Administração Farmacêutica Simplificada

Desde a Revolução Industrial do século 18 e 19 sabe-se que Administrar bem é a fórmula principal do sucesso de qualquer empreendimento. Na atividade Farmacêutica não é diferente. Saber ou não administrar tecnicamente uma Farmácia pode significar o sucesso ou o fracasso. A Administração Farmacêutica utiliza as técnicas da Administração de Empresas para aperfeiçoar a gestão da Farmácia e torná-la mais eficiente e arrojada.

A Administração Farmacêutica define regras, procedimentos e métodos para cada setor da Farmácia, dentre eles, o financeiro, de estoques, de crediário, de vendas, de caixas, etc. A Farmácia torna-se mais viável financeiramente para o Farmacêutico/Farmacista e de melhor qualidade na prestação de serviço para a comunidade na medida em que utiliza técnicas adequadas da Administração.

A item X do art. 4º da Lei nº 5.991 de 1973 define farmácia – como “estabelecimento de manipulação de fórmulas magistrais e oficinais, de comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos, compreendendo o de dispensação e o de atendimento privativo de unidade hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica”, e define ainda no item XI do art. 4º da Lei nº 5.991 de 1973 a drogaria como “estabelecimento de dispensação e comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais.

O item XVI do art. 4º da Lei nº 5.991 de 1973, define distribuidor, representante, importador e exportador como “empresa que exerça direta ou indiretamente o comércio Fabricante Atacadista Varejista Consumidor atacadista de drogas, medicamentos em suas embalagens originais, insumos farmacêuticos e de correlatos.

O item XII e XIII do art 4º da Lei nº 5.991 de 1973, define ervanaria como “estabelecimento que realize dispensação de plantas medicinais” e postos de medicamentos e unidades volantes como “estabelecimento destinado exclusivamente à venda de medicamentos industrializados em suas embalagens originais e constantes de relação elaborada pelo órgão sanitário federal, publicada na imprensa oficial, para atendimento a localidades desprovidas de farmácia ou drogaria.

O que é Administrar? A Administração consiste em gerência, controle e direção de empresas públicas ou privadas, tendo como objetivo maior a produtividade e a lucratividade. Para se chegar a isto, o administrador avalia os objetivos organizacionais e desenvolve as estratégias necessárias para alcançá-los. Quem administra, estuda com antecedência como vai enfrentar os problemas e cria metodologias para cada setor envolvido.

Quando se “toca uma empresa”, o empresário tem que contar com a sorte e os acertos aleatórios. Não existem protocolos de procedimentos e nem políticas adotadas acerca dos problemas. A sorte irá definir o sucesso.

SIGNIFICADO DA PALAVRA “ADMINISTRADOR”: Pessoa que administra dirige, governa, coordena, estabelece metodologias e diretrizes.

SIGNIFICADO DA PALAVRA “GESTOR”: Aquele que gere ou administra bens próprios ou alheios. Gerente, feitor. Administrador.

Administrar bem a Farmácia, é que irá definir o sucesso profissional do Farmacêutico/Farmacista que trabalha na Farmácia Comunitária. Para “extrair” sua remuneração, o Farmacêutico/Farmacista necessita ser “gestor” da Farmácia. Conseguir transformar o “conhecimento em saúde” em “remuneração digna e ética” é o desafio.

É a Administração Empresarial voltada para a Farmácia e o Farmacêutico. Utiliza-se dos recursos e métodos utilizados para a Gestão Empresarial, em favor da Farmácia. Os princípios da Administração Empresarial foram incorporados na Administração Farmacêutica, que contém especificidades para o segmento de Farmácia, Aplicações de Técnicas Administrativas, permite melhorar a Gestão da Farmácia, e tornar o empreendimento mais lucrativo e de grande sucesso profissional para o Farmacêutico.

Conforme a moderna Administração Empresarial , também na Farmácia as funções do Administrador vão além de gerir o próprio negócio, também a responsabilidade de atendimento ao cliente e as decisões administrativas.

A Farmácia se diferencia do mercado varejista tradicional. O seu produto é diferente, o seu pessoal é diferente, e as suas necessidades e dificuldades também são diferentes. Na prática, o papel do Farmacêutico é ser além de agente da saúde, também um Administrador. O desafio: Transformar o conhecimento sobre saúde em valores financeiros, como forma de sua remuneração.

O serviço do Farmacêutico está inserido na Margem de Lucro da Farmácia, e portanto é dela que deverá buscar a sua remuneração. A partir desse entendimento, podemos inferir a necessidade do Farmacêutico conhecer bem as Margens de Lucro que regem o negócio de Farmácia. Na prática atual, os descontos oferecidos comumente nas Farmácias, são valores que seriam da remuneração do Farmacêutico pelos seus serviços. Cabe ao Farmacêutico alterar essa realidade de forma gradativa. Inicie na Farmácia sendo competitivo em preços com os concorrentes. Intensifique os Serviços Farmacêuticos para depois, aos poucos ir retirando os descontos ou administrando-os de forma que não sejam comprometedores para o resultado financeiro da Farmácia. Os clientes que se beneficiam dos Serviços Farmacêuticos deixarão de visar somente os descontos. Esta é a forma prática de vender agregando valor no trabalho do Farmacêutico.

O Varejo Farmacêutico atual é focado apenas no lado Comercial puro: retira-se os serviços e transforma-os em descontos. Grandes redes utilizam este modelo, estruturado somente nos preços. O nicho de mercado aparece para a pequena Farmácia justamente oferecendo Serviços Farmacêuticos aliado a técnicas de Administração Farmacêutica: isto aumenta a competitividade da Farmácia e o inevitável acontece: Ganha-se Mercado...

Num momento em que o varejo farmacêutico brasileiro atinge o auge da sua competitividade e patamares nunca antes experimentado no passado, a Gestão do varejo farmacêutico nunca esteve tão importante quanto na atualidade.

Os Farmacêuticos são chamados neste momento a entender e a praticar mais profissionalmente não somente as ações de saúde que fazem parte de suas atividades diárias, mas também os conceitos administrativos, como forma de prosperar e obter uma remuneração mais justa e ética.

Fazer o trabalho junto da comunidade, ter reconhecimento das pessoas e das autoridades, não são suficientes se a Farmácia não tiver rentabilidade e auto-sustentação financeira. Mais ainda, o Farmacêutico deve ser remunerado a altura dos demais profissionais da área da saúde, para não se ver refém de situações que possam colocar em cheque a sua ética profissional e a motivação pelo seu trabalho.

O Farmacêutico na Farmácia Comunitária tem a difícil tarefa não somente de transformar “conhecimento em saúde” e, ainda, ter uma remuneração financeira justa e ética. Isso é possível, no entanto, requer do Farmacêutico um maior aprofundamento na prática da Administração Farmacêutica na Farmácia.

A história de Farmácias bem sucedidas, mostra que invariavelmente existem duas colunas de sustentação para o seu sucesso:

• Gestão Administrativa.

• Atendimento ao Cliente.

Vários autores especializados em Administração de Varejo, indicam modelos básicos e importantes para a disposição dos dados obtidos pela empresa, de forma que possam ser analisados e mensurados. Esta análise e mensuração, leva a processos de tomada de decisão que viabilizam o crescimento e o fortalecimento da empresa. Um método clássico e básico, consiste em dispor os dados da empresa, de forma organizada e concisa, seguindo um formato pré-definido:É O DEMONSTRATIVO DE LUCROS E PERDAS (DLP).

O DLP da Farmácia segue o mesmo padrão proposto para as demais empresas de varejo, e o seu preenchimento é suficiente para demonstrar ao Farmacêutico se a sua Farmácia é ou não viável do ponto de vista financeiro (ou econômico). Mais ainda, através dele é possível levantar onde está o problema, e a partir daí traçar planos estratégicos de melhoria e viabilidade da Farmácia. Um DLP simplificado, possui o modelo de uma tabela onde são dispostos os dados obtidos pela Farmácia, e é composto pelas seguintes operações:

Inserindo-se os valores de cada operação, e efetuando-se os cálculos indicados, obtém-se o resultado financeiro da Farmácia. Um DLP mais completo detalha um pouco mais os valores e indica para o empresário Farmacêutico, quais as variáveis estão pesando mais no resultado financeiro da Farmácia:

Para preencher o DLP acima proposto o Farmacêutico irá necessitar de alguns dados que deverão ser levantados dentro de um determinado período de funcionamento da Farmácia, que geralmente é mensal. Os dados a serem obtidos seriam:

• Total das Vendas Brutas (a Preço de Venda Oficial).

• Total dos Descontos concedidos nas Vendas (para clientes).

• Total das Despesas Variáveis.

• Total das Despesas Fixas.

De posse desses valores, a inserção deles no DLP irá demonstrar qual seria o Lucro Operacional da Farmácia. Este valor, quando muito baixo ou negativo, indicará ao Farmacêutico que ele deverá tomar providencias administrativas em relação ao negócio. Situações, tais como: Baixas Margens de Lucro obtidas ou de excesso de Despesas, poderão facilmente comprometer a a saúde financeira da empresa.

Vejamos a seguir, como são e como obter ou calcular cada uma desses valores que compõe o DLP:

Os medicamentos tem um Preço de Venda Oficial definido pelo Governo Federal. Como valor da Venda Bruta, deverá ser considerada a venda dos medicamentos a Preço de Venda Oficial, ou seja, sem levar em consideração os descontos concedidos na venda. Para o restante dos produtos que são comercializados pela Farmácia, também deverá ser considerado o Preço de Venda que foi calculado, contendo a Margem de Lucro determinada na entrada do produto. Também para esse grupo de produtos, não deverá ser considerado os descontos concedidos na venda.

Consiste na somatória total de todos os descontos que foram concedidos durante as vendas, para o período. Esses descontos incidiram sobre o Preço de Venda dos produtos.

É o valor total das Vendas Brutas se subtraindo os descontos concedidos nas Vendas. O valor de Venda Líquida representa o valor real que foi pago pelo cliente. A sua somatória no período, representa, teoricamente, o que foi apurado pela Farmácia.

Este valor poderá ser obtido através da somatória dos produtos vendidos no período, a Preço de Custo de Compra, ou seja, pelo valor de aquisição dos produtos, já levando em consideração os descontos obtidos na compra desses produtos. Caso não seja possível a obtenção do CMV na Farmácia Comunitária, através do sistema informatizado, a forma calculada poderá ser utilizada.

• MÉTODO CLÁSSICO CONTÁBIL CMV = (Estoque Inicial do Período + Compras ocorridas no Período) – Estoque Final do Período.

• MÉTODO RETIRANDO AS MARGENS DE LUCRO CMV= Venda Bruta Total – Margens de Lucro (%)

O Método Clássico Contábil exige que o gestor saiba com exatidão o valor do seu estoque a Preço de Custo Compra no início e no final do período. Eis aqui o grande problema, pois, grande parte das farmácias possuem dificuldades para exibir tais informações em função de problemas com software, falta de entradas e saídas no sistema informatizado de todos os produtos em função de sonegação ou deficiências em seus processos.

Outro grande problema é que muitos dos softwares utilizados apresentam inconsistências ou falhas em seus bancos de dados e isto gera relatórios equivocados de estoque, ora para mais ora para menos e isto também dificulta o cálculo do CMV pelo método clássico. O Método das Margens de Lucro tem a desvantagem de se obter uma valor aproximado, não tendo assim, uma precisão total. Contudo, ele oferece um bom parâmetro para o gestor e através dele é possível conhecer o CMV do período. Apesar da falta de exatidão neste método, estudo do Instituto Bulla já constatou que na prática esta forma de cálculo não compromete a interpretação e obtenção dos resultados propostos. A seguir comentaremos com mais detalhes o cálculo das Margens de Lucro e o que denominamos de “Composição das Margens de Lucro na Farmácia.

É o Lucro que sobra para o Farmacêutico pagar todas as Despesas da Farmácia e, ainda, remunerar-se. Para chegar ao Lucro Bruto, é retirado apenas os valores dos descontos concedidos nas vendas e também o Custo da Mercadoria Vendida. É desse valor que deverão ser pagas todas as despesas que ocorrem da Farmácia Chamamos de Ponto de Equilíbrio Operacional, quando a Venda Bruta Total alcança um determinado patamar em que o Lucro Bruto consequente, seja capaz de pagar todas as despesas que normalmente ocorrem na Farmácia.

São as despesas que variam conforme o montante de venda da Farmácia. É comum muitos Farmacêuticos ficarem em dúvida quanto a esse grupo de despesas, visto que estas possam variar o seu valor de um mês para o outro. Contudo, as Despesas Variáveis estão intimamente atreladas ao valor do faturamento da Farmácia. Sendo assim, se ocorrer do valor da Venda Bruta dobrar em um determinado mês, também as Despesas Variáveis dobrarão mais ou menos no mesmo ritmo. É o caso de alguns Impostos como o ICMS, das Comissões pagas a funcionários sobre as vendas, etc. Essas despesas são ditas “Operacionais” porque elas derivam das “Operações” de compra e vendas efetuadas pela Farmácia no período. Ou seja, não são despesas alheias ao funcionamento da Farmácia.

