Pontos de compra e reposição de estoques

  Controlar estoques é muito importante para qualquer empresa porque, apesar dos esforços em reduzir os estoques, estes ainda são representativos nas empresas, havendo portanto necessidade dos sistemas de controle. Formalmente, existem três sistemas básicos para se determinar quando fazer o pedido:

• Sistema de Ponto de Pedido – usado para demanda independente;
• Sistema de Revisão Periódica – usado para demanda independente;
• MRP – usado para demanda dependente.

• Sistema Min-Máx:

  É considerado por alguns como o mais comum de todos os sistemas de controle de estoques. Refere-se a um sistema de reabastecimento no ponto de pedido, onde “min” (mínimo) trata-se do ponto de pedido e “máx” (máximo) o nível máximo de estoque. É um procedimento de controle de estoque, feito em cartões manuais ou por sistemas.

  Neste sistema, as quantidades mínima, máxima e de reposição são preestabelecidas e, através destas, é executado o controle. Para fazer uso desse sistema, não são necessárias pessoas extremamente qualificadas e há a possibilidade de automatização do processo de reposição.

  Por outro lado, em face do automatismo da reposição, o sistema min-máx pode causar elevação dos níveis de estoques na incidência de retração de consumo, ou pode causar falta de material se ocorrer o inverso, ou seja, aceleração de consumo, visto que o mínimo é estabelecido em função de registros históricos deste.

  A aplicação do método é bastante simples. Quando o nível de estoque, pela ação do consumo, atinge o mínimo, é automaticamente solicitada uma quantidade de reposição preestabelecida, potencialmente alcançando o nível máximo.

• Sistema de Revisões Periódicas:

  No sistema de revisões periódicas, ao invés de quantidades, determinam-se períodos de tempo, pois ocorre a programação das datas em que será feita revisão nos parâmetros de controle do item. Tais revisões são feitas em intervalos previamente estabelecidos, caracterizando as revisões periódicas. No momento da revisão, há a decisão se a empresa deve ou não solicitar a reposição do item e verificar a adequação dos parâmetros preestabelecidos à realidade praticada.

• MRP:

  O sistema MRP ("Material Requirements Planning" - Planejamento das Necessidades de Materiais) surgiu durante a década de 60, com o objetivo de executar computacionalmente a atividade de planejamento das necessidades de materiais, permitindo assim determinar, precisa e rapidamente, as prioridades das ordens de compra e fabricação.

  É um sistema lógico de cálculo que converte a previsão de demanda em programação da necessidade de seus componentes. A partir do conhecimento de todos os componentes de um determinado produto e os tempos de obtenção de cada um deles, podemos, com base na visão de futuro das necessidades, calcular o quanto e quando se deve obter de cada item, de forma que não haja falta e nem sobra no suprimento das necessidades da produção. Podemos dizer que é um sistema utilizado para se evitar as peças ausentes.

  A aplicação do MRP, voltada a itens de demanda dependente, consiste em determinar quando e em que quantidade os itens serão necessários a partir do plano de produção da organização.

  Assim como qualquer atividade de uma empresa gera custos, existem custos na estocagem, e estes precisam de apuração e controle para que possam ser incorporados aos preços dos produtos /serviços que são entregues aos clientes, mas que não atinjam um nível alto que venham a encarecer estes produtos.

  São três os principais custos básicos ligados ao processo de estocagem, estes classificados em função da natureza das atividades:

• Custos de Aquisição (custo de pedir): são os custos gerados no processo de compra do material. Além do valor do material comprado, existem outros custos envolvidos na aquisição do material, por exemplo: pagamento dos salários, eletricidade, telefonia, viagens. São gastos que acontecem independentemente de ser gerado um pedido de material, por isso são considerados como custos fixos de aquisição. Outros custos acontecerão somente quando forem gerados de pedidos de material, como: custos de inspeção, fretes especiais de entrega. Por isso são considerados custos variáveis do processo de aquisição.
• Custos de manter estoque: estão ligados a todos os custos necessários para manter uma determinada quantidade de mercadorias por um período, como custos de armazenagem, de seguro, deterioração, entre outros.
• Custo Total: multiplicando o custo unitário de pedido, ou seja, o custo de um único pedido, pelo número de pedidos realizados em um período, em geral (01) um ano, encontra-se o custo total.

