TÉCNICAS DE SECRETARIADO

Se buscarmos na idade antiga a origem da profissão de secretária, poderemos afirmar que o “escriba” foi o seu antepassado. Este cargo era ocupado por homens que dominavam a escrita, faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens. Eram homens capazes de receber por escrito as ordens e depois executá-las, o que tem muita semelhança com o papel das secretárias, levando em consideração as características de cada época.

Durante o baixo império era comum o uso da palavra secretário, e estes eram taquígrafos. Já na idade média, devido às condições políticas, o domínio da igreja, em geral eram os monges que atuavam como copistas e arquivistas.

Existem inúmeros conceitos encontrados para secretária e para secretariado, porém é importante sabermos o que o Dicionário nos apresenta.

Segundo AURÉLIO BUARQUE DE HOLANDA FERREIRA, Secretário (a) “é aquele que se incumbe de determinadas redações, que se ocupa da organização e do funcionamento de um serviço administrativo”. Os empregados (as) que no desempenho de suas atividades administram recursos materiais e humanos, tais como recepção e encaminhamento de visitas, controle e responsabilidade com motoristas, mensageiros, agenda, telefone, fax, computador, copiadora etc., caracterizam-se como secretários (as) e têm um papel relevante junto aos gerentes

Segundo Alec Mackenzie, SECRETÁRIA é uma funcionária administrativa com autoridade delegada pelo seu chefe (executivo) para desempenhar atividades que aliviam a carga de trabalho do superior de modo que ele possa concentrar-se nos seus principais objetivos e funções.

Normalmente os cargos de chefia possuem uma secretária. É aquela que assessora presidentes, diretores e gerentes de empresas. Se as empresas possuem relacionamentos exteriores, é exigido um profissional com o domínio de outro idioma, podendo ser bilíngüe ou trilíngüe. Os idiomas mais solicitados são inglês, espanhol, japonês, alemão e francês.

Durante a Revolução Industrial, Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever e sua filha – Lílian Sholes – testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina em público. Lílian Sholes nasceu em 30 de Setembro de 1850.

O desenvolvimento da secretária no Brasil acompanha o desenvolvimento gerencial, relevando as características empresariais de cada década.

Nos anos 50, a secretária era uma simples servente. Ao ingressar na empresa ela não encontrou qualquer modelo de mulher profissional. Assim, repetiu o modelo que conhecia, social e familiar, ou seja: da servilidade, da falta de criatividade e decisão. As suas atribuições limitavam-se à datilografia, taquigrafia, arquivo de documentos e atendimento telefônico. E aqui começam as situações que originaram um dos grandes mitos da profissão - a realização de trabalhos particulares para os executivos.

É desta época que surgem algumas denominações para a profissão, como “anjo da guarda”, “braço direito”, “salvadora da pátria''.

Nos anos 60, inicia-se no Brasil a formação de gerentes, através dos vários pacotes de treinamento, importados, sobretudo dos estados Unidos. Nota-se que na época e secretária tornou-se um símbolo de status gerencial. Todo “grande” gerente possuía uma secretária exclusiva, assim como sala com janela, motorista, etc. É nos anos 60 que surge mais uma daquelas denominações infelizes – a secretária é o “Cartão de Visitas” da empresa. Cartão de Visitas é algo que amarela, fica obsoleto, é jogado no lixo. Não tem exatamente a imagem ideal para um profissional.

Nos anos 70 temos a primeira grande mudança na profissão. Inicia-se o treinamento para secretárias, surge o movimento com as associações de classe. As secretárias passam a ater formação superior e a entender o seu verdadeiro papel. Desta década, herdamos novos mitos:

a secretária não tem horário de trabalho; o trabalho da secretária não gera resultados.

Nos anos 80, a profissão passa por significativas mudanças. Temos a regulamentação da profissão, o fortalecimento do movimento da classe, com o surgimento dos sindicatos de secretárias.

Tais mudanças encontram respaldo nos novos modelos gerenciais, promovidos sobretudo pela administração participativa, a reengenharia, a qualidade e a informática. Profundas transformações ocorrem no perfil gerencial brasileiro e, consequentemente, no da secretária. Ela e o gerente formam uma equipe de dois, o passo fundamental para a administração participativa. Os executivos que desejam assessoria particular contratam pessoalmente uma secretária, que atua em seus escritórios particulares.

Nos anos 90, estão em extinção as secretárias serventes. As com papel de objeto há muito fazem parte do passado. Daí a confusão. Não é a profissão de secretária que se extingue, mas a sua prática inadequada. A secretária corta o cordão umbilical que a mantinha atrelada ao gerente. Ela adquire vida própria, é uma empreendedora que cria condições para a empresa produzir resultados e amplia a sua área de atuação. As técnicas secretariais não são mais o centro do trabalho da secretária, mas sim, um dos seus aspectos.

O desenvolvimento da profissão, na empresa brasileira, gerou paradigmas que se transformaram nos grandes mitos da profissão e se encontram em fase de extinção. A sua substituição por paradigmas voltados para a qualidade e a produtividade molda o perfil da secretária da atualidade.

Antes da Era da Informática, a secretária gastava praticamente 90% do seu tempo para executar as chamadas Técnicas Secretariais: planejar, organizar e controlar arquivo, agenda, follow-up, viagens, reuniões e datilografia. Tais técnicas nunca foram valorizadas como parte da assessoria gerencial. Surge daí um dos mitos da profissão: secretária não é assessora e sim executora de rotinas.

A habilidade de assessora torna-se cargo, na maioria das vezes, muito vago. Quando não se podia definir exatamente o que determinado profissional fazia, classificava-o como “assessor” ou “assistente”, o que contribuiu para a desvalorização da habilidade e do profissional. Sobretudo na empresa pública, na maioria das vezes o “assessor” tornou-se motivo de piadas.

Assessorar não é cargo. É uma função inerente a algumas profissões como a de secretária. Assessorar não é algo a ser conquistado no futuro da secretária. A razão de ser da profissão é assessorar os diversos níveis gerenciais.

Criou-se um novo paradigma gerencial – o conhecimento da informática. É interessante notar como os executivos andam com seus laptops pendurados no ombro, fazendo questão de usá-los publicamente. Este novo modelo é fundamental para a revitalização da secretária porque quebrou comportamentos que estrangulavam o seu tempo. Com o domínio da informática, a equipe de suporte gerencial resume-se a uma só pessoa – a própria secretária.

O batalhão de assessores e assistentes é desnecessário. Ocasionalmente, um outro profissional desempenha a habilidade de assessorar, por determinado período, determinado projeto. Assim, o mito de que a secretária não é assessora deixa de existir.

Este é o grande vilão da administração do tempo e da imagem da secretária. Talvez pela falta de modelos profissionais, nos anos 50, ou pelo status adquirido pela profissão, a verdade é que os gerentes brasileiros, em sua maioria, abusaram dos recursos materiais da empresa e do recurso humano secretária. Esta passou a desempenhar extensa assessoria particular e familiar, como uma obrigação. Secretárias que se posicionaram contra tal prática não eram bem vistas e até foram demitidas. Outras que o aceitavam eram citadas como seres especialíssimos.

Alguns dos trabalhos particulares, trazidos para a secretária executar na empresa: digitação da declaração do imposto de renda do gerente, seus familiares e amigos; as atas dos grupos informais, associações, clubes e até do condomínio; trabalho escolar dos filhos e esposas; tratar de assuntos relativos aos empregados domésticos do gerente; organizar as viagens de férias da família; agendar cabeleireiro e ginecologista da esposa do gerente; cuidar para que os gerentes tomassem seus remédios na hora certa, entre outras.

A secretária não existe para dar assessoria exclusivamente particular ao executivo. Ela é uma funcionária da empresa, assessorando um cargo ou uma área, em assuntos organizacionais.

