apresenta-se a necessidade de as empresas terem uma visão estratégica e sistêmica na gestão de estoques, em vez de buscar otimizações locais de seus indicadores parciais. A abordagem sugerida é a de identificar os conflitos de interesse associados aos estoques, originados da atuação das áreas de operações, finanças e marketing, e descobrir como otimizar o desempenho global da empresa. Um exemplo numérico é utilizado para avaliar os desempenhos operacional (proporção de demanda atendida, giro, estoque médio, estoque de segurança) e econômico (custos parciais e custo total) em diferentes cenários, nos quais há, inicialmente, predominância de visões parciais e, a partir de uma visão sistêmica, a busca por soluções mais adequadas à empresa como um todo. Por fim, são apresentadas análises de sensibilidade que indicam caminhos possíveis para melhorar o desempenho global, mesmo que à custa de prejuízos em indicadores locais.

Poucas áreas dentro da administração da produção têm sido tratadas de forma tão pouco formal quanto a gestão dos estoques. As principais técnicas formais para dimensionamento de estoques foram desenvolvidas no início do século passado e, a partir daí, muito desenvolvimento acadêmico foi feito na aplicação de métodos quantitativos às decisões de o que, quanto e quando suprir os estoques. A despeito de todo esse desenvolvimento, tem sido raro encontrar empresas brasileiras que utilizem métodos quantitativos formais para apoio à gestão de estoques; ao contrário, é comum o uso de métodos empíricos, qualitativos e baseados em intuição(1). Algumas hipóteses podem ser levantadas para explicar esse fenômeno.

Inicialmente, pode-se argumentar que haja falta de conhecimento das técnicas por parte dos elementos responsáveis pela gestão dos estoques nas empresas. Isso poderia ser explicado pela pouca importância relativa dada à área de administração de materiais nos cursos de Administração, pelo fato de os estudantes de Administração geralmente colocarem maior ênfase em áreas de marketing ou finanças por lhes parecerem mais promissoras profissionalmente ou pelo fato de os responsáveis por gestão de materiais muitas vezes não serem egressos da área de administração de empresas, muitos deles tendo iniciado sua carreira nessa atividade quando ainda não possuíam diploma de curso superior. O fato é que, ao ministrar programas de treinamento nessa área para empresas mesmo de médio e grande porte, multinacionais ou nacionais, percebe-se o despreparo conceitual dos elementos responsáveis pela definição de políticas e pelas decisões(2).

Outra possível razão decorre do fato de que até 15 anos atrás não havia ferramentas computacionais que pudessem dar o tratamento adequado e individualizado a cada item de estoque, de forma que se pudessem aplicar as técnicas desenvolvidas(3). Robison (2001) afirma que muitas empresas ainda utilizam giro agregado de estoques e cobertura agregada de estoques como parâmetros de avaliação. Isso gerou uma prática de gestão de estoques que privilegiava o tratamento uniforme de todos ou quase todos os itens; isto é, em vez de determinar parâmetros de gestão individualizados para cada item, utilizando técnicas quantitativas eficazes, os responsáveis tendiam a utilizar regras uniformes para tratar todos os itens da mesma forma. Exemplos dessas políticas são: produzir todos os itens uma vez por mês sem considerar os custos de preparação de equipamentos (setup) versus os custos de manutenção dos estoques característicos de cada item, manter estoque de segurança de um mês de demanda para todos os itens sem considerar as incertezas de demanda e fornecimento específicas de cada item, entre outros. Uma técnica paliativa que, por um lado, amenizou os efeitos danosos dessa prática e, por outro, aumentou a complacência para com ela, foi a classificação ABC de estoques, com base no princípio de Pareto. Essa técnica permitiu que, em vez de tratar todos os itens da mesma forma, pudessem ser estabelecidos parâmetros diferentes para as três classes de itens, A, B e C (CORRÊA, GIANESI e CAON, 2007). Embora tenha trazido benefícios, essa técnica afastou os gestores de um dos mais importantes princípios da gestão de estoques: tratar itens diferentes de forma diferente. A implementação em massa dos sistemas de gestão Enterprise Resource Planning (ERP), de tecnologia amigável e com incorporação de técnicas de gestão de estoques, permite uma mudança nessa realidade, que ainda não se processou, não mais por falta de ferramenta, mas por falta de cultura. As empresas ainda não conseguiram alterar seus processos de gestão de modo a utilizar todo o potencial desses sistemas, e a gestão dos estoques é um exemplo dessa realidade.

