g) ma ... estade

i) vare ... ista

k) falan ... e

m) alfa ... or

o) pa ... ear

q) verti ... em

s) sar ... eta

b) o ... eriza

d) rabu ... em

f) fuli ... em

h) me ... era

j) pa ... em

l) ultra ... e

n) a ... iota

p) gor ... eio

r) lison ... eio

t) ferru ... em

A elaboração de uma boa correspondência exige o conhecimento dos conceitos básicos de comunicação. A comunicação confunde-se com nossa própria vida, pois estamos a todo tempo nos comunicando, seja através da fala, da escrita, de gestos, de um sorriso e até mesmo através do manuseio de jornais, documentos e revistas.

Quais são os elementos básicos da comunicação?

• Emissor: é aquele que emite, envia a mensagem, que diz algo a alguém;
• Receptor: é aquele que recebe, que decodifica a mensagem;
• Mensagem: o conjunto de informações transmitidas do emissor para o receptor. Para emitir uma mensagem o emissor cria frases, expressões, sinais, isto é, codifica a mensagem. Ao recebê-la, o receptor a decodifica, ou seja, traduz o que o emissor quis dizer.
• Código: a combinação ou o conjunto de sinais utilizados (morse, braille, semáforo) na transmissão e recepção de uma mensagem. A comunicação só se concretizará, se o receptor souber decodificar a mensagem; (Ex. Língua Portuguesa)

• Canal: por onde a mensagem é transmitida – ar, telefone, jornais, revistas, rádio, televisão, e-mail, satélites, entre outros.
• Ruído: entende-se por tudo o que interfere na comunicação, prejudicando-a. Pode ser um som sem harmonia, um emissor ou receptor fora de sintonia, falta de empatia ou habilidade para colocar-se no lugar de terceiros, falta de atenção do receptor etc.

Obs.: as atitudes e reações dos comunicantes são também referentes e exercem influência sobre a comunicação.

Os fatores que interferem na transmissão de uma mensagem, isto é, ruídos que dificultam a compreensão.

A mensagem deve ser clara, precisa, simples e honesta para que a mesma seja aceita pela pessoa ou pelo grupo a que você se direciona.

• Palavra: a palavra escrita ou oral é a forma mais comum entre os seres humanos;
•  Olhar: um simples olhar pode fazer você ficar calmo ou nervoso;
• Mímica: usada pelos que não têm o dom da palavra. Consegue levar todas as mensagens possíveis. Mesmo para os que falam, ela é muito importante. Um gesto, às vezes, diz mais que uma palavra;
• Tato: um aperto de mão ou simplesmente um abraço, podem transmitir ou receber mensagem;
• Postura: a posição da cabeça, tronco e membro das pessoas, muitas vezes reflete o seu estado de espírito, influindo no processo de comunicação.

A correspondência empresarial tem sofrido modificações ao longo do tempo – tanto em relação à forma quanto em relação ao estilo da linguagem – impostas pela dinamicidade exigida pelas organizações modernas. Hoje em dia ela é considerada não só um meio de comunicação.

Documento é qualquer prova por escrito. Documentos comerciais podem ser usuais ou eventuais.

• Usuais: cartas, relatórios, telegramas, etc.
• Eventuais: atestado, circulares, procurações, etc.

Cada documento possui uma forma de ser redigido. Se uma palavra for colocada de modo errado, ao se redigir um documento, a mensagem pode ser interpretada de modo inverso. É por causa disso, que um bom livro de gramática e um bom dicionário sempre serão bons aliados. Não exite em usá-los

Ao redigir qualquer documento é sempre bom lembrar:

• Analise o documento a escrever;
• Analise se o destinatário vai entender;
• Informe-se sobre o assunto para não errar informações;
• Planeje como vai escrever;
• Use palavras simples e claras;
• Evite opiniões pessoais;
• Use frases curtas, evite separação silábica;
•  No caso de resposta a uma carta, responda o que foi pedido;
• Tenha cuidado com a estética do documento

6.2.1 Classificação pela distribuição

• Oficial: é de interesse direto da empresa
• Particular: interesse do seu diretor

• Normal: processamento dentro do fluxo normal diário de trabalho.
• Urgente: tem prioridade sobre as normais, saindo da rotina do serviço de comunicações.
• Urgentíssima: exige a utilização de todos os recursos disponíveis, sem considerar o aumento dos custos

• Comum: pode ser do conhecimento de todos.
• Confidencial: conhecimento limitado a um número de pessoas.
• Secreta: só deve ser de conhecimento da Diretoria ou de pessoas que trabalham em determinada área.

Na maioria das vezes, consideramos o “fazer arquivo” como o pior de todos os nossos desempenhos. À medida que percebemos sua importância, conhecendo novos métodos e materiais, o “fazer arquivo” torna-se algo tão interessante quanto as demais funções que desempenhamos.

Para facilitar o manuseio e a localização de documentos e outros materiais do arquivo, devemos separá-los por grupos, ou seja, administrativos, operacionais, informativo, correspondência geral, cd´s, dvd´s, videoteca, biblioteca, projetos entre outros.

Documentação Oficial: Incluem-se papéis do poder público, tais como:

• Atos de Correspondência: ofício, aviso, memorando ou carta oficial de gabinete, edital, requerimento, abaixo-assinado.
• Atos Processuais: informação, despacho ou decisão, sentença judicial.
• Atos de Registro: Ata, emenda.
•  Atos Normativos: Lei, decreto-lei, regulamento, estatuto, regimento, instrução.

• Atos Probatórios: atestados, laudo, certidão, diploma, alvará, licença.
• Atos de Administração de Pessoal: decreto, portaria.
• Atos Contratuais: contrato, acordo, convênio.
• Atos representativos ou de confiança: procuração, carta de fiança.

Documentação Empresarial: Inclui todos os documentos relativos à empresa, transmitindo informações a respeito de atos e fatos administrativos, financeiros, jurídicos e políticos.

Correspondência interna: comunicados, memorandos, comunicações internas.

Correspondência externa: cartas de pessoas e empresas. Ex.: cartas, fax, telegramas.

Documentos contábeis e fiscais: orçamentos, notas fiscais, folhas de pagamento, recibos, duplicatas, notas promissórias, cheques.

Documentação de pessoal: currículos, cartas de desligamento e de contratação, cartões de ponto, recibos de pagamento, documentação referente a acidentes.

Documentação jurídica: contratos, escrituras, leis e decretos, atas de assembleias.

Documentação técnica: projetos, propostas, reclamações, requisições, manuais

Documentação Descartável: é aquela que perde rapidamente a validade, por exemplo, orçamentos, pedidos, folhetos e catálogos promocionais. Os envelopes, na maioria das vezes, podem ser descartados. Para preservar o endereçamento do remetente, basta recortar o pedaço do envelope que traz esse registro e anexá-lo à carta.

Documentação Artificial: denominamos assim os documentos criados a partir de transcrição, no todo ou em parte, da documentação original: registros, fichas, desenhos, mapas

Faz parte do trabalho da Secretária receber toda a correspondência e prepará-la para ser recebida pelo executivo. A Secretária deve abrir (desde que tenha a autorização de seu Executivo), ler, classificar, assinalar pontos importantes, responder, se for o caso, toda a correspondência que chegar às suas mãos.

Classificar a correspondência significa separá-la de acordo com o assunto, a fim de facilitar sua leitura, providências necessárias e posterior arquivamento.

• Leia tudo antes de passar adiante;
• Verifique se a correspondência recebida não está ligada a alguma outra;
• Verifique se os anexos mencionados realmente chegaram com a mesma;
• Verifique se o conteúdo deve ser lido por mais de uma pessoa da empresa. Caso positivo, faça com que a mesma circule a quem deve ter conhecimento (figura 1);
• Registre toda a correspondência recebida utilizando para isso um caderno tipo brochura, com capa dura (figura 2).

Na correspondência enviada o importante é:

• Numeração: toda ela deve ser numerada. Utilize-se de um caderno;
• Protocolo: o protocolo da correspondência enviada é de muita importância, pois é a segurança de seu recebimento. Utilize-se de livro protocolo, que pode ser comprado em qualquer em qualquer papelaria. Caso tenha sido enviada pelo Correio, despachada como SEDEX ou AR, terá o comprovante do Correio.

É o registro exato e resumido de decisões tomadas em uma reunião. Em geral, deve ser assinada pelas pessoas que presidiram e secretariaram a reunião. Pode ser formal (em livro próprio) e informal (em folhas avulsas). Publica-se em certos casos, em Edital. Na primeira página de um livro ATA deve constar um Termo de Abertura, datado e assinado por pessoa autorizada.

Na última página deve constar um Termo de Encerramento, também datado e assinado. Se for em folhas avulsas, a pessoa designada a fazê-la tomará nota do que for deliberado para depois redigir um resumo da reunião, que será submetido à aprovação de um superior presente a reunião.

Numa ata deve constar:

• Cabeçalho: dia, mês, ano e hora;
• Nome e Endereço da Empresa;
• Objetivo da reunião: o que foi determinado;
• desenvolvimento: resumo dos assuntos, o que foi aprovado ao seu final;
• Fecho: indicação do encerramento da reunião, aprovação do texto da Ata e assinatura dos componentes da mesa;
• Local, data e hora da finalização

Este documento não pode conter rasuras. Se houver erro, consertar com “DIGO” ou “EM TEMPO”. As palavras devem ser escritas legível e corretamente. Não pode haver abreviaturas e deve ser escrita em um único parágrafo.

Documento específico de declaração sob responsabilidade, que confirma a verdade de um fato. Os mais comuns são os atestados médicos, de boa conduta e de antecedentes criminais. Pode se emitido por uma pessoa ou uma empresa. Veja o exemplo abaixo:

Meio de comunicação de rotina entre funcionários e departamentos de uma empresa de maneira simplificada.

É um meio simples e rápido de propagar mensagens. É levado em mãos e o portador, age por favor ou por obrigação. É de caráter íntimo. Por essa razão, ele deve ser manuscrito de próprio punho do emissor. Para escrever um bilhete, qualquer tipo de papel pode ser utilizado, mas deve-se ter uma estética:

• O papel deve ser de boa qualidade e não deve haver rasuras;
• A caligrafia deve ser de fácil entendimento para o receptor do bilhete.

Um bilhete deve ser redigido em três partes:

• Invocação: constituído apenas do nome do receptor, sem tratamento especial.
• Texto: constitui o texto do bilhete, que deve ser escrito em uma nova linha. Deve ser simples, de fácil entendimento ao receptor.
•  Fecho: constitui apenas o nome do emissor, em letra legível, escrito abaixo da mensagem. É imprescindível colocar a data, que pode ser feita de modo resumido (dd/mm/aa).

Veja o exemplo abaixo:

É uma correspondência formal, externa, com numeração e códigos próprios para classificação, tendo por finalidade documentar posições, negócios, condições, ocorrências, etc. de uma empresa.

Suas finalidades são:

• Solicitar e fornecer informações;
• Promover vendas;
• Criar, manter ou encerrar transações.

Para que ela seja bem redigida, deve ter:

• Letra legível para o entendimento de quem vai digitá-la;
•  Frases curtas e claras;
•  Seu contexto deve ser simples, sem complicação no entendimento;
• Deve entrar direto no assunto, sem rodeios.

A carta comercial deve seguir padrões, podendo ou não ser escrita em papel timbrado.

Deve seguir a seguinte estrutura:

• Local e data;
• Número da correspondência seguido do ano corrente e seu código próprio (caso exista);
• Destinatário: nome da empresa, pessoa a quem a carta é destinada e cargo ocupado;
• Referência: indica o assunto que será tratado na carta;
•  Saudação: é uma expressão cordial, sendo que o tipo de saudação que se emprega depende da relação existente. Geralmente utilizamos os pronomes de tratamento. Ex.: Prezado (a) Senhor (a), são adequados a qualquer pessoa, não importa o cargo que ocupe. Pode ser utilizado em qualquer carta, desde que o texto dirija-se a uma só pessoa.

• Contexto (ou corpo da carta): é a parte mais importante que transmite as principais informações, com argumentação e dados necessários.
• Encerramento: é o término da correspondência. Deve ser resumido, objetivo, respeitoso e cordial. A forma mais utilizada é “Atenciosamente” ou, se houver relação comercial em termos amigáveis, utiliza-se a expressão “Cordialmente”.
• Assinatura: é ela quem valida, oficializa e encerra a mensagem. É obrigatória. Não é necessário colocar uma linha horizontal acima do nome.

Obs.: Se a carta contém anexos, coloque uma observação logo abaixo do corpo da carta, como por exemplo, Anexo: relatório de finalização mensal de vendas.