Outro mito, felizmente agora entrando em desuso, é o de quanto mais tempo você permanecer na empresa, mais competente será considerada. As pessoas que permanecem no trabalho além das horas convencionadas o fazem pelas seguintes razões:

• desorganização delas ou da empresa: falta de pessoal, metodologia de trabalho, etc;
• incompetência delas ou da empresa: falta de infra-estrutura, equipamentos obsoletos, etc;
• vida pessoal: não existem razões que motivem a pessoa a deixar a empresa no final do expediente. Por isso, retarda ao máximo a sua saída, com receio de enfrentar o vazio da sua vida pessoal.

A secretária tem horário de trabalho sim, como qualquer outro profissional. Mesmo porque, é preciso uma vida pessoal equilibrada e saudável como condição para uma vida profissional produtiva.

Se o executivo precisa de um horário especial de assessoria, ele e a secretária negociam a melhor forma, com um horário flexível que permita a ela equilibrar a sua vida profissional e pessoal.

Nunca se considerou a possibilidade de medir o resultado do trabalho da secretária, o que é perfeitamente justificável, considerando os mitos já tratados. O resultado existe e pode ser medido através de indicadores.

Indicadores técnicos: tarefas realizadas por você ou sob sua responsabilidade:

• Quantas ligações você processa diariamente?
• Quantas páginas você digita e quanto tempo gasta nesta tarefa?
• Quantos erros ocorrem no seu trabalho?
• Quantas correspondências você abre, lê e direciona?
• Quantas pessoas chegam à sua mesa exigindo a sua atenção e novas negociações?

Indicadores de satisfação de clientes: converse com cada cliente a quem você assessora diretamente e pergunte:

• Eles estão satisfeitos com a assessoria que você fornece?
• Que tipo de assessoria eles gostariam de receber que você ainda não está fornecendo?
• O que ele considera como pontos fortes e fracos na assessoria realizada por você?

Recepcionista

• Controlar a entrada e saída de visitantes e equipamentos.
• Ser responsável pela guarda e controle de chaves.
•  Elaborar relatórios para registro de suas atividades.
• Controlar e sugerir compras de materiais pertinentes à sua área de atuação.
• Receber e interagir com o público externo de forma agradável, solícita e colaborativa para prestação de informações e no encaminhamento ao local desejado.
• Prestar atendimento telefônico, dando informações ou buscando autorização para a entrada de visitantes.

• Efetuar registro e manter controle de todas as visitas efetuadas, registrando nome, horários e assunto.
• Manter-se atualizada sobre a Organização, departamentos, pessoas e eventos de sua área.
• Executar outras tarefas correspondentes, conforme necessidade ou a critério de seu superior.

Secretária

• Organização e manutenção dos arquivos.
• Classificação, registro e distribuição de correspondência.
• Redação e digitação de correspondências ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro.
• Assistência e assessoramento direto a executivos.

• Coleta de informações para a obtenção de objetivos e metas da empresa.
• Interpretação e sintetização de textos e documentos.
• Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia.
• Conhecimentos protocolares.
• Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96. Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências O Presidente da República.

Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art.1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei

Art.2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado:

I - Secretário Executivo

a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei.

b) o portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art.4º. desta Lei.

II - Técnico em Secretariado

a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível de 2º. grau

b) portador de certificado de conclusão do 2º. grau que, na data de início da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.5º. desta Lei.

Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria na data de vigência desta Lei.

Art.4º. São atribuições do Secretário Executivo:

I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;

II - assistência e assessoramento direto a executivos;

III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;

IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;

V - interpretação e sintetização de textos e documentos;

VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;

VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;

VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;

IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia;

X - conhecimentos protocolares.

Art.5º. São atribuições do Técnico em Secretariado:

I - organização e manutenção dos arquivos da secretaria;

II - classificação, registro e distribuição de correspondência;

III - redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;

IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Art.6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º. desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS. Parágrafo Único - No caso dos profissionais incluídos no Art.3º., a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4º. e 5º.

Art.7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art.8º. Revogam-se as disposições em contrário.

1. Conhecimento Profissional Conhecer o negócio da empresa onde se trabalha é essencial para um bom desempenho profissional. A secretária tem como principal função assessorar sua chefia direta em assuntos específicos de seu departamento, por isso é importante saber o que este (a) espera do seu trabalho, quais são as prioridades e o que ele o executivo gosta ou não.

2. Comunicação

Ambos devem se conhecer para saber o que cada um espera do outro. É preciso que ambos deixem claro suas expectativas e conversem sempre para evitar que se crie atritos por falta de comunicação.

3. Imagem e Atitudes

Você é a imagem do seu executivo. Lembre-se que a primeira impressão é a que realmente fica. Vista-se de forma adequada ao ambiente: não use roupas extravagantes, transparentes, que marquem o corpo, calças rasgadas, maquiagem pesada, excesso de acessórios, perfumes, entre outros.

Tenha atitudes discretas e seja ética acima de qualquer coisa. Mantenha sigilo de todos os assuntos profissionais que forem de seu conhecimento. A discrição é a qualidade mais importante que um profissional pode levar com ele.

4. Assertividade

Assertividade é a ferramenta adequada para estabelecer os direitos pessoais e interpessoais. É assertiva aquela pessoa que declara ou afirma algo de maneira positiva, direta e vigorosa. As pessoas assertivas têm como características: revelar-se através de palavras e atos, ser capaz de comunicar-se com pessoas em qualquer nível, ter atitudes ativas buscando o que quer, ter auto-respeito.

Técnicas para desenvolver assertividade no trabalho:

a) desenvolva uma imagem positiva;

b) assegure-se de que as pessoas estão te escutando;

c) seja persistente para conseguir o que deseja;

d) enfrente críticas;

e) transforme críticas em “feedback”.

1. Organizar o local de trabalho

• Inspecionar o trabalho de limpeza, arrumação das salas e da sala de reuniões.
• Verificar a necessidade de material de escritório.
• Ligar o ar condicionado, quando necessário.
• Providenciar para que as mesas estejam em condições de serem usadas.
• Providenciar a arrumação do seu próprio local de trabalho.
• Verificar o funcionamento de todos os seus equipamentos de trabalho, procedendo a limpeza quando necessário.

2. Estabelecer uma rotina de trabalho.

3. Organizar e manter atualizada a agenda de compromissos/reuniões de seu executivo.

• Abrir e conferir a agenda, registrando os assuntos pendentes, executando as providências necessárias e levando ao executivo os demais problemas.

4. Organizar e manter o sistema “follow-up” (acompanhamento de assuntos pendentes).

• Registrar os compromissos e prazos assumidos pelo executivo e seus subordinados para execução das tarefas. Um follow-up atualizado permite a fiscalização da programação de execução dos trabalhos, acompanhando o desempenho, cobrando entregas (mesmo sem a solicitação de seu executivo).

5. Despachar com o executivo.

6. Supervisionar auxiliares.

• Verificar a freqüência e pontualidade dos auxiliares, distribuindo tarefas entre os mesmos.
• Verificar postura, higiene e limpeza do uniforme e a execução das tarefas distribuídas;
•  Comunicar ao departamento pessoal irregularidades observadas.
•  Solicitar substitutos, quando necessário.

7. Recepcionar visitas.

• Fiscalizar a permanência de pessoas estranhas e de funcionários nas salas de espera. Evite aglomerações nas salas de espera.
• Comunique ao seu executivo as visitas não programadas. Ele pode ou não querer recebê-la.
• Solicite ao seu executivo a relação de pessoas que não quer receber. Saiba como recepcioná-las demonstrando cortesia e educação.
• Lembre-se dos nomes de visitas freqüentes. Isto facilitará recebê-las amavelmente. Clientes excelentes e/ou amigos pessoais de seu executivo merecem um pouco mais de atenção. Se possível, não deixe-os esperando muito tempo.
• Ao interromper seu executivo, quando ele estiver com visitas ou clientes, informe-o por escrito, da maneira mais discreta possível.
• Solicita ao visitante o nome de sua empresa e o motivo da visita. Deixe-o à vontade e mostre o local onde poderá sentar e deixar qualquer outro objeto que tenha consigo. Ofereça um jornal ou revista se a espera for longa.

