Dimensionamento dos Níveis de Estoque

  Dimensionar os estoques significa simplesmente estabelecer um número adequado de cada item que uma empresa deve ter. É, parece simples, mas é um dos maiores desafios das empresas. Portanto, todas elas devem implantar e manter políticas ou estratégias adequadas para administrar seus estoques, o que garantirá o desempenho adequado dos diferentes processos e funções empresariais, bem como minimizará os custos.

  Para a definição de tais políticas ou estratégias, são levados em consideração vários aspectos, dentre eles:

• Meta estabelecida pela empresa quanto ao tempo gasto para atendimento ao cliente;
• Giro dos estoques (representa a quantidade de vezes que cada um dos itens, foi renovado dentro de um determinado período);
• Definição do espaço a ser utilizado (central de distribuição, sites, depósitos, armazéns, etc.) e a lista de materiais a serem estocados;
• A quantidade adequada para se manter em estoque que atenda a flutuação na demanda.

  Sendo assim, é importante dimensionar os estoques para garantir a lucratividade da empresa, e isso significa estabelecer o nível adequado que cada item deve ter em estoque.

  De certa forma, existem duas técnicas básicas para realizar o dimensionamento:

• 1. Pela Prática:
• Sistema de Duas Gavetas ou Estoque Mínimo:  A quantidade de reposição (Q) é constante, enquanto o tempo (t) varia, pois é o estoque mínimo (Em) que determina a emissão de novo pedido de Q unidades.

• Sendo:
• Em = Estoque Mínimo;
• Er = Estoque de Reserva;
• d = Consumo Médio;
• t = Tempo Médio de Espera em Dias entre Pedido e Recebimento.

• Sendo:
• Em = Estoque Mínimo;
• Q = Quantidade do Pedido de Reposição.

  O estoque que inicia o processo é armazenado nas duas gavetas. Na gaveta 1 fica uma quantidade de materiais suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição (Tr), mais o estoque de segurança. A Gaveta 1 representa o Ponto de Pedido (PP).

  Já na gaveta 2, fica um estoque relativo ao consumo previsto no período. As requisições de material são atendidas pelo estoque da gaveta 2. Quando o estoque chega a zero é sinal de que a empresa deve fazer um novo pedido de compra. Para não interromper o ciclo de atendimento, as requisições são atendidas pelo estoque da gaveta 1. Quando recebido o material comprado, a empresa deve completar as duas caixas e voltando-se a consumir o estoque da caixa 2.

• Sistema de Renovação Periódica: Período de tempo constante, enquanto a variável é a quantidade (Q).

• Sendo:
• Q = Quantidade de Estoque;
• Er = Estoque de Reserva;
• Ee = Estoque Disponível Existente no dia do Pedido.

  Nesse sistema, o material é reposto periodicamente em ciclos de tempo iguais. A quantidade pedida é igual a quantidade da próxima demanda.

• 2. Pela Matemática: É feito o cálculo do lote econômico, que visa reduzir o CP (Custo de Preparação) e o CA (Custo de Armazenagem).

• Detalhamento:
• Custo de Obtenção (CO) ou Custo de Preparação (CP) é o custo ligado ao número de pedidos de reposição de estoque: quanto maior o número de pedidos, maior o trabalho para a unidade de compras, transporte, recebimento e inspeção, lançamentos contábeis, etc. Se os lotes de compra forem maiores, menor será o custo de preparação.

• Custo de Armazenagem (CA) é o custo ligado diretamente à quantidade estocada: quanto maiores os lotes de compra, maior o estoque médio, maiores os juros sobre o capital investido em estoque, maior o aluguel do espaço do almoxarifado, maior o custo de mão de obra, o custo de seguro contra incêndio, etc.

  Os níveis são aqueles que determinam as ações de reposição (cálculos do tamanho do estoque, emissão de pedido de compras, etc.) ou posição de cautela a serem tomadas quanto às quantidades armazenadas. Em relação a importância dos estoques e, também, visando garantir a rentabilidade do capital aplicado, é muito importante que a empresa defina níveis de estoques para cada item.

  Normalmente, os níveis se apresentam por meio de gráficos, onde a abscissa (eixo x) representa o tempo decorrido da demanda do estoque e o eixo das ordenadas (eixo Y) representa as quantidades de unidades consumidas ou adquiridas. Confira essa informação na figura a seguir.

  Para você entender e controlar os níveis de estoque é importante conhecer alguns conceitos muito importantes, como os que vêm a seguir:

• Tempo de Reposição ou de Ressuprimento (Tr):

  Tem como objetivo minimizar os custos de manutenção de estoques, mas sem correr o risco de não atender a demanda. A ideia é achar o nível adequado de estoques para cada material ou produto. Para isso, é necessário que o estoque seja controlado e que seja determinado o ponto de reposição.