É calculada retirando-se do Lucro Bruto as Despesas Variáveis. A Margem de Contribuição representa o resultado financeiro da Venda Bruta, após a retirada dos “descontos concedidos na venda”, do “CMV” e das “Despesas Variáveis” (que é representada, principalmente, pelos impostos). Conceitualmente, é tudo que sobra para pagar as Despesas Fixas da Farmácia. Consiste em um tipo de Lucro que serve de visualização, para mostrar ao Farmacêutico quanto é o valor disponível para o pagamento de suas despesas fixas. A demonstração desse valor em percentual é muito importante para que o Farmacêutico passe a ter noção de qual o percentual máximo que suas despesas fixas poderão chegar.

São as despesas mais comuns existentes na Farmácia. Elas são representadas pelo valor pago de Aluguel, Telefone, Energia, Água, Mensalidades diversas, etc. Sua característica principal é que não aumenta conforme o aumento da Venda Bruta. Ela não está intimamente ligada ao patamar de Venda Bruta. Se por acaso a Venda Bruta dobrar em um determinado mês, o “aluguel” não irá aumentar na mesma proporção, assim como os outros tipos de despesas fixas. É comum entre farmacêuticos e farmacistas uma certa confusão entre estas despesas, já que os seus valores podem ser diferentes entre o passar dos meses. É preciso sempre lembrar que estas despesas não variam conforme Venda Exemplo: Se vendermos mais não significa que o valor da taxa de água ou energia também será maior. Outra forma de explicar esta categorização é lembrar que os grandes especialistas da administração nos ensina que despesas que não variam mais do que 10 a 15% de um mês para o outro também podem ser classificadas como fixas. Portanto, lembre-se sempre que se as despesas não variam conforme a venda e não oscilam muito elas sempre se enquadram nesta categoria.

É o Lucro Resultante de todas as operações da Farmácia no período (mês, trimestre ,ano, etc). Representa o valor que sobrou para remunerar o “investimento” do Farmacêutico. Este valor deverá ser calculado percentualmente, para que se tenha a noção de retorno que a Farmácia esta proporcionando. Esse Lucro é “Operacional” porque ele é totalmente resultante somente das operações de compra e de venda de produtos da Farmácia.

Representa os valores obtidos no período, que não sejam provenientes das operações de compra e venda de produtos, efetuadas pela Farmácia. Podem ser categorizados como os valores obtidos pela aplicação financeira do Capital de Giro da Farmácia, pela venda de um bem móvel ou imóvel da empresa, ou outra procedência. É importante a sua existência, principalmente para contemplar as inserções de Capital dos acionistas (ou proprietários) na Farmácia. Qualquer dinheiro que venha de fora, ou seja, que não for proveniente da operação da farmácia, deverá ser inserido nessa categoria. É comum em Farmácia, a realização de compra mensal de produtos, acima da quantidade definida pelo CMV. Quando isso ocorre, haverá a injeção de um “valor extra” para o pagamento das compras. Este “incremento de estoque” ou seja aumento de capital investido, deverá ser considerado como uma “Receita Não Operacional”, porque não foi fruto das operações normais ocorridas no período pela Farmácia.

Assim, como a Receita Não Operacional, deriva de valores obtidos no período que não sejam provenientes das operações da Farmácia. Como exemplo, podem ser categorizados como os valores pagos em “Benfeitorias” (investimentos) na Farmácia. Ainda, os valores extras retirados pelos proprietários durante o mês (fora do Pró-labore), valores pagos de “Multas Fiscais”, etc... são exemplos de Despesa Não Operacional. O pagamento de “Compras Extras” com a finalidade de incremento do estoque, conforme foi dito anteriormente, caracteriza uma Despesa Não Operacional. Este procedimento é necessário para se preservar a demonstração do Lucro Operacional no período. Dessa forma, qualquer valor pago que não foi oriundo das operações ocorridas no período, deverá ser adicionadas nesta categoria de despesa.

Este tipo de Lucro Líquido é “Ajustado” conforme as Receitas e a Despesas Não Operacionais. Ele não representa o Lucro que foi derivado das operações de compra e venda da Farmácia no período, pois, leva também em consideração as operações extras e alheias ao funcionamento normal da Farmácia. Exemplo: No caso da realização de “Compras Extras” para aproveitar preços e fazer estocagem ou realização de “investimentos ou retiradas dos sócios” este resultado pode ficar negativo ou excessivamente positivo quando as receitas não operacionais forem muito altas. É muito importante analisar o Lucro Líquido ajustado, mas é preciso compreender que não o consideramos para efeito de análise de viabilidade da Farmácia. Separar o Lucro Operacional e Lucro Líquido é uma forma didática de compreender a diferença entre os resultados que a farmácia apura antes e depois das receitas e despesas não operacionais. Do contrário, durante o período de uma reforma, troca de mobiliário e equipamentos, modernização do layout interno e externo poderíamos interpretar que o lucro realizado pela empresa estivesse ruim, mas logicamente quando separamos da forma proposta aqui, entendemos perfeitamente como ficam os resultados da empresa antes e depois de tais intervenções.

O DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) demonstra se as políticas de Compra e de Descontos para os clientes está correta e suportável pela Farmácia. Quando as Margens de Lucro obtidas com a compra não estão suportando os descontos concedidos na venda, o resultado do Lucro Operacional do DLP ficará negativo. O DLP mostra também se o patamar de Despesas está dentro dos limites esperados. Na análise do DLP podemos observar que em alguns casos o Lucro Bruto é relativamente alto e bom, porém, o Lucro Operacional é negativo ou ínfimo. Isto demonstra claramente que as Despesas da Farmácia deverão ser revistas e deverá ser traçado um plano estratégico de redução de despesas para que a Farmácia seja viável financeiramente.

A Farmácia só poderá continuar de portas abertas se o DLP for positivo. Mesmo sendo positivo, o valor do Lucro Operacional deverá ser maior do que o rendimento financeiro do valor de mercado. Portanto, mensalmente, o gestor deverá preencher e analisar o DLP de sua Farmácia para que tenha a certeza do sucesso financeiro do seu negócio. Desvios ou discrepâncias nos valores do DLP devem ser tratadas com seriedade e, ainda, tomadas todas as medidas para que sejam corrigidas. Só assim, a Farmácia será forte e se manterá no mercado.

Assim, como o DLP é capaz de demonstrar uma série de dados sobre a Farmácia, o preenchimento, pelo menos, mensal do Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC) pelo Farmacêutico, irá demonstrar algumas situações sobre a saúde financeira da Farmácia. A sua conformação segue as mesmas características do quadro ou tabela do DLP, conforme a demonstrado a seguir:

Para preencher o DFC acima proposto o Farmacêutico irá necessitar de alguns dados que deverão ser levantados dentro de um determinado período de funcionamento da Farmácia, que geralmente, é mensal. Os dados a serem obtidos seriam:

• Receita Líquida Financeira Operacional.

• Fornecedores Pagos efetivamente no período.

• Total das Despesas Variáveis.

• Total das Despesas Fixas.

De posse desses valores, a inserção deles no DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa), irá demonstrar qual seria o Lucro Operacional da Farmácia, conforme a movimentação financeira efetiva que ocorreu no período. Diferente do DLP, o Demonstrativo de Fluxo de Caixa trabalha com os valores “em dinheiro” das Vendas e das Compras (ou valores efetivamente pagos aos fornecedores) que ocorreram no período.

Ele leva em consideração não as “Vendas” que podem ter sido “A Vista ou A Prazo”, mas apenas ou tão somente o que entrou em “dinheiro” ou por “via bancária” (cartões) no caixa da Farmácia, no período. Para se obter o valor da “Receita Líquida Financeira Operacional” da Farmácia, o Farmacêutico deverá somar todos os valores que entraram em dinheiro no período, seja no caixa e também que foram sendo depositados diretamente na conta corrente da Farmácia.

Os valores pagos a “Fornecedores” referem-se somente ao valor que saiu da conta corrente ou do caixa da Farmácia para pagar as compras que foram efetuadas, sejam elas realizadas em qualquer data do período em análise. Não se leva em consideração aqui, qual foi a data da compra, mas sim o que efetivamente foi pago a fornecedores dentro do período (mês) que se esta analisando. Os demais dados e a forma de calcular os valores dos campos, seguem a mesma sistemática, que foi dito anteriormente em relação ao DLP.

O DFC mostra, na prática, se o “Gerente da Farmácia” seja ele o Farmacêutico ou outro colaborador ou mesmo o proprietário, está conseguindo reproduzir o planejado no DLP. Por isso, dentro da lógica, a Farmácia somente continua funcionando se o DLP for positivo, e sendo assim, o DFC também deveria se positivo. Se isso não estiver ocorrendo é em razão de que não se está conseguindo seguir o que foi planejado.

O resultado do DFC deverá ser visto com uma atenção especial, principalmente para o “Valor Comprado de Fornecedores” bem como para o prazo de pagamento junto aos mesmos e, quanto ao Valor Recebido ou a receber no Crediário/convênios. Estes dois fatores é que são determinantes por desviar os resultados para menor ou para maior no Demonstrativo de Fluxo de Caixa. Para exemplificar, um valor comprado a maior do que o estipulado no CMV do DLP certamente irá contribuir para diminuir o DFC.

Da mesma forma, um valor recebido a menor do que o que foi vendido no DLP, irá contribuir da mesma forma, para diminuir o resultado do DFC. Uma Farmácia com um DFC negativo, fala a favor de que necessitará que seja injetado mais Capital de Giro. A continuidade do DFC negativo ao longo dos meses (DFC Acumulado), certamente irá exigir um novo investimento em Capital de Giro no contas a receber de clientes. Nota: O que faz uma empresa encerrar as suas atividades é a falta de liquidez, ou seja, a falta de caixa. Esta falta de caixa é demonstrada no Fluxo de Caixa Acumulado.

Vejamos no Exemplo a seguir, de uma Farmácia normal que não trabalha com produtos manipulados, e que obteve o seguinte DLP, em um determinado período:

O Gráfico abaixo mostra que podemos fatiar os resultados do DLP desta farmácia da seguinte forma:

Essa mesma Farmácia teve no mesmo período analisado o seguinte DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa):

Fatiando o resultado do DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) desta Farmácia, temos o gráfico abaixo:

Análise comparativa do DLP e do DFC para esta Farmácia:

Ao verificar o DLP desta Farmácia, observamos que ela apresentou um lucro operacional no período de aproximadamente 12,0%. Isto é, as vendas Brutas ocorridas, foram suficientes para pagar os “descontos concedidos na venda”, e também pagou o “Custo da Mercadoria Vendida” e, ainda, pagou todas as “Despesas” (sejam elas Fixas e Variáveis), chegando a um Lucro Operacional de 12,0%. O DLP mostrou que esta Farmácia apresentou viabilidade dentro do período em questão.

Quando analisamos em conjunto com o DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) percebemos que o valor da “Venda Líquida” que houve no DLP não se verificou no DFC (em forma de “Receita”). Perceba que a “Venda Líquida” no DLP foi de R$ 30.028,70 e que a “Receita Total” no DFC foi de R$ 26.500,00. Isto representou uma redução de R$ 3.528,70 no valor em dinheiro que entrou no período. Tal fato se deve as vendas a prazo que diminuíram o volume da Receita. Mesmo havendo os “recebimentos das vendas a prazo” eles não foram suficientes para alcançar o valor da “Venda Líquida”, portanto, a redução da Receita em relação as Vendas Líquidas leva a uma diminuição do Lucro Líquido no período Ao comparar o DFC e o DLP desta Farmácia no período analisado, verificamos que o valor para pagamento aos Fornecedores (pagamentos efetivos ocorridos no período) foi menor do que o projetado pelas vendas no DLP. Esta informação nos leva a crer que esta farmácia apresentou um decréscimo momentâneo no estoque, visto que o valor pago a fornecedores não foi suficiente para cobrir o que foi vendido. Este fato, por outro lado, contribuiu para aumentar o Lucro Operacional do DFC.

O DLP demonstrou que a Farmácia foi viável no período e que poderia apresentar um Lucro Líquido de 12,0% sobre a Venda Bruta. Contudo, por deficiência operacional, os valores obtidos não acompanharam o projetado no DLP, e a Farmácia obteve apenas um Lucro Líquido Operacional de aproximadamente 7,0%. Existem casos em que uma Farmácia apresenta um DLP favorável no período, mas que o DFC se mostra desfavorável ou negativo neste mesmo período. A acumulação destes valores ao longo do período, leva a Farmácia a um problema de Capital de Giro, sendo obrigada a levantar Capital externo para se manter.