8. Atender telefonemas, fazer chamadas telefônicas e anotar recados.

• Atender chamados telefônicos e solicitações de entrevistas ou reuniões. Registre e informe seu executivo.
• Ao final do expediente, relacione os telefonemas e solicitações de contatos/reuniões não atendidos e entregue ao seu executivo.

9. Redigir e digitar correspondências.

10. Receber, classificar e expedir correspondências.

11. Manter o arquivo atualizado.

O arquivo é uma excelente fonte de informações e o processo decisório depende em grande parte da qualidade das informações. Organize e mantenha em perfeita ordem o seu centro de documentação e informações.

12. Agendar, preparar, assessorar, elaborar minutas e atas de reuniões.

13. Organizar as viagens do executivo.

14. Tomar ditados e apontamentos.

15. Controlar o estoque de material de escritório.

16. Pagar as contas particulares e cuidar da conta bancária particular de seu executivo (opcional).

17. Cuidar dos problemas “domésticos” do escritório.

18. Orientar na organização, limpeza e decoração do escritório do executivo.

(Competências críticas a serem desenvolvidas)

As competências abaixo são de fundamental importância e devem ser desenvolvidas se você realmente pretende chegar ao mais elevado nível profissional e, como conseqüência, receber os melhores salários do mercado de trabalho.

Iniciativa

• Tenha iniciativa para lidar com situações de emergência.
• Saiba distinguir quando deve agir por conta própria ou quando consultar seu chefe. Ex.: Durante a digitação de um relatório é verificado que falta o endereço de um cliente. Existem três alternativas de solução: perguntar ao chefe (este não deveria ser importunado), perguntar a outros funcionários (eles nada tem a ver com o seu trabalho) ou usar sua iniciativa e obter os endereços nas listas telefônicas, arquivos ou em correspondências anteriores.
• Saiba resolver os pequenos problemas que ocorrem no escritório do seu chefe, aliviando a sua carga de trabalho e suas preocupações.

Organização

• Faça um registro de correspondências e chamadas telefônicas.
• Elabore calendário de atividades. z Elabore uma lista de telefones mais usados.
• Organize seus arquivos de modo que possa encontrar rapidamente qualquer informação solicitada.
• Elabore uma lista de assuntos pendentes em ordem de importância. Fixe uma meta e concentre-se para alcançá-la.
• Saiba distribuir o tempo e programar o trabalho, permanecendo em seu local de trabalho.

• Coloque sobre a mesa somente os objetos necessários para uso imediato. Ex.: bloco de anotações, canetas, lápis, clipes, calendário, etc. e o telefone.
• O telefone deve estar em uma posição que não atrapalhe quando precisar se movimentar e que esteja ao seu alcance quando precisar atendê-lo.
• Papéis, pastas, cartões e materiais de uso eventual devem ser guardados em armários e gavetas onde possa encontrá-los com rapidez, quando precisar.
• Lembre-se que uma mesa cheia de papéis dá um péssimo aspecto de desorganização.

Eficiência

• Aumente sempre sua eficiência planejando o trabalho, eliminando confusões, perda de tempo, desperdício de material e movimentos inúteis. Prepare tudo com antecedência. Anote tudo. Não confie na memória. Procure seguir a programação estabelecida.
• Varie a seqüência do trabalho. Torne o serviço mais interesse. Talvez o novo método tenha maior eficiência.
•  Rivalize consigo mesma. Se ontem uma carta lhe tomou quinze minutos, tente digitá-la hoje em menos tempo. Rivalize constantemente para melhorar.

• Procure métodos para economizar tempo e trabalho. Quanto menos tempo gastar numa tarefa, mais tempo terá para executar outras tarefas que requerem iniciativa e responsabilidade. Quanto mais rápida e eficientemente for executado um serviço, mais chances terá de ser notada e promovida.

Amabilidade

• Trate o público com amabilidade. A boa ou má impressão que causar refletirá na imagem que as pessoas farão da empresa.
• Faça suas perguntas polidamente. Ex.: A primeira frase abaixo é mais polida que a segunda – “ Sr. Poderia informar se existe algum problema com o pedido da empresa XPTO?” ou “Porque não despacharam aquele pedido para a empresa XPTO?”

Memória

• Anote. Não confie na memória. Um esquecimento pode causar complicações e problemas sérios à empresa.

Distinção

É um dos maiores atrativos da mulher. É o que a torna fina e respeitável, dá ao trabalho um toque de classe.

Higiene

• Cuide de sua aparência pessoal.
• Cuide da ordem, boa disposição, classificação e manutenção do seu local de trabalho.
• Documentos amassados e sujos deixam péssima impressão.
• A higiene deve ser total em todos os aspectos, de forma a manter sempre a melhor aparência.

Pontualidade e Assiduidade

• São essenciais, pois a secretária deve sempre estar presente antes de seu chefe chegar. Ninguém a lembrará que é preciso ser pontual.
• Quando por motivo excepcional, tiver de chegar atrasada ou faltar, avise alguém que a substitua, fornecendo as imprescindíveis instruções, principalmente sobre os assuntos pendentes ou urgentes. O atraso ou falta constante desqualifica a secretária, mesmo que ela tenha outras importantes qualidades.

Tato e Discrição

• Seja discreta com naturalidade.
• A vida particular de seu chefe é confidencial. Não queira impressionar os colegas com comentários sobre a vida particular de seu superior.
• Aprenda a guardar segredos profissionais. O que foi dito ou ocorreu no escritório não deve ser comentado. Nunca revele assuntos comerciais a estranhos. Recuse-se delicadamente a dar informações. Não discuta sobre assuntos comerciais. O que pode parecer pouco importante poderá fornecer a um concorrente uma informação valiosa.

• Não utilize as informações que tem acesso devido ao seu cargo para ser a primeira a contar as novidades que vão acontecer na empresa. Contenha tais impulsos se quer ser bem-sucedida.
• Quando seus colegas tentarem obter de você uma informação confidencial saiba contornar tais perguntas sem ofendê-los.
• Se o chefe de outro departamento lhe perguntar informações confidenciais e você não souber se ele pode ter conhecimento ou não da informação, encaminhe-o ao seu superior. Diga: “Meu chefe poderá dar-lhe melhores informações do que eu. O Sr. quer que eu peça a ele para recebê-lo?”.
• Se o superior de seu chefe lhe solicitar papéis confidenciais, entregue todo o material solicitado sem perguntas. Imediatamente informe ao seu chefe. Nunca permita que outros funcionários do mesmo nível dele ou inferior tenham acesso a estes papéis, a não ser com ordens específicas.

• A porta de seu superior deve permanecer fechada (a não ser que ele prefira que a porta fique aberta). A porta fechada indica que seu chefe não deve ser interrompido.
• Nunca permita a alguém entrar na sala do seu chefe, na ausência dele, a não ser que tenha ordens específicas.
• Fique longe de gente faladeira (fofocas). Não se envolva em casos particulares de seus colegas.
• Não misture sua vida particular com assuntos de trabalho. Não troque confidências com colegas, principalmente na hora do expediente.

Bom Humor

• Saiba sorrir e agir com frases amáveis (até nas situações difíceis).
• Utilize o bom humor para projetar uma boa imagem.

Compreensão

• Seja tolerante. Compreensão e tolerância geram mais espírito de equipe.

Sensibilidade

• Utilize sua sensibilidade e seu sexto sentido para diagnosticar acertadamente as situações sociais. Raramente uma mulher deixa de perceber a tendência de um relacionamento.
• A sensibilidade deve imperar no traje, na maneira de ser e atuar.

