Rotinas Administrativas e ata de reunião

Todo diretor, gerente, chefe e encarregado exercem estas sete funções administrativas, a saber:

•Planejar;

•Comandar;

•Organizar;

•Coordenar;

•Avaliar;

•Supervisionar;

•Controlar.

O conjunto dessas funções e suas interações constituem o conceito de administração.

É a função administrativa em que se estima os meios que possibilitarão realizar os objetivos (prever), a fim de poder tomar decisões acertadas, com antecipação, de modo que sejam evitados entraves ou interrupções nos processos organizacionais.

É também uma forma de se evitar a improvisação. Nesta função, o gerente especifica e seleciona os objetivos a serem alcançados e como fazer para alcançá-los.

Exemplos: o chefe de seção dimensiona os recursos necessários (materiais, humanos, etc.), em face dos objetivos e metas a serem atingidos; a montagem de um plano de ação para recuperação de uma área avariada. Funciona como a primeira função administradora, pois serve de base para as demais.

É uma reflexão que antecede a ação; É um processo permanente e contínuo; É sempre voltado para o futuro; É uma relação entre as coisas a fazer e o tempo disponível para tanto; É mais uma questão de comportamento e atitude da administração do que propriamente um elenco de planos e programas de ação; É a busca da racionalidade nas tomadas de decisões; É um curso de ação escolhido entre várias alternativas de caminhos potenciais;

É interativo, pois pressupõe avanços e recuos, alterações e modificações em função de eventos novos ocorridos no ambiente externo e interno da empresa. O planejamento é um processo essencialmente participativo, e todos os funcionários que são objetos do processo devem participar. Para realizar o planejamento, a empresa deve saber onde está agora (presente) e onde pretende chegar (futuro).

Para isso, deve dividir o planejamento em cinco fases sequenciais a saber: Estabelecimento de objetivos e meios para alcançá-los; Tomada de decisões a respeito das ações futuras; Elaboração de planos de ação; Ação empresarial: execução; Controle e avaliação dos resultados. Exemplos de instrumentos de planejamento: orçamento, cronograma, desenho de processo, etc.

É a função administrativa que consiste basicamente em: Decidir a respeito de “que” (como, onde, quando, com que, com quem) fazer, tendo em vista determinados objetivos a serem conseguidos. Determinar as pessoas, as tarefas que tem que executar.

•Poder de decisão.

•Poder de determinação de tarefas a outras pessoas.

•Poder de delegar a possibilidade de conferir a outro parte do próprio poder.

•Poder de propor sanções àqueles que cumpriram ou não as determinações feitas.

A função de comando é muito mais participativa no hospital, dada a complexidade de suas atividades. O comando de várias especialidades exige uma maior participação dos funcionários. Instrumento de comando: escala de trabalho dos profissionais em plantões e folgas.

É a função administrativa que visa dispor adequadamente os diferentes elementos (materiais, humanos, processos, etc.) que compõem (ou vierem a compor) a organização, com o objetivo de aumentar a sua eficiência, eficácia e efetividade. É constituir o duplo mecanismo, material e social do hospital.

• É a definição de estrutura básica, a partir da qual tudo o mais se organiza: pessoal, material, etc.

• É aquela que define as unidades e os cargos que constituem (ou constituirão) o hospital (e pelas quais se distribuem os recursos), caracterizados segundo: - os níveis hierárquicos que tem; - as funções básicas que serão desenvolvidas.

Os desenhos de processos são formas de organização racional e sequencial das atividades (tarefas, passos) de um serviço do hospital. O fluxograma é a representação gráfica de um desenho de processo. Instrumentos de organização: organograma, manuais de organização, manuais de serviços, etc.

É a função administrativa que visa ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos através da qual se estabelece, dentro do hospital, um conjunto de medidas, que tem por objetivo harmonizar recursos e processos.

Dois tipos de Coordenação:

•Vertical/Hierárquico: É aquela que se faz com as pessoas sempre dentro de uma rigorosa observância das linhas de comando (ou escalões hierárquicos estabelecidos).

•Horizontal: É aquela que se estabelece entre as outras pessoas sem observância dos níveis hierárquicos dessas mesmas pessoas. Essa coordenação possibilita a comunicação entre as pessoas de vários departamentos e de diferentes níveis hierárquicos.
 

Risco Básico: Desmoralização ou destruição das linhas de comando ou hierarquia do hospital.
 

Coordenação de um simpósio e coordenação de um grupo de trabalho, etc.

É a função administrativa através da qual se procura verificar e analisar se o determinado ou o estabelecido atingiu os objetivos esperados.

São mecanismos através dos quais se torna possível corrigir as decisões das pessoas que determinam ou estabelecem o que deve ser feito.

Tem, portanto, um propósito bem diferente da função de controle, a qual visa diretamente corrigir as pessoas que devem cumprir o determinado.

A avaliação interessa, fundamentalmente, para corrigir os objetivos fixados e/ou os procedimentos que levam a fixação errada de objetivos.

Exemplos: avaliação de desempenho de pessoas; avaliação de resultados das unidades; etc. Instrumento de avaliação: questionário de avaliação dos serviços prestados pelo cliente.

É a função administrativa que consiste, basicamente, em motivar (sensibilizar) e orientar pessoas a desenvolver suas atividades dentro de determinadas normas, julgadas as melhores, para alcançar os objetivos do hospital. Não confundir Supervisão com Treinamento ou Educação em Serviço ou procedimentos meramente estimulativos, decorrentes do mando e da coordenação.

