A Operacionalidade do Estoque

  A forma como operamos o estoque é de total importância para empresa, pois é sem dúvida uma das condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro. Saber quais são os recursos estruturais necessários para alocação e movimentação dos materiais, níveis de estoque satisfatórios e controle dos produtos que há em estoque, são alguns dos quesitos que devem ser analisados com frequência, pois contribui para melhoria dos resultados de qualquer organização.   Dias, complementa que, “Para implantar melhoramentos na estrutura industrial é necessário dinamizar o sistema logístico, que engloba o suprimento de materiais e componentes, a movimentação e o controle de produtos...”.

  Para que uma empresa ou indústria que possui um almoxarifado ou um depósito de materiais acabados, é necessário um ambiente ou espaço físico mínimo com estrutura e equipamentos em que se possam armazenar e movimentar estes itens de forma que fiquem bem organizados, identificados, de fácil localização/acesso e assegurem a qualidade dos produtos.

  Viana, observa que: "O objetivo primordial do armazenamento é utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém, devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Assim, alguns cuidados essenciais devem ser observados:

• Determinação do local, em cinto coberto ou não;
• Determinação adequada do layout;
• Definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais;
• Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;
• Segurança patrimonial contra furtos, incêndio etc.

• Espaço Físico (Layout):

  Antes de qualquer coisa, é preciso saber qual é o tamanho da área ideal para que se tenha um fluxo de materiais rápido e constante, tanto de saída quanto o de entrada. Esse estudo deve ser feito através de um layout, onde se verificará as oportunidades e os problemas que poderão vir a acontecer ou prejudicar o fluxo destes materiais, otimizando assim o espaço disponível.

  Chiavenato, orienta: "O arranjo físico e representado através do layout (do inglês, lay-out) que significa colocar, dispor, ocupar, localizar, assentar. O layout é o gráfico que representa a disposição espacial, a área ocupada e a localização das máquinas. Pode representar também a disposição das seções envolvidas no processo produtivo".

  Existem quatro aspectos fundamentais na análise e criação do layout do depósito ou almoxarifado que são os itens em estoque, corredores, portas de acesso e prateleiras. Os itens em estoque de maior saída assim como os de maior volume devem estar próximos da saída, assim como os de menor porte e os de menos saída devem estar em lugares de menos acesso. Os corredores devem ser da tal maneira que viabilize a estocagem do material adequado, tanto quanto os equipamentos de manuseio e movimentação destes materiais.

  As portas de acesso devem permitir a passagem dos equipamentos de manuseio e movimentação dos materiais, como empilhadeiras, carrinhos, etc. As prateleiras devem seguir as normas de segurança quanto à altura de empilhamento e peso que ela suporta, e também a utilização do material adequado para determinada prateleira.

• Equipamentos de Movimentação e Estocagem:

  Os equipamentos de movimentação e estocagem devem ser selecionados a partir dos produtos que serão armazenados. A aquisição destes produtos deve seguir um planejamento, onde cada equipamento possa ser aproveitado ao seu máximo, atendendo as necessidades da empresa e valendo o investimento feito.

  No mercado atual, existem diversos equipamentos que facilitam o armazenamento e a movimentação dos produtos estocados, e são fundamentais para o aumento da produtividade bem como a organização deles. Os equipamentos de movimentação disponíveis no mercado são paleteiras manuais e elétricas, empilhadeiras, esteiras transportadoras, transportador de roletes, monovias, elevadores de carga, guindastes, etc. Já os de armazenagem são paletes, racks, gaiolas, estantes, porta paletes, contêiner, cintamentos, bags, etc.

  Isso significa que se aperfeiçoarmos a armazenagem dos produtos, haverá uma máxima utilização do espaço que hoje em dia é um dos fatores que mais afetam as empresas, além de uma efetiva utilização dos recursos disponíveis como mão de obra e equipamentos, facilidade no acesso aos itens e uma excelente organização e proteção dos itens ali armazenados.