  No entanto, para entender um pouco mais o que compõe estes custos, podemos detalhar os três tipos em alguns outros custos, conforme a seguir:

• Custos de Manutenção ou de Armazenamento:

  São os custos relativos ao processo de guarda do material e começam a ser apurados assim que os materiais são recebidos no depósito. Também estão incluídos o investimento no estoque, obtido através da avaliação do mesmo. Estes custos ainda incluirão os investimentos em maquinário especializado, pessoal, aquisição e implantação de softwares para registro de movimentações, seguros para os riscos com o material (obsolescência, danos, furtos e deterioração), o próprio metro quadrado do armazém, além dos investimentos em infraestrutura de armazenagem.

• Custos de Falta:

  São os custos decorrentes da escassez do material. Valores que surgem em função de um pedido não atendido, atrasos na produção por falta de matéria-prima, abalos à imagem da organização no mercado. Incluirão levantamentos específicos de setores da produção para a sua apuração, dificultando a determinação do valor exato. São ligados à possibilidade de escassez do material, sendo, em função de trabalharmos para que essa escassez não aconteça; de difícil apuração, pois inclui informações a respeito do levantamento de valores de pedidos não aceitos, encomendas não enviadas, mão de obra parada, reprogramação de máquinas da linha de produção, lucros não realizados. Outro fator que dificulta a determinação do custo de falta é a questão do prejuízo à imagem da organização no mercado que, apesar de ter consequências de curto e médio prazo, também possui consequências de longo prazo, tornando a apuração demorada.

  Em geral, a consequência imediata da escassez acaba no registro das compras emergenciais que a organização faz para suprir e dar continuidade ao processo principal. Tais compras, em geral, acabam trazendo prejuízos por ocorrerem em época de dificuldades, além de serem realizadas com condições desfavoráveis de preço.

  Quando a quantidade de estoque chega a um nível mínimo, é preciso que a empresa proceda a aquisição de novos itens. Respeitando esse nível, é possível dar início ao processo de aquisição do item sem que este chegue a faltar. Se ocorrer falta de materiais, a empresa certamente terá prejuízo por deixar de produzir (e deixar de vender). Observe:

• Variação no consumo;
• Oscilação nas épocas de aquisição (atraso no tempo de reposição);
• Não atendimento da qualidade por parte do fornecedor (o Controle de Qualidade precisa rejeitar um lote);
• Setor de Compras não considera o lead time;
• Remessas por parte do fornecedor com quantidade diferente do solicitado;
• Entre outros.

  Para a adequada reposição dos estoques, a empresa pode optar pelo método de duas gavetas, que já foi apresentado anteriormente, quando ela fará o pedido quando acabar a quantidade de uma das gavetas; Mas algumas empresas optam por utilizar o método de Revisão Permanente (Perpetual Inventory System), quando continuamente faz-se a verificação e reposição de estoque, se necessário. Certas empresas optam pelo método de Reposição Periódica (Periodic Inventory System), quando é feito o pedido de uma quantidade determinada em períodos regulares.

  Também um outro método bastante utilizado é a Reposição por ponto de pedido (Order Point Policies), quando a empresa define um nível de estoque que, se atingido, define o momento de se fazer um novo pedido. Ainda, existe o método chamado Lote Econômico de Compra (Economic Order Point). Nele, o objetivo é determinar as quantidades mais que geram mais economia no processo de aquisição de material.

  O setor de Compras deve sempre se preocupar com o estoque de matéria-prima/insumos. É de responsabilidade do Setor de Compras assegurar que as matérias-primas exigidas pela Produção estejam à disposição nas quantidades certas e nos períodos desejados. Ainda, este setor não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas também por realizar a compra em um preço mais favorável possível para a empresa, uma vez que o custo da matéria-prima é um fator fundamental no custo do produto.

  O ato de comprar parte de decisões que não podem deixar de levar em consideração alguns fatores, como preço, prazo de entrega, quantidade, frete, condições de pagamento, qualidade, entre outros. Normalmente, o processo de aquisição de materiais, seja ele de qualquer tipo, segue o fluxo apresentado na figura:

  Em uma empresa bem estruturada, a definição de padrões é extretamamente importante para o seu sucesso. Surgindo a necessidade de um material, não basta simplesmente comprá-lo, mas é interessante definir as suas especificações, os seus padrões, detalhando quais as caraterísticas do material são importantes para o processo (exemplos: largura, densidade, altura, cor, etc.). Com base nas definições dessas especificações, normalmente feitas por parte do setor de desenvolvimento de produtos, o setor de compras partirá para desenvolver no mercado os melhores fornecedores, que ofereçam as melhores condições para a empresa em relação a preço, prazo de entrega, frete, qualidade do material, entre outras.

