Planejamento Estratégico: Gestão hospitalar

Para funcionar as organizações de saúde precisam de um planejamento a fim de atingir seus objetivos e metas. Para planejar o administrador de determinada organização precisa ter bem definido os objetivos organizacionais para somente assim conseguir direcionar as ações necessárias para desenvolvimento organizacional. Esse administrador precisa também trabalhar os pontos fortes e fracos da organização e conseqüentemente a motivação da equipe de trabalho também tem papel importante neste processo organizacional para conseguir chegar aos objetivos comuns da organização.

O administrador faz parte da cúpula estratégica das organizações esse profissional é um dos responsáveis pelo planejamento da organização. Quando se aborda o assunto planejar é importante fazer alguns questionamentos como: O que fazer? Com relação ao que fazer as organizações devem se questionar sobre aonde à organização quer chegar e de que maneira irão fazer para solucionar os problemas organizacionais. Como fazer? O como fazer esta relacionada com quais estratégias a organização irá utilizar para obter resultados.

Quando fazer? A relação sobre quando fazer a empresa deve saber qual o momento é mais apropriado para colocar em prática as estratégias. Quanto vai custar? Esse aspecto diz respeito de quando a empresa gastará para implementação das estratégias. Quem executará? Neste aspecto a organização deve verificar quais pessoas e setores serão selecionados para execução das atividades. Para quem? Essa pergunta também é importante porque ela especifica para quem será feita as estratégias, ou seja, para quais clientes.

Para Tajra, “A amplitude de utilização das técnicas de planejamento vem crescendo e evoluindo com a própria ciência administrativa”. (TAJRA). No ponto de vista da autora mencionada acima o planejamento vem evoluindo à medida que o tempo vai passando e essa evolução começa a partir da década de 50 e vai até a década de 90 como mostra o quadro 1 abaixo:

Observa-se através do quadro um mencionado acima que a evolução do planejamento desde a década de cinqüenta até os dias de hoje é fundamental para organizações controlar seus recursos financeiros e fazer uma análise criteriosa do ambiente interno e externo além do mais definir sua missão e visão.

Quando se aborda o planejamento não se pode deixar de mencionar os três níveis de planejamento que são: estratégico, tático e operacional conforme mostra a figura 1 abaixo:

Com relação à figura um acima se pode dizer que o nível estratégico esta relacionada com a alta direção, ou seja, com os diretores e presidentes. Para Chiavenato o planejamento estratégico é realizado sempre a longo prazo. Ainda no ponto de vista de Chiavenato o planejamento estratégico pode ser entendido como:

[...] um conjunto de tomada deliberada e sistemática de decisões envolvendo empreendimentos que afetam ou deveriam afetar toda a empresa por longos períodos de tempo. É um planejamento que envolve prazos mais longo de tempo, é mais abrangente e é desenvolvido nos níveis hierárquicos mais elevados da empresa, isto é, no nível institucional.

Para Chiavenato o planejamento estratégico procura detalhar o como fazer isso para alcançar determinados objetivos, isso nada mais é, do que “estabelecer o que a empresa deve fazer antes da necessária ação [...]” (CHIAVENATO). Ainda para o autor Chiavenato o planejamento estratégico envolve essas etapas mencionadas abaixo que são: identificação dos objetivos, análise organizacional (interna) e ambiental (externa), formulação de estratégias, construção do planejamento estratégico e implementação. No nível estratégico o planejamento é realizado a longo prazo.

No nível tático o planejamento é realizado em médio prazo. E com relação a este nível o autor Chiavenato diz que: “[...] é o conjunto de tomada deliberada e sistemática de decisões envolvendo empreendimentos mais limitados, prazos mais curtos, áreas menos amplas e níveis mais baixos da hierarquia da organização”. (CHIAVENATO)

Para o autor Chiavenato citado acima o planejamento tático esta relacionado com o planejamento estratégico a grande diferença de um para o outro é a questão de posição de decisão dentro da empresa, ele encontra-se no meio da pirâmide como mostra a figura 1 mencionada acima este planejamento nada mais é do que intermediário entre o estratégico e o operacional. Para Tajra, “O foco deste nível é ter as percepções externa e interna simultaneamente.

Os membros do nível tático necessitam saber o que está acontecendo no ambiente externo para viabilizar estratégias internas”. (Tajra). E por fim o nível operacional que se refere a quem executa as atividades (interna) dentro da organização. No nível operacional o planejamento é realizado a curto prazo. Neste nível “[...] sua missão é fazer acontecer, é acompanhar de perto todas as ações que geram o produto ou o serviço da empresa”. (Tajra).

Dentro das organizações pode-se dizer que esses três níveis, estratégico, tático e operacional são muito importantes porque um nível complementa as atividades dos demais níveis dentro da empresa, ou seja, um nível estratégico precisa do tático e o tático necessita do operacional e vice-versa.

Para Borba o planejamento estratégico nada mais é do que o pensar e repensar “de uma organização” (BORBA) focando no seu futuro e analisando o ambiente externo. Borba conceitua o planejamento estratégico como sendo um: “[...] processo que realmente mobiliza as pessoas e a organização para construir o seu futuro”. (BORBA). Borba existe quatro fatores que são importantes para a empresa com relação à estratégia. São eles: os fornecedores, concorrentes, clientes e a própria organização.