  Apesar de não exigir muitos recursos físicos, o departamento de compras é de total importância para a empresa, pois a maior parte dos recursos financeiros adquiridos por ela é destinada ao pagamento dos fornecedores, ou seja, qualquer redução que gasto na aquisição de produtos pode gerar melhorias consideráveis nos lucros.

  O setor de compras e de total importância para a empresa, e para ter um setor de compras eficiente e eficaz são necessárias pessoas qualificadas que estejam preparadas para usa-lás em todas as ocasiões, atendendo aos objetivos traçados pela empresa. Para cada tipo de empresa é necessário verificar o perfil do comprador e seus requisitos básicos. Viana, mostra que: "Considerando as peculiaridades que envolvem compras efetuadas no Brasil, portanto locais, e compras por importação, preferimos adotar a subdivisão da atividade comprar. O comprador envolvido com o mercado externo necessita conhecer fluentemente o idioma inglês, além de dominar a legislação pertinente, tanto do país importador como do exportador. O comprador local dispensa essa característica. Portanto, os perfis são totalmente diferenciados."

  A estrutura física do setor de compras, dependendo da quantidade de compradores não é necessário muito espaço. Uma mesa com cadeira para cada comprador é suficiente contendo um computador com acesso a internet, um telefone, uma impressora, materiais de escritório como caneta, lápis borracha, calculadora, etc. É necessário um espaço para que fiquem arquivados os pedidos enviados, estes documentos podem vir a ser importantes a qualquer hora.

  Dependendo da empresa, uma sala de reuniões pode ser importante para receber a visita de representantes, assim como uma negociação que possa estar presente da diretoria. Estrutura do departamento (mão de obra necessária (compradores, estrutura físicaequipamento), despesas de manutenção e operação).

  Na administração de compras, um método disponível para chegar a uma quantidade de compra que atenda a uma demanda por certo período é o lote econômico de compras. O objetivo maior deste modelo é determinar um lote ou quantidade de um produto a ser comprado, minimizando assim os custos de aquisição e armazenagem.

  Gonçalves, explica que: "Uma das técnicas utilizadas para equacionar o conflito de interesses que existe em uma empresa, no que se refere aos níveis ótimos de estoque, envolve a determinação de uma quantidade ideal de compra de cada item de estoque. Dentro desse enfoque, o modelo que tem recebido maior atenção é o chamado lote econômico de compra que, tem por finalidade determinar a quantidade a ser comprada, tendo por objetivo a minimização dos custos totais que atingem os estoques.

  O método de utilização do lote econômico, baseia-se em alguns princípios como os descritos abaixo:

• O consumo do item não sofre alterações e se mantém constante;
• O item é produzido e comprado em lotes;
• Os custos incidentes são dois; custos relacionados à manutenção do item em estoque e o custo de preparação do pedido;
• Não devem existir incertezas com relação à demanda, tempo de entrega ou suprimento;
• Faltas não são permitidas.

  Basicamente, o cálculo do lote econômico de compras segue duas variáveis de custos, os de aquisição que são os custos da estrutura administrativa, custos do processo de aquisição como emissão de documentos nos processos internos enfim nas atividades burocráticas destinadas a efetivar a compra do produto; e os custos de armazenagem com espaço ocupado, movimentação interna, obsolescência, seguro, perdas e extravios. A busca pela análise e equilíbrio destes custos resultara na formula do lote econômico.

  A figura abaixo, mostra como se deve considerar a movimentação do estoque, onde Q (Quantidade Demandada) é a quantidade do lote a ser comprada, PR (Ponto de Ressuprimento) que é ponto onde deve ser feito o próximo pedido para que atenda em tempo hábil e TR (Tempo de Ressuprimento) que é o tempo em que a mercadoria estará na empresa para ser utilizada.