Vejamos no quadro ao lado um exemplo numérico, utilizando um período mais amplo, em que ocorreram tais disparidades entre o DLP e o DFC. Analise os resultados e veja o que podemos concluir dessa Farmácia. Analisando comparativamente o período acima dos resultados desta Farmácia, observamos que o DLP apresentou um valor de Lucro Líquido Acumulado da ordem de R$ 74.367,91 no final do período (em 12 meses). Por outro lado, o DFC apresentou um valor “negativo” de Lucro Líquido Acumulado da ordem de R$ 26.147,29.

Ou seja, apesar de fechar o ano com Lucro Operacional, financeiramente a Farmácia acabou o ano com um “Saldo de Caixa” desfavorável. Uma diferença importante nos resultados, quando considerado que o investidor terá que repor o valor negativo do Caixa, para continuar as suas operações no próximo período (ou ano). Isto quer dizer, que para começar um novo período (ou um novo ano), terá que haver um novo investimento de Capital de Giro no Caixa da Farmácia, para que ela continue a suas operações.

Este déficit de Fluxo de Caixa, foi ocasionado primeiramente pelas Receitas que ficaram menores do que as Vendas Líquidas. Infere-se que isto ocorreu em decorrência de que os pagamentos da “Vendas a Prazo” não entraram no período. Por outro lado, as “Compras Pagas para Fornecedores” também foram bem maiores do que o projetado pela Venda Bruta. Portanto, ficou dinheiro investido em estoque. Esta análise leva à conclusão de que a Farmácia é viável, porém não está sendo administrada de forma eficaz eficiente, fazendo com que haja deficiência no Fluxo de Caixa. O dinheiro que deveria estar no Caixa da Farmácia, está alocado em “Estoque” e em “Contas a Receber”

Vejamos agora no quadro ao lado outro exemplo numérico, também em um período mais amplo (de 12 meses), em que ocorreram disparidades entre o DLP e o DFC, dentro de outro cenário. Analise os resultados e veja o que podemos concluir sobre essa Farmácia em questão. Percebam no exemplo proposto, que essa Farmácia apresenta um resultado de DLP “negativo” para o período, e por outro lado, apresenta um resultado de Fluxo de Caixa altamente favorável e positivo. Analisando esse fato, verificamos que isto ocorreu por uma série de desvios Gerenciais:

1. Os “Pagamentos a Fornecedores” no período ficaram muito abaixo do projetado para as compras, o que compromete a reposição da mercadoria vendida (projetada no DLP). Foram adquiridos quase R$ 50.000,00 a menos. Isto indica que parte do dinheiro que deveria estar em estoque foi movido para o Caixa (ou Conta Corrente) da Farmácia.

2. A “receita financeira” foi muito maior que a Venda Líquida. Foram quase R$ 88.000,00 de dinheiro que entrou para o caixa da Farmácia no período e tal fato se deve aos valores recebidos de período anterior.

3. Os “Descontos Concedidos” estão acima do que a Farmácia pode suportar, pois, a “Margem de Contribuição” que sobra na operação não é suficiente para cobrir todas as Despesas (Fixas e Variáveis).

Esta Farmácia, apesar de ter fechado o período (ano) com um bom Caixa (tem dinheiro no Conta Corrente), apresenta-se inviável para continuar funcionando da forma em que se encontra. Medidas importantes deverão ser tomadas como:

I. Redução das Despesas (principalmente Fixas que respondem por quase 20% das Vendas Brutas).

II. Redução do nível de Descontos concedidos na Venda.

III. Providenciar ajuste nas Compras, de modo que ocorra a reposição da Mercadoria Vendida nos parâmetros do projetado no DLP. Um cenário provável para o próximo período, é o de que essa Farmácia iria consumir todo o seu Fluxo de Caixa para repor o Estoque, e não mais iria haver a entrada de “recebíveis” no mesmo patamar que houve no último período. Podemos inferir, que a inviabilidade dessa Farmácia iria ter seu desfecho no período vindouro, caso nenhuma ação de ajuste seja tomada.

É interessante notar que em relação aos dois exemplos apresentados; que a Farmácia nº 01 tem apenas uma ingerência quanto ao Fluxo de Caixa, e que apesar das dificuldades do momento é possível se recompor. Já no exemplo da Farmácia nº 02 o problema não é aparente, porque há muito dinheiro em Caixa, no entanto, a sua situação tende a ser mais grave e deverá ser buscada uma solução mais séria, sob pena da Farmácia ir a falência. Um resultado negativo consistente no DLP demonstra inviabilidade das operações da Farmácia.

Fica claro então, que a busca de uma administração financeira eficaz para a Farmácia deverá ser de um DLP positivo que satisfaça os objetivos dos investidores; e que exista uma equiparação mais ou menos constante e uniforme do Fluxo de Caixa em relação ao DLP projetado. Este deverá ser o foco do Farmacêutico na Gestão Financeira da Farmácia.

As Margens de Lucro em Farmácia Comunitária, dependem de algumas variáveis que são previsíveis para o Farmacêutico e, por isso, possível de serem planejadas e calculadas com antecedência. Dessa forma, é possível dentro de uma realidade prática, fazer uma “Simulação” do valor percentual da sua “Margem Bruta de Lucro” que poderá ser obtida para uma determinada Farmácia. Sabendo dessa Margem em percentual, ficará mais claro para o Farmacêutico fazer a Gestão Financeira e Administrativa da Farmácia.

O Governo Federal através de determinações técnicas (através do seu órgão denominado CMED); define os índices a serem aplicados para a obtenção dos valores de Preço de Venda para os vários grupos de medicamentos. Dessa forma, esse órgão define junto da indústria que produz o medicamento, um “Preço de Custo Oficial”. Para o varejo de medicamentos, esse mesmo órgão define alguns índices que variam conforme o valor do ICMS cobrado nos Estados da Federação, para a obtenção do “Preço de Venda Oficial”. Dessa forma, as Farmácias no Brasil, trabalham com medicamentos que tem um “Preço de Custo Oficial” definido, e também com um “Preço de Venda Oficial”, que também foi previamente definido. A diferença entre esses dois preços:

O “Preço de Venda Oficial” e o “Preço de Custo Oficial”, é o que denominaremos aqui de “Margem de Lucro Oficial”. Para encontrarmos a “Margem de Lucro Oficial” teremos que entender a forma como foi proposto os índices pela CMED (Câmara de Medicamentos do Ministério da Saúde). Este órgão classificou os medicamentos dentro de três listas diferentes, e determinou um índice de divisão para cada uma delas: Lista Positiva, Lista Negativa e Lista Neutra. O objetivo dessas listas foi agrupar os produtos conforme o local de incidência do imposto PIS/COFINS, de forma que na lista positiva o imposto deverá ser pago já na indústria. Na lista negativa, esse imposto não será cobrado. E na lista neutra, o imposto deverá ser pago na venda, sendo recolhido pelo varejista normalmente da forma que sempre foi anteriormente (pago pela Farmácia após a venda do medicamento).

A tabela como os índices definida pela CMED foi a seguinte:

Para obter um “Preço de Venda” de determinado medicamento, precisamos primeiramente classifica-lo dentro de uma das Listas de Comercialização da CMED. Uma vez encontrado de qual lista o medicamento pertence, pega-se o Preço de Custo do Medicamento (Preço Fábrica) e divide-se pelo índice proposto da lista, dentro da faixa de ICMS do seu Estado.

Exemplo: Um medicamento que pertence a Lista Positiva e será comercializado num Estado da Federação em que o ICMS é de 17% terá o seguinte cálculo:

PREÇO FÁBRICA / 0,7234 = PREÇO DE VENDA OFICIAL Em valores numéricos, se o Preço de Fábrica deste medicamento é de R$ 10,00, então teremos encontrado um Preço de Venda Oficial de R$ 13,82. Podemos concluir com estes índices que o Governo propõe uma “Margem de Lucro” pré-definida para cada Lista de Comercialização conforme o Estado da Federação em que nos encontramos. Estas “Margens de Lucro” também são denominadas I.V.A. (Índice de Valor Agregado), que é um termo mais técnico que é largamente utilizado por representantes do Governo, ligados ao setor. Vejamos a seguir um comparativo entre esses índices definidos e os valores em percentual de “Margem de Lucro” sobre o “Preço de Custo Fábrica”:

È necessário se ter em mente que, para o varejista de medicamentos é mais importante conhecer a sua “Margem de Lucro” que incide sobre o “Preço de Venda” dos medicamentos e não a que incide sobre o “Preço de Custo” dos medicamentos. Como já é conseguido um “Preço de Venda Oficial” através dos índices que foram propostos pela CMED; fica muito mais fácil poder serem calculados sobre as “Margens de Lucro” que são conseguidas sobre o Preço de Venda Oficial. Vejamos na tabela a seguir:

Dessa forma, vemos que o percentual representado sobre Preço de Venda Oficial, é bem inferior ao que obtemos quando comparamos ao Preço de Custo Oficial.

Os medicamentos que estão dispostos nas Listas de Comercialização da CMED não apresentam perfil de venda igualitário dentro da Farmácia. Os medicamentos que estão agrupados na Lista Positiva da CMED normalmente são os medicamentos de “uso contínuo”, que por esse motivo tendem a serem mais vendidos. Esses medicamentos da Lista Positiva, são medicamentos que normalmente possuem um valor agregado de venda um pouco maior.

Ao analisarmos uma revista de preço que normalmente é divulgada ao varejo farmacêutico, podemos observar o seguinte perfil de participação de produtos de cada uma das Listas de Comercialização da CMED:

Apesar da maioria dos medicamentos que estão presentes nas revistas de preços pertencerem a Lista Positiva da CMED (aproximadamente 60%), observamos que existe variação no perfil de comercialização destas listas para cada farmácia.

Podemos agrupar os produtos na Farmácia Comunitária de forma que possam refletir a “Margem de Lucro” que possam oferecer sobre o “Preço de Venda Oficial”. Uma forma lógica a ser proposta é dividir os produtos existentes em 5 grupos, da seguinte forma:

I. Medicamentos de Marca: Referências e Populares.

II. Medicamentos de Marca: Similares.

III. Medicamentos Genéricos.

IV. Perfumarias e Correlatos.

V. Produtos Manipulados.

Dentro de cada um desses grupos de produtos, notamos certa predominância de venda de produtos, constantes nas Listas de Comercialização da CMED. Como cada Lista de Comercialização já é conhecida a sua “Margem de Lucro” sobre o Preço de Venda Oficial, podemos calcular de forma aproximada, uma média de “Margem de Lucro” para cada grupo:

Verificamos que no quadro anterior, foi possível encontrar uma “Margem de Lucro Média”, que é incidente sobre o Preço de Venda Oficial dos produtos de uma Farmácia. Deve ser lembrado porém, que esse percentual esta estritamente ligado ao tipo de movimentação da Farmácia, e deverá variar conforme a venda de um ou de outro grupo.

Verificando estritamente sob o ponto de vista da “Margem Bruta” sobre o “Preço de Venda Oficial”, por exemplo as Farmácias que vendem maior quantidade dos grupos de “Perfumarias/Correlatos” e também dos “Produtos Manipulados” tendem a obter médias de “Margem de Lucro” maiores, quando calculadas somente do ponto de vista das “Margens Oficiais de Lucro”. Os medicamentos “Genéricos e Similares” possuem praticamente a mesma margem que os medicamentos de marca de Referencia/Populares, quando analisados levando em consideração somente a “Margem de Lucro Oficial”. Dizemos que este calculo é ainda limitado para a prática corrente da Farmácia, pois foi levado até agora em consideração somente as “Margens Oficiais” que são ditadas pela CMED. O mercado físico, prevê descontos “extras” em determinados produtos que podem ampliar essas margens.

A própria concorrência de mercado na rede atacadista de medicamentos, faz com que sejam ofertados “descontos extras” para o varejista na compra desses produtos. Podemos perceber que, conforme o grupo de medicamentos, ocorre um desconto que incide sobre o “Preço de Custo Oficial” ou “Preço de Custo Fabrica” dos medicamentos. Esses descontos, podem ser menores ou maiores conforme a pressão de mercado de momento, e também, pode variar conforme a quantidade adquirida pelo varejista. Em termos gerais, para um dado momento que foi pesquisado, foi possível mensurar e iremos demonstrar a título de ilustração, como se comportaram esses descontos junto aos fornecedores:

Vejamos no gráfico esses percentuais extras de desconto praticados sobre o Preço de Custo Oficial:

Utilizando-se os percentuais obtidos na pesquisa, somados com a “Margem de Lucro Oficial” (incidente sobre o Preço de Venda Oficial mostrada anteriormente); podemos realizar um cálculo final onde é possível demonstrar agora, como ficariam as “Margens de Lucro Média”, incidentes sobre o Preço de Venda Oficial após os descontos obtidos junto aos fornecedores:

“Lembramos que esses percentuais são aproximados e podem não representar as condições de mercado de diversas regiões do país, e, ainda, podem variar conforme o volume comprado pelo varejista. Os valores apresentados são ilustrativos e representam valores médios conseguidos em um dado momento, e em uma dada região, que podem ser alterados, para mais ou para menos.” Se considerarmos uma venda uniforme de todos esses grupos (o que dificilmente ocorre na prática corrente), chegamos a um valor médio de “Margem de Lucro Bruta” sobre o “Preço de Venda Oficial” de aproximadamente 52,66% (para uma Farmácia que não trabalha com produtos manipulados).

