Técnicas em Secretariado 2

É diminuir a extensão de uma palavra sem que ela perca o significado. As abreviações podem ser, também, letras ou sinais representando uma ou mais palavras. A abreviação deve ter como objetivo a simplificação do trabalho e não deve prejudicar a compreensão da mensagem.

- As abreviaturas de unidades de medida não devem ter ponto, nem plural e devem ser escritas com letras minúsculas e na mesma linha em que vier o número da unidade.

- Não usar abreviaturas nas correspondências endereçadas ao Presidente da República, Vice-Presidente da República, Governadores, Vice-Governadores, Reitores de Universidades, Papa, etc.

- O tratamento Senhor somente será abreviado se vier antes do nome da pessoa ou cargo ocupado. Nos demais casos, serão escritos por extenso.

- As siglas podem ser escritas:

- Para utilizar uma abreviação num texto, escreva primeiro a locução por extenso e depois a forma abreviada. Exemplo: A Confederação Nacional da Indústria – CNI – convida os senhores...

- Após cada abreviação colocar um ponto, com exceção das unidades de medida, tempo e siglas dos Estados da Federação.

- Em abreviaturas duplas, como pronomes de tratamento, colocar ponto somente na última letra. Exemplos: MM. Meritíssimo DD. Digníssimo.

Observação: O Distrito Federal, DF, não tem capital, porém Brasília é a Capital Federal, sede do Governo Federal. Fernando de Noronha é uma ilha pertencente a Pernambuco, cuja sigla é FN.

O cargo ocupado por uma pessoa em uma empresa determina a forma de tratamento que deverá ser empregada na correspondência comercial.

Veja abaixo duas regras simples e de muita importância:

Confira a seguir os pronomes de tratamentos:

Vossa Excelência – Presidente da República Invocação – Excelentíssimo Senhor Presidente da República Federativa do Brasil .Quando se tratar de correspondência encaminhada ao presidente da República, a forma de tratamento deve ser escrita por extenso. Está terminantemente proibido o uso de abreviatura para este caso.

Vossa Excelência (V.Exa.) – para todos os casos abaixo, é permitida a forma abreviada: Vice-Presidente da República; Presidente, Vice-Presidente, Secretário das Mesas Diretoras e Membros do Senado; Federal e da Câmara dos Deputados; Ministros de Estado; Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas; Governador do Distrito Federal; Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República; Consultor-Geral da República; Chefe do Serviço Nacional de Informações; Diretor-Geral do Departamento Administrativo do Pessoal Civil; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Governadores de Estado e de Território Federal; Secretários de Estados dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais; Presidente e Membros do Supremo Tribunal Federal; Juízes de Direito, Eleitorais, do Trabalho, Auditores da Justiça Militar; Embaixadores; Invocação – Excelentíssimo Senhor .

Vossa Reverendíssima (V.Revma.) ou Vossa Senhoria Reverendíssima; (V.Sa.Revma.) – Monsenhores, Cônegos, Superiores religiosos. Invocação – Reverendíssimo (a) Senhor (a)

Vossa Eminência (V.Ema.) ou Vossa Eminência Reverendíssima (V.Ema.Revma.) – Cardeais. Invocação – Eminentíssimo Senhor

Vossa Excelência Reverendíssima (V.Exa.Revma.) – Arcebispos, Bispos. Invocação – Reverendíssimo Senhor

Vossa Santidade (V.S.) – Papa. Invocação – Santíssimo Padre.

Vossa Magnificência (V.Maga.) – Reitores de Universidades. Invocação – Magnífico Reitor.

Vossa Reverência (V.Reva.) – Sacerdotes, Clérigos, Religiosos; Invocação – Reverendo (a) padre (madre); Vossa Senhoria (V.Sa.) – Autoridades não contempladas com tratamento específico, particulares em geral. Invocação – Prezado (a) Senhor (a) .

A forma mais fácil e eficaz de entendermos a diferença entre mal e mau e usarmos corretamente estas palavras é pela oposição, ou seja, utilizando seus antônimos e vendo qual está correto na frase: Você está sendo mau! (antônimo: sendo bom) ... (antônimo: sentindo bem).

Use meio (invariável – sempre no masculino singular) quando for advérbio. Nesse caso significa mais ou menos, um pouco, um tanto. Use meio (variável – meios / meia / meias) quando for adjetivo. Nesse caso significa metade e acompanha um substantivo com quem concorda em gênero e número.

A elaboração de uma boa correspondência exige o conhecimento dos conceitos básicos de comunicação. A comunicação confunde-se com nossa própria vida, pois estamos a todo tempo nos comunicando, seja através da fala, da escrita, de gestos, de um sorriso e até mesmo através do manuseio de jornais, documentos e revistas.

• Emissor: é aquele que emite, envia a mensagem, que diz algo a alguém;

• Receptor: é aquele que recebe, que decodifica a mensagem;

• Mensagem: o conjunto de informações transmitidas do emissor para o receptor. Para emitir uma mensagem o emissor cria frases, expressões, sinais, isto é, codifica a mensagem. Ao recebê-la, o receptor a decodifica, ou seja, traduz o que o emissor quis dizer.