  O ponto de reposição tem como razão de existir iniciar o processo de ressuprimento com segurança suficiente para que não falte material. O PR – Ponto de Reposição é calculado multiplicando a taxa de consumo pelo tempo de ressuprimento (TR).

• Exemplo: O consumo previsto das geladeiras que estão no meu estoque, por semana, é de 100 itens. O tempo de ressuprimento é de três semanas. Desse modo, o PR dos seus televisores é de 300 itens.

  Ou seja, para que a empresa onde trabalho não corra risco da sua demanda não ser atendida, o estoque não pode ser menor do que 300 geladeiras. Essa quantidade é definida quando o saldo de estoque estiver abaixo ou igual à determinada quantidade chamada ponto de pedido. Quando meu estoque chegar em 300, é o ponto de fazer o pedido, é o PR.

  Devido à impossibilidade de se conhecerem as demandas pelos produtos ou seus tempos de ressuprimento no sistema logístico, bem como para garantir a disponibilidade do produto, deve ser formado um estoque de segurança. A seguir, você conhecerá algumas fórmulas para gerir os estoques adequadamente:

• Ponto de Pedido (PP) ou Reposição (PR) ou Encomenda (PE):

  Ele indica o nível de estoque que ao ser atingido, gera a necessidade de ressuprimento e pode ser calculado com a fórmula:

• Sendo:
• PP = Ponto de Pedido;
• Tr = Tempo de Reposição;
• C = Consumo Médio Mensal;
• Em = Estoque Mínimo;
• ES = Estoque de Segurança.

1. Exemplo prático:  Uma peça é consumida em 20 unidades ao mês, e seu tempo de reposição é de dois meses. Qual é o ponto de pedido, uma vez que o estoque mínimo deve ser de um mês de consumo?

• PP = Em + (C x Tr);
• PP = (20 x 2) + 20;
• PP = 60 unidades.

  O ponto de pedido (PP) corresponde ao seu estoque de segurança (ES). Isso quer dizer que, considerando o exemplo apresentado, quando se atingir 60 unidades, é o momento de emitir novo pedido. Sendo assim, 60 unidades é o número seguro para a empresa pedir novamente essa peça; é o seu Estoque de Segurança.

• Estoque mínimo (Em):

  É a quantidade mínima a ser estabelecida para atender a empresa, levando em consideração um fator de segurança (K).

• Sendo:
• C = Consumo Médio Mensal;
• K = Fator de Segurança.

  O fator de segurança (K) é uma maneira de prevenir falhas nas entregas ou em demandas não previstas, ou seja, aquelas demandas não esperadas. Os valores adotados devem ser definidos pela alta direção, pois irão variar conforme a criticidade e o valor de consumo obtido pelo método de classificação ABC. 

  Por exemplo, no fator de segurança, caso a empresa deseje assumir uma falha de apenas 10 % em seus estoques, será usado o número 0,90 (100 – 0,10 = 0,90). Isso significa que a empresa deseja uma garantia de que somente em 10% das vezes o estoque desta peça esteja zero.

• C = 20 unidades por mês (consumo médio mensal);
• K = 0,90 (fator de segurança);
• Em = 20 x 0,90 (C x K);
• Em = 18 .

No exemplo acima, levando em consideração o fator de segurança 0,90, o nível de falha será de 10 %, ou seja, a diferença de dois entre 18 (estoque mínimo) e 20 (consumo médio)

  É importante conhecer que o fator de segurança é estabelecido de empresa para empresa. Ainda, itens diferentes dentro da mesma empresa podem ter fatores de segurança diferentes, conforme a estratégia da empresa julgar melhor. O fator de segurança é a prevenção de falhas nas entregas ou em demandas não previstas.

• Estoque Máximo:

  É a quantidade máxima de um item a ser mantida em estoque, pode ser considerado como o resultado da soma do Estoque de Segurança (ES) com a Quantidade Pedida (PP). (Emáx = ES + Quantidade pedida) 

• Fórmula simples:

• Sendo:
• Em: Estoque Mínimo;
• LEC: Lote Econômico de Compra.

• Exemplo: Foi estabelecido por uma fábrica de refrigeradores que o seu estoque mínimo de uma determinada peça seria 30/mês e o LEC seria 28.
• Emáx = 30 + 28;
• Emáx = 58.
• Sendo assim, a quantidade máxima dessa peça seria 58 unidades.