Cortesia

• Tenha consideração pelos outros em pequenas coisas. Recuse um pedido com delicadeza. Demonstre respeito pelo que os outros apreciam etc.
• As frases abaixo melhoram o relacionamento entre pessoas civilizadas, pois cortesia para com o pessoal com que trabalha resultará em boa vontade e cooperação. – “Bom dia, Boa tarde, Tenha a bondade de..., Queira fazer-me o favor

• Aprenda tudo o que puder sobre o seu trabalho.
• Aprenda as normas, saiba as razões porque foram determinadas e obedeça-as.
• Freqüente cursos de aperfeiçoamento.
• Estude, evolua e seja cada vez mais eficiente e perfeita pois as empresas esperam mais e mais de seu desempenho profissional. Manter-se atualizada é indispensável no cargo de secretária.
• Leia o mais que puder. Leia livros e artigos importantes sobre seu campo de atividades.
• Quando participar de um curso procure tirar o máximo proveito dele

A secretária não deve ser uma freira ou uma vedete. Vista-se com elegância, mas discretamente. Escolha roupas usando critérios de simplicidade, flexibilidade e praticidade além da adequação ao ambiente de trabalho.

Não use roupas dos seguintes tipos:

• “feme fatale” – a roupa provocante é considerada imprópria para o escritório. Vestidos muito decotados, saias muito justas e curtas, suéteres muito justos, blusas transparentes e saias esvoaçantes revelam mau gosto e põem suas pretensões em dúvida.
• “manequim” – não projete a imagem de que cuida mais de si do que de ser serviço.
• “adolescente” – vestir-se com desleixo é tão errado como vestir-se como uma boneca. Uma secretária desleixada no vestir dá a impressão de o ser também no trabalho.

1. De acordo com o que você aprendeu até agora, marque somente as alternativas corretas:

a) ( ) Ter equilíbrio emocional

b) ( ) Ser sempre superior, sem modéstia

c) ( ) Ter bom senso

d) ( ) Ter capacidade de liderança

e) ( ) Apontar os erros dos colegas repreendendo-os

f) ( ) Cooperar e procurar compreender a todos

g) ( ) Comentar tudo o que ver

h) ( ) Não levar muito a sério o serviço

i) ( ) Ter humildade para admitir seus limites

j) ( ) Não aceitar críticas

k) ( ) Ter segurança profissional

l) ( ) Saber tomar decisões certas

m) ( ) Aceitar críticas

n) ( ) Ser organizado

2. Marque com um X qual a maneira correta de se vestir para trabalhar:

a) ( ) Usar jeans

b) ( ) Usar roupas sociais

c) ( ) Usar cabelos molhados

d) ( ) Usar terno com tênis é elegante

e) ( ) Abusar das cores fortes na maquiagem

f) ( ) Usar roupas sociais de cores sóbrias

g) ( ) Gravatas espalhafatosas combinam com camisa xadrez

h) ( ) Manter seus cabelos limpos e arrumados

i) ( ) Usar mini-saia

j) ( ) Usar tênis

k) ( ) Usar frente-única e grandes decotes

l) ( ) Combinar o terno com a cor da camisa

m) ( ) Usar sapatos sociais de meio salto

n) ( ) Terno combina com sapato social

o) ( ) Manter as unhas sempre bem arrumadas e limpas

p) ( ) Abusar das roupas transparentes

3. Cite 3 comportamentos que possam causar irritação ou antipatia nas pessoas.

4. Cite 3 comportamentos que possam causar boa impressão nas pessoas.

5. Cite 3 atribuições do secretário executivo segundo a Lei que regulamenta a profissão.

6. Cite 3 atribuições do técnico em secretariado segundo a Lei que regulamenta a profissão.

7. Cite 3 direitos dos secretários e secretárias.

8. Cite 3 deveres dos secretários e secretárias.

9. Nas relações com a empresa, cite o que compete ao profissional.

10. Segundo o artigo 11º., o que é vedado ao profissional?

11. Dê um exemplo do que constitui uma infração ao Código de Ética.

12. A profissão Secretária está em extinção? Sim ou Não? Justifique sua resposta.

13. Quais as semelhanças entre as descrições das funções de secretária e recepcionista?

a) ( ) Tanto recepcionista quanto secretária trabalham muito

b) ( ) A função de secretária abrange a área de recepção

c) ( ) Nenhuma das anteriores

14. Faça um comparativo entre os dois cargos, ressaltando o que você acha mais importante em cada uma das funções.

Toda empresa deve ser constituída devidamente para que seja reconhecida e possa emitir notas fiscais, pedir empréstimos bancários, entre outros. Para tanto, precisamos conhecer alguns conceitos, começando pelo que é Administração.

Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver estratégias para conseguir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem parte deste processo.

É a unidade produtora através da qual são reunidos e combinados os fatores de produção, tendo em vista o desenvolvimento de um determinado ramo de atividade econômica. É a reunião de recursos materiais (instalações, máquinas, utensílios, etc) e recursos humanos (pessoas) destinadas à execução de uma atividade econômica (indústria, comércio e serviços) com objetivos definidos.

Entidade que reúne os fatores de produção com a finalidade de desenvolver uma atividade econômica.

• Técnica: utiliza conhecimentos, métodos e técnicas necessárias para realização de tarefas específicas.
• Humana: capacidade de conhecer o trabalho das pessoas, analisando as suas atitudes e motivações.
• Conceitual: analisa a complexidade da Empresa, ajustando o comportamento das pessoas com as técnicas implantadas.

• Planejar: traçar o plano de ação, visualizando um estado futuro.
• Organizar: processo de ordenar o fluxo de pessoas e materiais, obtendo o máximo de resultado com um mínimo de recurso.
• Dirigir: delegar às pessoas responsabilidades na execução do plano de ação.
• Controlar: acompanhar tudo o que ocorre na Empresa analisando se está dentro do planejado.

• Lucrar: é óbvio que se busca o retorno do investimento efetuado, trazendo dividendos para os sócios e demais investidores.
• Crescer: empresários éticos e responsáveis almejam que sua criação, seu empreendimento, se fortaleça e cresça continuamente.
• Perpetuar: empresas, hoje sólidas, trilharam caminhos difíceis, mas sempre direcionados para um objetivo, visando o futuro, pretendendo e criando condições para sua permanência no mercado, atravessando gerações

Explorar um ramo de atividade comercial ou industrial, visando lucro, é uma forma muito sintética de se justificar a formação de uma empresa. Um empreendimento só evolui verdadeiramente se perseguir os objetivos a que se propõe.

Os objetivos empresariais prevalecem com o passar do tempo. Objetivos secundários podem ser modificados de acordo com a realidade da empresa, como por exemplo, alterações na tecnologia, influências de mercado, legislação, etc.

As empresas possuem três objetivos principais:

• satisfação plena do cliente com relação ao produto e/ou serviço;
•  lucro obtido na comercialização do produto e/ou serviço
•  remuneração do material humano (funcionários, empregados, colaboradores)

Uma empresa é composta por três elementos:

• Elemento humano: São os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais importante para que a empresa alcance seus objetivos.
• Equipamentos: São as máquinas que se destinam a produzir outros bens: martelo, carros, tintas, computadores, máquinas de escrever, etc.
• Materiais de consumo: São os materiais básicos para o funcionamento das diversas atividades, como: uniformes, material de escritório, etc

Pessoa Física é a pessoa natural, isto é, todo indivíduo (homem ou mulher), desde o nascimento até a morte, que possui direitos e deveres próprios. A personalidade civil da pessoa começa do nascimento com vida. Para efeito de exercer atividade econômica, a pessoa física pode atuar como autônomo ou como sócio de empresa ou sociedade simples, conforme o caso.

Pessoa Jurídica é a entidade abstrata com existência e responsabilidade jurídicas como por exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direito público (União, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado (empresas, sociedades simples, associações, etc.). Chama-se Pessoa Jurídica porque a empresa possui direitos e deveres próprios, distintos daqueles atribuídos às pessoas físicas que a compõem.

Empresário: Considera-se empresário quem exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou de serviços. O empresário é a pessoa física, individualmente considerada. Exemplos: costureira, eletricista, encanador, comerciante ambulante. O empresário engloba as atividades comerciais, industriais e de serviços comuns, exercidas com um mínimo de organização básica e de forma individual.