• Código: a combinação ou o conjunto de sinais utilizados (morse, braille, semáforo) na transmissão e recepção de uma mensagem. A comunicação só se concretizará, se o receptor souber decodificar a mensagem; (Ex. Língua Portuguesa)

• Canal: por onde a mensagem é transmitida – ar, telefone, jornais, revistas, rádio, televisão, e-mail, satélites, entre outros.

• Ruído: entende-se por tudo o que interfere na comunicação, prejudicando-a. Pode ser um som sem harmonia, um emissor ou receptor fora de sintonia, falta de empatia ou habilidade para colocar-se no lugar de terceiros, falta de atenção do receptor etc.

Observação: as atitudes e reações dos comunicantes são também referentes e exercem influência sobre a comunicação.

Os fatores que interferem na transmissão de uma mensagem, isto é, ruídos que dificultam a compreensão.

A mensagem deve ser clara, precisa, simples e honesta para que a mesma seja aceita pela pessoa ou pelo grupo a que você se direciona.

• Palavra: a palavra escrita ou oral é a forma mais comum entre os seres humanos;

• Olhar: um simples olhar pode fazer você ficar calmo ou nervoso;

• Mímica: usada pelos que não têm o dom da palavra. Consegue levar todas as mensagens possíveis. Mesmo para os que falam, ela é muito importante. Um gesto, às vezes, diz mais que uma palavra;

• Tato: um aperto de mão ou simplesmente um abraço, podem transmitir ou receber mensagem;

• Postura: a posição da cabeça, tronco e membro das pessoas, muitas vezes reflete o seu estado de espírito, influindo no processo de comunicação.

A correspondência empresarial tem sofrido modificações ao longo do tempo – tanto em relação à forma quanto em relação ao estilo da linguagem – impostas pela dinamicidade exigida pelas organizações modernas. Hoje em dia ela é considerada não só um meio de comunicação.

Documento é qualquer prova por escrito. Documentos comerciais podem ser usuais ou eventuais.

• Usuais: cartas, relatórios, etc.

• Eventuais: atestado, circulares, procurações, etc.

Cada documento possui uma forma de ser redigido. Se uma palavra for colocada de modo errado, ao se redigir um documento, a mensagem pode ser interpretada de modo inverso. É por causa disso, que um bom livro de gramática e um bom dicionário sempre serão bons aliados. Não exite em usá-los.

Ao redigir qualquer documento é sempre bom lembrar:

• Oficial: é de interesse direto da empresa.

• Particular: interesse do seu diretor.

• Externa: deve ser controlada e só deve ser feita utilizando papel oficial e assinada pelas pessoas responsáveis ou credenciadas.

• Interna: também deve ser controlada.

• Normal: processamento dentro do fluxo normal diário de trabalho.

• Urgente: tem prioridade sobre as normais, saindo da rotina do serviço de comunicações.

• Urgentíssima: exige a utilização de todos os recursos disponíveis, sem considerar o aumento dos custos.

• Comum: pode ser do conhecimento de todos.

• Confidencial: conhecimento limitado a um número de pessoas.

• Secreta: só deve ser de conhecimento da Diretoria ou de pessoas que trabalham em determinada área.

Na maioria das vezes, consideramos o “fazer arquivo” como o pior de todos os nossos desempenhos. À medida que percebemos sua importância, conhecendo novos métodos e materiais, o “fazer arquivo” torna-se algo tão interessante quanto as demais funções que desempenhamos. Para facilitar o manuseio e a localização de documentos e outros materiais do arquivo, devemos separá-los por grupos, ou seja, administrativos, operacionais, informativo, correspondência geral, cd´s, dvd´s, videoteca, biblioteca, projetos entre outros.

Documentação Oficial: Incluem-se papéis do poder público, tais como:

Documentação Empresarial: Inclui todos os documentos relativos à empresa, transmitindo informações a respeito de atos e fatos administrativos, financeiros, jurídicos e políticos.

Documentação Descartável: é aquela que perde rapidamente a validade, por exemplo, orçamentos, pedidos, folhetos e catálogos promocionais. Os envelopes, na maioria das vezes, podem ser descartados. Para preservar o endereçamento do remetente, basta recortar o pedaço do envelope que traz esse registro e anexá-lo à carta.

Documentação Artificial: denominamos assim os documentos criados a partir de transcrição, no todo ou em parte, da documentação original: registros, fichas, desenhos, mapas.

Faz parte do trabalho da Secretária receber toda a correspondência e prepará-la para ser recebida pelo executivo. A Secretária deve abrir (desde que tenha a autorização de seu Executivo), ler, classificar, assinalar pontos importantes, responder, se for o caso, toda a correspondência que chegar às suas mãos. Classificar a correspondência significa separá-la de acordo com o assunto, a fim de facilitar sua leitura, providências necessárias e posterior arquivamento.