No entanto, podemos observar que na prática diária, a maioria das Farmácias, trabalham com uma margem igual ou um pouco inferior a esta aqui demonstrada.

Existem duas formas possíveis de cálculo para se obter o CMV sobre a Venda Bruta ocorrida em uma Farmácia:

CMV= (ESTOQUE INICIAL + COMPRAS) – ESTOQUE FINAL

Este método, esbarra em um problema comum nas Farmácias Comunitárias, que é a obtenção do valor do Estoque no início e no final do período (geralmente do mês) em termos absolutos e com valores de confiança. É um método que pode ser utilizado somente se o Farmacêutico estiver certeza da sua exatidão ou seja, ter um sistema (software) confiável.

MÉTODO RETIRANDO AS MARGENS DE LUCRO

CMV= VENDA BRUTA TOTAL – MARGENS DE LUCRO (%)

Ao conhecer-se as Margens de Lucro dos produtos, incidentes sobre o Preço de Venda Bruto, é possível obter-se o Custo da Mercadoria Vendida (C.M.V.). Desta forma, ao separar o faturamento de vendas de cada Grupo de produtos descritos anteriormente e subtrair a sua Margem de Lucro, que foi calculada levando em consideração os índices oficiais e os descontos obtidos dos fornecedores; é possível encontrar o Custo da Mercadoria.

No quadro acima de exemplo numérico de uma Farmácia com um perfil de venda total de aproximadamente R$ 34.000,00; foi disposto o valor de venda total de cada grupo. Em seguida aplicando os índices do governo (CMED) que já são conhecidos, encontramos o Custo da Mercadoria Vendida, porém sem levar em consideração os descontos obtidos junto aos fornecedores. Na coluna a seguir, são mostrados (a título de exemplificação), os valores de descontos obtidos junto aos fornecedores e logo a frente, os valores de desconto em reais (R$) que os fornecedores concederam de desconto para cada grupo. Realizando a subtração deste desconto do “Custo da Mercadoria Vendida sem os Descontos de Compra”, obtivemos o “Custo da Mercadoria” já com os descontos de compra. No quadro, é demonstrado esse valor em reais (R$) e em percentual (%).

Atualmente, as Farmácias tem sido muito agressivas nos descontos oferecidos ao consumidor. A competição de mercado e a pressão por maiores vendas, levaram a um achatamento da Margem de Lucro Final (ou Margem de Lucro Líquida), em razão dos altos descontos concedidos na venda ao cliente. Esses descontos, deverão sempre serem definidos segundo uma política pré- definida, sendo mais viável a sua administração por grupos de produtos. A administração dos descontos também por grupos de produtos é melhor aceita, visto que os índices (ou I.V.A.) podem ser melhor trabalhados também pelos grupos de produtos, e ainda, os descontos obtidos junto aos fornecedores seguem o agrupamento de produtos. Esses descontos concedidos na venda são extremamente variáveis, até mesmo dentro de um mesmo bairro.

Defina um percentual de desconto para cada “Grupo de Produto”, e realize o calculo da média final entre os grupos. Essa média final, é que será importante como acompanhamento administrativo, pois entra na redução da “Margem de Lucro Final” obtida pela Farmácia. Ao calcular essa média de desconto entre os Grupos, lembre-se que terá que levar em consideração o “Peso de cada Grupo” (média ponderada) na venda total. Portanto, não é só tirar a média simples entre os 5 grupos, mas sim tem que se levar em consideração a quantidade vendida de cada grupo. A título de exemplificação numérica, iremos demonstrar os descontos concedidos por grupos de produtos, para a mesma Farmácia anteriormente descrita, com um faturamento aproximado de R$ 30.000,00/mês:

Estudo das margens de lucro bruto:

As “Margens de Lucro” em Farmácia, para o caso dos medicamentos, que são a maioria dos produtos vendidos em Farmácias; são afetadas por três variáveis ,que norteiam e no final, formam a Margem praticada pelo varejo Farmacêutico. Conforme foi demonstrado anteriormente. Essas três variáveis são:

I. Os I.V.A. ou índices de comercialização, ditados pelo Governo Federal (através da CMED), que acabam por impor uma margem de lucro sobre o preço de venda.

II. Os “Descontos obtidos junto aos Fornecedores”, que incidem sobre os produtos, aumentando um pouco as margens de lucro impostas pelo Governo Federal.

III. Os “Descontos concedidos aos Clientes”, que retiram parte dessas margens de lucro conseguidas.

Dessa forma, para o caso de um medicamento, sabendo-se o seu Preço de Custo Oficial, é possível realizar um calculo reverso, encontrando assim o seu Preço de Custo Real (de compra) e portanto, conhecendo a Margem de Lucro Final do produto. Vejamos um exemplo numérico:

Veja no exemplo que a “Margem de Lucro Final” foi definida por três parâmetros: O I.V.A., o desconto do fornecedor e o desconto concedido na venda.

O estudo da “Composição das Margens de Lucro” em Farmácia se torna interessante porque, conhecendo-se a venda de cada Grupo de Produtos, pode-se chegar ao “Lucro Final”, com um desvio de calculo muito baixo ou insignificante. Realizando os cálculos de forma inversa, podemos chegar a um valor muito próximo do “Lucro Bruto” (ou Lucro Final) da Farmácia. É desse “Lucro Bruto” que será possível pagar todas as Despesas da Farmácia, e ainda no final remunerar o investidor ou proprietário da empresa. Vejamos um exemplo numérico utilizando a mesma venda anteriormente demonstrada, de uma Farmácia com faturamento aproximado de R$ 30.000,00/mês:

Analisando o quadro acima, verificamos que a “Margem de Lucro Final” (ou Lucro Bruto), foi calculado conforme o Grupo de Produto. Essa sistemática permite conhecer melhor as variáveis que compõe as “Margens de Lucro” conforme foi dito anteriormente; e portanto facilita o calculo final. Como já são é conhecida as “Margens de Lucro” para cada grupo, e, também, a partir delas foi possível calcular o C.M.V. (Custo da Mercadoria Vendida); a simples subtração desses dois itens permite se chegar ao “Lucro Bruto Final”. È notório que, este valor deverá se alterar de uma Farmácia para outra. As Farmácias possuem algumas variáveis que lhe são próprias, e que irão influenciar na “Composição Final da Margem de Lucro”.

I. A diferenciação na quantidade de venda entre os Grupos de Produtos (perfil de venda da Farmácia).

II. O Desconto obtido junto aos Fornecedores. Ele varia conforme o volume de compra da Farmácia e também a sua posição geográfica e forma de pagamento.

III. O Desconto concedido na venda aos clientes. Conforme a pressão da concorrência, cada Farmácia aumenta ou diminui esses descontos para os clientes.

IV. O I.V.A. incidente sobre os produtos conforme a “Lista de Comercialização” da CMED do Governo Federal. Essa variável é de menor grau de incidência, e varia apenas conforme o estado da federação onde que a Farmácia se situa. Só é considerada “variável” quando se compara Farmácias situadas em estados diferentes.

Conhecendo-se a “Margem de Lucro Final” de sua Farmácia, você poderá mensurar o percentual máximo que suas “Despesas” poderão alcançar, sempre tendo como parâmetro a sua “Venda Bruta”. Saber esse limite para onde que as “Despesas” poderão chegar, é de suma importância para que o empresário possa projetar o seu “Lucro Líquido Final”, antes mesmo de operacionalizar o seu negócio. Saber esse limite para onde que as “Despesas” poderão chegar, é de suma importância para que o empresário possa projetar o seu “Lucro Líquido Final”, antes mesmo de operacionalizar o seu negócio.

É importante, também, para poder ir “ajustando” as suas “Despesas Totais” para dentro da sua realidade de “Margem de Lucro”, para que não haja saldo negativo no seu DLP e também no seu Fluxo de Caixa. Todo Farmacêutico que atua em Farmácia Comunitária, deverá conhecer e estudar qual é a “Margem de Lucro Final” da Farmácia em que atua; mesmo que não seja ele o proprietário, é importante se preocupar em conhecer os resultados da Farmácia. Afinal, a continuidade do funcionamento da Farmácia, depende desses números.

A divisão da Farmácia em Setores de serviços, facilita a administração e proporciona mais clareza na definição da metodologia operacional e/ou administrativa. A setorização proposta, foi verificada após a observação de várias empresas em que, se fazia necessário uma melhor administração. Tanto pequenas Farmácias como grandes, deverão ser setorizadas. Uma só pessoa ou uma só equipe, poderá tomar conta de um ou mais setores, dependendo do tamanho da Farmácia.

I. Vendas; 

II. Caixas;

III. Crediário;

IV. Estoque;

V. Compras;

VI. Financeiro;

VII. Contabilidade;

VIII. Administrativo ou Diretoria.

O desafio na definição de uma política de vendas, é a de unir o Lucro e a Ética. A melhor proposta de unificar Lucro e Ética, deverá ser: Criar protocolos de atendimento; Programar diretrizes com foco em produtos; definir conceitos básicos aos vendedores. Para o Setor de Vendas, o Farmacêutico deverá definir com antecedência alguns parâmetros ou diretrizes que irão nortear o trabalho dos vendedores da Farmácia. A ideia básica é a de que o Farmacêutico defina conceitos e forma de atendimento que venham a proporcionar lucro nas vendas, e ótimo atendimento ao cliente.

a) Definir uma política de Preços, Prazos, e de Descontos;

b) Definir uma política de Produtos para foco de vendas;

c) Definir procedimentos de formas de vendas possíveis;

d) Definir os limites e procedimentos das ações de “Substituição” e de “Indicação” de produtos;

e) Definir procedimentos em casos de “Reclamações de Clientes”;

f) Definir metas para a Equipe de Trabalho;

g) Definir as ações e forma de trabalho do Farmacêutico na Farmácia.

A definição da “Lista de Preços” que será utilizada pela Farmácia é de suma importância, visto que os Preços de Venda Oficial (Preço Máximo ao Consumidor – PMC), estarão constantes dessa lista. Como ás vezes ocorre validades de preços diferentes entre as listas existentes no mercado, é importante que o Farmacêutico verifique qual é a lista utilizada pelos concorrentes, e adote o mesmo tipo de lista. Também a definição da “Margem de Lucro” ou percentual de “Markup” que será aplicado para os produtos “Liberados” (por exemplo no caso da perfumaria), deverá ser definido com antecedência.

Para isto, a utilização de modelos de estudo de Margens de Lucro e também da simulação de DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), irão nortear qual o percentual necessário a ser aplicado, para que a Farmácia possa ser lucrativa. A definição dos “Prazos para pagamento”, no caso de “venda a prazo” por duplicatas (ou notas), deverá ser instituída tendo como base o prazo obtido na compra. É sempre importante manter um equilíbrio entre o prazo obtido e o prazo concedido. Em relação aos “Descontos” que serão oferecidos aos clientes; o seu estudo e a sua definição com antecedência, será de suma importância para que todos os colaboradores da Farmácia possam executar bem o seu serviço, e saber atender o cliente. A utilização de modelos de estudo de Margens de Lucro e de simulação de DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), é que irão definir os limites de descontos que poderão ser utilizados para cada grupo de produtos.

PRECIFICAÇÃO - A percepção de baixo Preço pelo cliente, é vital para a sustentabilidade da Farmácia. Devem existir duas classes de produtos distintas na Farmácia:

São os produtos de conhecimento do cliente (geralmente os de uso contínuo – seja medicamento ou não). Servem para “atrair” o cliente. Característica principal: maior desconto na venda.

São os produtos desconhecidos pelo cliente (comprados eventualmente ou em situações específicas).Característica principal: menor desconto na venda.

• Creme Dental;

• Fraldas;

• Absorventes;

• Populares: Biotônico, Elixir + Vitasaly + Castanha + Sal + Fruta + Água Inglesa, etc.

• Prazóis (Gastrite);

• Cardíacos+Vasodilatadores+Anti-Hipertensivos;

• Anticoncepcionais + Repositores Hormonais;

• Miconazois (antimicóticos);

• Comprimidos Populares (envelopes com 4 ou 10);

• Anti-asmáticos (Salbutamol+Fortenerol+etc);

• Tinturas p/ Cabelos;

• Controlados (de Uso Contínuo);

• Reposição Calcio (Osteoporose);

• Enxaguatório Bucal Popular (Cepacol + Clinerize + Plax);

• Cialis + Viagra + Sildenafil;

• Anti Gripais já consagrados: (Naldecom, Cimegripe, Resfenol, Resfredyl, Gripeol, Benegripe);

• Anti-vertiginosos (Labirinto);

• Colírios (Populares: Claril+Receituário:Timolol);

• Genéricos Uso Contínuo (Percentual Mínimo).

