Manual de Departamento Pessoal

Agente Administrativo

1 INTRODUÇÃO AO DEPARTAMENTO PESSOAL

As empresas precisam de funcionários para desenvolver suas atividades. Estes funcionários são de grande importância para que a empresa possa chegar a seus objetivos, pois a empresa será mais eficaz quanto mais eficaz forem às pessoas que a compõe. De nada adianta a empresa dispor de ótimos recursos materiais como máquinas, equipamentos, dinheiro, etc., se não possuir recursos humanos capacitados e motivados para utilizá-los.

Procuramos tratar objetivamente das Rotinas Diárias no Trabalho do Departamento Pessoal das Empresas e dos Escritórios de Contabilidade, facilitando a escolha de procedimentos e recursos que ajudem a solucionar problemas, que porventura, surjam no dia-a-dia do trabalho profissional.

2 FUNÇÃO DO DEPARTAMENTO DE PESSOAL

Para conseguir bons recursos humanos, a empresa deve:

− Recrutar e selecionar pessoas com aptidões desejadas;

− Desenvolver essas aptidões individuais mediante programas de treinamento;

− Motivar os empregados por meio de incentivos.

O setor responsável por essas atividades chama-se:

− Departamento de Pessoal;

− Departamento de Recursos Humanos; ou

− Seção de Pessoal.

A opção pelos nomes acima apresentados fica a critério da empresa, combinando com sua dimensão e sistema de divisão interna.

As principais rotinas de um departamento pessoal:

- Carteira de Trabalho.

- Principais cálculos e descontos da folha de pagamento.

- Férias e 13º Salário.

- INSS e FGTS.

- Imposto de Renda.

- Rescisão de Contrato, etc.

EMPREGADO E EMPREGADOR

A Lei é hierarquicamente superior a qualquer outra fonte do direito do trabalho e sempre deverá prevalecer. A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) A consolidação das Leis do Trabalho (CLT) foi criada pelo presidente Getúlio Vargas no dia 10 de novembro de 1943. Sua adoção garantiu muitos direitos trabalhistas, mas a legislação causa muita polêmica hoje.

O Gerenciamento de Recursos Humanos em uma empresa não é dos mais simples, mas existem maneiras de torná-lo mais "leve" para o gerente ou proprietário; uma delas é selecionar e recrutar bem os funcionários. Isso porque, quanto melhor for o sistema de seleção, menores são as chances de futuros problemas com os novos funcionários

3 PROCESSO DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO

Para selecionar eficientemente os funcionários é necessário que, em primeiro lugar, se saiba com clareza, que tipo de profissional se está procurando, o que significa traçar o perfil do futuro funcionário. Para isto, basta listar as características desejáveis e/ou não desejáveis desse perfil. Nesse sentido, quando se está à procura de um novo atendente, por exemplo, devem-se analisar alguns pontos, como:

- sexo (homem ou mulher);

- grau de escolaridade;

- nível de experiência;

- distância entre a residência e a empresa;

- faixa salarial;

- número de dependentes.

Visto isso, é preciso lembrar que o processo de seleção e recrutamento envolve etapas que merecem também uma atenção especial.

Elaboração de Anúncios

O anúncio referente à vaga disponível na empresa deve ser feito nos veículos de divulgação mais utilizados em sua região (jornal, sites, etc.), detalhando-se o "perfil" de colaborador que interessa à empresa.

Um anúncio de jornal, para atingir seus objetivos, deve conter os seguintes itens:

− O título do cargo ou função – auxiliar de departamento pessoal, gerente, auxiliar de contabilidade, etc.;

− Os requisitos exigidos – sexo:masculino ou feminino (a vaga deve ser oferecida para os dois sexos – não pode haver discriminação quando ao sexo – art. 3º e 5º CF/88) escolaridade, experiência anterior, etc.;

− As características da empresa – tipo de empresa, localização, horário de trabalho, etc.;

− O que oferece – salário, benefícios e outras vantagens;

− Forma de contato – aonde ir, a quem procurar, em qual horário, etc.

Avaliação

É preciso também fazer uma prévia avaliação dos currículos enviados e, a partir deles, selecionar os que mais se enquadram no perfil estabelecido para, então, partir para a etapa de entrevistas. Em geral, as empresas utilizam os seguintes instrumentos:

− Formulário de Solicitação de Emprego;

− Currículos enviados.