  Como se pode observar na figura (acima), o nível de estoque consumido é considerado idêntico à quantidade consumida no período passado, ou seja, o consumo do item não sofreu alterações e se manteve constante, porém a mudança que foi notada foi que o tempo necessário para que esse estoque fosse consumido que foi tanto maior quanto menor, alterando assim o tempo de ressuprimento.

  Alguns problemas podem ser notados neste modelo, uma delas é que deve sempre considerar a demanda estável não sofrendo alterações durante algum período, visto que nos dias atuais as mudanças são constantes principalmente no mercado de negócios. Outro fator negativo é que se deve sempre considerar que a entrega dos pedidos será sempre no prazo correto não tolerando falhas.

  Vario autores mencionam uma equação do lote econômico, a equação para o cálculo abaixo é dada por Caxito:

  Devido algumas falhas, foram criados métodos para que esse modelo atendesse de forma eficiente, uma das formas é o método de revisão periódica que resumindo é verificação dos estoques e a implantação de novos pedidos considerando prazo de entrega e uma demanda para o período. Bertaglia, completa: "Esse método consiste na revisão periódica, fixa e regular dos estoques. Um novo pedido é colocado no final de cada revisão, e o número de períodos entre os pedidos é previamente estabelecido. A demanda não é constante; dessa maneira, demanda total entre as revisões varia, e o tamanho do lote também sofre variação. Contudo, o período de revisão se mantém fixo. Essa revisão pode ser viável em função da classificação dos itens. Itens prioritários podem ser revisados mais frequentemente, já que teoricamente possuem um nível de estoque inferior. Aqueles itens mais baratos podem sofrer avaliações com periodicidade mais longa. Essas revisões e suas respectivas frequências vão depender da estratégia de estoque adotada pela organização.

  Enfim este modelo deve ter precauções para sua utilização, deve sempre ser analisado o período que o estoque foi proposto para consumo, pois as demandas querendo ou não podem oscilar ocasionando assim a falta de estoque.

  Para ser colocado um pedido em processo de compra é necessário saber até quando meu estoque irá atender a demanda, pois em cima dessa informação é que será feito um estudo da quantidade a ser comprada e o prazo médio para ser atendido. A necessidade em questão está em saber a suficiência do estoque ou a cobertura em tempo que este estoque me atenderá, Bertaglia, orienta: "A cobertura de estoque está relacionada à taxa de uso do item e baseia-se no cálculo da quantidade de tempo de duração do estoque, caso este não sofra um ressuprimento. Essa cobertura é normalmente indicada em número de semanas ou meses, dependendo das características do produto."

  Considerando que o estoque me atenderá em determinado período, é necessário estar atendo ao tempo de reposição do estoque. Este tempo de forma alguma poderá ser maior que o tempo de cobertura para que não haja falta de estoque. Francischini/ Gurgel, entende que: "Tempo de reposição de estoque é definido como período entre a detecção de que o estoque de determinado item precisa ser reposto até a efetiva disponibilidade do item de consumo. Embora pareça simples, esse processo possui várias etapas, e o administrador de materiais deve assegurar-se de que os procedimentos serão cumpridos sem falhas.

  O processo de reposição começa no almoxarifado em identificar a necessidade de reposição do item, o próximo passo é informar ao setor de compras a necessidade da compra, o compras fará todo o processo de cotar e negociar, depois é passado o pedido para o fornecedor para ser despachado, após o transporte o item chega até a empresa onde será feita a conferência e a entrada no estoque. A soma do tempo de todos estes processos é chamada de tempo de reposição de estoque.

  Em caso do tempo de ressuprimento calculado exceder ao tempo previsto, se faz necessário um estoque de segurança, onde este estoque suprirá a demanda até a chegada do pedido. Segundo Dias, "O estoque mínimo ou também chamado de estoque de segurança é a quantidade mínima que se deve existir em estoque, que se destina a cobrir eventuais atrasos no suprimento, objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem risco de faltas."