• O método do “Repasse dos Descontos Extras” que foram obtidos dos fornecedores (RDE).

• O método da “Distribuição dos Descontos por Classes” de Produtos (DDC).

O método do “Repasse dos Descontos Extras” que foram obtidos dos fornecedores (RDE): o repasse ocorre somente com os descontos “extras”.

O método da “Distribuição dos Descontos por Classes” de Produtos (DDC): É mensurado conforme o perfil de Venda Bruta da Farmácia, inserindo descontos em cada produto conforme a Classe (Gerador de Tráfego ou Renda).

• DA NECESSIDADE – Anti-hipertensivos, Anti-concepcionais, etc. (maiores descontos).

• EMOÇÃO – Perfumes, Shampoos, etc. (menores descontos).

• ANGÚSTIA – Antibióticos, Anti-térmicos, Analgésicos p/ dor aguda, etc. (desconto pequenos ou ausentes).

A Farmácia deve buscar sempre abrir novos canais de venda, como:

• Programa Farmácia Popular do Governo Federal.

• Convênios com as empresas de PBM (é uma sigla para Pharmacy Benefit Management - o termo é traduzido para o português como “Programa de Benefícios de Medicamentos”).

• Pharmalink.

• Programa Vale mais Saúde (Novartis).

Verificar sempre com os representantes de cada Laboratório fabricante, a existência de Programa de Benefício ao Cliente.

A separação dos produtos que irão ser alvo do “foco de vendas” é muito importante para lucratividade da Farmácia. Escolher os produtos de alguns laboratórios que apresentam maiores taxas de Margem de Lucro (geralmente os medicamentos Genéricos e Similares), e depois preparar “listas” desses produtos, e ainda dispor separadamente em prateleiras estrategicamente localizadas dentro da Farmácia, irá melhorar o resultado financeiro. Geralmente, a escolha do foco de vendas, nos produtos de apenas três laboratórios, propiciam melhores ações de vendas e aumento da Margem de Lucro. Preparar locais de exposição de produtos para venda espontânea: Vitaminas, Suplementes, Alimentos Especiais, etc.

Deixar claro como é que poderão ser as vendas: por telefone, pela internet, com cheques, a Cartão, etc; e as suas formas de pagamento que são importantes no desempenho das vendas. Por exemplo a proibição de vendas de produtos controlados pela portaria 344 por via telefone e internet e a proibição dessas vendas via cartão, são exemplos de definições previas. Dicas: Venda com Cheques somente com o cadastramento prévio do cliente; Venda A Prazo somente após a liberação da concessão de crédito (vide critérios para concessão de crédito ao cliente); não variar os descontos entre formas de pagamentos (cartão, cheque, dinheiro, etc) porque causa repulsa do cliente; etc.

As “indicações” e as “substituições” que forem ocorrem durante as vendas, deverão seguir um critério pré-definido pelo Farmacêutico responsável pela Farmácia. Esses critérios deverão estar bem claros para todos os atendentes de balcão, e listas contendo produtos para “indicação” deverão ser preparadas e realizados os treinamentos necessários. Exemplo de critério para “Indicação de Produtos”:

• Fazer a indicação ao cliente somente depois de oferecer ao cliente o “Atendimento Farmacêutico”;

• Indicar somente produtos que houve treinamento e que esta constando na “lista de indicação” (de preferência os Medicamentos Isentos de Prescrição ou MIP’s);.

• Ensinar claramente o “Modo de Uso” do produto ao cliente;

• Explicar ao cliente que se sentir algum sintoma deverá retornar e falar com o Farmacêutico.

• Exemplo de critério de “Substituição de Produtos em Receituários”:

• O substituto deverá conter os mesmos princípios ativos (sais) e ainda apresentar a mesma dosagem que o produto receitado;

• O produto deverá ser mais barato (custar menos ao cliente) que o produto receitado;

• O produto substituto deverá ser um Genérico;

• Substituições realizadas por atendentes, somente aquelas definidas antecipadamente pelo Farmacêutico, em Listas e Treinamento.

• Fixar o Carimbo ou Selo de Substituição na Receita assinado pelo cliente e Farmacêutico.

Procedimentos para a “Devolução de Produtos”: Estar com o Cupom Fiscal ou Nota Fiscal;

• A embalagem do produto não poderá estar violada ou suja ou deteriorada (embalagem intacta);

• Ter sido comprado em no máximo 30 dias antes da data da devolução (a compra tem que ter ocorrido nos últimos 30 dias);

• Não pode ser medicamento Controlado (é proibido por Lei Federal a devolução de medicamento controlado).

F) DEFINIR METAS PARA A EQUIPE DE TRABALHO A definição de metas poderá ser em valores ou em número de unidades vendidas ou até mesmo em número de clientes atendidos. O estabelecimento de metas, tendo como base o histórico da Farmácia, é uma forma de crescimento que não pode ser deixada de lado pelo Farmacêutico. As metas ajudam a melhorar o desempenho administrativo da Farmácia.

O Farmacêutico tem que tomar a posição de ser o líder da equipe de vendas. Função do Farmacêutico na Farmácia: Motivar a equipe a vender mais com ética e presteza. Função do Farmacêutico para com o Cliente: Ajudar na solução dos seus problemas de saúde e na utilização dos medicamentos. O Farmacêutico tem que ajudar a Gerenciar a Farmácia. Ele também deverá ter conhecimento de Administração. O Administrador deverá definir claramente a “Forma de Atendimento ao Cliente” a ser realizada pelo Farmacêutico. Exemplo de Protocolo a ser utilizado pela Farmácia em relação a indicação de medicamento praticada pelo Farmacêutico:

Quando e Como o Farmacêutico deverá indicar um medicamento - O Farmacêutico somente deverá indicar um medicamento ao cliente nos seguintes casos:

• Diagnóstico da doença ou sintoma for visível.

• Baixa complexidade da doença ou sintoma.

• Por solicitação do Cliente, e atender as outras condições acima.

• Nos demais casos que não preencherem os requisitos acima, o Farmacêutico deverá encaminhar o cliente a um médico. Neste caso, converse com o cliente forneça a ele o nome do profissional que mais encaixa para o seu caso (conforme a lista de médicos por especialidade previamente montada).

OBS: Indicação somente da “Tabela de Produtos para Indicação”, que foi previamente montada pelo Farmacêutico e a Diretoria da Farmácia (não esqueça que tem que unir ética com lucro).

A forma moderna de fechamento dos valores de caixas na Farmácia; utiliza o fechamento pelo registro das vendas no sistema informatizado (Cupom Fiscal). A diferença é ajustada pelo Cofre da Gerência. A Estatística é que diz se deverá haver cobrança de valores dos funcionários responsáveis pelo Caixa. O envelope com os valores originado no Caixa vai direto para o Banco. A conferência do dinheiro existente dentro do envelope, será realizada pelo Caixa do Banco, e não pela Gerência da Farmácia. Qualquer diferença a menor ou a maior que ocasionar no fechamento do Caixa, deverá ser “ajustada” no cofre da Gerência.

Assim, se ocorreu falta de dinheiro no fechamento, o responsável pelo Caixa irá “completar” o valor necessário para enviar ao banco, com o dinheiro proveniente do Cofre da Gerência. No final de cada período (semana ou mês), será levantada a somatória das diferenças, que irão dizer se o valor esta ou não dentro do esperado. Diferenças mensais acumuladas menores do que 1% sobre o valor total movimentado pelo caixa, geralmente podem ser suportadas pelas despesas fixas da Farmácia.

• Serve para efetuar movimentação de dinheiro dentro da Farmácia.

• O valor para “Troco” de clientes, para iniciar o dia, deverá ser proveniente do “Cofre Gerência”. Retorna no final do dia ou no fechamento do caixa.

• Cédulas de “trocados” (menor valor) ficam no “Cofre Gerência” e são emprestadas para o Caixa que devolve cédulas “maiores”.

• Retiradas: são valores que saem do caixa para alguma finalidade. Devem ser documentadas com Nota Fiscal ou Recibo se foi destinada a pagamento de Despesas ou Fornecedores ou Vales para Funcionários.

• Suplementos: são valores que entram no caixa provenientes do “Cofre Gerência” ou do “Cofre Administrativo”. Deve ser pago no final do período. É uma movimentação simples e não requer ser documentado (movimentação financeira).

• Como poderá haver “Recebimento Parcial” de Duplicata.

• Quando for “Recebimento Parcial” qual Duplicata deverá ser quitada primeiro.

• Como proceder em caso de Recebimentos com Cartão.

• Como proceder em caso de Recebimentos com Cheque Pré-datado.

• Como proceder em caso de Recebimentos com parte em Dinheiro e Parte em Cartão ou Cheque.

Conta Corrente Simples – é a conta corrente de compra acumulativa, do cliente (normalmente pessoa física), aonde é anotada cada compra. Deve ser acumulado valores de compra, aonde o cliente poderá ir pagando o seu todo, ou parcialmente.

Conta Corrente Convênio – é a conta corrente de compra em que ocorre um “Fechamento” no final de cada período (geralmente mês). Transcorre como uma Conta Corrente Simples, com a inserção de valores acumulativos, mas no final de cada período ocorre um Fechamento. 

As datas base de fechamento deverá ser escolhida pelo cliente (geralmente pessoa jurídica) e deverá ser escolhida pelo cliente (geralmente pessoa jurídica) e deverá ser demarcadas datas de cinco em cinco dias: 05, 10, 15, 20, 25, 30.

As vendas a Crediário, deverão ser administradas visando previamente que “haverá atrasos nos pagamentos e inadimplências”. Esta é uma realidade que a Farmácia não tem como evitar. Não realizar vendas “a prazo” é uma grande perda de vendas, portanto fazer a sua correta administração é importante e vital para o sucesso da Farmácia.

Um bom método de administração das vendas “A Prazo” com Duplicatas ou Cheques, é a formação de uma “Conta Lastro”. Consiste em depositar em uma Conta Corrente Bancária, o equivalente a 3% de toda venda a prazo (em duplicata ou cheque) que ocorreu na Farmácia durante o mês. É como se fosse um seguro que a Farmácia esta pagando para não haver perda nas vendas a prazo. A regra consiste em criar um fundo, para pagar os títulos não recebidos após 120 dias do seu vencimento.

O título vencido e não pago, passa por 3 fases de cobrança (descritos a seguir) e na última fase, será pago pelo “Lastro” (ou conta de Provisão ou ainda denominada de Fundão), pelo valor original (ou valor base de custo). Este procedimento tem resultado prático, e se mostrou eficaz desde que haja um critério na abertura de cadastros de novos clientes. Os critérios de abertura de novos Cadastros para clientes, compreendem 5 filtros que deverão ser seguidos rigorosamente. Os 5 Filtros para ATIVAR um novo Cadastro são:

• Comprovar o Endereço e o Telefone do novo Cliente.

• Comprovar a existência do Local de Trabalho.

• Comprovar as Referências (Bancária, Comercial e Pessoal).

• Comprovar o SPC/SERASA.

• Comprovar inexistência de informações negativas com os Funcionários, Gerentes e Diretoria;

• Verificar presença do nome na Lista de Inadimplentes e certificar da inexistência nas ficha de clientes, com nome abreviado ou outro CPF/CNPJ.

A não aprovação do Cadastro por qualquer um dos 5 filtros (associados ou não), deverá ser inserida na Ficha do Cliente no sistema informatizado, como “Observações Gerais” do Cadastro. Várias estatísticas foram realizadas e ficou provado que, se aplicados corretamente os 5 filtros do cadastro, o “Lastro” sempre poderá arcar com os valores dos títulos inadimplentes. Dessa forma, ocorre que a Farmácia não estará tendo perdas (ou prejuízos) com a venda a prazo, o que faz do crediário uma excelente forma de alavancagem de vendas.

Todas as vendas a Crediário deverão ter uma data de vencimento pré-fixada, e cada venda se transforma, no caso de venda “A Prazo” em um título. Esse título poderá ser uma Duplicata (ou as vulgarmente chamadas notinhas) ou um Cheque. Ao passar da Data de Vencimento, esse título deverá seguir um caminho de fases. Um título deverá passar por 3 fases distintas, que compõe a Cobrança. A cobrança deverá ter um “inicio” um “meio” e um “fim”. Não poderá ser indefinidamente, e a sua administração correta é vital para o sucesso da Farmácia.

Inicia após a Data do Vencimento, e consiste na fase da “Aviso ao Cliente” sobre o vencimento do Título. Nesta fase, o cliente ainda não é “suspenso” para efetuar compras na Farmácia. Não é considerada uma “cobrança” propriamente dita, mas sim apenas um aviso de vencimento. Ele inicia no dia posterior a data do vencimento, e finaliza com 30 dias após o seu inicio. Se não pago, após o 31º dia de vencimento, o título vai para a segunda fase.