O Formulário de Solicitação de emprego, é uma ficha que os candidatos à vaga deverão preencher, pois o objetivo é escolher o candidato mais adequado para preencher a vaga.

Entrevista

A entrevista pode ser um pouco impessoal, a fim de conseguir certo relaxamento do entrevistado e, assim, conhecê-lo melhor. É necessário questionar as informações apresentadas no currículo e pedir um detalhamento delas, como experiência profissional adquirida, escolaridade e cursos diversos.

Para isso, fazem-se perguntas abordando os seguintes aspectos:

- Vida profissional; − Para verificar se o candidato já trabalhou; − Quantas vezes mudou de emprego e quais os motivos da mudança; − Sua experiência profissional.

-Vida escolar

− Para verificar se o candidato estuda, separou de estudar e, se for o caso, por que isso ocorreu; se − Pretende continuar estudando; de quais matérias mais gosta.

- Pretensões profissionais

− Para verificar o que o candidato espera da empresa e o que pretende dar-lhe em troca.

- Vida familiar e social

− Para verificar se o relacionamento do candidato com a família e os amigos é bom;

− Seus principais interesses: esporte, música, leitura, cinema, teatro, etc.

4 TESTES DE RECRUTAMENTO

É sempre interessante fazer um teste escrito com o candidato à vaga para conhecer suas agilidades, inteligência e raciocínio. Mesmo que não sejam feitas provas específicas para o candidato, é possível que, pelo menos, seja requerida uma redação no estilo dissertação sobre assuntos diversos, sobre o próprio candidato (seu interesse na vaga em aberto, suas experiências anteriores, seus planos, metas e aspirações) ou sobre um tema atual (guerra, crise do petróleo e eleições).

- Para verificar, por exemplo, se os candidatos possuem aptidões para atuar na área de PESSOAL, podem ser utilizados os seguintes testes:

− Redação de um texto: para verificar se o candidato redige de forma compreensível e correta;

− Exercícios aritméticos: para verificar se o candidato sabe solucionar questões e problemas com a utilização das quatro operações e de cálculos de percentagem e juros;

− Questões de conhecimentos gerais: para verificar o grau de conhecimento geral do candidato;

− Conhecimentos básicos de informática e utilização do equipamento;

− Testes psicológicos: esse tipo de teste exige a participação de um psicólogo no processo de seleção.

Os testes psicológicos são optativos: de acordo com os interesses da empresa em relação ao selecionado. Procura-se verificar, principalmente, as aptidões mentais do candidato, isto é, a inteligência, a memória e a atenção. Faça sua parte: é preciso avaliar cuidadosamente os currículos, as entrevistas e os testes, traçando as características do funcionário que mais se adequar ao perfil da vaga. Assim, será possível conhecer melhor os candidatos e selecionar com maior precisão o colaborador ideal.

DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA ADMISSÃO DE EMPREGADOS

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA ADMISSÃO DO FUNCIONÁRIO: Para que se faça possível à admissão de empregado, torna-se indispensável que ele possua e apresente, no Departamento de Pessoal, a seguinte documentação, que é obrigatória, conforme normas do Ministério do Trabalho:

a) Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;

b) Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;

c) Título de eleitor, para os maiores 18 de anos;

d) Certificado de reservista ou de alistamento militar;

e) Certidão de nascimento, casamento ou Carteira de Identidade – RG, conforme o caso;

f) Cartão de Identificação do Contribuinte – CIC/CPF;

g) Documento de Inscrição no PIS/PASEP – DIPIS, ou anotação correspondente na CTPS;

h) Cópia da certidão de nascimento de filhos menores de 14 anos, para fins de recebimento de salário-família;

i) Cartão da Criança, que substitui a carteira de vacinação;

j) Comprovante de endereço;

k) 2 fotos 3x4.

RETENÇÃO DOS DOCUMENTOS – PROIBIÇÃO

Não é permitida a retenção de qualquer documento de identificação pessoal, mesmo que apresentado por xerocópia autenticada, inclusive de comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, CTPS, registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de estrangeiro. Portanto, é recomendável que a entrega, pelo empregado, dos documentos citados, bem como a respectiva devolução, sejam feitas com contra-recibo.