  Outro fator preponderante para a manutenção de um estoque de segurança é a demanda. Muitos fatores podem influenciar a demanda de um produto como o clima, a economia, políticas governamentais, estratégias de marketing, tendências de marcados, modificação da renda das pessoas e muitos outros fatores, porém estes fatores não podem ser calculados matematicamente para podermos chegar a um coeficiente, como descreve Gonçalves: "Se conhecêssemos perfeitamente todos os fatores que influenciam a demanda de produtos e se esses fatores pudessem ser representados por uma função matemática, mesmo a mais complexa delas, então seria possível fazer previsões da demanda com exatidão. Porém, essa possibilidade na prática não existe."

  O gráfico abaixo que mostra o comportamento do estoque, evidencia a necessidade de um estoque de segurança, isso por que, no caso da demanda for maior que o esperado ela atingirá o nível do estoque de segurança, suprindo assim por um determinado período até que o suprimento possa abastecer o estoque.

  A criação e manutenção de um estoque de segurança são de total importância para a empresa, pois é ele quem garantirá o funcionamento pleno da produção em caso de alguma eventualidade no suprimento. Porém, esta quantidade deve ser calculada através da média de consumo, visto que esta quantidade é para atender apenas um curto período. Para calcular o estoque mínimo pode ser utilizado o calculo abaixo dado por Dias:

  Estar preparado para estas incertezas pode fazer total diferença quando se está em um mundo tão competitivo como o atual, onde satisfazer seu cliente é a base para sua permanecia no mercado.

  Para que a empresa possa confiar que em seu estoque físico contém exatamente o que mostra o sistema virtual, se faz necessária uma auditoria de estoque. Esta auditoria além de fazer a conferência dos saldos de estoque, tem como objetivo verificar se as entradas e saídas de documentação foram feitas de forma correta como notas fiscais de devolução, notas fiscais de vendas, verificar os saldos de produtos em estoque excessivos, descobrir os erros de processos e corrigí-los, garantir que cada tomada de decisão possa ser tomada levando em consideração que o estoque esteja correto e mostrar para a diretoria que o patrimônio que aparece em seus balanços patrimoniais realmente existe. Isso significa que, se o estoque estiver em desacordo com o sistema poderá haver diversos problemas até mesmo a paralisação da produção ou das vendas, ocasionando assim perdas irreparáveis.

  Segundo Viana, avalia que: "A atividade inventário físico visa o estabelecimento de auditoria permanente de estoques em poder do almoxarifado, objetivando garantir a plena confiabilidade na exatidão de registros contábeis e físicos, essencial para que o sistema funcione com a eficiência requerida." O inventário de estoque não necessariamente deve ser feito apenas de matéria-prima e consumíveis que estão no almoxarifado, mas também de produtos acabados, produtos em processo, materiais diversos e economato, ou seja, em todos os setores em que haja o controle de produtos feito por quantidade.

  Para se conseguir resultados satisfatórios na contagem física dos produtos, é necessário um planejamento minucioso consistente de reuniões do líder do setor com seus subordinados a fim de debater ideias, determinar o que cada colaborador ficará responsável no inventário, escolher os materiais a serem utilizados como papéis, pranchetas, relatórios de saldos, etiquetas, etc., fazer o cronograma do grupo de produtos a serem contados e estabelecer metas a serem cumpridas.

  É de suma importância que a programação do inventário seja feito com antecedência e informado a todos os setores como compras, produção e expedição, pois nenhum material que estiver sendo contado deve sair ou entrar no local da contagem a fim de garantir a excelência nos resultados. Posteriormente deve ser feito uma arrumação geral do estoque, como a identificação dos itens para que a localização de cada item seja facilitada e não acontecer de um produto estar em dois lugares diferentes. Após a confirmação de que nenhum item terá movimentação de estoque como notas fiscais de entrada ou saída ou baixas de retirada, inicia-se o processo de contagem física. A contagem deve ser feita por pessoas qualificadas e de confiança, pois um simples erro pode colocar em questão todo o trabalho feito. Após a contagem deve-se lançar as quantidades no sistema para seja confrontadas com a quantidade anterior e a quantidade após a contagem. Se houver diferenças, deve se examinar quais foram suas causas como erros de processos, erros administrativos ou erros no sistema de cálculos para que sejam corrigidos.