É a fase em que ocorre verdadeiramente a “Cobrança” do título, com incidência de juros e multa por atraso. Nesta fase o cliente é “suspenso” e não poderá mais realizar compras, sem antes quitar os títulos em atraso. Esta fase deverá durar aproximadamente 90 dias seguidos. Nesta fase, uma pessoa (cobrador) deverá visitar pessoalmente o cliente devedor, para tentar solucionar o débito. A multa por atraso deverá ser no valor da comissão do cobrador, e os juros incidentes poderão ser negociados. Esta fase termina após 100 dias de iniciada. Se não pago, o título vai para a última fase.

Nesta fase não ocorre mais a cobrança por parte da Farmácia. O título deverá ser pago pelo “Lastro” (ou Fundão), realizando o cálculo pelo preço de custo (compra) dos produtos. Nesta fase, o cliente continuará indefinidamente bloqueado para compras, e na sua ficha deverá constar como “Inadimplente”. Se o cliente chegar nesta fase, nunca mais voltará a ser “reativado”. Um cliente Inadimplente deverá ser considerado bloqueado indefinidamente. O título então deverá ser retirado de dentro do fichário da Farmácia e encaminhado para um escritório terceirizado de cobrança.

Para a Farmácia o título já foi pago, e não mais irá figurar no “Contas a Receber”. Geralmente, no escritório terceirizado de cobrança é negociado um percentual que varia de 25 a 50% de comissão sobre o valor recebido do título. Ocorrendo o recebimento, o valor recebido pelo título, deverá ser depositado na Conta Lastro, e não mais pertence a Farmácia. Um dos indicadores que mais deverá ser observado na Farmácia, é a correlação entre o “Valor Vendido” e o “Valor Recebido” mensalmente.

Vulgarmente, chamamos esta correlação de “Gangorra do Crediário”, e ela indica que deverá na maioria dos meses, haver uma certo “equilíbrio” entre os dois valores. Sempre que houver um valor maior de “Vendas” do que de “Recebimentos” no mês, isso indica que o “Capital de Giro” da Farmácia teve que arcar com essa vendas. Isto ocasionou diminuição do Capital de Giro. Do contrário, sempre que haver ocorrido o oposto, indicará que houve aumento do capital de giro, mas que no futuro irá haver menos valor a receber.

O ideal para qualquer Farmácia, é que haja um equilíbrio mensal entre os dois valores, com um “leve” valor a maior para o lado do “Valor Vendido”. Este procedimento assegurará que haverá sempre uma “base de clientes” crescente, e que o valor recebido se manterá. Neste caso ainda, lembramos que a observância dos 5 filtros é vital para o equilíbrio da gangorra.

• Deverá existir sempre um valor financeiro suficiente para servir de lastro, para que o valor de venda a prazo seja aumentado. Não aumento número de clientes sem Capital de Giro disponível.

• Se não houver valor financeiro disponível no Capital de Giro, não permita que fichas de novos clientes sejam preenchidas. Coloque aviso no crediário.

• A implementação correta dessa metodologia, é que leva a venda por crediário ao lucro. Seja implacável na sua execução. Seja detalhista e acompanhe de perto para que as operações sejam realizadas dentro da política descrita. Faça POP’s para que os funcionários sigam, e realize treinamentos.

Um dos critérios mais importantes na Farmácia, é fazer com que o estoque virtual (presente no sistema informatizado) esteja em concordância com o estoque físico. A correta concordância entre os dois, propicia uma melhor compra e um melhor resultado financeiro final para a Farmácia. Diariamente deverá ser realizada a conferência de estoque. O ideal é que, aleatoriamente sejam contados no mínimo 10 produtos que serão lançados em uma planilha, e verificada a diferença encontrada.

No final do período (normalmente no final do mês), se houver diferenças acumuladas que perfazem mais de 1% do valor total do estoque, será necessário realizar um novo inventário geral. Diferenças de até 1% é normal para o varejo farmacêutico, e as correções diárias deverão ser capazes de “ajustar” as discrepâncias. Os desvios de estoque deverão ser calculados pelo seu valor de custo, e lançados nas planilhas de Despesas Operacionais Fixas dentro do mês em que foram detectadas. As diferenças de estoque somente poderão ser rateadas entre os funcionários da Farmácia, após reuniões de esclarecimento devidamente documentadas.

A conferência de produtos na Entrada de Mercadorias, é de vital importância. Dois itens que deverão ser observados, são a quantidade física que chegou (comparando com a Nota Fiscal dos produtos), e a Data de Vencimento do produto. Um bom critério de verificação de data de vencimento, para ser instituído em Farmácias, é o critério do 50%. Este critério quer dizer que, somente será aceito produto entrar na Farmácia, que tenha “pelo menos” 50% da data de validade. A “Data de Validade” é o período que compreende entre a data da fabricação do produto e a data do vencimento do produto.

Assim, 50% da data de validade, compreende que a data atual deverá ser inferior a metade desta data de validade. A “Data de Validade” é o período que compreende entre a data da fabricação do produto e a data do vencimento do produto. Assim, 50% da data de validade, compreende que a data atual deverá ser inferior a metade desta data de validade. Este critério é importante, porque em muitos casos, o produto tem uma Data de Validade pequena, e instituir um critério definido em prazos, pode fazer com que a Farmácia não obtenha o produto no mercado.

O controle de Lotes de Produtos deverá ser realizado pela Farmácia, como forma de poder realizar a “rastreabilidade” do produto que foi vendido. A alteração de preços dos produtos, deverá ocorrer de forma que, somente deverá haver alteração, após a mudança de etiquetas com os preços dos produtos expostos ao alcance do cliente. A alteração de preços através de arquivo eletrônico de preços, deverá ser realizada com cuidado visto que poderá haver discrepâncias de preços, principalmente nos produtos que possuem embalagens múltiplas.

- O cadastramento de produtos em sistema informatizado, deverá seguir padrões técnicos definidos. O formato da descrição do produto é de suma importância para não haver duplicidades e nem dificuldades na Entrada dos Produtos. Seguir sempre a mesma forma de descrição, e definir as abreviações para que não haja dificuldades nas pesquisas dos produtos pela descrição.

- A observância da colocação dos produtos pelo estoquista, é de total importância para a correta movimentação do estoque. Os produtos que chegaram por último (ou seja mais atual) deverão ser colocados atrás dos produtos que já estão nas prateleiras. Este conceito, deverá ser claramente definido dentro da Farmácia, para que os produtos com data de vencimento mais próximas sejam vendidos primeiramente.

- Com o advento da Nota Fiscal Eletrônica, todos os produtos deverão ter a sua operação de entrada sendo realizada, mesmo que necessite ser devolvido ao fornecedor. Dessa forma, uma Nota Fiscal de Devolução deverá posteriormente ser emitida para o Fornecedor. Como a Nota Fiscal Eletrônica é encaminhada primeiramente ao Fisco Estadual antes de ser enviada para a Farmácia; o simples fato de não haver o aceite por parte da Farmácia, não quer dizer que houve o cancelamento da necessidade da entrada. Este procedimento certamente será detectado pelo Fisco em razão da ausência do lançamento da Entrada na Contabilidade, e irá ocasionar multa. Portanto, realizar a entrada e emitir a Nota Fiscal de Devolução é o procedimento correto.

- Principalmente os produtos da Entrada que são expostos ao alcance do público, deverão ser etiquetados com o Preço de Venda, antes de serem alocados nas prateleiras. Atenção especial também quando ocorre alteração dos valores dos Preços de Venda desses produtos, que deverão ser substituídas as etiquetas inclusive dos produtos que já estavam em estoque (e não somente dos que chegaram na entrada). Este procedimento é de suma importância, visto que disparidades de preços entre os produtos podem resultar inclusive em multas pelo PROCON.

A definição da forma de compras de produtos para a Farmácia, e os chamados “Estoques Reguladores”, são de suma importância para o sucesso operacional e financeiro da Farmácia. O método de compra de uma Farmácia deverá compreender duas formas distintas:

Este é o método de uso rotineiro, para repor a mercadoria vendida. É definido antecipadamente um valor de Estoque Mínimo e um valor de Estoque Máximo. Quando o estoque chega ao valor do Estoque Mínimo é disparada a compra, para atingir novamente o Estoque Máximo. O Estoque Mínimo e Máximo deverá ser atribuído inicialmente baseado em um histórico de vendas ou poderá ser atribuído aleatoriamente por uma pessoa que esteja habituada com o giro do estoque. A definição de um Estoque Mínimo e Máximo, deverá levar em consideração o tempo de reposição do Estoque realizada pelo Fornecedor. Para Fornecedores que gastam maior tempo de reposição, aumentar os Estoques Reguladores.

Este método deverá ser utilizado quando se pretende aumentar os Estoques da Farmácia. Serve para o caso de “promoções” ofertadas pelos Fornecedores, e para ocasiões em que se faz necessário um aumento de estoques. Consiste em fazer um cálculo retroativo de vendas (geralmente nos últimos 3 meses ou no mesmo mês do ano anterior), e calcular um estoque para um determinado número de dias (geralmente 30 ou 60 dias). Normalmente os sistemas informatizados possibilitam esse tipo de cálculo, e executam a Estatística de Venda, com a formação de Estoque para um número de dias pré-definido.

Em Farmácias, na prática, uma boa maneira de se utilizar essa opção de compras, é quando os Laboratórios ou Distribuidoras aumentam os descontos em determinados produtos. Para aproveitar o preço, podemos realizar a Estatística de Venda. Calculamos o pedido verificando as vendas de cada produto nos últimos 90 dias, e fazendo um estoque que dure pelo menos 30 dias. Isto quer dizer que, nos próximos 30 dias não irá sair o produto nas compras diárias pelo método do Estoque Mínimo e Máximo, porque foi feito estoque extra para o produto.

Em compras de Farmácia, se busca negociar “descontos” em produtos que pertencem aos grupos de Referência (Marca), os Similares e ainda os Genéricos. Isto se faz necessários porque estes produtos, tem um Preço Oficial de Custo, definido pela CMED (órgão do Governo Federal que controla os preços dos medicamentos). Dessa forma, negociar os descontos sobre o preço oficial de custo, é a necessidade do comprador da Farmácia.

Para produtos que pertencem aos grupos de Perfumarias e Correlatos, e também para as Matérias-Primas, é necessário que haja uma “comparação de preços”. No caso desses produtos, não existe um preço oficial de custo definido pelo Governo Federal, o que faz com que os preços desses produtos possam oscilar no mercado.

Muito se diz sobre os critérios de prazos na aquisição ou compra de produtos para Farmácia. Alguns chegam a afirmar com veemência de que comprar somente á vista é que leva o empresário esta inserido, e qual é a realidade do negócio. O que mais importa para o empresário de Farmácia, é a “concordância” entre o prazo adquirido na compra com o prazo concedido na venda. Para que isso ocorra com a maior perfeição possível, é necessário primeiramente que haja uma “constância” nos prazos de compras. Sem isto, fica difícil se estabelecer um prazo para a venda. Sendo assim, para cada Grupo de Produtos, negocie um prazo definido.

• Medicamentos de Marca: Referencia e Populares >>> 30 dias de prazo.

• Medicamentos de Marca: Similares >>>>> 60 dias de prazo.

• Medicamentos Genéricos: 60 dias de prazo.

• Perfumarias e Correlatos: 30 dias de prazo.

• Matéria-Prima de Manipulação: 30 dias de prazo.

Se assim for negociado com os fornecedores, esforce-se para que haja mensalmente a replicação desses prazos. Não aceite nem a mais e nem a menos, para que não haja distorção no seu Fluxo de Caixa. Dessa forma, conceder um prazo na venda de 30 dias está em concordância com o prazo obtido na compra. Procure negociar o prazo com cada fornecedor, de forma que haja uma “constância” no prazo concedido, a cada compra realizada. Não permita que o fornecedor fique alterando os prazos. Esta alteração de prazos, ocasiona as chamadas “sobreposição” de pagamentos, e gera inevitavelmente problemas de Fluxo de Caixa futuros. Em relação ao desconto concedido pelo fornecedor, é tradicional o representante do distribuidor mencionar o tipo de desconto que o empresário de Farmácia prefere.

1) O Desconto Comercial.

2) O Desconto Financeiro.

O Desconto Comercial, se refere ao local em que o desconto concedido para o produto, vem inserido no corpo da Nota Fiscal, ou seja, ele vem destacado em algum lugar da Nota Fiscal fazendo com que o valor final da Nota seja menor. O Desconto Financeiro, se refere a quando o desconto concedido para o produto, vem inserido na “fatura” ou seja, geralmente no “Boleto Bancário” que acompanha a Nota Fiscal. O desconto financeiro é calculado segundo instruções fornecidas no próprio Boleto, e concedido em campo apropriado do Boleto, reduzindo assim o seu valor.