O fato é que a prática atual, na qual predominam os métodos empíricos, esconde um enorme potencial de melhoria de gestão que as empresas estão cada vez mais ansiosas por alcançar. Aparentemente, a solução é relativamente simples, principalmente se analisadas as razões já apresentadas; ou seja, a falta de conhecimento das técnicas pode ser resolvida a partir de programas de educação específicos, nos quais as técnicas disponíveis de gestão de estoques seriam apresentadas, e, a partir da disponibilidade de ferramentas computacionais, novos processos de gestão poderiam ser desenhados e implementados. Entretanto, o problema não parece ser tão simples, caso contrário já não seria tema desta discussão. Há outras dificuldades inerentes ao processo de gestão de estoques, em particular na definição dos objetivos de gestão, que pedem uma abordagem estratégica que não tem estado presente nessa atividade. Ao contrário, essa atividade de gestão tem sido tratada de forma bastante operacional, ainda que sob pressões conflitantes vindas de várias áreas da empresa que buscam maximizar seus objetivos, os quais, ainda que em parte, dependem do desempenho da gestão dos estoques.

Assim, os principais objetivos neste trabalho são, por um lado, evidenciar a necessidade dessa abordagem estratégica na gestão dos estoques e, por outro, propor um caminho, segundo o qual essa abordagem estratégica pode ser conseguida.

A compreensão da necessidade de uma visão estratégica para a gestão dos estoques decorre de um entendimento mais profundo da própria atividade de gestão e de seus objetivos. A função dos estoques decorre da necessidade de atender a um processo de demanda a partir de um processo de suprimento. O processo de suprimento pode ocorrer por meio de aquisição de materiais, transferência de materiais a partir de outro estoque ou de produção, dependendo do tipo de item de que se está tratando. Os estoques são necessários na medida em que os processos de suprimento e demanda não podem ser sincronizados de forma a que as taxas de demanda e suprimento sejam idênticas em cada instante. A ausência de sincronismo – devido a variabilidades naturais dos processos de demanda e suprimento ou a razões econômicas que impedem que o processo de suprimento seja sincronizado ao processo de demanda – requer que os dois processos sejam mantidos independentes. O grau de independência requerido é função tanto da magnitude das restrições econômicas como da magnitude das variabilidades nos dois processos. Correspondentemente, a quantidade de estoque necessária é função do grau de independência requerido – mais estoque, mais independência entre os processos; menos estoque, menos independência.

A gestão dos estoques consiste em agir sobre o processo de suprimento – já que pouca ação normalmente pode ser feita sobre o processo de demanda –, e essa ação se traduz pela decisão de o que suprir, em que quantidade e em que momento. A equação básica que define a quantidade necessária de suprimento é dada por:

S = D + Ef – E

em que:

S = quantidade de suprimento;

D = demanda prevista;

Ef = estoque final desejado;

Ei = estoque inicial

Isso quer dizer que, para a decisão de suprimento ser tomada, é necessário conhecer o estoque atual inicial, a estimativa da demanda futura e o estoque final desejado.

O estoque inicial atual, um dado aparentemente de obtenção imediata, na realidade não se mostra tão fácil de obter. Grande parte das empresas ainda encontra problemas para conhecer exatamente o que tem em estoque e em que local. A acurácia dos dados de estoque ainda tira o sono dos responsáveis pela gestão, ainda que, no esforço de implementação dos sistemas ERP, muitas empresas tenham aprimorado bastante esse aspecto. A demanda futura é estimada por meio de algum processo de previsão(5), o qual deve ser desenhado tendo-se em mente o padrão específico de demanda de cada item, ou seja, técnicas diferentes devem ser utilizadas para itens de demanda constante, demanda com tendência, com sazonalidade ou ambas.

O último dado necessário, o estoque final desejado, depende basicamente dos objetivos do processo de gestão de estoques. Em especial, dois objetivos afetam o estoque final desejado. Um deles está ligado ao atendimento da demanda, a qual, não podendo ser prevista com exatidão, requer que se planeje certo nível de estoque final, denominado de estoque de segurança, visando aumentar a probabilidade de atendimento da demanda futura. O outro está ligado ao custo necessário para se manterem estoques, fazendo com que se deseje o menor nível de estoques possível, visando reduzir esses custos.

A análise dos dois objetivos que influenciam a definição do estoque final desejado permite antever um problema que está na base da necessidade de uma visão estratégica para a gestão dos estoques: os objetivos são conflitantes, ou seja, ao tentar maximizar um deles, distancia-se da maximização do outro. Entretanto, nem todos parecem ter essa mesma visão. Vasconcellos e Sampaio (2009, p.264) argumentam que “muitos estudos sugerem que gerentes tratam com faltas, tomando ações para diminuir a quantidade de faltas o quanto possível”. Não percebem, portanto, o outro lado do problema.