• Defina o objetivo do texto e o tipo de leitor a quem se destina: elabore uma relação dos itens a serem apresentados na carta (evita esquecimentos), organize os pensamentos clara e objetivamente para que o conteúdo apresentado seja de fácil entendimento ao leitor.
• Conheça o assunto a ser tratado: obtenha os dados necessários (corretos e completos), obtenha material para consultas eventuais (livros, dicionários, documentos, gráficos, etc.).
• Determine a ordem em que as idéias devem ser apresentadas: o texto deve obedecer a um critério lógico e coerente (início, meio e fim). O parágrafo inicial deve apresentar o assunto e preparar o leitor para a comunicação principal e os seguintes devem aprofundar, explicar ou detalhar o assunto. Ressalte os itens importantes.

• Expresse o assunto de forma clara, precisa e objetiva: utilize linguagem simples, clara, concisa e gramaticalmente correta quanto a pontuação, acentuação e concordância. Evite frases desnecessárias.
• Escreva como se estivesse falando: imagine que está conversando no papel. Prefira o simples ao complexo. Sua intenção deve ser comunicar, não impressionar.
•  Nunca utilize gírias e expressões desnecessárias: os termos especializados de sua empresa não devem ser colocados nas cartas, pois podem não ser compreendidos pelo destinatário

• Não use palavras que possam causar efeitos negativos: “fracasso, superficial, prematuro, descuidado, etc”. Sua utilização faz com que o destinatário pense em algo ofensivo.
•  Adote atitudes positivas: não utilize palavras negativas (não podemos, nunca, rejeitamos, etc), pois soam arrogantes e ofensivas.
•  Seja gentil: elabore as cartas em tom cortês e amável, refletindo nas mesmas atitudes e espírito de colaboração. Demonstre interesse sincero, tanto pelo objetivo como pelo leitor. São qualidades que impressionarão favoravelmente qualquer pessoa.
• Encerre a comunicação de modo breve e respeitoso: ressalte algum ponto com palavras diferentes das que já foram utilizadas. O encerramento deve ser coerente com a finalidade da comunicação.
•  Revise o texto elaborado para evitar possíveis falhas e erros

Observe o modelo:

Declaração legal registrada em livros e papéis oficiais. Representa cópia fiel do original, sem rasuras, assinada por quem digitou e pelo responsável pela guarda do original (autoridade capacitada para a emissão de certidões – cartórios). Deve ser feita em papel timbrado (oficial).

É um documento impresso, emitido por autoridade, escrito de forma impessoal e genérica, informando determinadas orientações, providências ou deliberações que devem ser amplamente divulgadas. Geralmente transmitem avisos, instruções, mensagens oficiais. Utilizam linguagem direta, resumida, sem introduções ou despedidas formais e normalmente são numeradas. As circulares podem ser internas (entre departamentos) e externas. Veja os modelos abaixo:

Apesar de moderno, econômico e rápido, o correio eletrônico, e-mail, por não permitir ser encaminhado com a assinatura do signatário, ainda não substitui o Fax, porém é bastante utilizado para transmissão de mensagens e alguns tipos de documentos. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o seu conteúdo. É recomendável, sempre que disponível, utilizar-se do recurso de confirmação de leitura. Caso não seja possível, faça constar na mensagem o pedido de confirmação de recebimento.

É a confirmação da existência ou não de uma situação. Expressa resolução, opinião e conceitos, ou até registra testemunhos e fatos. É semelhante ao atestado, porém não é expedido por órgãos públicos. As declarações precisam ser feitas em papel ofício (com ou sem timbre) e com a seguinte estrutura:

• Título: a palavra DECLARAÇÃO em letras maiúsculas, no alto e centralizado;
• Texto: o contexto da declaração especificando sua finalidade;
•  Localidade e data;
• Assinatura.

É um documento expedido por uma empresa privada ou órgão público, com a finalidade de comunicar uma informação, convocação ou aviso. É uma comunicação oficial e tem efeitos jurídicos, evitando que qualquer pessoa possa alegar não ter sido comunicada. É fixado em local público, divulgado por correspondência ou em jornais de expressiva circulação.

Sua estrutura deve ser:

• Timbre da empresa: nome, endereço e logotipo devem estar impressos no alto da folha;
• Título: a palavra EDITAL deve ser escrita com letras maiúsculas no centro da folha;
•  Emenda: é o assunto do documento e deve ser escrito logo abaixo do título, com letras maiúsculas ou minúsculas, porém centralizadas; z Texto: é basicamente o contexto da emenda. Pode ser destacado em parágrafos ou itens;
•  Localidade e data: abaixo do texto, a esquerda ou direita da folha;
•  Assinatura.

Documento que possibilita a comunicação entre órgãos da mesma empresa ou chefes de departamentos, matrizes e filiais e autoridade equivalentes. Tem a vantagem de indicar, por si só, a finalidade da correspondência recebida. Algumas empresas possuem formulários próprios, com seu logotipo impresso.

É uma comunicação externa para autoridade importante, em que uma entidade comunica assunto de serviço, de forma resumida e clara, usando linguagem cerimonial e formal. É numerado e geralmente o nome do destinatário vai escrito na parte inferior. É documento privativo de autoridade e muito usado no Serviço Público para comunicações oficiais entre as autoridades de nível deliberativo.

Sua estrutura é composta da seguinte maneira:

•  Cabeçalho ou timbre: são colocados no alto da página, identificando o expedidor. Normalmente são impressos;
•  Número do ofício: colocar à esquerda da folha, após o timbre, mencionando as iniciais da repartição, número de ordem do órgão   expedidor e ano;
•  Local e Data a frente do número do ofício;
•  Referência;
•  Invocação e cargo do destinatário;
•  Contexto;
•  Saudações de encerramento;
•  Assinaturas: abaixo da assinatura deve constar o nome de quem assina e cargo ocupado;
•  Dados do destinatário: colocar do lado esquerdo da folha.

Vejo o exemplo abaixo: 

É o instrumento que a pessoa física ou jurídica utiliza para outorgar poderes a outra, ou seja, conferir mandato. Quem passa a procuração é chamado de outorgante e quem recebe os poderes é chamado de outorgado.

A procuração pode ser pública ou particular. A pública é feita em cartório e a particular é feita pela própria pessoa. Pode transmitir poderes gerais ou pode especificar exatamente como o outro pode agir em seu nome e em quais situações.

Para que a procuração tenha valor legal, todas as assinaturas constantes devem ser reconhecidas em cartório. Na procuração deve constar:

• Título: PROCURAÇÃO, escrita com letras maiúsculas no alto e no centro da folha;
• Qualificação: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e endereço residencial do outorgante e também do outorgado;
• Finalidade e poderes: onde se declara a finalidade da procuração, bem como autoriza o outorgante a praticar os atos aos quais está sendo nomeado;
• Localidade e data;
• Assinatura do outorgante e assinatura das testemunhas, seguidas do nome e RG de cada uma delas.

Veja o modelo abaixo: 

É o documento onde são demonstrados resultados de atividades variadas. É importante, pois possibilita ao administrador conhecer e acompanhar pessoalmente todos os fatos, situações e problemas que estejam ocorrendo na empresa.

1. Deve ser objetivo, informativo e apresentável.

2. A extensão de um relatório varia de acordo com a importância dos fatos relatados. Ex.: Um relatório de uma visita de inspeção deve sem bem menor que o relatório anual de uma empresa.

3. A redação deve ser simples, com boa pontuação e ortografia correta.

4. As informações devem ser precisas. Não deixar quaisquer dúvidas quanto aos problemas, números, cifras e estatísticas.

5. O relatório deve levar a uma conclusão e sugerir providências posteriores para a complementação de um trabalho.

6. Os espaços devem ser amplos para facilitar a leitura.

7. Colocar uma capa titulada para que se saiba do que se trata.

8. O título será sempre em letras maiúsculas

Forma do relatório:

Título: sintético e objetivo, dando uma ideia do todo.

Objeto: introdução e objetivo do trabalho.

Escopo: mencionar o que deixou de ser abordado.

Referências: fontes de consulta, trabalhos, pessoas, bibliografia consultada.

Texto principal: observações, dados, números, comentários.

Conclusões: resumo, resultado e constatações.

Sugestões: providências recomendadas, investigações, observações, novos estudos, alternativas, etc.

É um documento de solicitação redigido e encaminhado a uma autoridade, no qual o interessado (pessoa física ou jurídica), depois de fazer a sua qualificação, solicita à autoridade competente o reconhecimento de seu direito ou benefício, de forma concisa e clara, alegando as suas razões de maneira respeitosa. Também pode ser chamado de petição.

1. Quais os elementos básicos da comunicação?

a) ( ) emissor e receptor

b) ( ) emissor, receptor, mensagem, código, canal e ruído

c) ( ) mensagem, código e canal

2. Indique certo ou errado:

O código é o conjunto de sinais ou palavras usadas na mensagem. a) ( ) certo b) ( ) errado 

3. Indique certo ou errado:

O telefone, jornais, rádio são exemplos de canais de comunicação. a) ( ) certo b) ( ) errado

4. Quais as formas de comunicação existentes?

a) ( ) palavra, olhar, mímica, tato, postura b) ( ) televisão, rádio, jornal

5. Indique certo ou errado:

Carta comercial é uma correspondência formal, externa, com numeração e códigos próprios para classificação, tendo por finalidade documentar posições, negócios, condições, ocorrências, etc. de uma empresa.

a) ( ) certo b) ( ) errado

6. Indique certo ou errado:

A carta é uma comunicação interna e o memorando é externo.

a) ( ) certo b) ( ) errado

7. Assinale a alternativa correta, de acordo com o que foi estudado:

É um documento impresso, emitido por autoridade, escrito de forma impessoal e genérica, informando determinadas orientações, providências ou deliberações que devem ser amplamente divulgadas.

a) ( ) carta b) ( ) memorando c) ( ) circular

8. Documento que possibilita a comunicação entre órgãos da mesma empresa ou chefes de departamentos, matrizes e filiais e autoridade equivalentes. Tem a vantagem de indicar, por si só, a finalidade da correspondência recebida.

a) ( ) carta b) ( ) memorando c) ( ) circular

9. É um documento de solicitação redigido e encaminhado a uma autoridade, no qual o interessado (pessoa física ou jurídica), depois de fazer a sua qualificação, solicita à autoridade competente o reconhecimento de seu direito ou benefício, de forma concisa e clara, alegando as suas razões de maneira respeitosa.

a) ( ) carta b) ( ) requerimento c) ( ) memorando d) ( ) circular

10. É uma comunicação externa para autoridade importante, em que uma entidade comunica assunto de serviço, de forma resumida e clara, usando linguagem cerimonial e formal. É numerado e geralmente o nome do destinatário vai escrito na parte inferior.

a) ( ) carta b) ( ) memorando c) ( ) ofício

11. O que é procuração?

a) ( ) É uma comunicação externa para uma pessoa física ou jurídica.

b) ( ) É um documento semelhante ao atestado, mas que não é expedido por órgãos públicos.

c) ( ) É o instrumento que a pessoa física ou jurídica utiliza para outorgar poderes a outra, ou seja, conferir mandato.

12. Qual a denominação pelo qual também é chamado o requerimento?

a) ( ) carta b) ( ) petição c) ( ) relatório

13. Qual a finalidade do relatório?

a) ( ) Possibilita ao administrador conhecer e acompanhar pessoalmente todos os fatos, situações e problemas que estejam ocorrendo na empresa. b) ( ) É uma comunicação oficial e tem efeitos jurídicos, evitando que qualquer pessoa possa alegar não ter sido comunicada.

14. Escolha um jornal de publicação diária e localize um edital. Cole-o em seu caderno.

15. Elabore um relatório de auto-desempenho no curso de Secretariado.

A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion, que significa documento. É o centro de informações, a memória viva e mecânica da empresa. Armazena informações, em formas de documentos, que são provas de fatos ocorridos, necessitando serem guardados para futuras consultas. É a parte da empresa que deve ser mais bem organizada e acessível a todos.

“Arquivo é o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física e instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza do documento.”

Outros sentidos da palavra: Móvel próprio para guarda de documentos; Local (edifício, sala, etc.) de uma entidade destinado à guarda de sua documentação.

Antes de começar a organizar a papelada divida-a por grau de importância:

• muito importante (documentos que sempre são solicitados e verificados com muita freqüência);
• importantes (documentos de referência de clientes como cadastro de clientes – planilhas de contas a receber de clientes – contas a pagar);
• arquivo (documentos com pouca importância, tais como: contas pagas, talões de cheques entre outros)

É o processo de classificar, organizar e guardar documentos de forma organizada de tal modo que possam ser encontrados com rapidez, quando necessários.