São empresas constituídas por dois ou mais empreendedores. No Brasil, as sociedades comerciais podem apresentar várias formas de constituição. Vamos conhecer algumas delas:

a) Sociedade Simples: Sociedade constituída por pessoas que reciprocamente se obrigam a contribuir com bens ou serviços, para o exercício de atividade econômica e a partilha, entre si, dos resultados, não tendo por objeto o exercício de atividade própria de empresário. São formadas por pessoas que exercem profissão intelectual, de natureza científica, literária ou artística, mesmo se contar com auxiliares ou colaboradores. É considerada pessoa jurídica. Temos como exemplo: dois médicos que constituem um consultório médico.

b) Sociedade Empresária: tem por objeto o exercício da atividade própria de empresário, sujeito ao registro, inclusive a sociedade por ações, independente de seu objeto, devendo inscrever-se na Junta Comercial do respectivo Estado. É aquela que exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a produção ou circulação de bens ou serviços, constituindo elemento de empresa. É considerada pessoa jurídica. Temos como exemplo: sociedades comerciais em geral.

• Sociedade Limitada ou Sociedade por Quotas de Responsabilidade Limitada: nas sociedades desta natureza, as responsabilidades dos sócios pelas obrigações sociais, direitos e deveres são limitadas ao valor do capital social que constar no contrato social. Essa sociedade pode adotar firma (nome de algum dos sócios) ou denominação social. Será indispensável acrescentar a expressão Limitada ou simplesmente LTDA.

• Sociedade Anônima ou Sociedade por Ações: o capital nesse tipo de sociedade é dividido em ações (subscrições). É um tipo societário muito utilizado por grandes empreendimentos. A responsabilidade dos sócios (acionistas) pelas obrigações, bem como seus direitos, são assumidos em função das ações cujo poder detêm. A sociedade anônima também pode ser denominada companhia, adotando-se em sua razão social as expressões: Sociedade Anônima, S/A ou S.A. ou, Companhia ou Cia.

Sociedade Cooperativa: uma sociedade cooperativa tem a finalidade de atender às necessidades de seus associados. Estas necessidades podem ser de consumo, produção, habitação, trabalho, crédito, etc. A formação do capital é variável, dependendo da quantidade de associados. A quantidade de sócios é ilimitada, sendo que todo associado pode e deve participar das deliberações tomadas em assembléias gerais, através de voto. São as cooperativas habitacionais, de consumo, de crédito, etc.

Associações: é uma entidade de direito privado, dotada de personalidade jurídica, caracterizando-se pelo agrupamento de pessoas para a realização e consecução de objetivos e ideais comuns, sem finalidade econômica, isto é, sem interesse de lucros. As associações somente poderão ser constituídas com fins não econômicos. Temos como exemplos: associações de moradores de um bairro.

2.5.1 Quanto à Propriedade

a) Empresas Públicas: a empresa é proveniente de órgãos governamentais, podendo ser municipais, estaduais e federais. Ex.: Caixa Econômica Federal.

b) Empresas Privadas: provinda de uma empresa individual ou de sociedade, onde o capital social é de origem particular. Ex.: Votorantim, Cia. Vale do Rio Doce.

c) Empresas de Economia Mista: é a junção das empresas públicas com as empresas privadas. Neste caso, a empresa pública detém a maior parte das ações, assumindo o controle administrativo, cabendo à empresa privada os serviços de utilidades. Ex.: Banco do Brasil, Petrobrás.

Podemos afirmar que, toda e qualquer Empresa, seja ela, Pública, Privada ou Mista, sofre problemas. Dentre os principais, citamos:

• Falta de comunicação;
• Falta de coordenação entre os departamentos;
• Falta de redefinição de Áreas e responsabilidades;
• Excesso de burocracia;
• Falta de iniciativa e criatividade;
• Falta de liderança

Empresas Primárias: são aquelas que desenvolvem atividades ligadas à natureza, seja de extração, cultivo ou criação. São subdivididas em:

a) Extrativas: praticam a extração de recursos naturais que podem ser minerais, vegetais ou animais (pesca, caça, obtenção de madeira e de minério).

b) Agropecuárias: cultivam vegetais (cereais, frutos, verduras, etc) e criam animais, tendo por finalidade a obtenção de alimentos, explorando atividades ligadas a animais bovinos, caprinos, suínos, galináceos, etc.

Empresas Terciárias: prestadoras de serviços em geral e o comércio (que intermédia o produtor e o consumidor) formam este tipo de empresas. Exatamente por este motivo, subdividem-se em:

a) Empresas Comerciais: executam a compra e a venda de mercadorias, atuando como intermediárias entre produtores e consumidores, comercializando bens, participando da distribuição das riquezas da economia. São lojas, feiras, drogarias, postos de gasolina, lanchonetes, papelarias, supermercados, etc.

b) Empresas de Serviços: abrangem os mais diversificados tipos de prestação de serviços: financeiros, transportes, hospitalares, turismo, comunicações, educacionais, profissionais liberais, etc.

c) Empresas Financeiras: intermediá negócios financeiros (bancos, financeiras, etc) captando e aplicando dinheiro através de empréstimos e financiamentos. Os bancos prestam serviços arrecadando impostos, taxas, recebendo contas de luz, água, telefone, etc.

a) Nacionais: seus proprietários ou acionistas são do país em que elas se localizam.

b) Multinacionais: localizadas em dois ou mais países e constituídas por acionistas desses países

a) Micro: possui de 1 a 9 funcionários.

b) Pequena: possui de 10 a 99 funcionários.

c) Média: de 100 a 500 funcionários.

d) Grande: acima de 500 funcionários.

2.6 Aspectos legais para registro de empresas

Dar forma a um empreendimento é uma tarefa complexa. Os registros a serem realizados são variados, dependendo da singularidade de cada empresa.

É o documento que certifica o nascimento de uma empresa. Por ser um contrato, estabelece juridicamente responsabilidades e direitos entre duas ou mais pessoas, que se unem para constituição de um empreendimento. O contrato social de uma sociedade limitada apresenta como elementos básicos os seguintes itens:

• Nome completo e qualificação (nacionalização, estado civil, profissão, RG, CPF, endereço, etc) dos sócios;
• Denominação social;
• Objeto social (atividade econômica a que se destina a empresa);
• Capital social: forma de participação dos sócios na sociedade;
• Responsabilidade dos sócios;
• Responsabilidade pela gerência da empresa;
• Forma de remuneração dos sócios (pró-labore);
• Hipótese de falecimento: destino da quota-parte do falecido.

Após o registro do contrato social em cartório específico, é necessário o registro na Junta Comercial da jurisdição da empresa, para que a mesma adquira direitos e possa ter seus livros legalizados, solicitar falência dos devedores e demais prerrogativas (privilégios) que uma empresa formalmente legalizada possui, como emissão de notas fiscais, obtenção de empréstimos, etc, após a devida complementação de registros. Em São Paulo, a Junta Comercial é denominada pela sigla JUCESP.

O registro na Junta Comercial viabiliza outros registros, como:

Ministério da Fazenda (Secretaria da Receita Federal);

• Estado (Secretaria da Fazenda Estadual);
• Prefeitura (Secretaria de Finanças);
• Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS);
• Sindicato Patronal, Delegacia Regional do Trabalho e outros órgãos públicos.

Na Secretaria da Receita Federal é que se expede o CNPJ – CADASTRO NACIONAL DAS PESSOAS JURÍDICAS DO MINISTÉRIO DA FAZENDA, antigamente denominado CGC (Cadastro Geral de Contribuinte). Estando realizada a inscrição, o Ministério da Fazenda fornece à empresa o cartão de CNPJ, o qual estará sujeito à revalidação.

2.7.1 Objetivo das relações humanas

Assegurar a integração entre colegas de trabalho de modo que executem um bom trabalho, funcionem como equipe, se auxiliem e cooperem uns com os outros. Os problemas de relacionamentos devem ser resolvidos com imparcialidade, assim serão evitadas dificuldades de compreensão, entrosamento e produtividade.

É um conjunto de pessoas que possuem o mesmo objetivo a realizar e que trocam idéias, sentimentos e se auxiliam uns aos outros. Para que uma equipe funcione plenamente, existe a necessidade de colaboração e ajuda mútua.