Dependendo da Farmácia e do seu faturamento, ela deverá estar sob um dos regimes de apuração tributária:

1) SIMPLES Nacional ou SUPERSIMPLES;

2) Lucro Presumido;

3) Lucro Arbitrado;

4) Lucro Real.

Normalmente, a maioria das Farmácias estão enquadradas no SIMPLES Nacional, pois tem um faturamento anual inferior a R$ 2,4 milhão. O percentual de imposto a ser pago para as Farmácias que se enquadram no SIMPLES, deverá seguir a “Tabela do SIMPLES Nacional” descrita anteriormente. O procedimento contábil é de simples execução: basta verificar no mês em questão qual foi o faturamento acumulado no ano, e consultar a “Tabela do SIMPLES”, buscando o percentual apropriado. Este percentual é calculado sobre a Venda Líquida da Farmácia, ou seja sobre a somatória das Leituras “Z” da impressora fiscal.

É um percentual que normalmente fica abaixo de 11,00%, o que projeta um valor condizente com a realidade das Farmácias. A título de comparação, as Farmácias norte-americanas tem uma incidência de imposto que equivale ao Simples, próximo de 9,25% sobre a Venda Líquida. Empresas que faturam acima do limite suportado pela Tabela do SIMPLES, poderão optar pelo regime de Lucro Presumido ou Lucro Real. São regimes de tributação mais complexos que despendem maior controle por parte da Farmácia e por parte do contador responsável.

Em ambos os regimes, o cálculo do ICMS (imposto estadual), deverá seguir o sistema de débito e crédito, e o imposto federal deverá seguir os procedimentos apropriados de calculo. Os impostos e encargos incidentes neste tipo de regime são:

• ICMS

• PIS

• COFINS

• Imposto de Renda

• Contribuição Social

• INSS da Empresa

O regime de Lucro Arbitrado só é realizado em condições específicas em que o fisco estadual ou federal impõe a determinada empresa ou a determinado segmento. É importante frisar que, em qualquer tipo de regime tributário que a Farmácia estiver, a movimentação Financeira deverá estar em concordância com a escrituração contábil. Dessa forma é de suma importância que o empresário de Farmácia, separe muito bem a movimentação da empresa da sua movimentação bancária pessoal. Em algum momento da vida da empresa, a fiscalização irá confrontar a escrituração contábil com a movimentação ocorrida nas contas correntes da Farmácia. A discrepância entre as duas leva a multas, e em muitos casos ao desenquadramento da Farmácia do sistema SIMPLES Nacional.

Ademais a dica é, sonegar não compensa. Seja em qualquer regime tributário que a Farmácia estiver enquadrada, o percentual economizado em impostos (no caso de sonegação), não compensa frente aos valores que poderão ser aplicados de multa, e alia-se a isto, a falta de controle interno que gera, quando se pratica este tipo de procedimento. Em alguns estados da federação, existem as chamadas “Substituições Tributárias” (ou ST). Este tipo de tributação estadual é uma forma de cobrança do ICMS, que não implica no recolhimento juntamente com a alíquota paga mensalmente na guia do SIMPLES; e sim na cobrança do imposto na Nota Fiscal de Compra da mercadoria. Nesta forma de recolhimento, o calculo do imposto é realizado dentro da Nota Fiscal de aquisição dos produtos, e o valor final pago já esta incluso do valor do ICMS. Nestes casos, a guia paga pelo SIMPLES refere-se apenas aos impostos federais, excluindo-se o ICMS Estadual.

Mensalmente é necessário que o Farmacêutico, encaminhe para o Contador, uma relação do que foi vendido durante o mês, que são constantes das Listas Positiva e Negativa (da CMED). Este relatório se faz necessário para que haja a chamada “segregação” das vendas. Isto quer dizer que ao gerar a guia do SIMPLES o Contador deverá informar ao fisco (no sistema gerador da guia denominado de PGDAS), qual foi o valor das vendas dos produtos que estão na condição de “não tributados para o PIS/COFINS”. Do valor total da guia gerada, irá ser descontado o valor desses produtos, que não são tributados por esses impostos. Isto evita que a Farmácia que esta enquadrada no SIMPLES seja bi-tributada no pagamento desses impostos.

Este procedimento, reduz o valor da guia de recolhimento do SIMPLES mensalmente pago pela Farmácia. Esta informação deverá ser levada ao Contador, por parte do Farmacêutico. Para as Farmácias que estão nos outros regimes tributários, se faz necessário os relatórios de vendas dos produtos que incidem o PIS/COFINS, tanto nas Compras dos Produtos, quanto nas Saídas dos Produtos (vendas). De posse deste relatório (somente das Listas Neutra e Liberados), é que o Contador irá realizar o calculo do imposto, pelo sistema de débito e crédito.

É importante ser gerado mensalmente um tipo de relatório em que são descritas todas as operações de vendas em que o pagamento não ocorreu “A Vista”. Este relatório deverá contemplar as formas de pagamento em: Duplicatas, Cheques Pré-datados, Comprovantes de Vendas a Cartão de Crédito. Este relatório deverá ser repassado ao contador, a fim de que faça a escrituração dessas vendas, demonstrando ao fisco que as mesmas não geraram valores financeiro em Conta Corrente. Por outro lado, deverá também ser emitido relatório de todas as vendas a prazo que foram “recebidas” no mês, e repassado ao contador, para a mesma finalidade.

O relatório de inventário a Preço de Custo Médio dos produtos, deverá ser encaminhado ao contador mensalmente, para que possa haver um correto trabalho de formação do estoque contábil. Mesmo que, por lei do Simples Nacional, o inventário possa ser apresentado apenas anualmente; a sua

determinação mensal é importante para que o empresário possa acompanhar a evolução do seu estoque. Um possível “ajuste” poderá ainda ser realizado ao longo dos meses se haver este tipo de necessidade. Um aumento ou uma diminuição abrupta nos valores do inventário, deverão ser prontamente verificados antes do findado o ano.

Recentemente, e mais precisamente a partir de Janeiro/2009, as Secretárias da Fazenda de cada estado da federação, instituiu a obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica para o segmento varejista farmacêutico. Isto quer dizer que, para toda compra realizada pelas Farmácias nos estados, irá ser emitida uma Nota Fiscal Eletrônica que deverá ser autorizada previamente pelo Fisco Estadual, de forma informatizada. Dessa forma, fica impossível que outra empresa utilize o CNPJ da Farmácia compradora, e que se possa sonegar o imposto, sem que o Fisco saiba.

Aliado a isto, o SINTEGRA é um método de informação mensal em que o contador deve transmitir ao Fisco Estadual, toda a escrituração de Notas Fiscais. A confrontação entre essas duas entidades, permite ao Fisco Estadual, obter informação precisa sobre todas as transações que a Farmácia realizou, com um máximo de detalhes. Portanto, o Farmacêutico deverá sempre exigir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), na operação de entrada da mercadoria na Farmácia. Cuide para que seja conferidos corretamente os dados do documento, e qualquer disparidade solicite ao Contador da Farmácia que faça notificação no site do Fisco Estadual. Nunca e em nenhuma hipótese aceite mercadoria alguma na Farmácia sem a devida Nota Fiscal de compra. O risco não compensa.

Todos os Blocos de Nota Fiscal existentes na Farmácia, sejam eles usados ou ainda em branco, deverão ser guardados com o máximo cuidado. Blocos que se extraviam, podem ocasionar multas enormes, aplicadas pelo Fisco Estadual. A confecção de um “arquivo permanente”, em caixa adequadas, para a guarda a longo prazo deverá ser considerada, visto que estes documentos deverão ficar guardados por no mínimo de 5 anos. Emita Cupom Fiscal de todas as vendas efetuadas, sem exceção. Não permita vendas por Cartão de Crédito ou Débito, sem o acionamento do TEF em concomitância com a impressão do Cupom Fiscal.

Esta operação é foco do fisco Estadual e eles estão constantemente realizando averiguações. Comparações dos valores financeiros repassados pelas administradoras de cartões com o valor contabilizado pela Farmácia, são comuns de serem realizadas pelos fiscais. A emissão da Leitura “Z” da impressora fiscal, deverá ocorrer diariamente e nunca deverá ser omitida. Toda impressora fiscal tem um dispositivo que emite a leitura “Z” a meia noite de cada dia. Isto só não ocorrerá se a mesma estiver desligada. Portanto atente-se para este fato e verifique o modo de funcionamento da sua impressora fiscal.

A emissão de documentos fiscais diariamente é de suma importância, para que o fisco não possa realizar multa na Farmácia. Sendo assim, mesmo nos dias em que a impressora fiscal estiver com defeito ou na falta de energia elétrica, os blocos de Nota Fiscal manual, deverão ficar sobre o balcão, e todas as vendas realizadas deverão ser criteriosamente emitidas notas de venda. Dica: se ao iniciar o dia, tiver algum dinheiro em caixa para troco, e não tiver havido nenhuma venda: Emita Nota Fiscal de venda do valor que esta em caixa.

Caso venha algum fiscal e verificar que não há o funcionamento da impressora fiscal e que existe dinheiro em caixa, ele aplicará multa por sonegação de impostos. Sendo assim, emita Nota Fiscal para acobertar o valor do dinheiro que esta em caixa, Para as Farmácias cuja impressora ainda emite “Fita Detalhe” (espécie de 2ª via do Cupom Fiscal), estas deverão ser cuidadosamente guardadas e não poderão ser extraviadas. Guardar em arquivo apropriado por prazo mínimo de 5 anos. As impressoras fiscais mais atuais, não emitem esta “Fita Detalhe” pois elas possuem um disco rígido interno, aonde são gravadas imagens dos Cupons Fiscais emitidos. Qualquer manutenção ou intervenção realizada nas impressoras fiscais, deverá ser realizada por técnicos credenciados pela SEFAZ. Cuidado especial deverá ser prestado nos lacres dessas impressoras, que não poderão ser violados. Mantenha a guarda nos lacres das impressoras, e caso sejam rompidos acidentalmente no balcão, peça ao Contador que tome as medidas necessárias (elas deverão ser urgentes).

Farmácias que tenham um faturamento próximo desse valor mensal, e que projeta faturamento anual próximo a R$ 1,8 milhão de reais, deverá procurar ajuda de consultoria contábil especializada. Os valores incidentes de impostos pelo Lucro Real ou pelo Lucro Presumido podem ficar muito além dos 10,00% sobre a Venda Líquida Total. Isto poderá comprometer a viabilidade da Farmácia, pois ela terá concorrentes que estarão no Simples, recolhendo um percentual abaixo de 10,00%. Um ajuste contábil verificando as especificidades da Farmácia se faz necessário para que, utilizando as condicionantes da lei, se possa reduzir o valor pago, e assim viabilizar a Farmácia. O Farmacêutico deverá ficar atento e informar-se mais a respeito do que poderá ser realizado.

O Setor Contábil poderá ser encarregado do fechamento da Folha de Pagamento dos funcionários, e das demais questões referentes ao Rh (Recursos Humanos), como Férias, Benefícios diversos concedidos aos funcionários, etc. Para tanto, o empresário de Farmácia deverá encaminhar planilha ou relatório com os valores das “Comissões dos Funcionários”, e ainda com as “Horas Extras” realizadas por cada um deles durante o mês.

Toda Farmácia deverá ter um local isolado e devidamente fechado para a guarda de documentos fiscais. Normalmente os documentos fiscais necessitam ser guardados por 5 anos. Alguns deles, como os “Livros Razão”, documentos do “INSS” da empresa e de funcionários, deverão ser guardados indefinidamente (por tempo indeterminado). Assim, é sugerido que a Farmácia confeccione caixas apropriadas (de madeira ou metal ou plásticas), sendo uma para cada ano anterior no total de 6 caixas, para a guarda desses documentos.

Sempre no novo ano que se inicia, poderá ser utilizada a caixa mais antiga e assim sucessivamente. Essas caixas deverão ser cuidadosamente fechadas, para que não haja a invasão de insetos e roedores. Uma das caixas deverá conter os documentos permanentes. No total serão 6 caixas a serem devidamente guardadas e cuidadosamente controladas para não haver perda dos documentos. Não deixe que os documentos da Farmácia fique de posse do Contador ou de outros. O próprio Farmacêutico deverá fazer a guarda de todos eles.

Uma boa prática de saber se o Contador esta em dia com os lançamentos Contábeis e Fiscais, é solicitar o “Relatório de Fechamento Contábil” de cada mês. Neste relatório deverá vir descrito todas as operações (vendas, compras, despesas, etc) que ocorreram na contabilidade do mês anterior. A ausência deste relatório indica atraso nos registros contábeis, que na maioria das vezes são realizadas somente a emissão das guias fiscais para pagamento; ficando esses registros em descoberto sendo passíveis de multas fiscais. Anualmente ou semestralmente, contrate um “auditor contábil” para fazer a verificação do período anterior. Esta prática, evita problemas com a contabilidade e futuras multas fiscais decorrentes de erros cometidos pelo Contador da Farmácia.