Não podemos confirmar demasiadamente em nossa memória. Sua capacidade é limitada e muitas vezes falha nos momentos difíceis. Sempre que possível devemos transferir nossas informações para o arquivo.

Um arquivo é importante, pois é um instrumento de controle que possibilita um conhecimento de todas as operações das diversas unidades operacionais. Sua importância é demonstrada, quando sabemos possuir um documento, mas não conseguimos encontrá-lo de modo a resolver um problema; ganhar uma concorrência; comprovar um argumento ou tomar uma decisão etc. Não encontrar um documento pode representar uma grande perda financeira (perda de uma concorrência; multas por não apresentar ou comprovar pagamentos etc).

• Servir a administração: fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos, auxilia o administrador na tomada de decisões, conferir segurança aos documentos e à instituição.
• Servir à História: fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação, servem de memória de uma empresa, constituem fontes de pesquisa, restaura rapidamente o passado.

• Acessibilidade: colocar à disposição dos usuários (sociedade) documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo, permite encontrar e exibir os documentos no momento necessário.

• Facilidade e rapidez na localização e arquivamento;
• Inviolabilidade;
• Facilidade de identificação de fraudes;  Proteção contra o fogo;
• Resistência à ação do tempo e ao uso para preservação dos documentos;

• Duplicidade dos documentos importantes;
• Custo razoável;
•  Ocupação de pequeno espaço;
• Capacidade de expansão.

Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade.

• Armazenagem: recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em circulação que devam ser arquivados.
• Integridade: garantir a conservação e restauração dos documentos recolhidos.
• Conservação e Precisão: rápido atendimento e controle do movimento da devolução. Os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.

• Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância. Em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração devem ser prioritários.
•  Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.

A rotina do arquivo tem 5 passos:

• Ler: toda a documentação para poder classificar;
•  Classificar: de acordo com o método adotado na empresa;
• Numerar ou codificar: de acordo com o método adotado na empresa;
•  Agrupar: o material com outros, conforme o código utilizado;
• Arquivar: furar, colocar em pastas, etiquetar, etc.

Um bom sistema de arquivamento não deve ser apenas de utilidade imediata mas deve, também, planejar as necessidades futuras. É preciso planejar tecnicamente a vida do documento definindo o que é de valor e deva ser arquivado definitivamente e o que vai ser destruído.

A falta de planejamento da vida dos documentos de um arquivo pode fazer que se crie verdadeira muralha de papéis, asfixiando funcionários e destruindo a própria empresa. Lembre-se que o valor de um arquivo não é proporcional no seu volume ou a sua aparência simétrica, mas sim à qualidade dos documentos que guarda e à rapidez com que podem ser localizados, utilizados e guardados.

• Os documentos que serão arquivados, quando fazem parte de um mesmo processo, deverão ser grampeados. Não utilize clipes, pois os mesmos podem se soltar e os documentos podem ser extraviados.
• Dobrar todo o material volumoso, conservando seu título voltado para o lado externo para que haja maior visibilidade para facilitar as consultas.
• Recompor os documentos danificados antes de arquivá-los.
•  Centralizar os documentos antes de perfurá-los.
•  Diariamente, ao atualizar seu arquivo, preste atenção para ver se encontra documentos com data de destruição já vencida.

• Mantenha o arquivo atualizado e sem erros. Não arquive errado porque está com pressa. O tempo gasta em arquivar é ganho ao procurar.
• Planeje a vida dos documentos no arquivo eliminando documentos de pouca importância.
•  Transfira todos os documentos que perderam sua utilidade e atualidade, mas não seu valor, para o arquivo morto onde ficarão arquivados para sempre ou por tempo pré-determinado.
•  Remoção de um documento: ao retirar um documento do arquivo registre o local onde estava. Isto facilitará a reposição no local de origem.
• Remoção de pasta de um arquivo: ao retirar uma pasta do arquivo coloque no lugar dela um cartão indicando para onde a mesma foi levada, data de retirada, data em que será devolvida. Isto facilitará a localização e o controle da devolução.

O sistema ideal de arquivamento para uma empresa é aquele centralizado em um só local, com pessoal especializado, material e métodos adequados.

O sistema centralizado de arquivo exige algumas medidas:

• pesquisa em toda a empresa sobre a necessidade de informações de cada departamento ou gerência;
• escolha do local;
• escolha pessoal;
• escolha material;
• escolha do equipamento.

O arquivo centralizado também traz alguns benefícios:

• centralização de pessoal devidamente treinado;
• introdução de um critério único de classificação;
• delimitação de responsabilidade;
• economia de espaço, equipamento e material.

A maioria das empresas não adota o sistema centralizado de arquivo. Assim sendo, cada departamento ou gerência tem o seu arquivo. Exemplo: pessoal, compras, vendas, almoxarifado, faturamento, cobrança, caixa, tesouraria, contabilidade, etc.

• Para manter um arquivo em perfeito funcionamento:
• faça um levantamento do tipo de informação tratada pela sua gerência;
• faça um levantamento do que existe em seu atual arquivo;
• escolha o método que deseja utilizar;
• escolha o material ou equipamento necessário.

• • Arquivo Inativo: é aquele que fornece informações ocasionalmente. É o que muitas vezes é classificado, erroneamente, como morto. É formado por documentos relativos a assuntos encerrados, porém ainda são importantes para comprovações ocasionais e futuras. São guardados em caixas, por não serem manuseados com freqüência devem ser etiquetados.
• Arquivo Ativo: é aquele que fornece informações constantemente, composto por documentos referentes a assuntos ativos ou em andamento. Trata-se do arquivo dos últimos dois anos.

• Arquivo Histórico: é aquele que guarda a documentação que tem conotação histórica para a empresa. Atualmente, existe uma preocupação de muitas empresas em preservarem sua história por meio de um Centro de Documentação. Funciona como um museu da empresa. A organização do museu da empresa deve ser feita com pessoal especializado.
• Arquivo Dinâmico: é aquele que está em formação, recebendo e fornecendo informações. É o arquivo do ano em curso.

Obs.: o conhecido ARQUIVO MORTO não existe. Quando uma documentação pode ser considerada sem utilidade, deve ser destruída. A documentação consultada ocasionalmente está numa situação inativa, porém não morta.

Para garantir eficiência na utilização do arquivo, devemos escolher um sistema físico de arquivamento em função da espécie de documentação arquivada, seu formato, o espaço disponível para o móvel, etc. Os principais sistemas de arquivamento são:

a) Sistema vertical: os documentos são arquivados dentro de um móvel, de maneira vertical, um após o outro, no interior do móvel. Dentro deste sistema existem dois tipos básicos:

Frontal: documentos dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista.

Lateral: documentos dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.

c) Sistema rotativo: os documentos são arquivados de forma a girar em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Os rotativos são muito utilizados para atendimento em postos de trabalho fixo, como recepções, bancos, etc. Nas empresas é pouco utilizado.

Para facilitar o acesso aos documentos, são utilizados acessórios. São eles:

Pastas: protegem os documentos comuns a um assunto, tem dimensões padronizadas. As pastas são suspensas e seus dois braços metálicos ou plásticos se apoiam na lateral do arquivo.

Projeções: podem ser de papelão, plástico ou aço, além de serem fixas ou adaptáveis. Permite ao arquivista localizar os assuntos no arquivo.

Existem duas categorias de métodos para arquivo: os diretos, que permitem uma consulta direta, sem auxílio de índice e os indiretos, que dependem de um índice para serem consultados.

Os métodos de arquivo mais conhecidos são:

Método Alfabético – indicado para cadastros, arquivos de cartões de visitas, etc. É um dos métodos mais simples e populares, de consulta direta. Consiste em abrir pastas com o nome correspondente à pessoa ou empresa de quem tratam os documentos nela contidos.

Veja algumas regras básicas de ordenação alfabética de arquivos:

Regras de classificação alfabética para nomes de pessoas (próprios)

Regra 1

Divida o nome em Unidades de Arquivamento. Cada palavra ou abreviatura que faz parte do nome de pessoas é uma unidade de arquivamento e é a base para a ordenação alfabética.

1ª Unidade = último sobrenome, seguido de vírgula;

2ª Unidade = prenome

3ª Unidade = sobrenome (s)

Regra 2

Considere todas as unidades de arquivamento e todas as letras de cada unidade.

Regra 3

Utilize a vírgula para indicar inversão, isto é, o último sobrenome está em primeiro lugar. As partículas D´, de, da, e, das, do, dos, não são consideradas unidades de arquivamento e devem ser anexadas na mesma unidade que a palavra anterior. 

Regra 4

Ao classificar nomes estrangeiros que possuam prefixo, preposição ou artigo escritas com inicial maiúscula (Di, Del, De La, De, Von, Mc, O´) coloque estas palavras como pertencentes à mesma unidade de palavra posterior, isto é, não devem ser separadas. Nomes com apóstrofo são considerados uma só palavra. (Ex.: Sant´Ana). 

Regra 5 Quando um sobrenome é composto de substantive e adjetivo, constituem uma única unidade. Nomes com Santa, Santo e São também seguem esta regra. 

Regra 6

Sobrenomes ligados por hífen constituem uma única unidade de arquivamento e não devem ser separados.

Regra 7

Para classificar nomes acompanhados de títulos, deve-se escrever o título entre parênteses, após a palavra da última unidade. Os títulos funcionam apenas como elemento de identificação, nos casos de pessoas com nomes idênticos.

Regra 8

Para classificar nomes acompanhados de títulos e apresentados apenas em parte (sobrenome ou prenome), você deve registrá-los na ordem direta, sem inversão, porém não se usa vírgula.

Regra 9

Palavras que indicam grau de parentesco (Filho, Júnior, Neto, Sobrinho) pertencem a mesma unidade do último sobrenome, mas não são consideradas na ordenação alfabética. Essas palavras funcionam apenas como elemento de identificação.

Regra 1

Nomes de razões sociais entram sempre na forma direta.

Regra 2

As palavras abaixo, mesmo estando presentes em nomes de empresas, NÃO são consideradas na ordenação alfabética, pois não são consideradas unidades de arquivamento.

• Artigos definidos, no singular ou plural;
•  A preposição de, dos, das, e, &, quando presentes no meio do nome;
• As partículas The, Le, La, Der.

Regra 3

Na classificação, os números constantes de nomes de empresas são considerados como se fossem escritos por extenso.

o documento é arquivado considerando o assunto que os caracteriza. Este método deve ser implantado da seguinte forma: Elaborar uma relação dos assuntos principais a partir do tipo de atividade desenvolvida pela empresa, subdividir cada assunto principal em assuntos específicos, os assuntos básicos são classificados em ordem alfabética rigorosa e os assuntos específicos classificados e, ordem alfabética em cada assunto principal.

Notas importantes:

1. É importante ressaltar que arquivar por assunto é mais fácil do que arquivar por nomes. Empresas que fabricam uma grande variedade de produtos consideram este método mais adequado às suas necessidades.

2. É preciso saber bem a designação dos assuntos, para poder arquivar a correspondência diária. É necessário um bom conhecimento dos assuntos e dos termos comerciais da correspondência diária da empresa.

3. Se receber um documento que só pode ser arquivado por nome, arquive-o na ordem alfabética, de modo que cada nome se torne a designação de um assunto.

Método Cronológico –

a documentação é ordenada tendo por base datas (emissão, recepção, fabricação, aquisição, prazo, vencimento, etc). É muito utilizado nos departamentos de Contabilidade, Crédito & Cobrança e outros de caráter financeiro, porque controla datas de pagamentos entre outras. Critérios de classificação: meses, quinzenas, séries de 10 dias, semanas, dias. Quando deve ser usado: quando a quantidade do material a ser arquivado é pequena, quando é possível conhecer pelo menos, aproximadamente as datas.

Método Geográfico –

indicado para empresas que mantém contatos em outras regiões. É a base para este método é a divisão geográfica, isto é, considera-se, em primeiro lugar o local de procedência do documento. São classificados por regiões geográficas, países, estados, cidades, bairros, etc. Muito utilizado em área de vendas, o arquivo é organizado por regiões, considerando-se a divisão geográfica do país. É aberta uma pasta para cada Cidade ou Estado. Dentro dela, em ordem alfabética, são separadas as “sub-regiões” daquela Cidade ou Estado.

Método Numérico – indicado para bibliotecas, desenhos técnicos, etc. É um método indireto e, assim, necessita de índice remissivo, ordenado alfabeticamente, para arquivamento ou localização de um documento. O método prevê 3 etapas.