5 PREENCHIMENTO DE DOCUMENTOS

Em posse dos documentos deve-se:

a) Efetuar as anotações e devolvê-la no prazo máximo de 48 horas;

b) Preencher o livro ou ficha de registro de empregados;

c) Formalizar o contrato de trabalho e, caso haja cláusulas específicas que rejam o vínculo empregatício e registrá-la na CTPS;

d) Preencher a ficha de salário família;

e) Celebrar acordo coletivo com o sindicato da categoria;

f) Preencher a declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda;

g) Preencher a ficha referente ao Programa Controle Médico de Saúde;

h) Cadastramento no PIS;

i) Incluir o nome do empregado no cadastro de Empregados e Desempregado – CAGED.

SIGNIFICADO DE ALGUNS DOCUMENTOS

- RG: Registro Geral, Cédula de Identidade;

- CPF: Cadastro de Pessoa Física;

- CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;

- PIS: Programa de Integração Social;

- PASEP: Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público.

MODELO FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO

Observação: O registro de empregados, qualquer que seja o sistema adotado pelo empregador, deverá ser sempre atualizado e numerado seqüencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas. Portaria nº. 3.626/91 art. 2º, do Ministro do Trabalho e da Previdência Social.

MODELO DE ENTREGA E DEVOLUÇÃO CTPS

Observação: Relativo aos Comprovantes de entrega e devolução da CTPS, os funcionários devem entregar a CTPS à empresa e esta devolvê-la em 48 horas, mediante recibo. O Setor de Pessoal deverá verificar se há o comprovante de entrega e devolução da CTPS na ocasião da admissão, na saída para férias e na saída do funcionário da empresa.

6 ENTENDENDO O PIS / PASEP

CADASTRAMENTO

Para participar do PIS, é necessário que o empregado esteja devidamente cadastrado. Em caso negativo, a empresa, por ocasião da admissão, deve proceder ao respectivo cadastramento, que deverá ser efetuado mediante o preenchimento do DCT – Documento de Cadastramento do Trabalhador

RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS – RAIS

A RAIS constitui uma das obrigações relativas ao PIS / PASEP. Deve ser apresentada, anualmente, por meio de formulários impressos, fitas magnéticas ou disquetes de processamento de dados, a critério do empregador. A entrega da RAIS acontece anualmente, nos meses de fevereiro e março, até os dias limites fixados pela CEF. Por intermédio da RAIS, acontece a participação do empregado no “Fundo PIS / PASEP”. A omissão de dados na RAIS, por parte do empregador, prejudicará o empregado nesse pagamento.

EXAME MÉDICO

PCMSO O empregado deve passar por exames médicos antes de ser admitido, o médico será indicado pela empresa, o médico irá emitir um documento chamado Atestado de Saúde Ocupacional de acordo com o PCMSO. PCMSO Significa (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) Artigo 168 da CLT: Será Obrigatório exame médico, por conta do empregador, nas condições estabelecidas neste artigo.

Durante o seu desenvolvimento, o PCMSO tem por objetivo:

“A prevenção e preservação da saúde do conjunto dos trabalhadores da empresa”.

- Visando a atingir seus objetivos, todos os empregados deverão realizar, obrigatoriamente, os seguintes exames médicos:

− Admissional - na admissão do funcionário é obrigatório o exame médico admissional;

− Periódicos - a cada ano ou em intervalos menores (normalmente é semestral) para trabalhadores expostos a riscos;

− Demissional - na saída do funcionário da empresa é obrigatório o exame médico demissional.

ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL – ASO (emitido pelo médico).

REGISTRO NA EMPRESA

O empregado deve ser registrado logo no primeiro dia de trabalho, seja estagiário, experiência, por tempo determinado ou indeterminado. Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos funcionários. Podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo ministério do trabalho.

DADOS NECESSÁRIOS PARA O REGISTRO

− Dados de identificação do funcionário;

− Dados da Carteira de Trabalho (CTPS);

− Cargo;

− Data de Admissão e Demissão;

− Salário e forma de pagamento;

− Local e horário de trabalho;

− Sobre férias;

− Banco para depósito do FGTS e número de cadastramento no PIS/PASEP.