Através desses fatores mencionados acima é possível formular os objetivos organizacionais. Muitas organizações de saúde ou de outro ramo de atuação não se desenvolvem e não crescem devido à falta de elaboração do planejamento estratégico. Muitas empresas pequenas não dão a devida importância a esse processo de gestão. Mas nota-se que a maioria das grandes organizações que trabalham com saúde seja clínicas ou até mesmo hospitais estão incorporando e implementando este processo de gestão em suas organizações.

Até mesmo porque nos dias de hoje é vital que a organização tenha definido sua forma de gestão e isso se dá também através da implantação do planejamento estratégico. No ponto de vista do autor Chiavenato, “Enquanto a estratégia [...] se preocupa com o “o que fazer” para atingir os objetivos empresariais propostos, o planejamento estratégico volta-se para o “como fazer” [...]”’. (CHIAVENATO). Neste momento se faz necessário abordar a estruturação do Planejamento Estratégico (PE) que envolve diversos fatores como mostra a figura 2 abaixo:

Para as organizações que trabalham com saúde essa estrutura básica é necessária isso porque essas organizações trabalham com o que é mais valioso para pessoas a (saúde). A definição do negócio é muito importante para empresas e organizações isso porque através dela a empresa define qual será seu ramo de atuação. Para organizações que trabalham com saúde o negócio é fundamental nessa área. O negócio pode ser definido através das especialidades médicas ou cirúrgicas que determinado hospital ou clínica vai atuar.

A missão como o próprio nome diz pode ser entendido como a razão de existir da organização. Tajra explica que a “[...] missão é porquê existimos” (TAJRA). Para elaborar a missão institucional a empresa precisa fazer duas perguntas básicas que são: Por que a empresa existe? E quem são seus clientes? Essas duas perguntas são fundamentais para elaborar uma missão. Chiavenato diz que: “todo negócio deve ter uma missão para cumprir” (CHIAVENATO). Essa missão deve ser clara e de fácil entendimento para os colaboradores da organização e as pessoas envolvidas. Chiavenato menciona ainda que a missão esta centralizada na sociedade.

Aliado a missão faz-se necessário abordar sobre visão. A visão refere-se o que a empresa deseja ser no futuro. Tajra, explica que a visão: “[...] servirá para direcionar todas as estratégias que posteriormente serão elaboradas, pois a partir do que a empresa deseja alcançar serão definidas as ações. A visão direcionará o destino da organização”. (TAJRA). Para elaboração da visão a empresa deve-se perguntar sobre: O que a empresa quer ser a longo prazo (anos)? O que a empresa deseja alcançar a longo prazo (anos)?

A visão diz respeito ao futuro da organização, ou seja, o que a empresa quer ser em determinado período de tempo (longo prazo). Tajra, ainda explica que a visão nada mais é do que “[...] o sonho da empresa, é o que ela deseja alcançar”. (TAJRA, 2006, p. 63). Para organização elaborar a visão ela deve ter uma ideia clara do que ela quer ser no futuro. Conforme Chiavenato, “enquanto a missão se refere à essência do negócio e da própria razão de ser e de existir, a visão está focada no futuro e no destino”. (CHIAVENATO).

Os valores também são importantes para as organizações, assim como a missão e visão. Com relação aos valores Tajra exemplifica que “os valores fundamentam as crenças organizacionais [...]”. (TAJRA). Os valores estão associados com as crenças, ética e tradição e outros fatores como qualidade e confiança. A missão, visão e valores norteiam e determinam a cultura organizacional da empresa. Agora abordando o aspecto da análise do ambiente é importante que as organizações de saúde ou que trabalham com saúde realizem um diagnóstico das questões internas e externas.

A questão interna diz respeito a tudo que ocorre dentro da organização. Essa questão deve-se levar em conta porque aborda os pontos fortes e fracos da organização. A questão externa como o próprio nome diz é fora da empresa, ou seja, quais são suas ameaças e as oportunidades. Após a empresa elaborar todos esses passos acima mencionados sobre a estruturação do PE ela deve elaborar os objetivos organizacionais e as metas Tajra, afirma que: “as metas são as partes “menores” de um objetivo, ou seja, para atingir um determinado objetivo, é necessário cumprir algumas metas”’. (TAJRA).

Se pode dizer que a meta é uma conseqüência dos objetivos organizacionais. Já no caso das estratégias após definido os objetivos organizacionais e as metas e a análise do ambiente interno e externo ocorre à formulação das estratégias isso para alcançar os objetivos. Para formulação das estratégias é necessário um plano de ação para cada estratégia. O plano de ação nada mais é do que um “[...] documento que detalha a estratégia” (TAJRA). O quadro 2 abaixo é um exemplo de plano de ação que pode ser utilizado pelas organizações de saúde para formulação de suas estratégias.

Tajra, ainda diz que “o conjunto de todos os planos de ação constitui o planejamento operacional de uma organização”. (TAJRA). Este documento é a base para o cumprimento das atividades pelo nível operacional da organização. Segue abaixo no quadro 2 o modelo de plano de ação:

Depois de realizado todas essas etapas mencionadas acima tona-se importante fazer um cronograma das atividades que devem ser executadas dentro da organização. Este cronograma pode ser elaborado mensalmente ou anualmente. Como demonstra a figura 3 abaixo:

Cabe ressaltar que o acompanhamento deste cronograma “compete a alta direção” (TAJRA) isso porque é a alta direção que vai “[...] identificar necessidades de recursos”. (TAJRA). E finalmente a implementação do PE dentro da organização. Os relatórios gerenciais são de responsabilidade dos três níveis: estratégico, tático e operacional. Esses relatórios devem ser elaborados à medida que as atividades sejam implantadas e executadas.