Dentre os vários indicadores que um administrador tem a sua disposição, sem dúvida alguma, o DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e o DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa), são os mais importantes. A sua observância periódica (no mínimo mensal); demonstra ao Diretor da Farmácia como está o resultado e a viabilidade da Farmácia. Mostra se as ações implementadas quanto a Descontos, Crediários, Compras, Vendas, Financeiro, Contabilidade, etc. estão em consonância com os objetivos traçados.

Utilize um sistema informatizado de boa qualidade para obter os dados necessários para a obtenção desses dois indicadores. A preparação de uma planilha de calculo prévia será de grande importância para a obtenção desses quadros.

Cabe ao diretor da Farmácia, definir o valor de Compras do mês para cada grupo, e acompanhar a sua evolução no período. Um valor abaixo ou acima da “Dotação Orçamentária” irá influenciar diretamente no Fluxo de Caixa e ocasionará problemas para a administração. INDICADORES OPERACIONAIS OU SETORIAIS E FINANCEIROS Além do DLP e do Fluxo de Caixa, outros Indicadores Operacionais deverão ser analisados pelo Diretor da Farmácia, como forma de aprimorar os processos e procedimentos realizados. A administração responsável de uma empresa exige o constante acompanhamento das operações.

Consequentemente, o dirigente da Farmácia deve se preocupar com as tendências e o grau de eficiência e lucratividade de sua empresa. Uma forma de mensurar a liquidez, o grau de endividamento e a lucratividade de uma empresa é realizar uma análise dos índices financeiros. Essa análise serve como base para o planejamento financeiro e fornece um instrumento para monitorar o seu desempenho. A análise de índices ajuda a revelar a condição global de uma empresa. Auxilia analistas e investidores a determinar se a empresa está sujeita ao risco de insolvência e se está bem em relação ao seu setor de atividade ou aos seus concorrentes.

Os investidores consultam os índices para avaliar melhor o desempenho e o crescimento da empresa. Conseqüentemente, os índices financeiros medíocres geralmente levam a custos mais elevados de financiamento, enquanto bons índices muitas vezes significam que os investidores estarão dispostos a colocar recursos à disposição da empresa com custos mais razoáveis. Os bancos usam os índices para determinar se concedem crédito e, em casos positivos, qual o valor disponibilizado. Os dirigentes utilizam os índices financeiros para monitorar as operações, assegurando-se de que suas empresas estão usando os recursos disponíveis de forma eficaz, e para evitar a insolvência. A ideia é descobrir se a posição financeira e operacional da empresa está melhorando com o passar do tempo e se seus índices globais estão melhores ou piores que os índices dos concorrentes. Quanto esses índices ficam abaixo de certos padrões, é responsabilidade do dirigente retomar o controle antes que surjam problemas sérios. A análise dos índices permite-nos um melhor entendimento das relações entre o balanço patrimonial e o demonstrativo de resultados.

• índices de liquidez;

• Índices de atividades;

• Índices de endividamento;

• Índices de rentabilidade;

• índices de mercado de ações.

Os índices de atividades determinam a rapidez com que uma empresa pode gerar caixa se houver necessidade. Evidentemente, quanto mais rápido uma empresa puder converter os estoques e contas a receber em caixa, melhor para ela. Os índices operacionais e financeiros utilizam resultados extraídos dos Demonstrativos de Lucro e Perdas e do Balanço Patrimonial para sinalizar o desempenho operacional e financeiro de uma instituição varejista. Uma análise dos índices facilita a avaliação da empresa, e reflete seu desempenho e saúde financeira, servindo, portanto, para alertar sobre problemas a serem corrigidos.

• Índices de Liquidez

• Índice de liquidez corrente

• Índice de Liquidez Seca

• Índice de liquidez Geral

• índice de liquidez imediata

Os índices de atividade medem a velocidade com que as várias contas são convertidas em vendas ou caixa – entradas ou saídas. Os índices de atividades determinam a rapidez com que uma empresa pode gerar caixa se houver necessidade. Evidentemente, quanto mais rápido uma empresa puder converter os estoques e contas a receber em caixa, melhor para ela. Para o cálculo de cada índice existe uma fórmula apropriada.

Os índices de atividade são:

• Ciclo de Caixa

• Giro de caixa

• Giro do estoques

• Período médio de estoque

• Prazo médio de recebimento

• Prazo médio de pagamento

• Giro do ativo

Outros indicadores como: Ticket Médio, Número de Cupons Fiscais emitidos, Número de clientes atendidos, etc; também são de grande importância para mensurar os resultados da Farmácia. A análise do negócio com a demonstração da viabilidade da Farmácia, deverá ser uma preocupação constante do administrador. A verificação constante, com acompanhamento do DLP e do DFC, e dos Índices mencionados, irão clarear as tomadas de decisão da diretoria, e notadamente assegura uma ótima lucratividade para a Farmácia. Outro ponto a ser considerado como encargo da Diretoria, é a preparação de constantes treinamentos gerenciais, que levarão a uma perfeição operacional cada vez maior.

O administrador deverá ficar atento quanto aos resultados demonstrados pela concessão de crédito e recebimentos das vendas a prazo efetuadas pela Farmácia. Notadamente, o a inclinação da “Gangorra do Crediário” deverá ser acompanhada mensalmente, como forma de preservar o Capital de Giro e também de tornar as vendas a prazo lucrativas para a Farmácia.

Um fator importante para a Farmácia e manter sempre um estoque no nível ideal, que não ocorra faltas e nem perdas de produtos. A mensuração e o acompanhamento do valor de estoque deverá ser uma constante da direção da Farmácia. Valores altos de estoque em relação a venda implicam em “perdas financeiras” seja por vencimento de produtos, ou seja por dinheiro paralisado sem necessidade (perdas financeiras). Baixos índices de estoque, irão certamente implicar em menores vendas ocasionadas pela falta de produtos. O estoque ideal deverá ser sempre avaliado em relação ao volume de vendas do mês anterior. Para um determinado volume de vendas, o estoque ideal estaria entre 1,5 a 2,5 vezes o valor total desta venda. O estoque sempre deverá ser mensura a Preço de Custo Real (Preço de Custo Compra).

A verificação dos produtos que participaram da venda do mês; servirá para mensurar o foco dos vendedores nos produtos de maior lucratividade. A observação constante pelo administrador irá assegurar que os vendedores estejam focando nos produtos de maior interesse da Farmácia.

Autorizar a realização de pedidos extras de produtos (para incrementação do estoque), utilizando verbas adicionais, é tarefa exclusiva do administrador da Farmácia. Aproveitar produtos que estejam com descontos extras, e identificar oportunidades de alavancagem de lucratividade, faz parte da observação do administrador no setor de compras.

O administrador da Farmácia deverá acompanhar os valores existentes no financeiro: saldo de conta corrente, valor do capital de giro, e saldo do cofre administrativo. Assegurar que o encarregado financeiro esta realizando as devidas conferências dos valores gerados no caixa com os depósitos realizados, também é trabalho importante do administrador. O acompanhamento dos valores das despesas totais deverá ser seguido de perto pelo administrador.

A leitura do “Razão Contábil” ou do “Relatório Mensal Contábil”, por parte do administrador é importante para que tenha a certeza de como esta sendo realizado o trabalho contábil da Farmácia. A verificação do “Saldo de Caixa Contábil” é importante, para que a Farmácia possa demonstrar valores viáveis para o fisco. Acompanhar o pagamento dos impostos fiscais, de forma a ter noção dos valores que deveriam ser recolhidos, é importante para a segurança de que a Farmácia não irá pagar valores desnecessários em impostos e taxas. O administrador deverá saber calcular previamente os valores a serem pagos em impostos e contribuições. Dificilmente de outra forma se daria para fazer uma administração séria e responsável, hoje na atualidade. A gama de produtos e a dinâmica do negócio de Farmácia, impõe a utilização de ferramenta de informática.

Ao escolher um sistema, a metodologia adequada para se adquirir o sistema certo para uma Farmácia, é organizando o que chamamos de “Matriz de Aderência”. A “Matriz de Aderência” consiste em inserir em uma “tabela” todos os requisitos necessários que sejam importantes para que se tenha no novo sistema, que vem de encontro com as necessidades da Farmácia. Os requisitos ali descritos são, na verdade, especificações sobre o sistema que deverão ser expostas de forma detalhada e objetiva.

Cada item da “Matriz de Aderência” deverá ser atendido pelo sistema que se esta prospectando. Nunca veja um sistema procurando analisar “tudo o que ele faz”. Essa forma de prospecção de sistemas é errônea e fatalmente leva a decisão errada, levada pela falsa impressão de que o sistema “tem tudo”. Na maioria das vezes os sistemas, tem muitos itens inseridos sem utilidade prática para a sua Farmácia, pois não raras são as vezes que eles foram originados de outros setores do varejo, e que sofreram algumas alterações para ser utilizado em Farmácia.

Sendo assim, a utilização da “Matriz de Aderência” é a metodologia mais adequada a ser utilizada. Ao prospectar um software para a Farmácia, veja também quem foi o idealizador do sistema. Qual a experiência da empresa desenvolvedora e qual o seu nível de conhecimento acerca da profissão Farmacêutica. Integração entre os Setores: Quando se faz a integração e a consolidação dos dados entre os setores da Farmácia, obtém-se informações importantes para a tomada de decisão. Um bom sistema deverá integrar os diversos setores da Farmácia.

Um sistema só tem razão de existir se for capaz de fornecer dados confiáveis e objetivos sobre a administração da Farmácia. Em todos os setores que foram descritos até aqui, a participação de um bom sistema de software é fundamental. Fornecer dados claros e objetivos e facilitar a administração da Farmácia é o papel principal de um sistema. Quando se insere todas as Vendas e todas as Entradas de Produtos em um sistema informatizado, quer dizer que o sistema foi alimentado de dados. Se isso ocorreu, o sistema tem a obrigação de fornecer dados concretos e confiáveis, e mais: espera-se uma análise crítica do sistema em relação ao negócio que é controlado.

Se o sistema não atende a estas necessidades, substitua o software da Farmácia e procure um que realmente atenda a essa premissa. Estrutura básica: Um Banco de Dados Profissional deverá acompanhar a arquitetura do sistema que é utilizado pela Farmácia. Normalmente, encontramos sistemas para Farmácias sendo comercializados no mercado, que não possuem um Banco de Dados profissional. Esses sistemas são compostos apenas de “arquivos” que armazenam os dados.

E esses “arquivos” de estrutura simples, não são suficientemente robustos para suportar o volume de dados de uma Farmácia, mesmo que ela seja de pequeno porte. O negócio Farmácia tem uma série de especificidades que, irá exigir um processamento intenso do sistema, o que acaba corrompendo esses “arquivos”. Portanto, ao adquirir um sistema, verifique a existência de um Banco de Dados Profissional Outra estrutura básica de um software, é que ele funcione em rede. Redes são interligações entre computadores. Atualmente, restringir os computadores apenas em um certo ambiente não é mais aceitável. Os sistemas deverão interligar computadores a distância via internet. As Farmácias necessitam desse recurso.

Adquirir um software é atualmente um investimento importante e não uma despesa qualquer. É como se, para o seu negócio funcionar bem, você precisasse investir em uma máquina. O software é uma máquina de informação de dados que é imprescindível na Farmácia moderna. É válido lembrar que, para realizar na prática uma boa administração, em concordância com o planejado e para se obter os resultados esperados, deverá haver uma ferramenta que facilite esse processo. Assim como um marceneiro tem nas ferramentas uma facilitação para o seu trabalho, o administrador deverá contar também com uma ferramenta de facilitação. A complexidade das operações, e a natureza de todas elas, requer processamento ágil e eficiente. Dessa maneira, sistema informatizado é de vital importância para auxiliar o Administrador da Farmácia a executar a sua tarefa.

Para gerir uma Farmácia de forma que ela seja viável financeiramente, e que produza resultados sólidos, deverão ser utilizados métodos de gestão e técnicas de administração, que aqui foram descritas.

Eficiência no Atendimento ao Cliente utilizando os “Serviços Farmacêuticos” + Metodologia de Administração Farmacêutica.

Na Farmácia utilize de técnicas e metodologias cada vez mais aprimoradas de Administração Farmacêutica em todos os Setores, e não se deixe levar pela facilidade da improvisação. Utilize software especializado para o ramo de Farmácia, e que propõe um “Modelo de Gestão”, de modo a facilitar o trabalho administrativo do Farmacêutico.

A Farmácia é rentável, depende unicamente de que o Farmacêutico aplique técnicas administrativas para conseguir bons resultados. É um negócio viável e de boa lucratividade.