Na correspondência enviada o importante é:

É o registro exato e resumido de decisões tomadas em uma reunião. Em geral, deve ser assinada pelas pessoas que presidiram e secretariaram a reunião. Pode ser formal (em livro próprio) e informal (em folhas avulsas). Publica-se em certos casos, em Edital. Na primeira página de um livro ATA deve constar um Termo de Abertura, datado e assinado por pessoa autorizada. Na última página deve constar um Termo de Encerramento, também datado e assinado. Se for em folhas avulsas, a pessoa designada a fazê-la tomará nota do que for deliberado para depois redigir um resumo da reunião, que será submetido à aprovação de um superior presente a reunião.

Numa ata deve constar:

Este documento não pode conter rasuras. Se houver erro, consertar com “digo” ou “em tempo”. As palavras devem ser escritas legível e corretamente. Não pode haver abreviaturas e deve ser escrita em um único parágrafo.

Documento específico de declaração sob responsabilidade, que confirma a verdade de um fato. Os mais comuns são os atestados médicos, de boa conduta e de antecedentes criminais. Pode se emitido por uma pessoa ou uma empresa. Veja o exemplo abaixo:

Meio de comunicação de rotina entre funcionários e departamentos de uma empresa de maneira simplificada.

É um meio simples e rápido de propagar mensagens. É levado em mãos e o portador, age por favor ou por obrigação. É de caráter íntimo. Por essa razão, ele deve ser manuscrito de próprio punho do emissor. Para escrever um bilhete, qualquer tipo de papel pode ser utilizado, mas deve-se ter uma estética:

• O papel deve ser de boa qualidade e não deve haver rasuras;

• A caligrafia deve ser de fácil entendimento para o receptor do bilhete.

Um bilhete deve ser redigido em três partes:

• Invocação: constituído apenas do nome do receptor, sem tratamento especial.

• Texto: constitui o texto do bilhete, que deve ser escrito em uma nova linha. Deve ser simples, de fácil entendimento ao receptor.

• Fecho: constitui apenas o nome do emissor, em letra legível, escrito abaixo da mensagem. É imprescindível colocar a data, que pode ser feita de modo resumido (dd/mm/aa).

Veja o exemplo abaixo:

É uma correspondência formal, externa, com numeração e códigos próprios para classificação, tendo por finalidade documentar posições, negócios, condições, ocorrências, etc. de uma empresa.

Suas finalidades são:

Para que ela seja bem redigida, deve ter:

A carta comercial deve seguir padrões, podendo ou não ser escrita em papel timbrado.

Deve seguir a seguinte estrutura:

Observação: Se a carta contém anexos, coloque uma observação logo abaixo do corpo da carta, como por exemplo, Anexo: relatório de finalização mensal de vendas.

• Defina o objetivo do texto e o tipo de leitor a quem se destina: elabore uma relação dos itens a serem apresentados na carta (evita esquecimentos), organize os pensamentos clara e objetivamente para que o conteúdo apresentado seja de fácil entendimento ao leitor.

• Conheça o assunto a ser tratado: obtenha os dados necessários (corretos e completos), obtenha material para consultas eventuais (livros, dicionários, documentos, gráficos, etc.).

• Determine a ordem em que as idéias devem ser apresentadas: o texto deve obedecer a um critério lógico e coerente (início, meio e fim). O parágrafo inicial deve apresentar o assunto e preparar o leitor para a comunicação principal e os seguintes devem aprofundar, explicar ou detalhar o assunto. Ressalte os itens importantes.

• Expresse o assunto de forma clara, precisa e objetiva: utilize linguagem simples, clara, concisa e gramaticalmente correta quanto a pontuação, acentuação e concordância. Evite frases desnecessárias.

• Escreva como se estivesse falando: imagine que está conversando no papel. Prefira o simples ao complexo. Sua intenção deve ser comunicar, não impressionar.

• Nunca utilize gírias e expressões desnecessárias: os termos especializados de sua empresa não devem ser colocados nas cartas, pois podem não ser compreendidos pelo destinatário.

• Não use palavras que possam causar efeitos negativos: “fracasso, superficial, prematuro, descuidado, etc”. Sua utilização faz com que o destinatário pense em algo ofensivo.

• Adote atitudes positivas: não utilize palavras negativas (não podemos, nunca, rejeitamos, etc), pois soam arrogantes e ofensivas.

• Seja gentil: elabore as cartas em tom cortês e amável, refletindo nas mesmas atitudes e espírito de colaboração. Demonstre interesse sincero, tanto pelo objetivo como pelo leitor. São qualidades que impressionarão favoravelmente qualquer pessoa.

• Encerre a comunicação de modo breve e respeitoso: ressalte algum ponto com palavras diferentes das que já foram utilizadas. O encerramento deve ser coerente com a finalidade da comunicação.

• Revise o texto elaborado para evitar possíveis falhas e erros.

Observe o modelo:

Declaração legal registrada em livros e papéis oficiais. Representa cópia fiel do original, sem rasuras, assinada por quem digitou e pelo responsável pela guarda do original (autoridade capacitada para a emissão de certidões – cartórios). Deve ser feita em papel timbrado (oficial).