  Nesse momento, são feitas muitas cotações. Recomendam-se, no mínimo, cotações com três fornecedores, para comparação dos seus resultados, mas é importante lembrar que devem ser considerados vários fatores, não apenas o preço. Nem sempre o fornecedor que oferece o melhor preço também oferece a melhor qualidade e isso pode pesar no resultado final do seu produto, consequentemente, no lucro da empresa.

  Uma vez definidas as especificações e desenvolvidos os fornecedores, ao receber as solicitações internas, o Setor de Compras está preparado para emitir os pedidos de compras. É muito importante que o setor de compras faça o acompanhamento dos pedidos direcionados aos fonecedores, de forma a garantir que todas as condições sejam cumpridas. Deve haver sempre uma grande interação entre os setores da empresa, de forma a proporcionar um adequado fluxo de informações.

  Por exemplo, ao receber os materais, o setor de Almoxarifado poderá informar ao setor de compras o prazo de recebimento ou, então, a empresa pode ter um sistema em que o setor de compras possa fazer essa consulta. Ou seja, é muito importante que o fluxo de informações discorra de forma clara dentro de uma empresa. Vamos detalhar em um passo a passo a realidade de uma empresa, relacionando os setores de compras e estoques. Lembre-se, estes setores devem iteragir constantemente.

1. O setor de estoque estabelece o PP (Ponto de Pedido) de um determinado item;
2. O setor de cadastro lança esse cálculo no sistema MRP (em algumas empresas, isso é feito pelo setor PCP – Planejamento e Controle de Produção, que também lança a previsão de fabricação do produto que usará este item);
3. Quando o item atingir o seu estoque mínimo (ou de segurança conforme o padrão definido pela empresa), o Comprador será informado;
4. Consultar se o item solicitado já possui as especificações definidas. Caso não, solicitar ao setor responsável (normalmente, o setor DNP – desenvolvimento de novos produtos, em conjunto com a Produção). Caso já tenha, o Comprador procurará no mercado no mínimo 3 fornecedores para fazer as cotações;
5. Fazer as cotações com os fornecedores, levando em consideração não apenas o melhor preço, mas outros fatores, como qualidade do item ou prazo de entrega, entre outros;
6. Cadastrar os fornecedores escolhidos;
7. Emitir o pedido ao fornecedor;
8. Acompanhar a chegada do pedido na empresa. Aqui, duas perguntas são importantes: Cumpriu o prazo estabelecido? Chegou em condições adequadas? Normalmente, essas perguntas são respondidas pelo setor de Almoxarifado/recebimento;
9. Estabelecer método para avaliação de fornecedores. Se um fornecedor se sai bem na cotação, mas não mantém o seu desempenho na entrega, ele deve ser avaliado para que isso seja considerado em novas negociações;
10.  Ao receber o item, o setor de Almoxarifado irá armazená-lo conforme exigem as suas características (especificações);
11. O setor de Almoxarifado movimentará o item conforme solicitação da Produção e, então, o fluxo recomeça novamente, quando atingir o estoque mínimo.

• Obs.: caso a empresa não possua o sistema MRP, este controle deverá ser manual (usando fichas ou até mesmo o excel) e isso exigirá uma interação ainda maior entre todos os setores.

  O setor de compras está evoluindo, especialmente devido à competitividade do mercado perante volumes e valores negociados. Rapidez e agilidade são as palavras do momento e constituem um diferencial que pode fazer uma empresa se sobressair em relação aos seus concorrentes. 

  As empresas passaram a investir mais na redução dos custos de aquisições para influenciar no lucro. Não apenas se preocupam com o momento de vender, mas também com o momento de comprar. Assim, o setor de compras passou a ter uma capacidade estratégica e de realização de objetivos nas empresas. Não basta apenas comprar, mas também garantir uma vantagem competitiva, reduzindo custos, monitorando os fornecedores para que realizem as entregas dentro dos prazos combinados, prezando pela qualidade dos itens adquiridos e garantindo a quantidade ideal em estoque. Sabendo que boa parte da definição do preço dos produtos é feita pelo mercado, os profissionais desta área têm como principal objetivo comprar a um baixo custo.

  Você pode perceber que o ato de comprar é uma atividade muito importante em qualquer empresa. O comprador precisa saber o que comprar, quanto e quando, procurando as melhores opções para a empresa. A pessoa de compras precisa levar em consideração o tempo de giro das mercadorias, e o estoque ideal para que não ocorra falta de matérias-primas/insumos.

  Evitar compras emergências é um papel muito importante do Comprador, pois estas são desvantajosas para a empresa, uma vez que nem sempre se tem tempo para fazer cotações ou se identificar os melhores materiais. A interação entre Compras e Estoques é imprescindível, porque o excesso ou a falta de estoque de matérias-primas/insumos pode gerar altos custos para a empresa ou um atraso na entrega de algum produto que possa vir a quebrar a confiança dos clientes.