1ª. Etapa:

os assuntos principais são divididos em números de 100 em 100, assim:

100 – Administração

200 – Aluguel

300 – Compra

2ª. Etapa:

as primeiras subdivisões de cada grupo recebem números de 10 em 10, por exemplo:

200 – Aluguel

210 – Apartamento

220 – Casa

3ª. Etapa: as segundas subdivisões têm números de 1 em 1:

200 – Aluguel

210 – Apartamento

211 – Apartamento de 1 dormitório

Lembre-se de que ter um arquivo em ordem é essencial para evitar problemas. Para que possamos ter um arquivo de fácil manuseio, é importante seguirmos as seguintes dicas:

• Padronização: item vital para garantir produtividade e qualidade. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Títulos claros. Padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade.
• Planejamento: separe toda a papelada e documentação previamente. Deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para arquivo.
• Regularidade: não deixe acumular a papelada. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente. 
•  Tamanhos: evite sobrecarregar pastas de forma que elas mal possam ser arquivadas. Procure não manter pastas muito cheias.
• Atualização: descubra um sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente fazer uma limpeza e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.

1. O que é arquivo?

2. Quais são as funções do arquivo?

3. Quais são os tipos de arquivo existentes quanto a idade da documentação?

4. O que é Arquivo Histórico?

5. Qual a diferença entre Arquivo Centralizado e Descentralizado?

6. Quais os métodos de arquivamento existentes?

7. De que se trata o método geográfico e onde ele é mais utilizado nas empresas?

8. Indique certo ou errado:

Em uma classificação de documentos em ordem alfabética. As letras K, W e Y não são utilizadas, pois não pertencem ao alfabeto da Língua Portuguesa.

a) ( ) certo b) ( ) errado

9. O que significa classificar uma correspondência?

10. O que é Unidade de Arquivamento?

a) ( ) É a primeira folha de um documento.

b) ( ) Cada palavra ou abreviatura que faz parte dos nomes das pessoas ou instituições.

c) ( ) É a primeira palavra de um nome de pessoa.

11. Indique certo ou errado:

Em um nome de pessoa, o último sobrenome é a 1ª. unidade de arquivamento.

a) ( ) certo b) ( ) errado

12. Faça a classificação dos nomes por unidade de arquivamento e em seguida a classificação alfabética:

Rosa Resende, Edmundo Santos Rodrigues, Maria de Souza, Maria das Graças Nogueira, Marcelo do Carmo e Silva, Luis dos Santos, Carlos D´Andrade, Henrique O. dos Santos, Richard Mc Guerty, Vera de Abreu, José Monte Verde, Andre´da Silva GamaPinto, Padre Júlio De Aquino, Princesa Diana, Padre Marcelo Souza, Padaria e Confeitaria Coliseum Ltda, Organizações Amazonas Ltda, Supermercado de Calçados, Ao Som de Copacabana, Lojão 3 Irmãs Ltda, Doces & Salgados Feliz S/A, Márcia D´Almeida, Mário Von Tal, José Santa Paula.

Atualmente, as possibilidades de a secretária obter sucesso em determinadas tarefas sem o desenvolvimento de parcerias e colaboradores, são mínimas. Hoje em dia as empresas têm recorrido à terceirização de serviços, a fim de minimizar os gastos com encargos trabalhistas, compra de maquinário, etc., cabendo-lhes arcar apenas com os custos dos serviços prestados. Em troca da exclusividade de uma empresa, os parceiros oferecem melhores custos e melhores prazos de pagamento.

É evidente que as parcerias que você precisa firmar irão depender do perfil de sua empresa, do que ela faz, de como ela é, etc.

A maioria dos brasileiros já conhece e já usou os serviços dos Correios.

Serviços Postais

Para iniciarmos o assunto, é necessário falarmos sobre um item fundamental no envio de correspondências via serviço postal, os envelopes.

Envelopes

São utilizados nas correspondências externas e seu objetivo é conservar o sigilo do conteúdo expresso.

Em empresas é comum a utilização de envelopes com timbre e endereço já impressos na parte da frente, no alto à esquerda.

O endereço do destinatário deve ficar no meio do envelope, reservando o lado superior direito para os selos. O Código de Endereçamento Postal – CEP, digitado ou manuscrito, deve situar-se logo abaixo o nome da cidade. Os quadrículos (oito) só deverão ser utilizados quando o envelope for manuscrito.

Existem diversos tipos de envelopes:

• Comuns: para cartas, ofícios e outras correspondências;
• Com janela ou janelado: usado normalmente por bancos, administradoras de cartões de crédito e empresas públicas;
• Pardos: grandes, usados também para correspondências internas, conhecidos como malotes internos ou envelopes de circulação;
• Aerogramas: mistura de envelope e papel de carta;
• Fechados: semelhantes aos aerogramas, porém permitem fiscalização postal.

8.1.1.1 Mensagens

É o segmento de serviços postais que tem como característica principal satisfazer necessidade de troca de informações entre pessoas, possuindo quatro grandes grupos: cartas, impressos, telegrama e serviços online.

• Carta: é o mais tradicional meio de comunicação que você dispõe para a troca de mensagens. As cartas classificam-se em cartas comerciais (cujo remetente é pessoa jurídica), não-comerciais (cujo remetente é pessoa física), social (facilita o acesso às pessoas de classes menos favorecidas), via internet (captação e envio de mensagem através da internet, disponível através da página dos Correios na internet (acima mencionada).
• Impressos: é o objeto da correspondência obtido pela reprodução sobre material de uso corrente na imprensa, em vários exemplares idênticos. Os objetos aceitos como impressos são: revistas, livros, jornais, mapas, apostilas, listas telefônicas, edital, cartões de visita, entre outros.

• Telegramas: é a mensagem transmitida através de qualquer meio de telecomunicação a ser convertida em comunicação escrita para entrega ao destinatário. É escrita em formulário próprio. São oferecidos as seguintes modalidades: balcão (disponível em qualquer agência dos Correios), fonado (através do número 0800-550135 e a cobrança é feita na conta telefônica do assinante, via internet (disponível 24 horas através de qualquer computador conectado à internet), internacional (entregas estabelecidas de acordo com horários e prazos estabelecidos pelo país de destino).

Neste segmento existem dois tipos:

• Sedex – Serviço de Encomenda Expressa: é o maior e mais conhecido serviço de encomenda expressa de todo o país.Tem cobertura em todo o território nacional e alta credibilidade, em função de seu bom desempenho, rapidez e segurança na entrega. O Sedex apresenta as seguintes modalidades: Disque Sedex, Sedex a Cobrar, Sedex Hoje, Sedex 10, Sedex Mundi.
• Malotes Serca – Serviço de Correspondência Agrupada: é o serviço de coleta, transporte e entrega de malotes, ideal para remeter objetos de correspondências do dia-a-dia de uma empresa entre as unidades localizadas em diferentes pontos do território nacional, mediante contrato

Sugestão de pesquisa:

Faça uma pesquisa referente a outros serviços oferecidos pelos Correios.

Sua empresa irá utilizar-se dos serviços de cartório à medida que forem necessárias providências de ordem jurídica.

Os serviços mais utilizados são os seguintes:

• Cópias autenticadas de documentos: você apresenta a original e o cartório, além de tirar as cópias solicitadas, carimba as cópias do documento certificando-os de sua autenticidade. Esses documentos passam a ter valor legal de documento original.
• Reconhecimento de assinatura (ou firma): trata-se de reconhecer a legitimidade da assinatura do documento.
• Procuração: trata-se de um documento de valor legal, onde alguém passa poderes específicos para outro alguém poder representá-lo na sociedade.

8.1.4 Transporte de Correspondências

• Correios
• Empresas de Ônibus
• Companhias Aéreas.

8.1.5 Serviços de Motoboy

1. O que você entende por serviço de terceiros?

2. Apresente dois tipos de serviços de terceiros que as empresas podem utilizar, além dos indicados no módulo.

3. O que significam as siglas FAC, SEED e SEDEX?

A Contabilidade registra os atos e fatos administrativos, controla o patrimônio e orienta as ações futuras. É um centro de controle, informação e registro que, nas pequenas empresas, se resume ao contador ou técnico em Contabilidade e, nas grandes empresas, está subordinado ao Departamento Financeiro ou Administrativo.

Estudar, controlar e apresentar a posição dos componentes patrimoniais e o resultado econômico, para que a Empresa possa aumentar os lucros ou diminuir as despesas, visando um melhor resultado financeiro; Escriturar todos os fatos administrativos relacionados ao Patrimônio da Empresa em livros próprios;

Demonstrar os saldos existentes e o movimento da Empresa; Atender a fiscalização municipal, estadual e federal;

Verificar o que a empresa os seus sócios lucraram, através de balanços ou balancetes; Recolher e verificar pagamento de impostos.

Patrimônio

É o que a Empresa possui, o que os outros lhe devem e o que ela deve aos outros. O patrimônio se compõe de bens, direitos e obrigações.

São todas as coisas que a empresa possui, como máquinas, móveis, dinheiro, imóveis, veículos e qualquer bem que tenha valor econômico. Os bens podem ser divididos em:

1. Bens móveis: podem ser transferidos de um local para outro, sem alteração de valor. Ex.: móveis e utensílios, máquinas, etc.

2. Bens imóveis: são bens fixos, que não podem ser deslocados de seu lugar natural. Ex.: terrenos, edifícios, construções, etc.

Direitos

São os valores que outras empresas ou pessoas devem a empresa, isto é, o que temos a receber. Estes valores são gerados quando a empresa vende mercadorias ou presta serviços a prazo.

Obrigações

São as dívidas da empresa, isto é, o que temos a pagar, o que compramos para pagar mais tarde, chamamos de obrigações.

Receita

É a renda proveniente da venda de mercadorias.

Custo

É a despesa para desenvolver suas atividades, isto é, compra de matérias-primas, mercadorias, pagamento de impostos, embalagens, salários, fretes, etc.

Lucro

O objetivo de toda empresa é o lucro, isto é, diferença positiva entre as receitas e os custos. Este lucro (ou prejuízo) é apurado ao comparar as despesas e receitas no fim do exercício.

Veja os casos abaixo:

1. Lucro: quando as receitas forem maiores que as despesas;

2. Prejuízo: quando as despesas forem maiores que as receitas;

3. Em equilíbrio: quando as despesas forem iguais às receitas.

Escrituração

É o registro dos fatos que ocorrem no patrimônio. Como os registros são feitos em ordem cronológica, a Contabilidade apresenta características de história do patrimônio.

Demonstrações Contábeis

São os fatos registrados, reunidos em demonstrações expositivas. Existem várias demonstrações contábeis. Dentre elas podemos citar: inventários, balanços e balancetes.

Ativo

É a soma dos bens e direitos.

Passivo

É a soma das obrigações.

São livros onde se efetuam os registros que contém as operações realizadas, isto é, os registros de transações comerciais.

É um balanço elaborado no final de cada mês, cuja finalidade é comprovar a exatidão dos lançamentos nos livros de escrituração e informar a situação das contas. Os saldos apresentados mostram o total das despesas, das receitas, dos bens, dos direitos e das obrigações.

10. Referente ao módulo de Contabilidade, faça um breve relatório mencionando a importância da disciplina e o que você agregou de conhecimentos, conforme seu entendimento.

Vocabulário de termos que necessitam de explicação; é um dicionário pessoal ou empresarial que a pessoa ou a profissão escolhida pela mesma, escolhe seu próprio vocabulário pessoal ou empresarial e forma o glossário com palavras que a escolher com os seus significados.

A

ADMINISTRAÇÃO: Nome que se dá ao conjunto de indivíduos com a responsabilidade de operar empresas com ou sem fins lucrativos. A tendência atual é que as grandes empresas tenham uma administração de indivíduos assalariados que não são necessariamente proprietários ou acionistas. O incentivo da administração não é o lucro, mas salários elevados, status e segurança no cargo. A separação entre administração e propriedade é uma das características importantes do sistema capitalista.

AGENDAR: Marcar compromissos.

AMBIENTE: Meio em que se vive.

APERFEIÇOAMENTO: Concluir com esmero; adquirir maior grau de perfeição.

APRESENTAÇÃO: A apresentação é um documento usado para credenciar alguém que deverá representar uma autoridade ou realizar uma determinada tarefa.

ARQUIVO: Lugar ou depósito onde se guardam documentos.

ASSÉDIO MORAL: É a exposição dos trabalhadores e trabalhadoras a situações humilhantes e constrangedoras, repetitivas e prolongadas durante a jornada de trabalho e no exercício de suas funções, sendo mais comuns em relações hierárquicas autoritárias e assimétricas, em que predominam condutas negativas, relações desumanas e a ética de longa duração, de um ou mais chefes dirigida a um ou mais subordinado(s), desestabilizando a relação da vítima com o ambiente de trabalho e a organização, forçando-o a desistir do emprego.

