Introdução ao Estoque

  A gestão de estoque nas empresas nos dias atuais é uma atividade que requer muito conhecimento, informação e de certa forma, um pouco de experiência, pois abrange assuntos de diversas áreas da empresa como a financeira, o setor de compras, a produção e a gestão em geral. Estar em sintonia com todos estes setores é de total importância para o pleno funcionamento da empresa de forma continua. Saber entender e dar importância para o assunto faz com que a atividade de administração de materiais seja vista como uma das que menos podem falhar, pois como já dito envolve diversos setores, afetando o funcionamento e o desenvolvimento da empresa. É com diversos fatores como financeiros e estruturais que cada vez mais estão sendo feito investimentos em capacitação para aprimorar o conhecimento dos administradores de materiais na atividade de ressuprimento. 

    O principal objetivo ou o motivo pela qual se tem uma empresa privada é a obtenção de lucros através da comercialização de bens ou serviços, principalmente no caso de indústrias, quando se tem fabricação destes bens o volume de recursos financeiros em estoque é maior, alguns casos chegam a 35% do seu ativo, visto que se obriga a ter um estoque de matérias-primas para a produção de seus bens, além da necessidade da utilização dos itens de uso e consumo que são necessários para a produção dos mesmos. Segundo Dias, define matéria-prima como: "...Materiais básicos e necessários para a produção do produto acabado; seu consumo é proporcional ao volume da produção. Em outras palavras, também podemos dizer que matérias-primas são todos os materiais que são agregados ao produto acabado."

  Em poucas palavras podemos entender como matéria prima, os itens básicos que compõe o produto final, ou seja, são materiais que sofreram alguma transformação para se tornar outro produto com valor agregado. Para a transformação da matéria-prima e fabricação dos produtos são necessários os itens de uso e consumo que são aqueles utilizados para a fabricação dos produtos acabados, eles não fazem parte do produto final, porém é de total importância para a fabricação, sem eles não há como fabricar algum produto.

  Relativamente para alguns produtos utilizam-se poucos e outros muito materiais de uso e consumo dependendo do ramo de atividade da empresa e sua tecnologia de fabricação. Gonçalves, diz que: “Mais de 50% dos custos de uma empresa são representados pelos investimentos em materiais e serviços destinados ao andamento da produção."

   Tendo a necessidade em manter estoques, estes vêm a ter diversos custos para a empresa exigindo assim um controle rigoroso sobre este item. A princípio, custos de estoque são divididos em dois grupos, os custos de aquisição e os custos de armazenagem para Francischini/Gurgel, custos de aquisição define-se como, “... o valor pago pela empresa compradora pelo material adquirido. Esse custo está relacionado com o poder de negociação da área de compras, em que buscará minimizar o preço por unidade adquirida.” 

  Nessa frase, o autor quer dizer que o custo de aquisição é todo o custo pago para colocar o produto na empresa, desde a compra até a chegada ao almoxarifado. Custos de armazenagem são todos os recursos gastos para armazenar ou estocar os materiais, movimentação interna, controles, obsolescência, perdas e extravios. Se pararmos para analisar todos os recursos gastos deste a compra de um item sem necessidade ou que não tenha necessidade imediata até sua utilização, chegaremos à conclusão que há uma grande reserva de recursos que poderiam estar sendo utilizados com mais eficiência em outras áreas.

  Tais recursos, poderiam ser utilizados para aprimorar os processos de manufatura, na aquisição de novos equipamentos ou adicionais, para expandir ou diversificar sua produção tornando-a mais eficiente e competitiva. Segundo Bertaglia, descreve que, "Em muitos casos, a formação de estoques proporciona um balanceamento das operações de organização, possibilitando aumento na eficiência operacional, redução de custos de mão de obra e maximização de capacidade instalada."

  Temos a convicção de que ter um estoque pode ter muitos benefícios, tanto que sua falta pode causar diversos problemas para a empresa e causar prejuízos, até mesmo difíceis de calcular. Para Gonçalves afirma que, "Se, por um lado, o excesso de estoque adicional gera custos financeiros ou de capital e custos de armazenagem, por outro lado, a falta desse estoque poderá resultar em perdas de vendas, paralisação do processo produtivo, podendo gerar consequentemente uma insatisfação do cliente ou consumidor...".

  Para uma empresa que possui estoque como as indústrias, o gestor financeiro necessita estar atento o seu nível mesmo que esta não seja sua área responsável, pois este investimento interfere diretamente nas finanças da empresa. Estes precisam ser avaliados constantemente do ponto de vista custo/benéfico visto que são recursos que podem se transformar em custos para a empresa.

  Para efeitos de análise, utilizamos o balanço patrimonial para avaliar o estoque em um determinado período, pois nele retrata todas as movimentações financeiras. Idalberto conceitua que: "O balanço Patrimonial é uma demonstração financeira que reflete com clareza a situação do patrimônio da empresa em um determinado momento. Constitui a representação sintética dos elementos que compõe o patrimônio da empresa em uma determinada data."