  Para que uma empresa consiga credibilidade junto ao mercado, não se faz necessários só oferecer produtos e serviços de qualidade. Para alcançar isto é necessário muito mais, isso engloba tanto as atitudes que os funcionários tomam em seus ambientes de trabalho, quanto às atitudes da empresa com os colaboradores, ou seja, a relação empresa colaborador. Há também a relação entre empresa e cliente que neste caso é o fator fundamental, onde as pessoas vão obter a impressão da empresa, visto que o público consumidor moderno está cada vez mais exigente. De forma menos importante, mas também fundamental está a relação empresa fornecedor, onde se obtém produtos de procedência.

  Quando falamos de credibilidade, estamos falando da ética nessas relações e atitudes transmitindo assim confiança naquilo. Agir com ética neste contexto, significa seguir algumas regras ou princípios. Para podermos ter maior entendimento vamos definir o que é ética. Pode-se dizer que a ética estuda uma forma de comportamento humano na qual os homens julgam valioso. Ela é também a teoria ou ciência do comportamento moral dos homens em sociedade. A ética é a ciência da Moral, isto é, de uma esfera do comportamento humano. Etimologicamente, as duas palavras possuem origens distintas e significados idênticos. Moral vem do latim mores, que quer dizer costume, conduta, modo de agir, enquanto ética vem do grego ethos e, do mesmo modo, quer dizer costume, modo de agir.

  Pode se entender que ética são as atitudes das pessoas ou princípios que elas seguem, ideais que na maioria das vezes se não em todas, vem de sua educação familiar e são levados para toda a vida. No ambiente organizacional existem muitos conflitos, defesa de interesses tanto individuais como da empresa e a ética vem para organizar estas relações colocando limites a serem seguidos. De forma geral, cada setor da organização defende seus interesses ou suas estratégias de trabalho, ocasionando assim estes conflitos, ser ético então é saber até onde ou qual atitude pode ser tomada para defender estes interesses, tendo consciência de que estas atitudes terão consequências que serão responsabilizadas.

  Alguns setores como compras e almoxarifado tem maior atenção quanto à ética em suas atividades, compras por estar envolvido com a defesa dos interesses de cada lado e almoxarifado por estar diretamente ligado com os bens da empresa. No caso do setor de compras por estar diretamente ligado aos interesses dos fornecedores em fechar vendas, há um grande esforço para agradar os compradores das empresas, como presentes, brindes, descontos em compras particulares, manifestações de hospitalidade como almoços de negócios, e entre outros.

  Para os compradores as atitudes no âmbito profissional devem ser tomadas com muita responsabilidade como, respeito às legislações, que é o cumprimento de regime legal (as leis), confidencialidade nas informações da empresa como, por exemplo, informações sobre novos produtos, campanhas promocionais, matrizes de custo, patentes em registro, capacidades de produção, volumes de venda, etc..., informações sobre os fornecedores como: informações sobre preços, capacidades, condições comerciais, aspectos societários e cadastrais, etc... e comportamento ético nas negociações como por exemplo: mentir sobre volumes de necessidades, para com isso obterem preços menores é uma atitude desonesta com seu fornecedor, deixar de mencionar aspectos de projeto, conhecidos pelo comprador, que no futuro impactarão os custos ou o nível de serviço do fornecedor é adiar futuros conflitos pela não informação de fato relevante.

  Quando se trabalha no almoxarifado controlando o estoque de uma empresa também há desconfiança na ética de seu trabalho, pois é ele quem controla todo o bem da empresa, é o cofre da empresa em forma de bens. As atitudes dos profissionais do almoxarifado devem ser bem pensadas e refletidas, pois envolve o controle das quantidades dos produtos estocados, todos os princípios e processos da empresa devem ser seguidos, como entregar itens sem autorização ou sem o consentimento da empresa, receber produtos dos fornecedores com faltas ou de qualidade inferior para se favorecer de brindes ou presentes, prejudicando e até mesmo lesando a empresa.