Dez mandamentos para os participantes de uma equipe

Para conviver em equipe é necessário seguir algumas regras básicas:

1. Respeite o próximo como ser humano.

2. Evite cortar quem fala. Espere a sua vez.

3. Controle suas reações agressivas, evitando ser indelicado ou mesmo irônico.

4. Evite “pular” seu chefe imediato. Quando o fizer, não esqueça de dar-lhe uma explicação.

5. Procure conhecer os membros de sua equipe a fim de compreendê-los e de adaptar-se à personalidade de cada um.

6. Evite tomar para você a responsabilidade atribuída ao outro, a não ser a pedido deste ou em caso de emergência.

7. Procure a causa de suas antipatias e procure vencê-las.

8. Esteja sempre sorridente.

9. Procure definir bem o sentido das palavras, no caso de discussões em grupo, para evitar mal-entendidos.

10. Seja modesto nas discussões: talvez o outro tenha razão. Procure compreender as razões dos outros.

O teste a seguir serve para que você faça uma reflexão sobre suas atitudes no relacionamento pessoal. Siga as seguintes recomendações para seu autoaperfeiçoamento:

• Procure ouvir mais as pessoas ao conversar com elas.
• Aprenda a corrigir seus problemas.
• Cumpra com suas obrigações para com a Empresa, pois procedendo assim você será respeitado como bom profissional e bom colega.

2.8.1 Organograma

É a representação gráfica nos níveis hierárquicos e departamentais de um empreendimento. É um gráfico que apresenta o “esqueleto” da organização, no qual se procura retratar como se constitui cada uma das partes, as relações de autoridade e de responsabilidade entre eles, o fluxo das comunicações e a interdependência entre os departamentos.

Representamos o organograma através da figura geométrica de um retângulo, interligados entre si por linhas horizontais e verticais. É importante que todo funcionário conheça a estrutura da empresa. Com este conhecimento poderá prestar informações sobre a empresa, localizar funcionários e manter a formalidade hierárquica ao dirigir-se aos postos de chefia.

• Proporcionar a visualização da estrutura funcional da empresa e sua hierarquia;
• Delegar autoridades e responsabilidades;
• Trajetória de comunicação.

• Evite siglas e abreviaturas para que qualquer funcionário possa ver e entender a estrutura da organização;
• A subordinação de um órgão em relação a outro é representada por linha cheia, de cima para baixo, da esquerda para a direita, porém as mesmas não devem se cruzar;
• O organograma não deve ser separado em diversas folhas, pois dificulta a visualização;
• Manter a maior simplicidade possível, isto é, só deve existir estritamente o necessário. Deve ser funcional e compacto sem ser confuso.

Departamentalizar é dividir a organização por departamentos e setores, de acordo com a divisão do trabalho e direção, num mesmo nível de autoridade. O termo departamentalização é empregado quando do processo de estruturação organizacional, alocando-se recursos de acordo com as reais necessidades de cada tarefa a ser desenvolvida na empresa.

Dependendo do tipo de atividade empresarial, variadas formas de departamentalização são utilizadas. Entende-se por departamento a divisão, setor ou órgão de uma organização, encarregado de um conjunto específico de atividades, tarefas ou responsabilidades, conforme aprendemos no ORGANOGRAMA. Uma departamentalização visa oferecer a uma empresa os seguintes benefícios:

• tornar claras a responsabilidade e autoridade;
• facilitar a comunicação e o controle;
•  melhorar a tomada de decisão;
•  diferenciar as atividades.

Principais funções executadas pelos cargos apresentados no organograma:

É a autoridade máxima depois do Presidente e Diretores, e tem como responsabilidade principal a verificação do funcionamento de todos os departamentos que compõem a empresa.

Elabora o planejamento de vendas, organiza e supervisiona as equipes de vendedores e responde pelas atividades comerciais de vendas.

O departamento de Vendas atende aos clientes, interna ou externamente e processa as vendas.

O departamento de Marketing é responsável pelas ações de propaganda. É o ato de demonstrar ao cliente os produtos de sua empresa, de forma que o mesmo sinta-se atraído pelo produto.

A Administração de Vendas é responsável pela emissão dos pedidos realizados pelos vendedores, verificando disponibilidade de estoque e emitindo relatórios específicos à gerência atuante.

É responsável pelo planejamento e pela organização de todos os serviços administrativos (escritório), supervisiona todos os colaboradores da empresa. O departamento Pessoal é responsável por efetuar o controle de pessoal mediante registros e anotações, folha de pagamento e demais benefícios que os funcionários tem direito.

O departamento de Recursos Humanos, dentre suas atividades, verifica a falta ou excesso no quadro de funcionários, efetuando recrutamento, seleção, admissão e demissão quando necessário e também ministrar treinamentos e reciclagem aos funcionários.

O departamento de Compras é responsável pelo orçamento de matéria-prima básica e material de consumo, desde a negociação de preços até a tramitação dos materiais e sua chegada no almoxarifado, além da contratação de fretes e serviços para manutenção geral. Este Departamento é responsável por analisar a qualidade das mercadorias, a quantidade requerida, prazos de entrega, preços e execução das compras.

Planejamento (PCP) e o Almoxarifado controla o planejamento, a entrada e estocagem de matéria-prima e produto acabado, além de material de consumo utilizado por todos Departamentos. Este departamento armazena mercadorias, registra entradas e saídas, informa saldos existentes, recebe e despacha mercadorias.

A Contabilidade controla a documentação da empresa referente a seguros de veículos e predial, leasing de máquinas e veículos, emissão de notas fiscais de compra e venda, escrituração de notas para pagamentos de impostos e contabilização e revisão de folhas de pagamento

Responsável por toda a operacionalização da empresa, ou seja, o bom funcionamento para que toda a estrutura não seja prejudicada.

A Manutenção é responsável por todos os reparos que devem ser realizados, desde a simples troca de uma lâmpada até a revisão de equipamentos essenciais para o trabalho.

A Segurança é responsável por garantir e manter o bem estar dos funcionários.

A Limpeza e Conservação é responsável por manter limpa toda a área, interna ou externa da empresa, inclusive a conservação dos jardins.

Responsável por pagamento de contas efetuadas pela empresa, emissão de cheques e controle de aplicações e saldos bancários e controle de todos os valores que a empresa tem a receber.

O departamento de Crédito e Cobrança cadastra os clientes, faz cobranças, recebe e arquiva duplicatas por ordem de vencimento, expede avisos de cobrança, sejam estes de duplicatas a vencer ou em atraso e envia para a Tesouraria.

A Tesouraria efetua pagamentos a fornecedores, prestadores de serviços e salários dos funcionários. Também é responsável pelos recolhimentos de impostos e taxas aos Governos Federal, Estadual ou Municipal.

O Caixa processa os recebimentos, efetua pequenos pagamentos, deposita dinheiro em bancos, anota, registra e confere dinheiro, providencia recibos e responde diretamente ao tesoureiro da empresa.

O Faturamento emite faturas e duplicatas e apura o total faturado, remetendo as duplicatas faturadas ao departamento de cobrança.

É um recurso que permite visualizar o caminho e o processo de trabalho a serem executados por um setor e/ou departamento, indicando o próximo passo a ser seguido. Os símbolos utilizados na elaboração do Fluxograma, são de caráter internacional, porém, isso não impede de ser alterado conforme a necessidade.

O fluxograma é essencial para a melhoria dos métodos de trabalho e serve para:

• Evidenciar o desnecessário;
• Permitir a combinação de tarefas;
• Permitir perceber interrupções de trabalho e as esperas desnecessárias;
• Possibilitar localizar, corrigir e eliminar movimentos desnecessários;
• Possibilitar corrigir os transportes desnecessários;
• Possibilitar estudar, corrigir e obter a melhor seqüência de operações;
• Facilitar o treinamento dos funcionários

• Identificar as fases de um serviço;
• Colocar em cada fase o símbolo respectivo;
• Colocar as fases numa seqüência lógica;
• Reduzir os transportes e as esperas;
• Avaliar a necessidade de cada fase.