É um documento impresso, emitido por autoridade, escrito de forma impessoal e genérica, informando determinadas orientações, providências ou deliberações que devem ser amplamente divulgadas. Geralmente transmitem avisos, instruções, mensagens oficiais. Utilizam linguagem direta, resumida, sem introduções ou despedidas formais e normalmente são numeradas. As circulares podem ser internas (entre departamentos) e externas. Veja os modelos abaixo:

É a confirmação da existência ou não de uma situação. Expressa resolução, opinião e conceitos, ou até registra testemunhos e fatos. É semelhante ao atestado, porém não é expedido por órgãos públicos. As declarações precisam ser feitas em papel ofício (com ou sem timbre) e com a seguinte estrutura:

• Título: a palavra DECLARAÇÃO em letras maiúsculas, no alto e centralizado;

• Texto: o contexto da declaração especificando sua finalidade;

• Localidade e data;

• Assinatura.

É um documento expedido por uma empresa privada ou órgão público, com a finalidade de comunicar uma informação, convocação ou aviso. É uma comunicação oficial e tem efeitos jurídicos, evitando que qualquer pessoa possa alegar não ter sido comunicada. É fixado em local público, divulgado por correspondência ou em jornais de expressiva circulação. Sua estrutura deve ser:

• Timbre da empresa: nome, endereço e logotipo devem estar impressos no alto da folha;

• Título: a palavra EDITAL deve ser escrita com letras maiúsculas no centro da folha;

• Emenda: é o assunto do documento e deve ser escrito logo abaixo do título, com letras maiúsculas ou minúsculas, porém centralizadas;

• Texto: é basicamente o contexto da emenda. Pode ser destacado em parágrafos ou itens;

• Localidade e data: abaixo do texto, a esquerda ou direita da folha;

• Assinatura

Documento que possibilita a comunicação entre órgãos da mesma empresa ou chefes de departamentos, matrizes e filiais e autoridade equivalentes. Tem a vantagem de indicar, por si só, a finalidade da correspondência recebida. Algumas empresas possuem formulários próprios, com seu logotipo impresso.

É uma comunicação externa para autoridade importante, em que uma entidade comunica assunto de serviço, de forma resumida e clara, usando linguagem cerimonial e formal. É numerado e geralmente o nome do destinatário vai escrito na parte inferior. É documento privativo de autoridade e muito usado no Serviço Público para comunicações oficiais entre as autoridades de nível deliberativo.

Sua estrutura é composta da seguinte maneira:

Vejo o exemplo abaixo:

É o instrumento que a pessoa física ou jurídica utiliza para outorgar poderes a outra, ou seja, conferir mandato. Quem passa a procuração é chamado de outorgante e quem recebe os poderes é chamado de outorgado. A procuração pode ser pública ou particular. A pública é feita em cartório e a particular é feita pela própria pessoa. Pode transmitir poderes gerais ou pode especificar exatamente como o outro pode agir em seu nome e em quais situações. Para que a procuração tenha valor legal, todas as assinaturas constantes devem ser reconhecidas em cartório. Na procuração deve constar:

• Título: Procuração, escrita com letras maiúsculas no alto e no centro da folha;

• Qualificação: Nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e endereço residencial do outorgante e também do outorgado;

• Finalidade e poderes: onde se declara a finalidade da procuração, bem como autoriza o outorgante a praticar os atos aos quais está sendo nomeado;

• Localidade e data;

• Assinatura do outorgante e assinatura das testemunhas, seguidas do nome e RG de cada uma delas.

Veja o modelo abaixo:

É o documento onde são demonstrados resultados de atividades variadas. É importante, pois possibilita ao administrador conhecer e acompanhar pessoalmente todos os fatos, situações e problemas que estejam ocorrendo na empresa.

1. Deve ser objetivo, informativo e apresentável.

2. A extensão de um relatório varia de acordo com a importância dos fatos relatados. Ex.: Um relatório de uma visita de inspeção deve sem bem menor que o relatório anual de uma empresa.

3. A redação deve ser simples, com boa pontuação e ortografia correta.

4. As informações devem ser precisas. Não deixar quaisquer dúvidas quanto aos problemas, números, cifras e estatísticas.

5. O relatório deve levar a uma conclusão e sugerir providências posteriores para a complementação de um trabalho.

6. Os espaços devem ser amplos para facilitar a leitura.

7. Colocar uma capa titulada para que se saiba do que se trata.

8. O título será sempre em letras maiúsculas.

É um documento de solicitação redigido e encaminhado a uma autoridade, no qual o interessado (pessoa física ou jurídica), depois de fazer a sua qualificação, solicita à autoridade competente o reconhecimento de seu direito ou benefício, de forma concisa e clara, alegando as suas razões de maneira respeitosa. Também pode ser chamado de petição.

Deve conter em sua estrutura:

• Título: a palavra requerimento, escrito em letras maiúsculas e centralizado. Abaixo, o cargo a quem é direcionado o documento;

• Petição ou contexto: identificação completa do requerente, o que se deseja obter e a justificativa do pedido;

• Fecho: frases de encerramento e assinatura;

• Local e data.

A palavra arquivo é de origem grega. Deriva de archeion, que significa documento. É o centro de informações, a memória viva e mecânica da empresa. Armazena informações, em formas de documentos, que são provas de fatos ocorridos, necessitando serem guardados para futuras consultas. É a parte da empresa que deve ser mais bem organizada e acessível a todos.