• Para um pessoal mais diferenciado técnica e culturalmente, a supervisão é mais esporádica do que para o pessoal menos diferenciado.

• Não há possibilidade de se desenvolver medidas de supervisão, se não houver o estabelecimento de normas técnicas (formas padronizadas de execução) para a execução de atividades dentro do hospital.

• Elas exigem de quem exerce a supervisão muita autoridade técnica.

• As medidas de supervisão implicam a necessidade prévia de se fazer uma avaliação dos serviços e seus recursos, a fim de que a supervisão se fundamente em possibilidades reais.

• “O supervisor não deve estar na linha de comando”. Evitando que o supervisor se torne um fiscal, uma autoridade que imponha suas idéias e que pode propor sanções. Exemplos: supervisão de linha de produção, de prestação de serviços, etc .

Esta função se aplica tanto a coisas quanto a pessoas.Para que a função de controle possa efetivamente se processar e aumentar a eficiência do trabalho no hospital, é fundamental que o estabelecido ou determinado esteja perfeito, claramente explicado.“O que perturba o bom entendimento não são regras do jogo muito exigentes, mas sim regras esclarecidas após o jogo iniciado.” É a função administrativa através da qual se verifica se o que foi estabelecido ou determinado foi cumprido (sem entrar especificamente no mérito se deu ou não bons resultados). Exemplos: controle de ponto, controle de estoques, controle orçamentário, etc

• Um objetivo, um padrão, uma linha de atuação, uma norma, uma regra “decisorial”, um critério, uma unidade de medida;

• Um meio de medir a atividade desenvolvida;

• Um procedimento para comparar tal atividade com o critério fixado;

• Algum mecanismo que corrija a atividade com o critério fixado.

a) estabelecimento de padrões ou critérios;

b) observação do desempenho;

c) comparação do desempenho com o padrão estabelecido;

d) ação para corrigir o desvio entre o desempenho atual e o desempenho esperado.

Quem participa de reuniões no trabalho já precisou fazer uma ata de reunião.

Por mais informal que seja um ambiente de trabalho, as decisões tomadas em reuniões devem ser registradas, formalizadas, e divulgadas a todos a quem as informações puderem interessar por meio da ata.

Este é o melhor documento para registrar as decisões tomadas em reuniões pelo seu formato simples e prático. A ata é um relato resumido do que foi discutido e normalmente é redigido por uma secretária executiva.

Fazer uma ata de reunião é uma das funções básicas de uma secretária executiva, e requer atenção porque nenhum detalhe pode passar despercebido. Por mais informal que seja o ambiente de trabalho, toda reunião deve ter registrada e transmitida a todos os participantes.

Antigamente, atas levavam a fama de serem demasiadamente complexas, principalmente pela linguagem exigida. Mas hoje, a exigência do português coloquial diminuiu e elas são bem mais práticas, de fácil compreensão a todos. Algumas orientações gerais continuam válidas, principalmente no que diz respeito às informações que devem constar em um documento deste tipo e a linguagem a ser utilizada.

Por muito tempo, as atas de reunião foram os documentos formalizadores das decisões tomadas em empresas, condomínios e associações. Elas continuam sendo um excelente instrumento, principalmente porque elas se tornaram mais flexíveis quanto ao seu formato e sua apresentação.

As atas não são só textos que reúnem os problemas e acordos tratados em uma reunião oficial ou privada, como podem ser de um congresso, por exemplo; são também os certificados que atestam a eleição de alguém para um cargo. Além disso, uma ata serve para certificar oficialmente um fato, como acontece na ata de certidão lavrada em cartório.

Uma ata deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior.

Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.

O que você precisa para facilitar sua vida e conseguir fazer uma ata de reunião eficiente, é partir de um modelo de ata de reunião.

O modelo de ata deve ser:

• Com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
• Sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
• Sem abreviaturas de palavras ou expressões;
• Com números escritos por extenso;

• Sem rasuras nem emendas;
• Sem uso de corretivo
• Com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
• Com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões

Aspecto informal que se caracteriza como uma espécie de súmula na qual serão registradas apenas as informações mais relevantes e que posteriormente poderá ser enviado ao RH. Ex: reuniões departamentais, reuniões com clientes e entre outros.

Principais tópicos que devem constar na ata simples:

• Data, local, horário de início e fim da reunião: é necessário saber onde e quando as pautas foram discutidas;
• Pessoas presentes e seus cargos: é preciso informar por quem as decisões foram tomadas;
• Pauta da reunião: uma das principais informações que deve constar na ata a fim de saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram;

Discussões: parte fundamental para registro das discussões para esclarecer porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias foram abandonadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra várias outras vezes;

• Registro das decisões: outra parte fundamental para registrar o que de fato foi acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos;

• Compromissos: essencial para registrar os prazos para execução de cada tarefa e é onde se estabelece o dia, horário, local e participantes da próxima reunião;

Uma boa ata irá conter esses tópicos. Dificilmente uma ata conterá mais informações além destas. É importante lembrar que a ata deve ser um documento sucinto, de fácil leitura e identificação (em especial) das decisões tomadas. E uma ata que não abranja todos estes itens ficará incompleta, deixando os leitores com dúvidas sobre algum aspecto da reunião.

Aspecto extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório. Ex: alteração contratual, alteração de diretoria, entre outros. A ata formal é constituída por 5 partes:

Abertura: indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida;

• Legalidade: declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado;

 Expediente registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos;

Ordem do dia: parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado;

• Encerramento e desfecho: quando todos o acontecimentos foram registrados.