  A ética enfim está ligada a moral, em seguir princípios que condizem em estar certo, estar de consciência limpa em relação ao ato que foi praticado sendo responsável pelas suas consequências, conquistando assim a credibilidade e a confiança perante os clientes, fornecedores e colaboradores.

  O sistema de logística de produtos adquiridos por uma empresa a cada vez mais está sendo importante, pois o custo do transporte é um dos principais elementos na composição do preço no produto final, neles são contabilizados todos os recursos gastos na movimentação do produto do fornecedor até a empresa que o adquiriu. A escolha da condição de quem pagará o frete e a escolha do modal é um dos principais itens a serem analisados no momento da aquisição.

• Condição de Frete:

  A escolha da condição de frete pode ser feita através das siglas CIF ou FOB, CIF quando o frete é pago pelo vendedor e FOB quando o frete é pago pelo comprador. Normalmente os compradores utilizam o modo CIF, preferem deixar a responsabilidade do transporte para os fornecedores, no entanto esta prática está deixando de existir em virtude da economia de frete, retirando o custo frete do produto e deixando a responsabilidade do transporte do produto até a empresa pelo comprador.

• Frete Próprio ou Terceirizado:

  Quando se analisa a escolha de quem ficará a responsabilidade pelo frete o comprador deve avaliar se é possível o transporte próprio, utilizando os recursos próprios da empresa, se é viável dispor dos custos de mobilizar um veículo próprio como despesas de motorista, combustível, pedágio, depreciação do veículo e riscos de avaria. 

  No caso do frete próprio ser viável, deve ser feito um estudo de rota para direcionar o veículo através de uma rede de vias, este tem por objetivo minimizar o custo do transporte reduzindo o percurso a ser percorrido, bem como reduzir o tempo de entrega. Segundo Ballou, compara que: "Uma das principais razões para possuir ou alugar uma frota de veículos é obter menores custos e melhor desempenho na entrega do que seria possível através do uso de transportadores convencionais. O gerente de tráfego geralmente concentra-se nas decisões de utilização de frota. Melhor utilização traduz-se em menos caminhões e em menores custos operacionais.

  Quando opte por transporte terceirizado deve ser analisado o equilíbrio de três fatores, que são:

• Custos da transportadora pelo serviço prestado;
• A qualidade do serviço executado, como o cuidado com o manuseio do produto, se a embalagem está apropriada para o modal escolhido;
• O tempo de entrega que, para determinados produtos os prazos de entrega são importantes devido à vida útil do produto.

  Há alguns quesitos que devem ser analisados na contratação de serviços de frete por transportadoras. Para serviços contratados a negociação de fretes, a documentação, auditoria e a consolidação de fretes são assuntos de grande importância e devem ser tratados com prioridade. Na negociação nunca se deve aceitar os preços médios oferecidos, há algumas variáveis que devem levados em consideração para redução dos valores dos fretes como a quantidade do volume a ser transportada, a formalização de contratos de fidelidade e a própria concorrência entre as transportadoras na qual fornecer o melhor serviço pelo melhor preço e a mais interessante.

• Escolha do Modal:

  A escolha de certo modal também deve ser levada em consideração, pois o produto deve estar na empresa na data planejada, sendo que cada modal tem seu tempo de entrega e determinado custo. Para cada tipo de produto existe um modal apropriado, o responsável pela escolha, no caso o comprador, deve analisar se o modal escolhido é apropriado, bem como se tipo do produto é relativamente compatível como o modelo de transporte a ser utilizado levando em consideração as dimensões físicas, a necessidade da utilização do produto pela empresa, e as condições de transporte.