“Arquivo é o conjunto de documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos por pessoa física e instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividade específica, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza do documento.”

Outros sentidos da palavra: Móvel próprio para guarda de documentos; Local (edifício, sala, etc.) de uma entidade destinado à guarda de sua documentação.

Antes de começar a organizar a papelada divida-a por grau de importância:

• muito importante (documentos que sempre são solicitados e verificados com muita frequência);

• importantes (documentos de referência de clientes como cadastro de clientes – planilhas de contas a receber de clientes – contas a pagar);

• arquivo (documentos com pouca importância, tais como: contas pagas, talões de cheques entre outros)

É o processo de classificar, organizar e guardar documentos de forma organizada de tal modo que possam ser encontrados com rapidez, quando necessários.

Não podemos confirmar demasiadamente em nossa memória. Sua capacidade é limitada e muitas vezes falha nos momentos difíceis. Sempre que possível devemos transferir nossas informações para o arquivo.

Um arquivo é importante, pois é um instrumento de controle que possibilita um conhecimento de todas as operações das diversas unidades operacionais. Sua importância é demonstrada, quando sabemos possuir um documento, mas não conseguimos encontrá-lo de modo a resolver um problema; ganhar uma concorrência; comprovar um argumento ou tomar uma decisão etc. Não encontrar um documento pode representar uma grande perda financeira (perda de uma concorrência; multas por não apresentar ou comprovar pagamentos etc).

• Servir a administração: fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibilitam o controle da produção de documentos, auxilia o administrador na tomada de decisões, conferir segurança aos documentos e à instituição.

• Servir à História: fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história política, social ou econômica de uma nação, servem de memória de uma empresa, constituem fontes de pesquisa, restaura rapidamente o passado.

• Acessibilidade: colocar à disposição dos usuários (sociedade) documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo, permite encontrar e exibir os documentos no momento necessário.

• Facilidade e rapidez na localização e arquivamento;

• Inviolabilidade;

• Facilidade de identificação de fraudes;

• Proteção contra o fogo;

• Resistência à ação do tempo e ao uso para preservação dos documentos;

• Duplicidade dos documentos importantes;

• Custo razoável;

• Ocupação de pequeno espaço;

• Capacidade de expansão.

Os arquivos devem ser organizados de forma que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade.

• Armazenagem: recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em circulação que devam ser arquivados.

• Integridade: garantir a conservação e restauração dos documentos recolhidos.

• Conservação e Precisão: rápido atendimento e controle do movimento da devolução. Os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.

• Segurança: os documentos arquivados são de extrema importância. Em virtude disso, os cuidados a serem tomados contra incêndio, roubo, extravio e deterioração devem ser prioritários.

• Simplicidade: o arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.

A rotina do arquivo tem 5 passos:

Um bom sistema de arquivamento não deve ser apenas de utilidade imediata mas deve, também, planejar as necessidades futuras. É preciso planejar tecnicamente a vida do documento definindo o que é de valor e deva ser arquivado definitivamente e o que vai ser destruído.

A falta de planejamento da vida dos documentos de um arquivo pode fazer que se crie verdadeira muralha de papéis, asfixiando funcionários e destruindo a própria empresa. Lembre-se que o valor de um arquivo não é proporcional no seu volume ou a sua aparência simétrica, mas sim à qualidade dos documentos que guarda e à rapidez com que podem ser localizados, utilizados e guardados.

• Os documentos que serão arquivados, quando fazem parte de um mesmo processo, deverão ser grampeados. Não utilize clipes, pois os mesmos podem se soltar e os documentos podem ser extraviados.

• Dobrar todo o material volumoso, conservando seu título voltado para o lado externo para que haja maior visibilidade para facilitar as consultas.

• Recompor os documentos danificados antes de arquivá-los.

• Centralizar os documentos antes de perfurá-los.

• Diariamente, ao atualizar seu arquivo, preste atenção para ver se encontra documentos com data de destruição já vencida.

• Mantenha o arquivo atualizado e sem erros. Não arquive errado porque está com pressa. O tempo gasta em arquivar é ganho ao procurar.

• Planeje a vida dos documentos no arquivo eliminando documentos de pouca importância.

• Transfira todos os documentos que perderam sua utilidade e atualidade, mas não seu valor, para o arquivo morto onde ficarão arquivados para sempre ou por tempo pré-determinado.

• Remoção de um documento: ao retirar um documento do arquivo registre o local onde estava. Isto facilitará a reposição no local de origem.

• Remoção de pasta de um arquivo: ao retirar uma pasta do arquivo coloque no lugar dela um cartão indicando para onde a mesma foi levada, data de retirada, data em que será devolvida. Isto facilitará a localização e o controle da devolução.

O sistema ideal de arquivamento para uma empresa é aquele centralizado em um só local, com pessoal especializado, material e métodos adequados. O sistema centralizado de arquivo exige algumas medidas:

• pesquisa em toda a empresa sobre a necessidade de informações de cada departamento ou gerência;

• escolha do local;

• escolha pessoal;

• escolha material;

• escolha do equipamento.