O cronograma é a disposição gráfica do tempo que será gasto na realização de um trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas. Serve para auxiliar no gerenciamento e controle deste trabalho, permitindo de forma rápida a visualização de seu andamento.

Através da rápida visualização, apresenta qual a fase que está terminando, a que deve ser iniciada, as que devem ser refeitas e as que permanecem durante todo o processo. Também é conhecido como GRÁFICO DE GANTT.

Para visualizar, acompanhar e controlar a execução planejada. Fornece elementos para corrigir desvios e avaliar os resultados. É a base do planejamento. Somente com acompanhamento metódico das atividades é possível ter sucesso e alcançar as metas nos prazos concedidos.

O sistema de documentação de uma empresa (cópias, impressões, digitalização de imagens, transmissão de documentos, etc), ocupa uma boa parte do tempo do profissional de secretariado. É importante conhecer os equipamentos que realizam estes trabalhos e o que há de mais avançado no mercado. A nova tendência no mercado de equipamentos para escritório é a integração de vários componentes em um único equipamento: telefone, fax, impressora, copiadora e scanner, permitindo redução de custos, aproveitamento de espaço e racionalização de uso.

As principais impressoras em uso são as matriciais, jato de tinta, laser e multifuncionais, que utilizam para impressão tonner, cartuchos ou fitas.

É o equipamento que reproduz documentos à distância, através da linha telefônica. Consiste em um aparelho capaz de gerar a imagem digital do documento a ser reproduzido e transmiti-la a outro aparelho similar, que imprime uma cópia em papel. Seu processo de transmissão é tão rápido quanto uma ligação telefônica.

É um equipamento periférico ao computador capaz de capturar imagens impressas, podendo gravá-las em um arquivo do computador e deixá-lo em condições de ser editado, transferido ou modificado

A história da máquina de calcular começou há aproximadamente 4.000 a.C., com um aparelho chamado ÁBACO – formado por uma placa de argila e, por volta de 200 a.C. Foi constituído por moldura retangular de madeira com varetas paralelas e pedras deslizantes.

Movidas a energia elétrica, energia solar ou bateria, as máquinas de calcular ainda são bastante usadas para operações matemáticas rápidas e pequenas, apesar de terem perdido um pouco sua importância, devido a existência de softwares que apresentam os cálculos prontos

As calculadoras de bolso são pequenas, com poucos recursos, para simples operações. As calculadoras de mesa são mais robustas, precisas e potentes. Podem ser com ou sem impressão, facilitando a conferência dos cálculos. As calculadoras financeiras apresentam vários recursos e geralmente é preciso fazer um curso para saber usar todos os recursos disponíveis.

A datilografia é a arte de escrever à máquina. É uma palavra derivada das palavras gregas daktylos (dedo) e graphein (escrever) e significa “escrita feita por meio dos dedos”, isto é, através do teclado da máquina de escrever

As máquinas de escrever já foram uma ferramenta essencial de trabalho. Hoje, elas ainda não são consideradas totalmente obsoletas, porque são utilizadas para preenchimento de formulários, como, por exemplo, os utilizados por alguns Órgãos Governamentais.

• Mecânicas ou Manuais: são as mais utilizadas nas empresas e usam fitas, geralmente pretas e vermelhas.
• Elétricas: facilitam e agilizam a datilografia, pois somente necessitam de toques muito suaves nas teclas, uniformidade de impressão no papel, o toque dos tipos podem ser mais leves, proporcionando impressões com a mesma intensidade de cor, possuem teclas de correção automática, possibilitam variar o tipo de letra, pois utilizam esferas (ou margaridas) removíveis para imprimir os caracteres.
• Eletrônicas: possuem retorno automático do carro, fazem sublinhado/negrito, teclado ajustável, reverso, tabulação alfabética, decimal e com relação a um ponto, alinhamento na margem direita, utilização direta dos números, ponto-e-vírgula, mesmo com o teclado em maiúsculo.

São usadas para destruir rapidamente documentos confidenciais, e podem também ser utilizadas na reciclagem de papel. De fácil manuseio, é só colocar o papel e a fragmentadora picota (ou fragmenta) o documento.

Servem para cortar papel e variam bastante de tamanho. Podem se pequenas para quantidades menores de papel, e grandes, para um grande volume de papel. Seu manuseio é fácil, mas requer um pouco de precisão na hora de baixar a alavanca que corta o papel.

Servem para organizar os documentos em cadernos, e variam de acordo com o número de documentos a serem encadernados. Ao optar pela aquisição da encadernadora, é importante saber que deve-se adquirir também as capas e os espirais.

Representa a solução para reproduzir a informação – a uma velocidade maior e na quantidade prevista para cada modelo – a um custo menor do que o oferecido pela impressora.

Equipamento projetado para ser utilizado por uma pessoa de cada vez, seja em casa ou na empresa. Sua principal utilização é executar programas (softwares) que permitem criar, guardar, organizar, recuperar e manipular dados. O notebook é um modelo de microcomputador portátil, mas possui todos os recursos de um microcomputador padrão, porém custa muito mais caro, mas devido a sua praticidade compensa o investimento.

A seguir veremos os mais simples e úteis acessórios e suprimentos utilizados em uma empresa.

Papel

Hoje encontramos grande variedade de cores, gramaturas e embalagens funcionais de papéis. De acordo com a Associação Nacional dos Fabricantes de Papel e Celulose, os papéis recebem a seguinte classificação:

Acetinado: com brilho em ambas as faces Boufant: para impressão de livros Couché: para impressão de qualidade Jornal: utilizado para impressos comerciais e blocos de rascunho.

Os formatos de papel cortado são os seguintes:

A3 297 X 420 mm

A4 210 X 297 mm

Carta (letter) 216 X 279 mm

Ofício (legal) 216 X 356 mm

Além do papel, existem outros suprimentos importantes, sem os quais não podemos exercer nossas atividades. Abaixo encontramos os mais importantes: Bobinas para o fax, canetas, carimbos, clips, cola em bastão, corretivos: em fita, bastão ou líquido, caixas para correspondência, extrator de grampos, grampeador, lápis, lapiseiras, perfurador, furador, organizador de mesa, porta lápis, suporte para fita adesiva, tesouras, revisteiros, risque-rabisque, entre outros.

O cheque é uma ordem de pagamento à vista. Pode ser recebido diretamente na agência em que o emitente mantém conta ou depositado em outra agência, para ser compensado e creditado na conta do correntista. Ao emití-lo, lembre-se que ele poderá ser descontado imediatamente.

• Ao portador - é aquele que não indica expressamente o nome do beneficiário. Deve conter a expressão ao portador ou manter em branco o lugar que seria destinado ao nome do beneficiário.
• Nominal - é aquele que indica expressamente o nome do beneficiário para que o banco, no momento da apresentação do cheque , possa conferi-lo . A partir de R$ 100,00, o emitente é obrigado a indicar o nome do beneficiário (pessoa ou empresa a quem está efetuando o pagamento). O cheque nominal só poderá ser pago pelo banco mediante identificação do beneficiário ou de pessoa por ele indicada no verso do cheque (endosso), ou ainda através do sistema de compensação, caso seja depositado.

• Cruzado – Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, com a colocação de dois traços paralelos, em sentido diagonal, na frente do documento. Nesse caso, só será pago através de depósito em conta corrente.
• Cheque visado – é aquele no qual o banco deve colocar seu " visto ", certificando que existem fundos disponíveis na conta do emitente. Ao visar o cheque, o Banco imediatamente debita na conta do emitente o valor mencionado do respectivo cheque.
• Administrativo – é o cheque emitido pelo próprio banco. Pode ser comprado pelo cliente em qualquer agência bancária. O banco o emite em nome de quem o cliente efetuará o pagamento.
• Especial – Assim denominado porque o banco concedeu ao titular da conta um limite de crédito, para saque quando não dispuser de fundos. O cheque especial é concedido ao cliente mediante contrato firmado previamente.