  Segundo Ballou, nos dá uma base para escolha de determinado modal de transporte. Rodoviário: destinado a volumes menores, ou produtos de maior sofisticação que exigem prazos relativamente rápidos de entrega. Ferroviário: destinado a volumes maiores e que possuem custo unitário baixo. Aeroviário: destinado a pequenos volumes e que possuem classificados em “cargas nobres”. Hidroviário ou Marítimo: deverá levar produtos de baixíssimo custo unitário, cujo tempo de realização e operação não fosse fator preponderante no encarecimento da mercadoria.

  Na composição do preço do produto o frete tem certa relevância, e para que esse frete seja contabilizado no produto de forma justa existem algumas formas de fazer o rateio do frete entre os produtos, para que o preço produto não fique fora dos padrões de mercado.

• Rateio do Frete:

  A primeira forma é alocar o custo do frete pelas unidades, ou seja, é dividido o valor total do frete entre o número de unidades total que foi comprado e transportado. Esta técnica, porém não é muito eficiente, pois o valor do frete de alguns produtos com mais valor agregado será o mesmo de produtos mais baratos. Outra técnica é feita através do volume transportado, este modo é mais viável quando se transporta produtos com maior distinção de tamanho. Neste caso, existe a necessidade de saber o volume ou o peso da cada produto, para que o rateio do frete seja feito proporcionalmente ao volume de cada item.

  Por fim, existe a técnica do rateio proporcional ao valor pago na compra por cada item. Por exemplo, se existe a compra três itens por um frete de R$280,00, considerando que a compra totaliza R$ 1.700,00 enquanto que a compra específica do produto A de 10 pçs totaliza R$ 100,00, podemos dizer que o produto A corresponde a aproximadamente 6% do valor total desta compra. Logo alocaríamos ao mesmo o valor de R$ 16,80 aos R$100,00 relativos ao frete. Assim o custo total unitário do produto A seria de R$ 11,68. Da mesma forma, se o produto B com 20 pçs custou um total de R$ 600,00, podemos dizer que ele representa 35% do valor das compras. Logo a ele alocaríamos 35% do valor do frete, sendo o custo unitário de cada produto B, já alocado o frete, de R$ 34,90 e se o produto C com 40 peças custou um total de 1.000,00, podemos dizer que ele representa 59% do valor das compras. Então alocaríamos ao mesmo 59% do valor do frete, ou seja, R$ 165,20, divididos pelas 40 unidades, o que daria um custo unitário de R$ 4,13 e, somados ao custo do produto de R$ 25,00, teríamos um custo total de R$ 29,13.

  Observe que a soma de todos os custos já alocados seria de R$ 1.980,00, que é igual à soma do custo de aquisição das compras de R$1700,00 mais o custo do frete de R$280,00.

  Para que se tenha absoluta certeza da eficiência e qualidade da utilização dos produtos em estoque, é preciso atingir metas e seguir alguns padrões de trabalho, para que a excelência de trabalho seja refletida nos indicadores de produtividade.

• Padrões e Metas:

  Estabelecer padrões é de total importância, pois só assim será possível fazer algum parâmetro e determinar se a gestão do estoque em geral está sendo bem executada ou se faz necessário fazer alguns ajustes. O estabelecimento destes padrões pode ser feitos de diversas formas, expectativas de custo e de nível de serviço, padrões a partir de empresas concorrentes e estatísticas de períodos passados são alguns elementos que podem ser considerados como parâmetros de análises, visto que estes métodos são previamente estabelecidos pela direção da empresa a partir de um planejamento dos padrões exigidos.

  Ballou, orienta a respeito, O estabelecimento de padrões e metas para avaliar o desempenho logístico pode ser feito de diversas formas. Expectativas de custo (orçamento) e de nível de serviço (objetivos) são determinadas a partir do planejamento dos meios e métodos para a movimentação e armazenagem das mercadorias. Essas expectativas podem ser usadas para guiar o desempenho, à medida que o sistema planejado é operado ao longo do tempo.