  Recebeu esse nome devido ao seu formato, que parece com um serrote, e permite a visualização gráfica das flutuações de estoques, auxiliando na identificação do tempo de reposição e nível de ressuprimento. É uma ferramenta muito importante para uma adequada gestão de estoques, pois permite que se estabeleçam decisões necessárias para conhecer e controlar as atividades de reposição dos estoques, de forma bem visual.

  Não é uma ferramenta obrigatória em nenhuma empresa, mas é bastante usada. Ele oferece uma noção geométrica do comportamento dos estoques ao longo do tempo. Se você, fizer uso dessa ferramenta, obterá a representação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque, visualizando melhor os pontos de estoque mínimo e máximo, por exemplo.

  Em um gráfico dente de serra, é possível ter a noção de que um determinado item foi consumido em quantidades iguais a cada mês uniformemente, chegando a zero, por exemplo. O gráfico dente de serra apresenta as seguintes características:

• Não existem alterações de consumo durante o tempo T;
• Não existirem falhas administrativas que provoquem um esquecimento ao solicitar a compra;
• O fornecedor da peça nunca atrasa sua entrega;
• Nenhuma entrega do fornecedor foi rejeitada pelo controle de qualidade.

  Porém, nem todos os itens se enquadram nessa característica de curva (dente de serra), então são necessárias fórmulas que mostrem valores apropriados para a análise deste item específico.

  O lote econômico visa determinar o número ideal de pedidos a serem feitos e a quantidade ideal de cada lote. Ele é uma espécie de equilíbrio econômico entre o custo de manutenção dos estoques e o custo de aquisições.

  É um método utilizado para determinar a quantidade de um lote que pode oferecer o menor custo de pedido, bem como o menor custo de armazenar. Simplificando, é a quantidade que iremos calcular e comprar para que possamos gastar menos na aquisição e estocagem. Objetiva determinar a quantidade a ser comprada, visando minimizar os custos que atingem os estoques. Você pode encontrar várias fórmulas para calculá-lo, sendo uma delas a relação abaixo:

  Veja o exemplo: Uma empresa compra de uma fábrica garrafas plásticas por R$ 25,00 a unidade. As estimativas de demanda de consumo dessas peças são de 2.000 unidades anuais. A empresa calcula o custo de R$ 5,00 para fazer um pedido ao fornecedor e estima como custo de posse do estoque o valor de R$ 2,00 por unidade/ano. Sendo assim, vamos determinar a quantidade econômica que esta empresa deverá pedir:

  Ou seja, 100 peças é a quantidade adequada que a empresa deve pedir. Caso se queira conhecer o número de pedidos, usa-se a relação entre demanda e o lote econômico de compras.

  A demanda de um item é o volume total que seria desejado ou solicitado em um período de tempo definido. É a procura por um item. Você precisa saber que, infelizmente, a previsão é um processo passível de erros. Uma empresa que esperava vender um milhão de geladeiras pode descobrir que a demanda real é diferente do que foi previsto. Se a demanda exceder a previsão, a empresa tem de ter em mãos uma quantidade que permita satisfazer a demanda maior. Se a demanda cair, poderá haver excesso de material.

  Da mesma forma, o suprimento de materiais comprados está sujeito às flutuações da demanda dos mesmos. No geral, o problema básico é a velocidade com que os fornecedores possam responder às variações de demanda. Todos os fornecedores gostariam de dobrar as vendas aos seus clientes, porém dificilmente são capazes de dobrar sua produção sem que ocorra aviso prévio.

  A previsão da demanda pode ser feita através de várias técnicas, tais como:

• Projeção – São utilizados dados passados, admitindo-se que haverá repetição dos dados no futuro ou as vendas irão evoluir em função do tempo. É uma técnica feita com base em cálculos.
• Explicação – Utilizam-se leis de correlação e regressão, associando-se as vendas passadas a outras variáveis de evolução conhecida ou previsível. É uma técnica feita com base em cálculos.
• Predileção – Experiência de pessoas conhecedoras de vendas ou do mercado, feita com base em informações de especialistas.

  A possibilidade de variação da demanda faz com que uma empresa tenha que manter estoques de segurança para evitar a falta de materiais ou produtos e, consequentemente, evitar clientes insatisfeitos. Ou seja, dessa forma você pode concluir que é impossível uma organização prever tudo o que vai acontecer, mas ela deve ter noção do que está acontecendo, para que possa determinar como pode ter lucro, ou seja, precisa de uma visão estratégica de todo o complexo produtivo.

  Em função de tudo o que você acabou de ler, é importante determinar a quantidade ideal a se ter no estoque. Portanto, a quantidade ideal a permanecer no estoque é o mínimo, mas esse mínimo deve ser necessário para satisfazer a demanda.