• Cheque pré-datado – Pela lei, um cheque é pagável quando for apresentado ao banco, mesmo que tenha sido emitido com data posterior. Assim, se um cheque pré-datado for apresentado para pagamento antes do dia previsto, o banco terá de pagá-lo ou devolvê-lo por falta de fundos. Caso isso ocorra, o correntista poderá ser prejudicado. A data futura não é considerada e o cheque sempre é pagável à vista. De acordo com o art. 28 da Lei Uniforme, o cheque apresentado a pagamento antes do dia indicado como data da emissão é pagável no dia da apresentação. Só deve ser dado quando houver certeza de que o credor irá depositá-lo nas datas combinadas. Lembre-se de controlar esses cheques em seu orçamento, anotando os valores e respectivas datas.

• Cheque sem fundos – O cheque poderá ser devolvido quando o emitente não tiver fundos suficientes para o seu pagamento.

O correntista com cheques roubados, furtados, perdidos ou extraviados deve comunicar a ocorrência ao banco o mais rapidamente possível e pedir cancelamento, se estavam em branco quando se verificou a ocorrência, ou sustação, se já haviam sido preenchidos. As despesas de registro e de controle do cancelamento ou sustação dos cheques roubados, furtados ou extraviados são de responsabilidade do correntista, que terá como garantia do banco o não acolhimento desses cheques. A tarifa para cobertura dessa despesa deverá ser cobrada uma única vez.

Como agir - Para pedir o cancelamento ou a sustação de um cheque, o interessado devese identificar, mediante assinatura em documento escrito, senha eletrônica ou dispositivo válido como prova para fins legais. Para cancelar cheques roubados, furtados ou extraviados, o cliente deve apresentar ao banco boletim de ocorrência fornecido pela polícia. Os bancos não podem cobrar taxa de devolução dos clientes quando se tratar de cheques cancelados por roubo ou furto acompanhados de boletim de ocorrência.

É um documento onde uma pessoa declara ter recebido determinada quantia. É uma prova de pagamento e é emitido pela pessoa ou empresa a quem se está pagando determinada dívida. Do mesmo modo, os bancos devem dar recibos aos clientes quando estes depositam cheques e/ou dinheiro.

A nota promissória é uma promessa de pagamento pela qual o emitente se compromete diretamente com o beneficiário a pagar-lhe certa quantia em dinheiro.

Sendo promessa de pagamento a nota promissória envolve apenas dois personagens:

1 - O emitente ou passador: é a pessoa que emite a nota promissória, na qualidade de devedor do título.

2 - O portador ou beneficiário: é a pessoa que se beneficia da nota promissória, na qualidade de credor do título.

Requisitos Legais

A nota promissória é o documento formal, devendo, por esta razão, obedecer a diversos requisitos estabelecidos pela Lei.

Esses requisitos são:

• A denominação nota promissória escrita no texto do documento.
• A promessa pura e simples de pagar determinada quantia.
• A data do vencimento (pagamento).
• O nome do beneficiário ou à ordem de quem deve ser paga (não se admite nota promissória ao portador ).
• O lugar onde o pagamento deve ser realizado.
• A data em que a nota promissória foi emitida.
•  A assinatura do emitente.

A nota fiscal é o documento emitido por pessoa jurídica que demonstra e registra a venda de mercadorias ou a prestação de serviço. É um documento fiscal, sujeito a controle e averiguação por parte das autoridades fazendárias, permitindo o cálculo e o recolhimento de impostos, de acordo com a legislação. Não utilizar nota fiscal implica em sonegação por parte do vendedor. O comprador também está caracterizado como parte da transação ilegal, sendo nesse caso receptador de mercadoria não legalizada, especialmente em situações de trânsito de mercadorias.

Nota fiscal é um documento que prova que a pessoa comprou um produto ou se utilizou de um serviço. Ela é uma garantia para o consumidor, pois comprova que a transação foi feita naquele estabelecimento. E é excelente para o governo, pois através dela ele recolhe os impostos.

Existem diversos modelos de notas fiscais. É importante que o modelo utilizado seja adequado para a empresa e a transação que está sendo efetuada. Caso seja impresso eletronicamente, o modelo adequado deve constar como formulário na programação de seu computador. Empresas especializadas, tanto para os blocos de nota em papel quanto para a emissão de notas através de impressora de nota fiscal, podem oferecer o modelo apropriado. Alguns modelos específicos de notas fiscais aplicam-se para a prestação de alguns serviços. Outras atividades exigem modelos de notas fiscais especiais, por exemplo, fertilizantes.

É importante assegurar-se de quais tipos de nota fiscal seu tipo de negócio é obrigado a emitir e providenciar o modelo correto.

A duplicata é o título de crédito emitido com base em obrigação proveniente de compra e venda comercial ou prestação de certos serviços.

Vejamos um exemplo de como surge uma duplicata:

Na venda de uma mercadoria, com prazo não inferior a 30 dias, o vendedor deverá extrair a respectiva nota fiscal para apresentá-la ao comprador. No momento da emissão da nota fiscal ou após a venda, o comerciante poderá extrair uma duplicata que, sendo assinada pelo comprador, servirá como documento de comprovação da dívida.

Requisitos Legais

A duplicata, sendo título formal, apresenta os seguintes requisitos previstos em Lei:

• A denominação duplicata, a data de sua emissão e o número de ordem.
• O número da fatura.
• A data do vencimento ou a declaração de ser duplicata à vista.
• O nome e o domicílio do vendedor e do comprador.
• A importância a pagar, em algarismos e por extenso.
• A praça de pagamento.

• A cláusula à ordem.
•  A declaração do recebimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la, a ser assinada pelo comprador, como aceite cambial.
• A assinatura do emitente.

Documento de Arrecadação da Receita Federal. É o boleto utilizado para pagamento de tributos à Receita Federal. É preenchido em duas (2) vias e, em casos especiais, pode ser preenchido em um número maior de vias, à maquina ou em letra de forma.

Borderô é o documento onde são relacionados os cheques pré-datados e/ou duplicatas que serão enviados para o Banco.

Atualmente os borderôs são feitos online, diretamente no site dos bancos os quais as empresas possuem conta corrente.

1. Qual o tipo de cheque que consta o nome da pessoa que deve recebê-lo?

a) ( ) Cheque ao portador

b) ( ) Cheque nominal

c) ( ) Cheque cruzado

2. Qual o tipo de cheque que possui duas linhas paralelas transversais e que para recebê-lo, o portador somente deve depositá-lo em sua conta corrente?

a) ( ) Cheque ao portador

b) ( ) Cheque nominal

c) ( ) Cheque cruzado

3. Qual o tipo de cheque que possui um limite de garantia pelo banco?

a) ( ) Cheque ao portador

b) ( ) Cheque nominal

c) ( ) Cheque cruzado

d) ( ) Cheque especial

4. Qual o tipo de cheque que qualquer pessoa pode comprá-lo, mesmo sem ter conta corrente e que é garantido pagamento pelo banco?

a) ( ) Cheque ao portador

b) ( ) Cheque nominal

c) ( ) Cheque administrativo

5. Indique certo ou errado:

• O cheque é uma ordem de pagamento à vista, podendo ser recebido diretamente na agência em que o emitente mantém conta ou depositado em outra agência.

a) ( ) certo 

b) ( ) errado

6. Qual o documento que representa uma promessa de pagamento feita pelo devedor ao credor e que deve ser registrada em cartório?

a) ( ) Cheque administrativo

b) ( ) Nota fiscal

c) ( ) Nota promissória

7. Qual o documento que deve acompanhar a mercadoria após a venda e que é utilizado para fins de fiscalização?

a) ( ) Cheque administrativo

b) ( ) Nota fiscal

c) ( ) Nota promissória

8. Qual o documento onde a empresa relaciona as duplicatas e/ou cheques que serão encaminhados ao banco para posterior cobrança?

a) ( ) Duplicata

b) ( ) Borderô

c) ( ) Nota promissória

9. Qual o documento utilizado para pagamento de taxas e tributos federais?

a) ( ) Duplicata

b) ( ) DARF

c) ( ) Nota Fiscal