ASSISTENTE/ASSESSOR (A): Executivo que tem uma parcela de autoridade de linha delegada por seu superior, relativamente a toda ou a uma parte da jurisdição deste. Quando o termo é "assistente de" ou “assessor (a) de”, este tem posição de assessoria e auxilia o chefe em diversas atividades, mas não tem autoridade para dar ordens a outros executivos subordinados a seu superior.

ATITUDE: Tomar à frente nas situações.

ATIVIDADE: Qualidade de ativo; execução de serviços.

ATUALIDADE: Época presente; Ter informações, notícias sobre o momento atual.

ATUALIZAÇÃO: Tornar atual; modernizar.

AUTO-ESTIMA: É um dos processos psicológicos que mais influencia a vida e o desempenho humano, pois representa o componente emocional do nosso eu, isto é, o quanto gostamos verdadeiramente de nós mesmos e do modo de vida que levamos.

AUTOMAÇÃO: Pessoa incapaz de ação própria.

AUTORIZAÇÃO: Autorização é a denominação de um documento que dá permissão para a realização de uma atividade especial, no qual devem constar a assinatura de uma autoridade, o nome da pessoa credenciada e a tarefa ou ação que será por ela realizada. A autorização deverá ser numerada, datada e terá uma cópia arquivada no setor que a expediu.

B

BALANÇO: Verificação ou resumo de contas comerciais; verificação da receita e despesa, ao fim de cada exercício social.

C

CADASTRO: Lista; inventário; elenco; registro: rol dos bens e posse de um Estado, município ou país, de uma sociedade ou associação; o conjunto de informações gerais referentes a pessoa física ou jurídica, isto é, situação econômico- financeira, limites de crédito e outros dados, que permitem a uma instituição financeira operar dentro de razoável margem de segurança.

CARREIRA: Sucesso profissional.

COLABORAÇÃO: Trabalho em comum; ajuda.

COMPETÊNCIA: Qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto.

COMPORTAMENTO: Qualquer espécie de relatividade ou atividade autogerada, inclusive configurações complexas de sentimento, percepção, pensamento, atitude, disposição, em relação a estímulos internos e externos, tangíveis e intangíveis. Qualquer ação observável em pessoa ou animal. Pelo hábito de coisificação(retificação), pode ser também o comportamento de conceitos abstratos, como se fossem realidades ou objetos.

COMPREENSÃO: Totalidade de caracteres abrangidos numa ideia geral; entendimento.

COMPROMETIMENTO: Responsabilização.

COMPROMISSO: Obrigação ou promessa mais ou menos solene; dívida que se deve solver em determinado dia; concordata de falidos com credores.

COMUNICAÇÃO: Participação; informação; aviso; transmissão; ligação.

CONHECIMENTO: Ciência, experiência, informação.

CONSCIENTIZAÇÃO: Ter consciência de algum ato ou de alguma coisa; concentrar-se em determinado assunto; confiar na sua força ou poder.

CONTEÚDO: O que está dentro de um contexto; de um lugar.

CONVOCAÇÃO: Convocação é um instrumento de comunicação emitido com base em regulamento, estatuto, lei, decreto, que deve ser assinado por autoridade competente. Através deste documento, alguém é chamado a comparecer a uma determinada reunião ou evento. CORRESPONDÊNCIAS: Troca de comunicações por escrito.

CRIATIVIDADE: Ter à capacidade de criar; tirar do nada e produzir algo.

CURRICULUM VITAE: É o documento que fornece dados e informações a respeito de alguém, quanto a sua formação intelectual, profissional, especificando todos os cursos que tenha realizado, experiências profissionais, interesses pessoais, objetivos, planos de trabalho. O Curriculum Vitae pode ser utilizado nas mais variadas situações, tais como: solicitação de emprego, concessão de bolsas e auxílios, inscrição para auxílios a projetos, acompanhando trabalhos enviados a congressos, simpósios, apresentando conferencistas, etc. Esse documento, usualmente, é encaminhado através de um ofício, de uma carta de apresentação ou por uma resposta de anúncio

D

DECISÃO: Resolução; sentença; firmeza; coragem.

DECLARAÇÃO: Documento público; manifesto; esclarecimento.

DEFINIR: Decidir; fixar; marcar; expor com precisão; explicar, esclarecer.

DESEMPENHO: Exercer; representar; executar.

DESENVOLVIMENTO: Ampliação; progresso; desenvolvimento.

DINÂMICA: Determinação do comportamento emocional ou como se desenvolve; ativo; energético.

E

EDUCAÇÃO: Estimular, desenvolver e orientar as aptidões do indivíduo, de acordo com os ideais de uma sociedade determinada.

EFICÁCIA: Que dá bom resultado.

EFICIÊNCIA: Ação; força; virtude de produzir um efeito; eficácia.

EMPREENDEDOR (A): Ativo(a), arrojado(a).

EMPREGABILIDADE: Condição daquele que, ajustado às contínuas mudanças no mundo do trabalho, está apto a nele permanecer.

ENTENDIMENTO: Razão; compreensão; inteligência; talento; opinião; juízo; ajuste; combinação.

EQUILÍBRIO: Ter o controle da situação; compensar; não perder.

EQUIPE: Indivíduos que tomam parte, juntos, num determinado trabalho; quadro.

ESTRATÉGIA: Arte de traçar planos.

ESTÉTICA: Ciência que trata do belo, na natureza e na arte.

ESTRESSE: Soma das perturbações orgânicas e psíquicas provocadas por diversos agentes agressores tais como: fadiga, trauma, emoções.

ETIQUETA: Saber como se comportar; Ter educação.

EXECUTIVO (A): Que está encarregado de executar as tarefas de uma empresa.

F

FINANÇAS: Dinheiro; posses; riqueza; ciência das variações da moeda.

FLEXIBILIDADE Comportamento de uma pessoa facilmente adaptável. Característica do comportamento de uma pessoa capaz de mudar rapidamente uma direção ou linha de pensamento.

G

GERENCIAMENTO: Administrar; gerenciar.

GLOBALIZAÇÃO: Não há uma definição que seja aceita por todos. Ela está definitivamente na moda e designa muitas coisas ao mesmo tempo. Há a interligação acelerada dos mercados nacionais, há a possibilidade de movimentar bilhões de dólares por computador em alguns segundos, como ocorreu nas Bolsas de todo o mundo, há a chamada "terceira revolução tecnológica"( processamento, difusão e transmissão de informações). Os mais entusiastas acham que a globalização define uma nova era da história humana.

GLOSSÁRIO: Vocabulário de termos que necessitam de explicação.

H

HABILIDADE: Capacidade ou habilidade inata ou adquirida, que permite a uma pessoa desempenhar-se de uma tarefa com proficiência. HIPÓTESE: Suposição admissível; teoria provável mas não demonstrada; suposição

I

INFORMAÇÃO: Informação é o documento pelo qual um servidor, no exercício de suas atribuições, por solicitação, presta esclarecimento(s) necessário(s) sobre um processo para posterior elaboração de parecer e despacho

INFORMÁTICA: Técnica do tratamento automático de informações; comunicação cibernética.

INOVAÇÃO: Introduzir medidas novas.

J

JUSTIFICATIVA: A justificativa é uma exposição - de - motivos, onde se expressam opiniões já formalizadas, em razão das quais se deseja a obtenção de um despacho definitivo ou orientador para m assunto a ser resolvido, podendo, ao final, constar sugestões de decisão.

L

LIDERANÇA: Função de líder; forma de dominação baseada no prestígio pessoal e aceita pelos dirigidos.

M

MARKETING PESSOAL: descobrir seu potencial, planejar sua imagem e expor seu produto de conhecimento MOTIVAÇÃO: Interesse espontâneo por determinada tarefa.

MULTIFUNCIONALIDADE: ter conhecimento amplo e atuar em várias frentes, como criar projetos, consolidar parcerias e formar equipes.

N

NEGOCIADOR (A): Pessoa que trata de negócios; encarregado das negociações.

O

OBJETIVO: Fim que se quer atingir; ideia ou sentimento.

OFICIALIZAR: Tornar oficial; dar sanção ou caráter oficial a.

ORIENTAÇÃO: Encaminhar; indicar o rumo; examinar cuidadosamente os diferentes aspectos de uma questão.

P

PACIÊNCIA: Qualidade de paciente; resignação; perseverança tranquila.

PARTICIPAÇÃO: Tomar parte em; comunicar; levar ao conhecimento de; informar; transmitir.

PERFIL: Se encaixar nos procedimentos da Empresa.

PÊSAMES: Expressão de condolência pela morte de alguém ou por algum infortúnio. O mesmo que condolências e sentimentos.

PLANEJAR: Fazer planos; tencionar; projetar; traçar.

POLÍTICA: Ciência do governo dos povos; astúcia; artifício; civilidade; maneira hábil de agir.

PONDERAÇÃO: Prudência; observação; consideração.

POSTURA: Deliberação municipal escrita que obriga os munícipes ao cumprimento de certos deveres de ordem pública; atitude.

PRÁTICA: Ato ou efeito de praticar; saber resultante da experiência; aplicação da teoria; conferência.

PRESS- RELEASE: O "release" ou "Press-release" é um texto informativo distribuído à imprensa, ao rádio ou à televisão para ser divulgado gratuitamente. Normalmente, esse texto é elaborado pelas assessorias de imprensa, relações públicas. É constituído, em média, de 30 linhas. O título, elaborado com um verbo de ação, preferentemente no presente do indicativo, deve chamar a atenção do leitor. De sua leitura, deve-se depreender respostas às perguntas: quem, o quê, quando, onde, como, por quê.

PROBLEMA: Proposta para se lhe dê a solução; dúvida; que pode ter muitas soluções; aquilo que é difícil de explicar ou resolver. PROCEDIMENTO: Comportamento; processo; ação.

PROGRAMA: Planejamento; escrito em que se dá a ordem das atividades determinadas.

PROJETO: Projeto: empreendimento a ser concretizado dentro de determinado esquema: projeto administrativo; projeto educacional, etc. Assim sendo, "O projeto corresponde ao conjunto de informações, sistemáticas e racionalmente ordenadas, que nos permite estimar os custos e benefícios de um certo investimento.

Q

QUESTIONÁRIO: Coleção de questões ou perguntas; interrogatório.

R

REALIZAÇÃO: Por em prática; tornar real.

RECADO: Participação verbal; aviso; mensagem; repreensão.

RECIBO: é um documento escrito em que uma pessoa, um órgão ou uma empresa declaram ter recebido alguma coisa.

REDAÇÃO TÉCNICA: Auxilia nas dúvidas mais comuns sobre documentos oficiais.

RESPONSABILIDADE SOCIAL: Obrigação de responder pelos seus atos e/ou pelos da sociedade.

RESULTADO: Consequência; efeito; fim

S

SALÁRIO: Preço do trabalho; retribuição de serviços feitos; paga; honorários; vencimentos; ordenado.

SECRETÁRIO (A): Aquele que escreve as atas das sessões de uma assembléia; o que escreve a correspondência de pessoa ou entidade; o que guarda segredos; um livro que contém modelos de cartas; o auxiliar direto do chefe; incumbido de secretariar os trabalhos e do expediente.

SISTEMAS: Conjunto de partes coordenadas entre em si; conjunto de partes similares;

SITUAÇÃO: Ato ou efeito de situar; disposição recíproca das diferentes partes de um todo.

SOCIALIDADE: Tornar- se social; colocar sobre o regime de associação; reunir em sociedade.

SUCESSO: Aquilo que sucede; acontecimento; resultado; conclusão; êxito

T

TELECOMUNICAÇÃO: Comunicação a distância; serviço que conjuga os meios de transmissão e processos de localização a distância.

TELEGRAFIA: É a mais antiga forma de comunicação por fio ou por rádio. foi responsável pelo início do desenvolvimento das comunicações. E hoje é utilizado principalmente entre os Radioamadores de todo o mundo.

TELEGRAMA FONADO: Mensagem gravada, levada através do telefone.

V

VIOLÊNCIA: Qualidade de violento; ato de violento; constrangimento; emprego de força; ato de violentar.

