Noções de Administração
Agente Administrativo
1 Conceito:
A Administração (português brasileiro) ou Gestão (português europeu) é a ciência social que estuda e sistematiza as práticas usadas para administrar.
O termo administração significa direção, gerência. Ou seja, é o ato de administrar ou gerenciar negócios, pessoas ou recursos, com o objetivo de alcançar metas definidas.
Exemplos de atividades que podem ser exercidas por estagiários de administração.
2 Atendimento/Clientes:
Atendimento ao público.
Auxílio / suporte no processo de atendimento.
Auxiliar / Cooperar / no atendimento telefônico prestando informações sobre os serviços da empresa.
Levantamento / Identificação / Esclarecimento de dúvidas dos clientes.
Recebimento e direcionamento de clientes.
Realizar / analisar / atualizar cadastros de clientes.
Relacionamento Interpessoal através do contato com clientes internos e externos.
Auxílio na promoção de network do departamento com clientes e fornecedores.
3 Arquivos e documentos:
Preparar / organizar / analisar / Arquivar documentos e correspondências diversas.
Organização e localização de arquivos físicos e digitalizados.
Auxiliar no controle do arquivo.
Conferência de documentos.
Cooperar no recebimento, expedição e controle de documentos e nos agendamentos.
Formação e desenvolvimento de acervos.
4 Relatórios:
Emissão de relatórios em geral.
Análise de resultados.
Elaboração de gráficos.
Estudo de regressão.
Elaboração de planilha e documentos para análises gerenciais de controle.
Elaboração e conferência de relatórios/ planilhas.
Auxiliar no controle de relatórios.
Levantamento e tabulação de dados para composição de projetos organizacionais.
Preparação de apresentações em PowerPoint.
Suporte nos controles internos visando análise de métricas e otimização de resultados.
Auditoria de procedimentos e processos como elaboração de planilhas, registro de informação, análise de documentos, conferência de cálculos.
Auditoria e revisão de sistemas de controle interno.
5 Financeiro / Cobrança / Custos:
Elaboração de fluxo de caixa.
Planejamento orçamentário com acompanhamento das receitas e despesas previstas e realizadas.
Colaborar na redação / geração / conferência de cartas e relatórios financeiros.
Contato com o mercado financeiro.
Elaboração/Acompanhamento de relatórios e/ou cronogramas financeiros de gestão de projetos.
Aprovação e entrega de documentos fiscais na central de recebimento e financeiro.
Atuar como apoio para atividades da área administrativa/financeira.
Auxiliar no cálculo de taxas ou operações financeiras.
Escrituração: notas fiscais, registro de empregados, correspondências diversas.
Processo de pagamentos diversos.
Controlar o relatório de faturamento.
Conferência de faturas.
Controle / Acompanhamento de budget.
Controle Overhead despesas.
Fazer acompanhamento do sistema de custos das unidades.
Prestar informações sobre boletos e notas pendentes.
Manter contato com clientes com a finalidade de cobrança.
Serviços operacionais de cobrança.
6 Negociação:
Visitar clientes para esclarecimentos e negociação.
Acompanhar as reuniões de negociação com fornecedores.
Aprimoramento das habilidades de Negociação.
Apoio nas ações comerciais desenvolvidas.
Registrar informações referentes a negociações efetuadas.
Concretizar os negócios levantados através da prospecção feita.
Efetuar propostas para resolução de problemas.
Registrar informações referentes a negociações efetuadas.
Auxiliar na elaboração de projetos para captação de recurso.
7 Qualidade Total:
Acompanhar/atualizar os indicadores do plano de TQM.
Acompanhamento das ferramentas de gestão: 5 S, GAV, TQM, controle de budget da promoção da saúde.
Colaboração na implantação de ferramentas de qualidade ISO 9000.
8 Marketing:
Dar suporte a promoção, integração e fidelização de parceiros.
Estudos e pesquisas de mercado.
Captar e agendar visitas de consultores em comércio, indústrias para venda de produtos e prestação de serviços.
Auxílio ao departamento de marketing.
Atualização do banco de dados.
Realizar suporte técnico por telefone e pessoalmente aos clientes.
Auxiliar na organização de eventos, workshops, treinamentos.
Apoio nas atividades gerais de Marketing.
Telemarketing.
Participar nas ações de captação de novos clientes.
Auxiliar no desenvolvimento da política de comunicação da empresa.
Mapeamento das ações de publicidade realizada pelas concessionárias.
Apoio geral na administração da área de publicidade (relatórios, solicitações de viagens e de compras, prestações de contas, etc).
9 Serviços Administrativos:
Acompanhar os procedimentos das atividades.
Auxiliar nos serviços administrativos.
Suporte / Atualização nos processos internos.
Colaborar na redação e digitação de documentos em geral.
Digitar documentos diversos.
Recepcionar.
Protocolar.
Dar encaminhamento.
Chancelar.
Cadastrar.
Processar.
Acompanhamento do suporte ao business.
Fornecer informações diversas.
10 Atividades de OSM :
Desenho de fluxos e processos.
Auxiliar no desenvolvimento de atividades de osm.
Participar da elaboração de formulários, gráficos, planilhas, fluxogramas, funcionogramas e demais instrumentos organizacionais.
Participar do desenho e redesenho de processos de negócios administrativos e organizacionais.
Elaboração de manuais, relatórios, atas e outros documentos em forma digital.
Realizar levantamentos de procedimentos e fazer a montagem de organogramas e fluxos.
Desenvolver planilhas de acompanhamento dos contratos.
Desenvolvimento de planilhas para gerenciamento dos processos dentro da empresa.
Participar da organização de arquivos e das atividades de O & M.
11 Compras:
Suporte em pesquisas internas.
Controles internos.
Acompanhamento das requisições de compra.
Leitura entendimento das regras de trabalho referente as atividades de Compras.
Realizar sob supervisão os pedidos de cotação, recebendo e analisando as propostas comerciais.
Acompanhar a manutenção e atualização do cadastro de fornecedores.
Efetuar compras: contratar fornecedores, negociar preços.
Elaboração de formulários e procedimentos para cotação, compras e relação com fornecedores.
Emissão de requisições e pedidos de compra.
Cooperar no controle de materiais.
12 Venda:
Elaboração de cálculos, cotações e análises de envio de proposta.
Oferta de produtos e serviços.
Coordenação do fluxo de produção, atualização e criação dos materiais de apoio a venda.
Auxiliar na identificação de clientes potenciais para aquisição dos serviços oferecidos pela empresa visando atingir as metas estabelecidas.
Suporte no cadastramento de fornecedores e clientes.
13 Rh e Dp:
RH: contratação, demissão, uniformes, vale transporte, folha de pagamento.
Controle e informações do registro de ponto dos funcionários.
Auxiliar na folha de pagamento.
Capacitação: Treinamento introdutório para conhecer a estrutura organizacional.
Agendar entrevistas/dinâmicas de processos seletivos.
14 Reuniões e eventos:
Participação em palestras e atividades práticas que aborda informações sobre a Empresa.
Gestão e organização de materiais.
Apoio na gestão de patrimônio.
Inovação nos sistemas de gestão utilizados pela área.
Receber e respeitar orientações sobre ética, responsabilidade social e princípios constitucionais aplicados ao Direito Administração da atividade pública.
Gestão de unidades de informação.
Acompanhar/atualizar o sistema de gestão de riscos.
Acompanhar/atualizar os programas de gestão.