7 CARTEIRA DE TRABALHO

Carteira de trabalho é o documento que identifica o trabalhador. Nela são anotados todos os dados referentes à sua vida profissional: data da admissão e da demissão, conta do F.G.T.S., férias, promoções, salários, etc. É um documento fundamental, pois é obrigatório para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, temporário ou para trabalhar por conta própria em qualquer atividade profissional remunerada. Para tirar a carteira de trabalho, basta que a pessoa tenha mais de dezesseis anos e procure um órgão do Ministério do Trabalho ou a Secretaria de Trabalho.

Carteira de Trabalho e Previdência Social

CTPS do empregado: O empregado apresentará a CTPS para o empregador que o admitir, entregando-lhe recibo desta obtenção para efetuar as anotações e devolvê-la no prazo máximo de 48 horas;

Anotações

- A data de admissão;

- O cargo;

- A remuneração e as condições especiais se houver.

Carteira de Trabalho é um documento muito importante, tem como função registrar todas as empresas onde você trabalhou e os cargos que ocupou. A Carteira de Trabalho e Previdência Social é hoje, por suas anotações, um dos únicos documentos a reproduzir com tempestividade a vida funcional do trabalhador. Assim, garante o acesso a alguns dos principais direitos trabalhistas, como seguro-desemprego, benefícios previdenciários e FGTS.

Preenchimento da Carteira de Trabalho

Carteira de Trabalho: É facultativa a adoção de sistema de preenchimento manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho:

a) Preenchimento do Contrato de Trabalho:

Nesta página devem constar os dados do empregado (empresa) e as informações referentes à admissão do empregado como: cargo, data de admissão, remuneração entre outras informações.

b) Alterações de Salários:

Deve ser anotado sempre que o empregado tiver aumento de salário ou alteração de função.

c) Anotações Gerais: Como o próprio nome diz, esta página pode ser utilizada em diversas situações:

− Contrato de experiência (se existir);

− Contrato de inscrição no PIS;

− Contrato por prazo determinado;

− Afastamentos (ex: doenças, licença maternidade) entre outras;

− Contribuição Sindical - é uma taxa anual, obrigatória, paga pelo trabalhador ao sindicato de sua categoria profissional. O desconto da Contribuição deve ser realizado todo mês de março e corresponde a 1 dia de trabalho, independente da forma de remuneração.

d) Anotações de Férias: Anotar o período em que o empregado gozou suas férias.

e) FGTS: Fundo de Garantia por Tempo de Serviço: Todo trabalhador tem direito ao FGTS até o dia 7 de cada mês, no valor de 8% da remuneração paga ao funcionário. A empresa deverá depositar em uma conta vinculada (não pode ser movimentada pelo empregado), em um banco escolhido por ela, no qual terá obrigação de enviar à Caixa Econômica Federal, que controla o FGTS. Sendo assim todos os dados correspondentes a esta ação devem ser anotados na Carteira de Trabalho na página o FGTS.

CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABALHO

Contrato Individual é o acordo tácito ou expresso, verbal ou escrito, por prazo determinado ou indeterminado, que corresponde a uma relação de emprego, que pode ser objeto de livre estipulação dos interessados em tudo quanto não contravenha as disposições de proteção do trabalho, às convenções coletivas que lhe seja aplicável e as decisões de autoridades competentes. Caracteriza-se toda vez que uma pessoa física prestar serviço não eventual a outra pessoa física ou jurídica, mediante subordinação hierárquica e pagamento de uma contraprestação denominada salário.(CLT, arts. 442 e 443, caput)

Contrato por prazo Indeterminado

Este é um contrato comum que não existe período pré-definido, normalmente, quando acaba a vigência do contrato de experiência, não havendo dispensa por parte do empregador, nem o desejo de ser dispensado por parte do empregado, entra-se no período de contrato por tempo indeterminado.

Contrato por prazo Determinado

O contrato por prazo determinado é um contrato normal, porém com o período definido. Com a Lei 9.601/98 instituiu o contrato por prazo determinado com duração máxima de dois anos, exclusivamente para atividade de natureza transitória. Duração: no máximo de dois anos. Prorrogação: Só poderá ser prorrogado uma vez, e no máximo para dois anos, se ultrapassar o prazo de dois anos o contrato passará a ser contrato por prazo indeterminado. Intervalo para o novo contrato: Mínimo de 6 meses para ser renovado o contrato.