Erros e fracassos fazem parte da construção do sucesso. Conversando, trocando correspondências e analisando a biografia de mais de trinta pessoas de sucesso reconhecido em suas respectivas áreas, descobri que a única coisa que existe em comum entre essas pessoas é que todas possuem histórias de grandes erros e fracassos em suas trajetórias. Acomodação não é compatível com sucesso e, segundo o célebre Albert Einstein, “quem nunca cometeu um erro, nunca tentou algo novo”. Técnicos renomados, atletas consagrados, empresários bem sucedidos, executivos disputados pelo mercado, todos, sem exceção, já saborearam o amargo gosto de uma derrota. O que os tornam diferentes e vencedores é que reconhecem, assumem, entendem e revertem os fracassos que fazem parte do caminho da vitória, bem como aprendem com eles.

Muitos são os exemplos de fracassos transformados em estrondosos sucessos. O mais clássico de todos é a calça jeans. Levi Strauss estava com um grande volume de lona para barracas e carroças encalhado, que não conseguira vender para os mineradores de ouro do Oeste dos Estados Unidos. Contudo, observou que a real necessidade desses mineradores era ter uma calça resistente às condições adversas do trabalho nas minas. Bem, o resultado é conhecido por todos: mais de 150 anos de sucesso da calça jeans. O recado adesivo e a borracha vulcanizada (utilizada em pneus) são outros bons exemplos de erros transformados em sucesso. Cafu, único jogador do mundo a disputar três finais consecutivas de Copa do Mundo, tornando-se bi-campeão mundial e um dos jogadores mais vencedores no mundo do futebol, foi rejeitado em doze “peneiras” antes de entrar para as categorias de base do São Paulo Futebol Clube, que já o tinha dispensado em quatro oportunidades anteriores. Segundo o Sebrae, os empreendedores de sucesso quebram três vezes antes de se dar bem nos negócios. Muitos são os exemplos e podemos aprender bastante com eles.

Erros e acertos, derrotas e vitórias, fracassos e sucessos só fazem parte da vida dos que tentam, arriscam, expõem-se e buscam a realização de seus sonhos, de maneira apaixonada, corajosa, planejada e sem medo de ser feliz. Não há trajetória imaculada nos caminhos dos vencedores. Perseverança é a palavra de ordem e reverter situações adversas uma necessidade. Paralisia, revolta ou, por outro lado, encarnar Polyana (a garota super-hiper-ultra-mega otimista do livro de Eleanor H. Porter) não são reações compatíveis com as pessoas que dão a volta por cima, sacudindo muita poeira, de preferência. Infelizmente, a sociedade na qual vivemos premia os audaciosos, mas estimula a acomodação.

Na vida corporativa não é diferente. Entretanto, empresas de sucesso erram muito, tomam decisões equivocadas, lançam produtos inadequados aos respectivos mercados e realizam contratações e demissões que não fazem sentido. Com esses erros a empresa demonstra que está viva, todavia, o resultado das suas operações depende muito de como as pessoas, em particular seus executivos e dirigentes, se comportam após um erro cometido ou um fracasso e do saldo final entre os erros e acertos da organização. O mundo mudou e muda, a cada instante, mais rapidamente. As necessidades de hoje não são as mesmas de ontem e para se viver neste mundo globalizado, interpretando os seus sinais e com novas demandas diárias é impossível não escolher caminhos equivocados, algumas vezes.

Vivendo e aprendendo a jogar, nem sempre ganhando, nem sempre perdendo, mas aprendendo a jogar. Errar faz parte do aprendizado da vida. Porém, o erro dever vir acompanhado da responsabilidade e do aprendizado. Ganha o jogo da vida quem acerta mais, apesar de ter errado muito. Errando, seja inteligente para admitir que errou, humilde para assumir a responsabilidade, sagaz para consertar o resultado e sábio para incorporar o aprendizado, pois como falou o respeitado e famoso político e orador romano Marcus Tullius Cícero: Errar é próprio do homem, mas perseverar no erro é coisa dos tolos. Também temos a oportunidade de aprender com os erros dos outros.

Convoco todos a tentarem realizar feitos grandiosos em suas vidas pessoais e profissionais. Acredite: fazer e errar é experiência, enquanto não fazer ou não tentar é que é o verdadeiro fracasso. A liberdade de errar é vital se você quer ser bem sucedido. Erre, erre e erre novamente, mas cada vez menos, menos e menos e em situações diferentes. Faça um balanço da sua vida. Caso não haja erros ou fracassos recentes, analise e, se necessário for, repense o que você vem fazendo. Veja se você não se acomodou a uma confortável situação de estabilidade, mesmo que seja uma estabilidade infeliz, estressante e enfadonha. Ouse, construa a realização dos seus sonhos, porque é melhor tentar e arriscar a render-se frente aos receios e às adversidades da vida. Sábias são as palavras de Dee Hock, fundador e CEO emérito da Visa: Não é fracasso deixar de realizar tudo o que podemos sonhar. Fracasso é deixar de sonhar tudo o que podemos realizar.

Convoco todos a tentarem realizar feitos grandiosos em suas vidas pessoais e profissionais. Acredite: fazer e errar é experiência, enquanto não fazer ou não tentar é que é o verdadeiro fracasso. A liberdade de errar é vital se você quer ser bem sucedido. Erre, erre e erre novamente, mas cada vez menos, menos e menos e em situações diferentes. Faça um balanço da sua vida. Caso não haja erros ou fracassos recentes, analise e, se necessário for, repense o que você vem fazendo. Veja se você não se acomodou a uma confortável situação de estabilidade, mesmo que seja uma estabilidade infeliz, estressante e enfadonha. Ouse, construa a realização dos seus sonhos, porque é melhor tentar e arriscar a render-se frente aos receios e às adversidades da vida. Sábias são as palavras de Dee Hock, fundador e CEO emérito da Visa: Não é fracasso deixar de realizar tudo o que podemos sonhar. Fracasso é deixar de sonhar tudo o que podemos realizar.

Tome as rédeas da sua vida. Seja senhor (a) do seu destino. Saiba que nem todo trabalho terminará com sucesso, nem todo relacionamento resistirá às diferenças, nem todo amor durará eternamente, nem todo esforço será completo, nem todo sonho será realizado, mas temos o dever e o direito de errar para acertar, perder para ganhar, cair para levantar. Enfim, de fracassar para ter sucesso. Boa Sorte!

O artigo abaixo foi escrito pelo Padre Zezinho de Cachoeiro do Itapemirim, Espírito Santo.

Vejam com que propriedade ele definiu a felicidade.

Não há quem não saiba. Não há crianças que não queiram. E não há ser humano que não deseje. Todas as pessoas, sem exceção alguma, querem ser felizes. As que já o são, querem continuar nesse estado de espírito; as que ainda não são lutam com todas as forças para atingir a felicidade, mesmo sem saber, e as que já foram querem voltar a sê-lo.

A felicidade é a razão maior do ser humano. Maior do que a forme, a sede, o sono e maior até do que a morte. Todos estamos infinitamente empenhados em achar a nossa pedra preciosa. Por isso garimpamos a vida inteira. Mas um dia a busca chegará ao fim, e não precisa ser necessariamente no dia de nossa morte. Podemos parar antes. Basta entendermos o que significa a palavra suficiente. As pessoas em geral buscam algo que não sabem definir, mas que no fundo e em qualquer língua, se escreve no coração e se lê nos olhos. Os olhos dizem se o coração achou ou não a felicidade. O comportamento também.

Há um brilho diferente no ser da pessoa feliz. É um ser humano adjetivado. Tem aquele “algo mais”, típico de quem se sente pessoa e não coisa. Há uma sensação de suficiente, bastante, “satis”. Daí, a palavra “satisfeita”. Acha-se suficientemente feita. Completa. Não falta mais nada para se proclamar pessoa. Pode repetir o refrão do Salmista: “O Senhor é o meu pastor, não preciso de mais nada”.

Ao contrário, a pessoa infeliz é carente demais. Cada vez que consegue momentos de felicidade insiste em dizer e se convencer de que não é aquilo que a faz feliz. Quer mais. Quer tudo. Passa de relativo e nunca está satisfeita. Inventa problemas à medida que os resolve. Não entende de suficiente, bastante, tanto quanto. Acha a vida injusta. Tem sempre menos felicidade do que gostaria. Machuca-se e machuca os outros porque nada está bom. Passa a impressão de estar sempre à procura de diamante onde o filão é prata. Sabe apenas que não quer aquilo que satisfaz os outros. Quer algo diferente. Com tanta exigência, acaba não encontrando nem o normal.

Garimpeiros da felicidade, vivemos em busca dessa pedra. Muitos a encontram, mas não se “satisfazem”. Pedra alguma é preciosa o suficiente para o tamanho da sorte e da felicidade que desejam. E desperdiçam a que já possuíam. A felicidade não é por aí. Chegará um dia em que teremos de nos decidir pelo suficiente e dizer a nós mesmos com convicção: Daqui por diante serei feliz, mesmo, se os outros acharam coisa melhor do que eu. O que achei é um bom começo. Não fracassei. É preciso tomar essa atitude, senão a felicidade nunca se fará presente em nossa vida.

A felicidade existe. Mas é a única experiência em que o pouco já é tudo. Se a desperdiçamos por nos parecer insignificante, jamais a teremos na totalidade. De tanto querer mais, acabamos querendo demais. Nessa ânsia, o resultado é uma vida infeliz. A pessoa feliz é bem menos ansiosa. Nem por isso é acomodada.

Não conheço ninguém que conseguiu realizar seu sonho, sem sacrificar feriados e domingos pelo menos uma centena de vezes. Da mesma forma, se você quiser construir uma relação amiga com seus filhos, terá que se dedicar a isso, superar o cansaço, arrumar tempo para ficar com eles, deixar de lado o orgulho e o comodismo. Se quiser um casamento gratificante, terá que investir tempo, energia e sentimentos nesse objetivo.

O sucesso é construído à noite! Durante o dia você faz o que todos fazem. Mas, para obter um resultado diferente da maioria, você tem que ser especial. Se fizer igual a todo mundo, obterá os mesmos resultados.

Não se compare à maioria, pois, infelizmente ela não é modelo de sucesso. Se você quiser atingir uma meta especial, terá que estudar no horário em que os outros estão tomando chope com batatas fritas. Terá de planejar, enquanto os outros permanecem à frente da televisão.

Terá de trabalhar enquanto os outros tomam sol à beira da piscina.

A realização de um sonho depende de dedicação, há muita gente que espera que o sonho se realize por mágica, mas toda mágica é ilusão, e a ilusão não tira ninguém de onde está, em verdade a ilusão é combustível dos perdedores pois...

Quem quer fazer alguma coisa, encontra um MEIO. Quem não quer fazer nada, encontra uma DESCULPA.

Muitas atividades diárias podem fazer com que as pessoas se atrapalhem e, sobrecarregadas, se deparam com o chamado estresse. Um dos sintomas mais graves desta doença é o nervosismo. Qualquer detalhe pode ser a gota d´água para quem já está no limite. Às vezes, até mesmo sem o estresse, muitas pessoas já estouram.

Isso significa que falta autocontrole, fator que pode sujar sua imagem dentro da empresa. Você sabe identificar se consegue se controlar de maneira fácil?

Tensão à flor da pele Se alguém vem pedir alguma informação óbvia, você logo responde com arrogância? Briga por qualquer motivo mesmo sabendo que a discussão não levará a nenhuma conclusão?

O nervosismo exacerbado somente traz vantagens negativas para sua carreira. Isso a torna uma pessoa de difícil acesso. A partir do momento que as pessoas notam que ao chegar para conversar com você podem levar uma bronca sem motivos ou podem receber uma resposta mal educada, elas se afastam e buscam outras fontes de informação.

Se isso acontece freqüentemente com você, pare para pensar, pois já perdeu seu autocontrole. Ele é importante para manter sua imagem, já que as empresas, e os colegas de trabalho, não suportam pessoas estressadas e de mal com a vida.

Saber se controlar é a chave para a convivência em qualquer ambiente. Sempre existirão momentos em que será impossível, como diante de uma cena de injustiça ou de preconceito, mas quando o assunto é seu trabalho e não é algo que envolva a ética, o melhor é ficar calado.

Intromissão é perda de controle O autocontrole não diz respeito somente aos momentos em que alguém faz algo que o incomode muito. Imagine uma conversa dentro do seu escritório, da qual você não está participando.

De repente alguém fala sobre algum assunto que você realmente conhece e tem muitas informações a respeito. Você consegue ficar calado? Se a resposta for positiva, parabéns. Poucas pessoas conseguem se controlar nesta situação. Agora, se isso acontece de vez em quando é normal, já que em alguns momentos é preciso ajudar.

No entanto, se isso acontece a todo o momento, cuidado! Você pode estar atrapalhando. As pessoas que estão conversando, se precisarem de sua ajuda, certamente irão pedir. Além disso, responder às dúvidas delas pode parecer que você quer apenas "aparecer" ou mostrar-se superior. Fique atento!