O arquivo centralizado também traz alguns benefícios:

• centralização de pessoal devidamente treinado;

• introdução de um critério único de classificação;

• delimitação de responsabilidade;

• economia de espaço, equipamento e material.

A maioria das empresas não adota o sistema centralizado de arquivo. Assim sendo, cada departamento ou gerência tem o seu arquivo. Exemplo: pessoal, compras, vendas, almoxarifado, faturamento, cobrança, caixa, tesouraria, contabilidade, etc.

Para manter um arquivo em perfeito funcionamento:

• faça um levantamento do tipo de informação tratada pela sua gerência;

• faça um levantamento do que existe em seu atual arquivo;

• escolha o método que deseja utilizar;

• escolha o material ou equipamento necessário.

Observação: o conhecido arquivo morto não existe. Quando uma documentação pode ser considerada sem utilidade, deve ser destruída. A documentação consultada ocasionalmente está numa situação inativa, porém não morta.

Para garantir eficiência na utilização do arquivo, devemos escolher um sistema físico de arquivamento em função da espécie de documentação arquivada, seu formato, o espaço disponível para o móvel, etc. Os principais sistemas de arquivamento são:

a) Sistema vertical: os documentos são arquivados dentro de um móvel, de maneira vertical, um após o outro, no interior do móvel. Dentro deste sistema existem dois tipos básicos:

Frontal: documentos dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista.

Lateral: documentos dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.

O mais usado nas empresas é o arquivo de aço vertical, no qual as pastas ficam suspensas e dispostas verticalmente. O referido modelo oferece proteção mais adequada aos documentos e uma relativa proteção quanto a incêndio e roubo, além de ser econômico e de ocupar pouco espaço. Possui tamanhos padronizados, com até quatro gavetas, com ou sem divisões. Além destes móveis existem caixas, pastas de papelão ou polionda, com a mesma finalidade.

b) Sistema horizontal: os documentos são dispostos horizontalmente, ou seja, uns sobre os outros no interior do móvel, ficando as anotações totalmente visíveis.

c) Sistema rotativo: os documentos são arquivados de forma a girar em torno de um eixo (vertical ou horizontal). Os rotativos são muito utilizados para atendimento em postos de trabalho fixo, como recepções, bancos, etc. Nas empresas é pouco utilizado.

Para facilitar o acesso aos documentos, são utilizados acessórios. São eles: Pastas: protegem os documentos comuns a um assunto, tem dimensões padronizadas. As pastas são suspensas e seus dois braços metálicos ou plásticos se apoiam na lateral do arquivo.

Projeções: podem ser de papelão, plástico ou aço, além de serem fixas ou adaptáveis. Permite ao arquivista localizar os assuntos no arquivo.

Existem duas categorias de métodos para arquivo: os diretos, que permitem uma consulta direta, sem auxílio de índice e os indiretos, que dependem de um índice para serem consultados. Os métodos de arquivo mais conhecidos são:

Método Alfabético – indicado para cadastros, arquivos de cartões de visitas, etc. É um dos métodos mais simples e populares, de consulta direta. Consiste em abrir pastas com o nome correspondente à pessoa ou empresa de quem tratam os documentos nela contidos.

- Quando as pastas ficam cheias podemos dividi-las em períodos, separando-as por mês.

- Arrume os documentos de tal modo que os papéis de data mais recente fiquem em cima. Isto facilitará a localização deles e evitará mexer nos mais velhos inutilmente.

- Coloque as pastas em ordem alfabética. Isto parece fácil, porém um erro mínimo causará sérios atrasos, caso tenha que procurar um documento com pressa.

Veja algumas regras básicas de ordenação alfabética de arquivos:

Método por Assunto – o documento é arquivado considerando o assunto que os caracteriza. Este método deve ser implantado da seguinte forma: Elaborar uma relação dos assuntos principais a partir do tipo de atividade desenvolvida pela empresa, subdividir cada assunto principal em assuntos específicos, os assuntos básicos são classificados em ordem alfabética rigorosa e os assuntos específicos classificados e, ordem alfabética em cada assunto principal.

1. É importante ressaltar que arquivar por assunto é mais fácil do que arquivar por nomes. Empresas que fabricam uma grande variedade de produtos consideram este método mais adequado às suas necessidades.

2. É preciso saber bem a designação dos assuntos, para poder arquivar a correspondência diária. É necessário um bom conhecimento dos assuntos e dos termos comerciais da correspondência diária da empresa e se receber um documento que só pode ser arquivado por nome, arquive-o na ordem alfabética, de modo que cada nome se torne a designação de um assunto.

Exemplo:

Método Cronológico – a documentação é ordenada tendo por base datas (emissão, recepção, fabricação, aquisição, prazo, vencimento, etc). É muito utilizado nos departamentos de Contabilidade, Crédito & Cobrança e outros de caráter financeiro, porque controla datas de pagamentos entre outras. Critérios de classificação: meses, quinzenas, séries de 10 dias, semanas, dias. Quando deve ser usado: quando a quantidade do material a ser arquivado é pequena, quando é possível conhecer pelo menos, aproximadamente as datas.