  No balanço patrimonial o estoque é classificado como ativo circulante, como já mencionado chegando a representar 35% do seu ativo. No ativo circulante encontram-se todas as contas que representam os bens e direitos que, devido a sua finalidade e em sua maioria estão em constante circulação. Os estoques são apresentados da seguinte forma no balanço patrimonial:

• ATIVO CIRCULANTE:
• Estoques;
• Produtos acabados;
• Produtos em processo;
• Matérias-primas.

  Estoque são os produtos ou mercadorias da empresa a serem realizados, subdivididos basicamente em três grupos:

• Produto Acabado: são os produtos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases.
• Produto em processo: são produtos que já sofreram um processo de transformação parcial, mas ainda não totalmente finalizados;
• Matéria prima: Constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processamento produtivo da empresa. São os itens iniciais para a produção dos produtos/serviços da empresa.

  O estoque por ser um recurso financeiro da empresa ele não pode ficar parado, pois recursos parados significam prejuízo para a empresa, por isso devem sempre estar em giro. Para a gestão da empresa a administração de materiais possui uma ferramenta de análise que pode contribuir para gestão de materiais e análise de desempenho que são os índices financeiros. Segundo Chiavenato, "...o que não se pode medir não se pode administrar. Um índice é o quociente resultante de uma equação. Um índice financeiro, corresponde à comparação de valores monetários absolutos e que proporciona um dado relativo entre eles."

  Um índice muito utilizado para análise de uma empresa é o índice de liquidez. Ainda, segundo Chiavenato, descreve que: "A liquidez representa a capacidade da empresa de cumprir com suas obrigações de curto prazo na data do vencimento. A liquidez constitui a solvência financeira, isto é, recursos não imobilizados para cada real de divida."

  Liquidez basicamente pode ser compreendida na facilidade de como transformar os bens da empresa, como o estoque em dinheiro ou recurso financeiro. Segundo Ross/Westerfield/Jordam, define liquidez como: “... à velocidade e facilidade com o qual um ativo pode ser convertido em caixa.”

  Por razões óbvias, o índice de liquidez é particularmente interessante para os credores em curto prazo, pois são as garantias de que receberão seus débitos, visto que para mais investimentos é preciso comprovar de que a empresa possui recursos que garantam o pagamento de seus débitos. De forma geral, sua principal finalidade é avaliar a capacidade financeira que a empresa possui para satisfazer compromissos de pagamentos de dívidas com terceiros.

  Dessa forma, notamos que para administração financeira de forma geral os estoques vistos como recursos financeiros são de total importância, pois devem sempre estar em um ciclo permanente. Chiavenato, esclarece que: "Os estoques constituem um ativo circulante necessário para que a empresa possa produzir e vender com o mínimo de risco e preocupação. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem alcançar uma proporção enorme dos ativos totais. A administração dos estoques apresenta aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento entre o órgão da empresa que cuida dos estoques - como produção, almoxarifado ou vendas – com o órgão da administração financeira."

  Por ser um dos problemas mais importantes da administração financeira a liquidez do estoque interfere diretamente nos riscos que a empresa está disposta a enfrentar, pois se os investimentos forem direcionados para estoque de forma desordenada, a empresa além de poder ficar sem recursos para honrar seus compromissos, dependerá diretamente do retorno deste investimento nos estoques realizados, financiamentos e até mesmo as contas a receber para se manter em atividade.

  Essencialmente a questão do tempo está envolvida no aspecto de investimento em estoque, pois quanto mais lento for o trajeto entre estoque de matéria-prima até o caixa, maiores serão as necessidades de fundos que financiam estas aplicações. Por outro lado, se o ciclo de rotação destes estoques for mais rápido, dependerá menos de financiamentos para cobrir estas aplicações. Leite, explica que: "...a “Administração da Liquidez” deve considerar a minimização do investimento em ativos circulantes, ou seja, o aceleramento máximo da realização dos ativos circulantes, ao lado do cuidadoso planejamento do caixa que evite saldos ociosos, ou até mesmo aplicações financeiras, as quais serão sempre classificadas como eventuais."

  Adotando uma estratégia onde se acelera a realização dos estoques em geral e transformando em caixa em menor tempo possível, conduz a minimização dos níveis de estoques o que proporciona uma redução nos financiamentos de curto e longo prazo, aumentado sua competitividade perante o mercado e reduzindo os níveis de risco.

  O sistema de compras de uma empresa e de total importância para a empresa tanto para o segmento da produção quanto para o aspecto financeiro, pois faz parte do elo entre a administração de materiais, departamento financeiro e armazenamento de materiais.

  É ele que tem por função suprir todas as necessidades de materiais e serviços da empresa de forma geral. Dias, apresenta que, ...compras é um segmento essencial do departamento de materiais ou suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar o armazenamento.