  Consideramos especialmente dois fatores: quanto maior o estoque em uma empresa, maior é a quantidade de capital imobilizado e, também, que nunca deve faltar produto para venda. Se uma empresa tiver como meta garantir o menor volume de estoque possível, corre muitas vezes o risco de perder vendas por falta de produtos. Perder vendas pode significar a perda de mercado, de clientes. Ainda, levando em consideração o tipo do negócio ou produto, considera-se a sazonalidade envolvida e o fato de que produtos diferentes possuem médias de entrada e saída diferentes.

  Com o intuito de garantir o equilíbrio em todos os aspectos, as empresas devem ter a capacidade de reunir o máximo de informação possível. Na verdade, muitos fatores devem ser levados em consideração na manutenção adequada dos estoques, como históricos de vendas por produto (e por ano), sazonalidade, etc. Para esta manutenção de uma quantidade adequada de estoques, deve-se ter ainda ponderação quanto aos prazos de entrega dos fornecedores, isto é, se um fornecedor pode levar muito tempo para entregar um material adquirido, tenho que considerar isso na definição do tamanho do meu estoque e no momento da aquisição desse material. Mais uma vez, podemos perceber o quão integrado está o controle de estoques e o controle de compras.

  Para a otimização do volume de compras, o planejamento de estoque é um elemento essencial, devido à relação que mantem com a produção e as vendas. Para o desenvolvimento desta atividade deve-se ter em conta os seguintes critérios:

• Atualizar constantemente o custo de cada produto;
• Determinar os períodos de compra e os tamanhos dos lotes de cada produto para cada fornecedor;
• Estabelecer o estoque de segurança, mínimo e máximo para cada produto;
• Planejar constantemente as quantidades de estoque, baseadas em previsões de vendas;
• Controlar a disponibilidade do estoque para eventuais faltas repentinas;
• Comparar o custo de cada produto com o custo de colocar em estoque;
• Controlar o estoque físico diariamente;
• Realizar inventários periódicos com a finalidade de se compararem com os dados de controle de estoque;
• Colocar o estoque num local estratégico;  
• Identificar, ordenar e etiquetar os produtos;
• Codificar os produtos para uma consulta mais rápida;
• Atualizar os sistemas de informação para obter acessos e consultas rápidas de quantidades disponíveis de cada produto em estoque.

  Geralmente, a gestão de estoques se refere à gestão dos recursos materiais que podem ajudar a organização a gerar receita no futuro. De forma simples, ela se preocupa em garantir um equilíbrio entre o estoque e o consumo e a empresa pode conseguir esse fim seguindo algumas regras, tais como:

• Garantir que só entrem na empresa materiais necessários;
• Garantir uma adequada coleta de informações, para obter um melhor acompanhamento e planejamento;
• Determinar a quantidade de compra para cada material;
• Analisar e acompanhar a evolução do estoque na empresa;
• Desenvolver e implantar especificações de materiais;
• Manter boa interação com o setor de compras;
• Realizar estudos frequentes para que materiais obsoletos e inservíveis sejam retirados do estoque; etc.

  A logística reversa é o instrumento de desenvolvimento econômico e social caracterizado por um conjunto de ações, procedimentos e meios destinados a viabilizar a coleta e a restituição dos resíduos sólidos ao setor empresarial, para reaproveitamento, em seu ciclo ou em outros ciclos produtivos, ou outra destinação. A Política Nacional de Resíduos Sólidos (PNRS) foi instituída pela Lei nº 12.305, de 2 de agosto de 2010 regulamentada pelo Decreto Nº 7.404 de 23 de dezembro de 2010. Entre os conceitos introduzidos em nossa legislação ambiental pela PNRS estão a responsabilidade compartilhada pelo ciclo de vida dos produtos, a logística reversa e o acordo setorial.

  Simplificando, ela se trata da responsabilidade das empresas para com os resíduos que geram, possibilitando a reutilização e redução no consumo de matérias-primas. Outros agentes da cadeia, como comerciantes e consumidores, também têm responsabilidade, não fica apenas com as empresas. 

  É necessário conhecer sobre toda a gestão de estoques, incluindo aqueles gerados pelos itens retornados no processo de logística reversa. As empresas deverão receber os seus produtos de volta, mas estes não devem ficar armazenados com as matérias-primas ou produtos acabados, por exemplo. Deve ser formulada uma estratégia adequada, considerando os requerimentos da logística reversa.