Método Geográfico – indicado para empresas que mantém contatos em outras regiões. É a base para este método é a divisão geográfica, isto é, considera-se, em primeiro lugar o local de procedência do documento. São classificados por regiões geográficas, países, estados, cidades, bairros, etc. Muito utilizado em área de vendas, o arquivo é organizado por regiões, considerando-se a divisão geográfica do país. É aberta uma pasta para cada Cidade ou Estado. Dentro dela, em ordem alfabética, são separadas as “sub-regiões” daquela Cidade ou Estado.

Método Numérico – indicado para bibliotecas, desenhos técnicos, etc. É um método indireto e, assim, necessita de índice remissivo, ordenado alfabeticamente, para arquivamento ou localização de um documento. O método prevê 3 etapas.

Lembre-se de que ter um arquivo em ordem é essencial para evitar problemas. Para que possamos ter um arquivo de fácil manuseio, é importante seguirmos as seguintes dicas:

• Padronização: item vital para garantir produtividade e qualidade. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Títulos claros. Padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade.

• Planejamento: separe toda a papelada e documentação previamente. Deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para arquivo.

• Regularidade: não deixe acumular a papelada. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente.

• Tamanhos: evite sobrecarregar pastas de forma que elas mal possam ser arquivadas. Procure não manter pastas muito cheias.

• Atualização: descubra um sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente fazer uma limpeza e não sobrecarregar o arquivo. Veja se há papéis cujo conteúdo está no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.

Atualmente, as possibilidades de a secretária obter sucesso em determinadas tarefas sem o desenvolvimento de parcerias e colaboradores, são mínimas. Hoje em dia as empresas têm recorrido à terceirização de serviços, a fim de minimizar os gastos com encargos trabalhistas, compra de maquinário, etc., cabendo-lhes arcar apenas com os custos dos serviços prestados. Em troca da exclusividade de uma empresa, os parceiros oferecem melhores custos e melhores prazos de pagamento. É evidente que as parcerias que você precisa firmar irão depender do perfil de sua empresa, do que ela faz, de como ela é, etc.

A maioria dos brasileiros já conhece e já usou os serviços dos Correios.

Para iniciarmos o assunto, é necessário falarmos sobre um item fundamental no envio de correspondências via serviço postal, os envelopes.

São utilizados nas correspondências externas e seu objetivo é conservar o sigilo do conteúdo expresso. Em empresas é comum a utilização de envelopes com timbre e endereço já impressos na parte da frente, no alto à esquerda. O endereço do destinatário deve ficar no meio do envelope, reservando o lado superior direito para os selos. O Código de Endereçamento Postal – CEP, digitado ou manuscrito, deve situar-se logo abaixo o nome da cidade. Os quadrículos (oito) só deverão ser utilizados quando o envelope for manuscrito.

• Comuns: para cartas, ofícios e outras correspondências;

• Com janela ou janelado: usado normalmente por bancos, administradoras de cartões de crédito e empresas públicas;

• Pardos: grandes, usados também para correspondências internas, conhecidos como malotes internos ou envelopes de circulação;

• Aerogramas: mistura de envelope e papel de carta;

• Fechados: semelhantes aos aerogramas, porém permitem fiscalização postal.

A seguir, alguns dos serviços prestados pelos Correios:

É o segmento de serviços postais que tem como característica principal satisfazer necessidade de troca de informações entre pessoas, possuindo quatro grandes grupos: cartas, impressos, telegrama e serviços on-line.

• Carta: é o mais tradicional meio de comunicação que você dispõe para a troca de mensagens. As cartas classificam-se em cartas comerciais (cujo remetente é pessoa jurídica), não-comerciais (cujo remetente é pessoa física), social (facilita o acesso às pessoas de classes menos favorecidas), via internet (captação e envio de mensagem através da internet, disponível através da página dos Correios na internet (acima mencionada).

• Impressos: é o objeto da correspondência obtido pela reprodução sobre material de uso corrente na imprensa, em vários exemplares idênticos. Os objetos aceitos como impressos são: revistas, livros, jornais, mapas, apostilas, listas telefônicas, edital, cartões de visita, entre outros.

• Telegramas: é a mensagem transmitida através de qualquer meio de telecomunicação a ser convertida em comunicação escrita para entrega ao destinatário. É escrita em formulário próprio. São oferecidos as seguintes modalidades: balcão (disponível em qualquer agência dos Correios), fonado (através do número 0800-550135 e a cobrança é feita na conta telefônica do assinante, via internet (disponível 24 horas através de qualquer computador conectado à internet), internacional (entregas estabelecidas de acordo com horários e prazos estabelecidos pelo país de destino).

Neste segmento existem dois tipos:

• Sedex – Serviço de Encomenda Expressa: é o maior e mais conhecido serviço de encomenda expressa de todo o país.Tem cobertura em todo o território nacional e alta credibilidade, em função de seu bom desempenho, rapidez e segurança na entrega. O Sedex apresenta as seguintes modalidades: Disque Sedex, Sedex a Cobrar, Sedex Hoje, Sedex 10, Sedex Mundi.