  De certa maneira esta é uma forma mais simples de conceituar a finalidade do sistema de compras, mas isto não é bem simples assim. A função de compras envolve uma responsabilidade muito maior. Ela requer planejamento e acompanhamento, processo de decisão, pesquisas e seleção das fontes supridoras dos diversos materiais. Gonçalves, descreve que: "A função compras a que nos referimos, diz respeito a todo o complexo que envolve o processo de planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas de fornecimento de materiais e serviços, bem como a contratação de fornecedores destinada ao fornecimento dos materiais e serviços utilizados pelas empresas. Todo esse complexo de atividades conflitantes, é dirigido a uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade no tempo desejado."

  Para garantir que todos os objetivos do sistema de compras sejam alcançados é necessário seguir uma série de critérios como, por exemplo:

• Comprar de forma eficiente, maximizando o ganho para a empresa atendendo os padrões éticos da empresa;
• Garantir o suprimento dos materiais, nas quantidades e nos prazos exigidos de acordo com o planejamento da empresa;
• Criar e desenvolver de forma permanente e intensiva o cadastro de fornecedores de materiais, que de segurança para que atenda toda a sua demanda.

  Para que seja dado início a compra de um material é necessária à cotação de preços e posteriormente sua negociação com o fornecedor. Quando se faz uma cotação é solicitado ao fornecedor do material o preço a ser pago por um determinado produto, quantidade desejada, condição de pagamento, validade da proposta, tempo de entrega e condição do frete que será pago pelo comprador ou pelo vendedor (CIF ou FOB). Todas estas informações devem ser registradas por escrito, pois garantem o cumprimento das condições apresentadas pelo fornecedor.

  Com as propostas em mãos, o setor de compras se obriga a analisar cuidadosamente todas as informações levando em consideração a proposta que seja mais vantajosa para a empresa, a partir daí se inicia o processo de negociação. Gonçalves, define negociação como: “... é o processo através do qual, as partes envolvidas se deslocam de suas posições inicialmente divergentes, para um ponto no qual o acordo passa a ser realizado.”

  Negociar também pode ser entendido na forma em que as partes envolvidas, no ato da compra e da venda, buscam atender seus interesses em particular, visando o acordo que seja vantajoso para ambas as partes. No entanto, esta atividade não é tão simples assim, para iniciar uma negociação é preciso estar munido de um planejamento tático previamente elaborado, pois seu opositor na negociação estará preparado para exigir e defender seus interesses, visto que seu resultado tem importância em capital no resultado final da negociação.

  Gonçalves acrescenta que: "A preparação da negociação envolve a leitura de informativos, análise e troca de informações com outras empresas congêneres e o exame da situação de mercado, objetivando determinar de forma bastante real, as exigências que serão fixadas pelo processo de negociação." Para se obtiver sucesso na negociação além de se ter um plano estratégico para iniciar uma negociação é preciso também simular algumas possíveis visões e exigências que seu opositor irá impor, para poder reverter a seu favor e atingir suas expectativas no final da negociação.

  Para que se tenha êxito na compra de um produto além de conhecer o produto como especificações, padrões, normas aplicáveis, critérios de inspeção e aceitação é preciso uma extensa busca de fontes de suprimento que garantam o fornecimento do produto desejado na hora certa e na quantidade desejada, pois as empresas buscam parceiros que tenham objetivo em comum. A busca por novos fornecedores tem o objetivo de trazer soluções e não problemas. Gonçalves, completa: "Hoje, os fornecedores de grandes empresas são na verdade parceiros delas. Somente com alianças estratégicas visando a objetivos comuns é que podemos garantir qualidade, tempestivamente e regularidade no suprimento dos materiais e dos serviços e, consequentemente, a sobrevivência da empresa no mercado."

  Com a globalização da economia e a internacionalização dos mercados não é só possível buscar fornecedores em guias comerciais e industriais, catálogos de fabricantes e mesmo internet. Esta facilidade em fazer novos contatos e a concorrência produz uma diversificação no leque de possibilidades de fontes supridoras.

  Aprender a identificar os fabricantes e fornecedores da matéria-prima e insumos, a fim de conhecer seu potencial, é indispensável para o sistema de compras, pois só assim será possível saber se aquele fornecedor estará apto a atender as necessidades da empresa em momentos de pouca ou grande demanda. Gonçalves, entende que, "Selecionar essas fontes estratificando-as numa seleção das melhores fontes de fornecimento de bens e serviços é a principal função do cadastro. Nessa seleção, uma série de quesitos deverá ser atendida, entre eles: responsabilidade, estabilidade, habilidade de negociação e de comércio, experiência no fornecimento do bem ou serviço procurado e atuação no mercado.

  Para que se tenha efetivamente um ganho na escolha de um determinado fornecedor não é só preciso avaliar as condições econômicas e estruturais da empresa, é preciso também avaliar a questão da negociação com seus vendedores na hora da compra de um determinado produto, se realmente teve uma redução dos custos em relação a outro fornecedor. Existe variáveis que devem ser avaliadas nesta análise como a condição do frete, forma de pagamento, prazo de entrega, matéria prima utilizada, etc. Avaliando todos estes quesitos teremos a certeza da melhor escolha do fornecedor de produtos para a empresa, garantido produtos de qualidade e satisfação do cliente.