   Com relação às metas, há a necessidade de sempre estar atento a estes resultados, isso porque, com o comprimento das metas será possível atingir os padrões, tanto quanto o não cumprimento das metas a partir disso será possível justificar alguma mudança no processo, ou seja, com o objetivo da melhoria constante é possível identificar alguma dificuldade de forma que possam ser corrigidas antes mesmo que a empresa começa a ter perdas e apresentar de forma concreta a necessidade de mais investimento sem recursos físicos (estruturais) ou humanos (pessoas) nos processos que compõe a atividade de ressuprimento.

• Mensurando o Desempenho:

  Para que se possa realmente confiar que os padrões e as metas estão realmente sendo seguidos e atingidos, é necessários mensurar o trabalho que está sendo feito para que se tenham informações concretas, até mesmo antes de tomar qualquer atitude. Ballou, completa que: "A tarefa da medida de desempenho é justamente prover informações sobre o desempenho das atividades logísticas, especialmente quando a variabilidade exceder uma amplitude aceitável. A administração desenvolveu uma série de métodos para obter tais informações."

  Para que se conseguir estas informações existem alguns métodos que mostram com eficiência estes dados que são os relatórios e as auditorias. O relatório é o instrumento mais comum para medir o desempenho. São informações por escrito que podem ter diversos tipos dependendo da atividade executada. Com o avanço da tecnologia da informação estes relatórios podem ser impressos a qualquer momento a partir de um software instalado na empresa.

  No caso da atividade de ressuprimento os relatórios mais comuns a serem analisados são os de posição de estoque, consumo e compra média, classificação de fornecedores, utilização de armazenagem e atividades de processamento de pedido. Estes relatórios devem ser impressos e analisados de forma regular a fim de que possam mostrar as tendências e fazer comparativos de desempenho por período. Segundo Ballou, "Estes relatórios geralmente oferecem informação detalhada a respeito de atividades específicas, sendo gerados com periodicidade regular. Seu propósito é mostrar tendências no tempo, da mesma forma que uma série de desenhos mostrados em rápida sequência dá ilusão de animação.

  Em alguns casos os relatórios podem mostrar informações de plena satisfação perante os níveis desejados, porém estas informações podem não estar corretas. Como pode haver erros nos parâmetros dos relatórios e tantos outros erros como erros de digitação, informações de retiradas incorretas, devoluções de estoque e até mesmo roubos, se faz necessário à realização de auditorias visto que os relatórios não fazem uma análise acurada de todo o sistema.

  Com isso se obriga a fazer a revisão de todo o sistema. As auditorias podem ser feitas em diversas atividades. A respeito da auditoria de estoque Ballou, avalia que: "Auditorias de estoque são conduzidas pelo menos uma vez por ano por toda a firma que mantenha inventário de matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados. A contagem do estoque é geralmente necessária para finalidade de cálculo de impostos e taxas, mas o profissional de logística utiliza a auditoria para corrigir qualquer discrepância nos registros contábeis de estoque."

  Há também a autoria das notas de cobrança de fretes, pois com o enorme volume de transportes em algumas empresas, algum erro de cálculo pode ser detectado por parte das transportadoras ocasionando assim um grande prejuízo somando-se os erros em escala. Existem também diversas formas de auditoria,  como menciona Ballou, "Diversos outros tipos de auditorias podem ser executados com finalidades especificas. Estas podem focalizar nível de serviço, eficiência do manuseio de materiais, utilização de frota e do espaço de armazenagem e desempenho do fornecedor. Estes relatórios de ciclo irregular são importantes complementos para os relatórios periódicos, preparados para o controle das operações logísticas diárias."

  Estas auditorias são realizadas com o intuito de se certificar que as informações apresentadas nos relatórios são verdadeiras. No caso da auditoria apurar algum erro, se faz necessário à reorganização da estrutura de funcionamento dos processos para que não ocorram mais.