• Malotes Serca – Serviço de Correspondência Agrupada: é o serviço de coleta, transporte e entrega de malotes, ideal para remeter objetos de correspondências do dia-a-dia de uma empresa entre as unidades localizadas em diferentes pontos do território nacional, mediante contrato.

Sua empresa irá utilizar-se dos serviços de cartório à medida que forem necessárias providências de ordem jurídica. Os serviços mais utilizados são os seguintes:

• Cópias autenticadas de documentos: você apresenta a original e o cartório, além de tirar as cópias solicitadas, carimba as cópias do documento certificando-os de sua autenticidade. Esses documentos passam a ter valor legal de documento original.

• Reconhecimento de assinatura (ou firma): trata-se de reconhecer a legitimidade da assinatura do documento.

• Procuração: trata-se de um documento de valor legal, onde alguém passa poderes específicos para outro alguém poder representá-lo na sociedade.

• Correios

• Empresas de Ônibus

• Companhias Aéreas.

A Contabilidade registra os atos e fatos administrativos, controla o patrimônio e orienta as ações futuras. É um centro de controle, informação e registro que, nas pequenas empresas, se resume ao contador ou técnico em Contabilidade e, nas grandes empresas, está subordinado ao Departamento Financeiro ou Administrativo.

Estudar, controlar e apresentar a posição dos componentes patrimoniais e o resultado econômico, para que a Empresa possa aumentar os lucros ou diminuir as despesas, visando um melhor resultado financeiro; Escriturar todos os fatos administrativos relacionados ao Patrimônio da Empresa em livros próprios; Demonstrar os saldos existentes e o movimento da Empresa; Atender a fiscalização municipal, estadual e federal; Verificar o que a empresa os seus sócios lucraram, através de balanços ou balancetes; Recolher e verificar pagamento de impostos.

É o que a Empresa possui, o que os outros lhe devem e o que ela deve aos outros. O patrimônio se compõe de bens, direitos e obrigações.

São todas as coisas que a empresa possui, como máquinas, móveis, dinheiro, imóveis, veículos e qualquer bem que tenha valor econômico. Os bens podem ser divididos em:

1. Bens móveis: podem ser transferidos de um local para outro, sem alteração de valor. Ex.: móveis e utensílios, máquinas, etc.

2. Bens imóveis: são bens fixos, que não podem ser deslocados de seu lugar natural. Ex.: terrenos, edifícios, construções, etc.

São os valores que outras empresas ou pessoas devem a empresa, isto é, o que temos a receber. Estes valores são gerados quando a empresa vende mercadorias ou presta serviços a prazo.

São as dívidas da empresa, isto é, o que temos a pagar, o que compramos para pagar mais tarde, chamamos de obrigações.

É a renda proveniente da venda de mercadorias.

É a despesa para desenvolver suas atividades, isto é, compra de matérias-primas, mercadorias, pagamento de impostos, embalagens, salários, fretes, etc.

O objetivo de toda empresa é o lucro, isto é, diferença positiva entre as receitas e os custos. Este lucro (ou prejuízo) é apurado ao comparar as despesas e receitas no fim do exercício.

Veja os casos abaixo:

1. Lucro: quando as receitas forem maiores que as despesas;

2. Prejuízo: quando as despesas forem maiores que as receitas;

3. Em equilíbrio: quando as despesas forem iguais às receitas.

É o registro dos fatos que ocorrem no patrimônio. Como os registros são feitos em ordem cronológica, a Contabilidade apresenta características de história do patrimônio.

São os fatos registrados, reunidos em demonstrações expositivas. Existem várias demonstrações contábeis. Dentre elas podemos citar: inventários, balanços e balancetes.

É a soma dos bens e direitos.

É a soma das obrigações.

São livros onde se efetuam os registros que contém as operações realizadas, isto é, os registros de transações comerciais.

É um balanço elaborado no final de cada mês, cuja finalidade é comprovar a exatidão dos lançamentos nos livros de escrituração e informar a situação das contas. Os saldos apresentados mostram o total das despesas, das receitas, dos bens, dos direitos e das obrigações.

AZEVEDO, Ivanize e COSTA, Sylvia Ignácio da – Secretária – Um guia prático Editora Senac .

CHING, Rosa – A arte de secretariar: tudo o que você precisa saber para ser uma secretária de sucesso! Novatec Editora, novembro de 2006 .

FERREIRA, Reinaldo Mathias – Correspondência Comercial e Oficial com técnicas de redação. Editora Ática .

GOLD, Miriam – Redação Empresarial – Escrevendo com sucesso na Era da Globalização Makron Books .

GOMES, Sara – Secretária Nota 10 Fundação Biblioteca Nacional, 1ª edição, outubro de 2003 .

GUIMARÃES, Márcio Eustáquio – O livro azul da secretária moderna Editora Érica.

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PACOLA, Eliana Cristina – Secretariado Administrativo com Exercícios Práticos Editora Viena, 2002 .

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WEIL, Pierre – Relações Humanas na família e no trabalho Editora Vozes, 2003 .