As empresas fazem de tudo para se modernizar e usam todas as tecnologias disponíveis para oferecer um bom atendimento ao cliente. Isso, sem dúvida nenhuma, é de grande valia. O problema é que colocam tudo a perder quando o atendimento telefônico é falho, ineficiente e ruim.

Quantas vezes você pesquisou uma empresa na internet, viu o site, ficou maravilhado com tudo o que a empresa oferece ao cliente e, quando precisou de um contato telefônico, veio a decepção: atendimento péssimo e sem receber o retorno de seu questionamento que tanto aguardava.

O telefone ainda é um instrumento de vendas e de networking muito importante, por isso é necessário levar em conta alguns fatores quando precisar falar com um cliente ou mesmo para encantá-lo. Não se esqueça também da qualidade do atendimento que dá às ligações internas, que também compromete a comunicação e a agilidade no andamento dos negócios de sua empresa.

Lembre-se: trate sempre bem o cliente. Não se esqueça de que você também é cliente e deseja ter um bom atendimento e ser tratada com respeito. Então, faça o mesmo!

Dicas:

• Nunca fale o habitual “alô”. Use a prática utilizada pela empresa: nome da empresa, seu nome e sua saudação para ligações externas e apenas seu nome ou, se preferir, também uma saudação para as internas;

• Evite o terrível “quem fala?”, “quem é?” “quem gostaria?”. Seja cortês ao telefone e pergunte de uma outra forma como “por gentileza, quem deseja falar ou quem quer falar?”;

• Se o cliente precisar aguardar na linha, não o deixe esperando por muito tempo, pois correrá o risco dele desligar o telefone ou atender outra linha interna dele;

• Nunca digite enquanto fala ao telefone e evite fazer barulho ao redor que possa prejudicar a conversa com o cliente;

• Caso esteja em uma ligação particular e seu telefone tocar (linha interna ou externa), desligue ou coloque sua chamada em “espera ou hold”. Dê prioridade às ligações da empresa;

• Se tiver uma crise de riso, soluço ou tosse, peça licença ao cliente e coloque o telefone em “espera”;

• Se tocar uma outra linha, peça licença por 1 minuto, atenda a 2ª linha e diga que está em outra ligação e que retornará em seguida;

• Evite comer, beber, mascar chiclete ou chupar bala enquanto fala ao telefone;

• Caso seu chefe não esteja disponível para atender o cliente, jamais peça para o cliente ligar mais tarde ou de novo. Quem deve retornar a ligação é você;

• Se combinar dia e horário para retornar a ligação, faça-o conforme o combinado, ou, caso haja algum imprevisto, avise ao cliente;

• Se a ligação for feita para um celular, sempre inicie a conversa, perguntando se a pessoa pode atender naquele momento;

• Nunca diga “Ele não se encontra”, afinal ele não está perdido. Diga apenas “Ele não está”;

• Quando for transferir uma ligação externa a alguém internamente da sua empresa, tenha a delicadeza de adiantar o assunto ao colega de trabalho e só assim transferir a ligação. Não cometa a grosseria de transferir diretamente a ligação sem mesmo saber se seu colega está em seu local de trabalho ou mesmo se ele poderá atender o cliente pois o cliente voltará a ligar para você, e, provavelmente estará irritado;

• Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite gírias, diminutivos, gritos, intimidades (amor, bem, querida);

Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho quando ele sair da linha por alguns instantes. Ele poderá ouvir algum assunto pessoal ou da empresa;

• Se estiver resfriada, evite tossir, espirrar ao telefone enquanto fala. Peça um minuto e coloque o telefone em “espera”. Caso a situação esteja crítica, peça desculpas e ligue em seguida, quando estiver se sentindo melhor;

• Sorria ao telefone. Você pode não perceber, mas fará toda a diferença. Você não se sente mais à vontade quando alguém fala com você sorrindo? Pois é...

• Se não quiser ofender o cliente, evite falar “ Ele saiu”, Está em reunião”, “Não pode atender”. Procure ser sincera na medida do possível e evite esses clichês;

• Seja natural ao telefone. Você não percebe quando alguém está mentindo ao telefone? Tenha certeza de que os outros também!

• Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha sua classe e postura e tente acalmá-lo. Jamais o interrompa, grite ou seja agressiva com ele.

• Na necessidade de anotar um recado para o chefe ou colega de departamento, tenha sempre à mão papel e caneta, escreva com letra legível e fale e anote corretamente. Atenção: não faça o cliente repetir várias vezes o recado. Ninguém suporta isso!

• E, não se esqueça de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferis, envie um e-mail. Não faça o que geralmente a maioria faz; que e o de transmitir o recado quando se encontrar com o colega. E se você não vê-lo? Ele ficará sem receber o recado?

• Quando precisar deixar um recado no celular ou no escritório do cliente, fale de forma clara e pausada, repita apenas o telefone de contato e agradeça.

• Por fim, quando ligar para alguém, diga já na primeira frase seu nome, empresa e porque está ligando. Assim evitará aqueles intermináveis e cansativos diálogos. Diga: “Bom dia, sou fulana, secretária do ... e dê seu recado”. Simples assim!

Você já ligou para alguém e sentiu-se cansada, desmotivada só de ouvir o tom de voz do outro. Não que a conversa fosse propriamente chata. Mas, realmente, o tom de voz, a falta de entonação não eram adequados. Outra situação, já ligou para uma empresa e teve a sensação de que a recepcionista queria fazer qualquer outra coisa, menos atender ao telefone? Alguém que parece estar ali "amarrada", sendo forçada a atender (logo quem) o cliente. Dá vontade de pedir desculpas e desligar rapidinho, não é mesmo?

Por isso, para evitar este comportamento, é necessário sabermos utilizar as regras da etiqueta ao telefone. Assim como nas mais diversas situações, precisamos ser simpáticos, claros e demonstrar ânimo naquilo que fazemos Não importa se é a primeira ligação das 8h da manhã ou a última do dia, as 20h. Tenha ênfase em sua fala, seja cordial, gentil, empático. Procure compreender o problema alheio.

Seja empático: Coloque-se no lugar do cliente. Para isso você precisa imaginar quão sério e significativo é a reivindicação do outro. Imagine que você é um atendente de um Pronto Socorro Infantil do Big Bom Plano de Saúde. Uma mãe desesperada, chorando entra na sala com o filho com 38,5 de febre. Bom, isso não é uma febre muita alta, você pensa. Então, vira-se para a mãe e diz: Senhora, isso não é nada (com o ar mais natural do mundo). Vou preencher sua filha e em 15 minutos o médico a atenderá. Imagine a aflição dessa mãe, que pode ser "marinheira de primeira viagem", pode ter feito tratamento para engravidar o que agrava seu medo. Ela pode não ter a menor ideia na hora, o médico vai atender seu filho em poucos minutos. Procure ficar calma porque esta temperatura indica apenas uma febrícula. Nós estamos aqui para ajudá-la. Não se preocupe". Você vai perceber que o retorno positivo virá naturalmente.

Por outro lado, para nos comunicarmos com precisão é fundamental sermos bons ouvintes. Nada mais chato que ser interrompida a cada vírgula. Concentre-se no que o outro diz! Demonstre que sua atenção está completamente voltada para atendê-lo(a). Não se permita divagar. Use seu felling para perceber o que está nas entrelinhas. E, ao interromper o outro inadvertidamente volte atrás e desculpe-se da falta de cortesia. E quando somos atendidas por alguém com Síndrome de Odontopediatra? Imagine a cena: "Meu anjinho, abre a boquinha, para eu ver o dentinho. Obrigadinha.

Aqui uma revistinha. É uma lembrancinha para você que foi lindinha. " Nossa! Tudo bem, quando temos entre 2 e 3 anos, pode até ser legal. Mas, vamos combinar que passando dos 15 anos, ao sermos atendidas por: “Queridinha, amorzinho, meu bem”, nos sentiremos fora de contexto. A menos que seja um gato tipo Brad Pitt ou Richard Gere (para as que passaram ligeiramente dos 30). Neste caso, prevalece a regra da cortesia e entusiasmo. Atenda ao telefone seguindo a regra básica, mas que não falha: Diga o nome da Empresa, Seu nome e Cumprimente ao interlocutor. Fale pausadamente para ser entendida na primeira. Evite o: Quem? De onde? Lembre-se de tratar cada telefonema como único, especial, vip, super!.

A primeira regra é fazer a triagem de papel e jogar fora o que é desnecessário.

Faça uma cuidadosa leitura de todo o material e decida com o seu Executivo, o que pode e deve ser jogado fora. É importante que a decisão seja tomada em conjunto para que ele esteja a par do processo de organização. Para descartar papéis é preciso levar em consideração as exigências da lei: as fichas de registro de funcionários, por exemplo, não podem ser descartadas antes de 35 anos. Para reduzir o volume de papel, guarde apenas os originais dos documentos. Tudo o que estiver em duplicidade pode ser jogado fora.

Memorandos, correspondências internas e comunicados podem ficar arquivados, se for necessário, apenas no computador. Use ao máximo o recurso dos processadores de textos e correio eletrônico. Organize o arquivo utilizando um método específico: por ordem alfabética, por assunto, etc. A falta de padronização facilita a bagunça e torna mais difícil a procura de papéis.

Lembre-se de que ter um arquivo em ordem é condição essencial para evitar problemas com a fiscalização.

Assim, como no item anterior, o conselho é que a padronização também seja acompanhada pelo Executivo. Qualquer que seja o método escolhido, o importante é que ele seja simples e prático de modo que seu Executivo possa encontrar sozinho as informações quando você estiver ausente. Por exemplo, se você tem informações sobre o músico Tom Jobim, será muito mais fácil procurá-las em uma pasta chamada “Músicas Populares” do que em uma chamada “Influências Afro-Brasileiras”.

Para quem trabalha em departamentos pessoais, de vendas ou compras, o método alfabético é o mais utilizado para organizar catálogos e prontuários. Para os outros setores da empresa, geralmente o método mais utilizado (e também mais eficiente) é o de organização por assunto. Procure inovar os meios físicos do arquivo.

Hoje, no mercado, existem dezenas de alternativas para as tradicionais pastas suspensas. Com uma pesquisa em boas papelarias, você pode encontrar outros meios para otimizar o seu arquivo. Mantenha um índice no computador de tudo o que há no seu arquivo. Desta maneira será mais fácil localizar pastas e documentos.

Não se esqueça de manter o índice atualizado. Mantenha separados os assuntos comerciais dos documentos pessoais

Um dos grandes problemas para as empresas, hoje em dia, é que muitos funcionários levam consigo os arquivos quando são transferidos de setor ou desligados do emprego. Com isso, a memória histórica e tecnológica da empresa vai se desintegrando. Procure instruí-los para conservar todos os arquivos na empresa.

Quando o relógio despertar, agradeça a Deus pela oportunidade de acordar mais um dia. O bom humor é contagiante. Espalhe-o. Fale de coisas boas, de sonhos, de amor.

Não se lamente. Comece a sorrir mais cedo. Não viva emoções mornas e vazias. Cultive o seu interior. Extraia o máximo das pequenas coisas.

Seja transparente e deixe que as pessoas saibam que você gosta e precisa delas. Repense os seus valores. Tudo o que tem que ser feito merece ser bem feito. Torne suas obrigações atraentes, tenha garra e determinação.

Não trabalhe só pela obrigação, mas pela satisfação da missão cumprida. Transforme os seus movimentos em oportunidades. Não inveje! Admire!

Sinta entusiasmo com o sucesso alheio, como se fosse o seu. Ocupe seu tempo crescendo, desenvolvendo habilidades. Só assim não terá tempo de criticar os outros. Tenha fé, acredite. Você pode tudo que quiser!

Finalmente, ria das coisas à sua volta, de seus problemas, de seus erros. Ria da vida. E ame, antes de tudo a você mesmo. A gente é capaz de ser feliz quando é capaz de rir da gente mesmo!

Suas novas funções exigem mais organização, que conheça os clientes da empresa, decida corretamente, seja profissional. Temos difundido em nossos seminários gerenciais a necessidade de existência do Time Executivo/Secretária – uma relação de parceria que possa potencializar a produtividade. Uma das alternativas para este potencial vem de uma pesquisa que acabamos de realizar com 20 executivos (diretores e superintendentes de empresas privadas), procurando identificar os procedimentos e comportamentos que esperam da secretária.

Antes de mencionar os resultados da pesquisa, é sempre bom lembrar que não devemos ter com a secretária a chamada expectativa ideal, isto é, esperar algo, não dizer o que efetivamente se espera e depois cobrar este tipo de ação.

1. A secretária deve fazer algo além do que foi solicitado. É o exercício do conceito de excelência. Atender apenas o que foi pedido não satisfaz; é necessário exceder.

2. O comportamento antecipado em relação à crises é fundamental; pensar no problema como desafio, antes que ocorra.

3. Mentalidade orientada para as soluções.

4. Especialização, isto é, ser ótima naquilo em que o executivo não é tão bom.

5. Ter redação impecável, simpatia, administrar conflitos e dominar quase que totalmente a informática, etc.

6. Que a delegação seja também solicitada pela secretária, que não aceite simplesmente a postura de esperar que ele se lembre de delegar algo. Exemplo: percebendo a sua falta de tempo para executar uma tarefa, eu a elaborei e aguardo instruções sobre o que ainda não está bom. Sr. Fulano telefonou perguntando sobre... e informei que ... Tudo OK? As convocações, bem como todo o material para a reunião, inclusive a redação dos comunicados e relatórios, estão prontas. Vamos necessitar de mais alguma coisa?

7. Que, como e quando dizer não é fundamental para a secretária, inclusive para o próprio executivo; a melhor maneira de fazê-lo é evitar o uso do “não”. Transferir a solução do assunto para uma terceira pessoa ela mesma resolve sem ter que chamar o executivo, deslocar o atendimento para outro dia, fazer com que os próprios interlocutores questionem suas urgências, etc.

8. Ter uma visão global da organização é fundamental; saber quem faz o quê, quem são os clientes, quais são os planos para o ano que vem. Ao lado dessa cultura organizacional, aparece também a necessidade de cultura geral. Lamentavelmente, não se tem o hábito da leitura. Atemo-nos aos livros técnicos, se o fizermos, ou até mesmo a algumas revistas sobre o desenvolvimento profissional e pessoal. Num momento em que as empresas têm como meta a qualidade e a produtividade, nada mais importante que a secretária leia; leia muito e principalmente tudo que for recomendado não só aos executivos, como também leituras referentes aos acontecimentos nacionais e mundiais. Costumamos ouvir a famosa desculpa: “é caro”. Sabemos que não é bem assim. A leitura enriquece a vida pessoal. Alguém já disse que é por meio dos livros que conseguimos nos rever.

9. Ser especialista em produtos finais e acabados, isto é, aqueles que, se o executivo quiser, nem necessitará rever, pois estão prontos para serem remetidos ao destinatário.

10. Restringir ao máximo os contatos no escritório relacionados a atividades sociais, familiares. Os executivos, de modo geral, se mostraram avessos a este comportamento.

Como se pode perceber, várias expectativas refletem uma mudança de perfil na profissão de secretária.

Esta mudança passa pela maior autonomia nas decisões, postura mias de assessora, mentalidade mais questionadora. É importante que esta não seja apenas uma mudança de nomenclatura, ou que tarefas continuem as mesmas, talvez um verniz maior em algumas ações ou até uma pequena delegação de poderes. É sempre bom lembrar que cabe primordialmente ao executivo a responsabilidade de desenvolver a secretária.

Nossa pesquisa revelou que os que praticam esta responsabilidade têm parcerias mais eficazes.

Muitos empregadores desconhecem e não respeitam a regulamentação da profissão. Às vezes, nem a própria profissional conhece o seu código de ética ou os requisitos para desenvolver bem suas funções.

A ética e a teoria ou ciência do comportamento moral dos homens em sociedade, ou seja, é a ciência de uma forma específica de comportamento humano. Ao ser definido como um conjunto sistemático de conhecimentos racionais e objetivos a respeito do comportamento humano moral, a ética se nos apresenta como objeto específico que se pretende estudar cientificamente. Esta pretensão se opõe à concepção tradicional que reduzia a um simples capítulo da filosofia, na maioria dos casos, especulativa.

Como ciência a ética a ética estuda os fatos de forma a descobrir-lhes os princípios gerais, sendo neste sentido, partindo de dados empíricos, ou seja, da existência de um comportamento moral efetivo não podendo ficar apenas no registro dos mesmos, ultrapassando com seus conceitos, hipóteses e teorias. A ética deve como conhecimento científico abordar à racionalidade e objetividades mais completas ao mesmo tempo que deve proporcionar conhecimentos sistemáticos, metódicos e, no limite do possível, comprováveis.

A ética é a ciência da moral, isto é, estuda o comportamento humano. Deve ficar claro também que não se deve confundir aqui a teoria com seu objeto, ou seja, o mundo moral. Os conceitos da ética devem ter a mesma consistência e fundamentação das proposições científicas, porem a moral possui princípios e normas que não podem ser qualificados como proposições científicas pois muitas vezes são incompatíveis com os conhecimentos fornecidos pelas ciências naturais e sociais. E dai chegamos a conclusão de que podemos falar em uma ética científica, não podendo dizer o mesmo da moral. A moral não é ciência, mas objeto da ciência, e neste sentido ela é estudada e investigada.

A ética não é a moral, portanto não pode ser reduzida a um conjunto de normas e prescrições; sua missão é explicar a moral efetiva e, neste sentido pode influir na própria moral. O objeto de estuda da ética baseia-se em vários tipos de atos humanos: os atos conscientes e voluntários de um indivíduo que pode afetar a outro indivíduo, determinado grupos sociais.

A palavra ética vem do grego ethos, que significa em semelhança a “ modo de ser “ ou “caráter” enquanto forma de vida também adquirida ou conquistada pelo homem.Sendo assim, levando-se em conta que moral vem da palavra mos ou mores que significa “costume”, a ética e amoral assentam-se num modo de comportamento que não corresponde a uma disposição natural, mas que é conquistado por hábito.

“O grande diferencial atual é oferecer algo a mais que o cliente espera; achar outras soluções para problemas antigos”, afirmou Stefi Maeker, diretora-presidente da SEC Secretary Search & Training e da Trust Executive Search. Stefi foi a segunda palestrante do primeiro dia de palestras do 7º Fórum Internacional Senac de Secretárias, que aconteceu em Setembro no Hotel Senac São Pedro, no interior de São Paulo.

Para ilustrar a capacidade que algumas pessoas possuem de olhar o que todo mundo olha e enxergar o que ninguém viu, Stefi citou alguns exemplos, como a Volkswagen, que lançou um carro híbrido com o motor da Magneti Marelli, empresa do Grupo Fiat. 

Orkut, Multiply, LinkedIn – esses nomes são familiares para você? Estes são apenas alguns exemplos de redes de relacionamento disponíveis na internet, sites que estão promovendo uma grande mudança nas relações interpessoais.

Segundo ela, o profissional não valerá apenas pelo que sabe, mas também pela forma que utiliza este conhecimento.

O que as empresas esperam dos profissionais neste novo século? Enganou-se quem pensou em competência ou criatividade. Para Stefi, as empresas querem resultado.

Para chegar a ele, três questões se fazem necessárias:

1. Qual a contribuição que você deu aos acionistas?

2. Onde você agregou valor hoje?

3. Onde você faz a diferença?

Sobreviver nas organizações dependerá da capacidade de se relacionar, vender idéias e impor respeito. Você gerencia processos, com eles vem o reconhecimento”, disse ela às participantes do evento. Neste cenário de constantes mudanças, algumas características tornam-se fundamentais, tais como:

• Saber julgar;
• Ser estável (Não ser sujeita a chuvas e trovoadas);
• Ter capacidade de comunicação;
• Ter inteligência social (Se o executivo precisar de uma entrevista com o presidente da República, a secretária consegue);
• Ter criatividade;
• Ser adaptável e flexível;
• Saber tomar decisões;

• Ter capacidade de liderança – e exercê-la quando preciso, cultivando entusiasmo pelo trabalho;
• Estimular e fazer trabalho em equipe. “A força dominante da sua vida é a força como você pensa. Daí a importância de encarar os desafios e projetar um futuro”. Para isso acontecer, é importante reavaliar suas metas e resultados e saber para onde quer direcionar sua carreira. “Que tipo de reconhecimento queremos?” – questiona Stef.

Ter metas plausíveis é muito importante porque é a partir delas que você vai canalizar seus esforços e ter atitude para fazer as escolhas certas. Com metas e atitude em mente, é bom lembrar que:

- Nada acontece por acaso;

- Faça o melhor com aquilo que a vida lhe deu;

- Aprenda a continuar aprendendo;

- Faça diferente;

Conhece a máxima “De boas intenções o inferno está cheio?” No mundo empresarial, ela pode ser lida como “a boa vontade não vale nada sem o comprometimento”. Ou seja, de que adianta ir trabalhar todos os dias, se o que você faz não lhe dá prazer? A dica da consultora é: Mude! Pode ser de empresa, de cargo e até de área. O importante é saber que “o grande responsável por sua carreira é você mesmo. Os êxitos e realizações dependem das suas ações, e da paixão que você tem pelo seu trabalho”, concluiu Stefi.

O maior inimigo do homem pode ser visto olhando-se no espelho. Se um homem entra em uma briga física com outro homem e é derrotado esse fato o persegue por muito tempo, e surgem sentimentos como vergonha, ira e sede de vingança. Um animal quando disputa em uma briga com outro de sua espécie pelo território ou qualquer outro motivo e perde não age da mesma maneira. Muitos podem dizer que os animais são seres irracionais e que, portanto não teriam como “remoer” a derrota, porém, não lhe parece irracional se amargurar por algo que já esta no passado? Não seria mais racional retomar a vida e seguir em frente apesar da derrota (fato comum na vida de todo ser humano)?

Um dos maiores esportistas brasileiros nos dá uma grande lição de superação. Após um acidente Lars Grael teve uma de suas pernas amputadas, no entanto, esse terrível fato não o impediu de mostrar sua força de superação. Em uma entrevista perguntaram ao atleta:

Após o acidente, como você aprendeu a conviver com a deficiência física? Inicialmente é sempre um trauma, mas o exemplo de outros atletas e de pessoas que passaram por problemas iguais ou piores – respondeu Lars - me fez ver que a minha vida não tinha acabado. Era possível viver e ser feliz convivendo com a minha deficiência.

Atualmente o campeão dedica-se ao esporte e a política em prol de pessoas com deficiência e idosos. Thomas Edison fez funcionar a lâmpada em 1882, mas antes disso teve em torno de mil experiências até conseguir que uma delas funcionasse. Um repórter ao entrevistá-lo na época perguntou como ele se sentia diante de tantas tentativas fracassadas. Edison respondeu: "não fracassei nenhuma vez. Inventei a lâmpada! Acontece que foi um processo de 1.000 passos”.

É preciso determinação e perseverança nos momentos mais difíceis. Essa combinação talvez seja uma das essências dos resultados positivos. As pessoas que vencem aprendem a serem maiores que seus problemas e dificuldades e não se intimidam diante de derrotas temporárias. Tanto perder quanto ganhar fazem parte do jogo da vida.

Temos tantos exemplos de profissionais que deixaram de lado a lamentação por um tropeço, e abandonaram a ideia de fazer drama ou se sentirem desprestigiados após perderem um cliente, um negócio ou um emprego. Não estou fazendo apologia a derrota como grande professora, mas estou querendo mostrar que as perdas devem ser vistas como um processo de aprendizagem. Dura e cruel, difícil de engolir, mas necessária nos momentos de crescimento e evolução de cada um de nós.

Imagine a cabeça de um jogador profissional ao perder dois pênaltis em uma mesma partida. Isso aconteceu de fato e o profissional ficou apagado o restante da partida e no final saiu de cabeça baixa. O maior cestinha do mundo novamente nos dá uma valiosa lição de perseverança e presença de espírito. Muitos jogadores deixam de arriscar quando a bola não entra nos primeiros arremessos. Oscar, ao contrário continua arremessando mesmo quando erra e a explicação dele é simples, mas genial:

"Continuo porque sei que, a partir de um momento, a bola vai começar a entrar". E como sabemos a bola entra mesmo.

Não existe vergonha em ter problemas ou sofrer derrotas. Isso acontece comigo, com você e com todos que não usam capa de super herói e saem voando pela cidade afora. Terrível é se permitir levar uma vida medíocre com resultados ínfimos por medo de arriscar-se.

Tirar das derrotas lições de vida a serem aplicadas ao nosso cotidiano deixou de ser algo distintivo e passou a ser uma obrigação de cada um de nós. Mas não acredite que derrotas e fracassos sejam a mesma coisa.

Derrotas são momentâneas. Fracassos se tornam permanentes pelo fato de adquirirmos medo do que vem pela frente.

É fácil seguir em frente quando a “maré” está boa, o difícil é prosseguir quando a situação é crítica. São nesses momentos que os super-heróis sem capa mostram sua força.