Além dos dois objetivos enunciados anteriormente, um outro completa o conjunto de objetivos da gestão dos estoques. Trata-se da eficiência da operação de suprimento (aquisição ou produção, como já mencionado). Dependendo da forma como o suprimento é feito, seja em relação ao tempo requerido para o suprimento ou ao tamanho do lote de suprimento, é possível ter custos maiores ou menores com o processo, afetando sua eficiência. Consequentemente, outro objetivo da gestão dos estoques é maximizar a eficiência da operação de suprimento. Em resumo, há três objetivos principais para a gestão dos estoques:

● maximizar o nível de serviço ou maximizar o atendimento da demanda pela disponibilidade do material em estoque;

● maximizar o giro de estoques ou minimizar o investimento em estoques e seus custos correspondentes;

● maximizar a eficiência operacional, minimizando os custos do processo de suprimento (aquisição, transferência ou produção dos materiais).

Esses três objetivos são conflitantes entre si, ou seja, ao se tentar maximizar o desempenho num deles, o desempenho nos demais (ou pelo menos num dos demais) será prejudicado, como sugerido por Ross (2003). Essa relação pode ser visualizada na figura 1, que mostra um triângulo apoiado sobre uma base piramidal por meio de um único ponto fixo (pivô), de tal forma que o triângulo possa mover-se em torno dele. Cada vértice do triângulo consiste em um dos três objetivos da gestão dos estoques, cujo desempenho procura-se maximizar: nível de serviço, giro de estoques e eficiência operacional.

Como se pode ver na figura 2, quando se procura maximizar o desempenho de um dos objetivos, um dos demais ou ambos são prejudicados.

Esses conflitos são exemplificados no quadro 1. Isso significa que saber quais são os objetivos da gestão dos estoques não é o bastante. É necessário saber quais objetivos priorizar e em que medida, ou seja, é necessário definir em que posição o triângulo que representa os objetivos deverá ser posicionado (qual a altura relativa entre os vértices, como se vê na figura 2). A questão que se coloca agora é: Como essa priorização seria definida na prática nas empresas? Em outras palavras, como seria definida, na prática, a posição do triângulo? Uma importante questão organizacional deve ser discutida neste ponto.

É interessante notar como há, por trás de cada um dos objetivos de desempenho discutidos, uma das grandes áreas funcionais da empresa. Se perguntar-se quem está mais interessado no

desempenho relativo ao nível de serviço da empresa, a resposta é clara: as áreas comerciais, representadas por Vendas e Marketing. Isso se dá, fundamentalmente, pela forma como essas áreas e seus executivos são avaliados. Normalmente, os executivos de Vendas são remunerados proporcionalmente ao faturamento da empresa e, portanto, estão especialmente interessados no atendimento da demanda e na maximização do nível de serviço. Obviamente, não se espera que esse objetivo seja garantido a qualquer custo; entretanto, com frequência deixam-se outros objetivos de lado visando maximizar o nível de serviço.

As áreas de Finanças e Controladoria estão, por sua vez, fortemente interessadas na redução dos estoques. Isso ocorre não somente em função dos custos associados à manutenção dos estoques, sendo a principal parcela desses custos representada pelo custo de oportunidade do capital, mas também porque os estoques representam um investimento em capital de giro que deve gerar retorno. Os executivos dessas áreas são normalmente avaliados em função da boa gestão dos recursos financeiros da empresa e, assim, buscam reduzir o capital empregado em estoques de forma a utilizá-lo em aplicações que possam gerar maior retorno financeiro, principalmente numa situação em que não se consegue avaliar com precisão qual retorno os níveis correntes de estoques podem estar gerando em termos de permitir melhor nível de serviço ou aumento da eficiência operacional.

Já a área de Operações, pode-se aí incluir Produção, Suprimentos e Logística, é normalmente avaliada por seus índices de eficiência e produtividade. Isso faz com que seus executivos busquem maximizar o objetivo de desempenho relacionado à eficiência operacional, em detrimento do giro de estoques e do nível de serviço. Como descreve Kenny (2006, p.1):

• “historicamente, e em muitas companhias ainda hoje, vendas e suprimentos operam como compartimentos organizacionais distantes, senão adversários, trabalhando na busca de objetivos independentes”

Esse esforço de cada uma das áreas em maximizar os objetivos segundo os quais são normalmente avaliadas é ilustrado pela figura 3.

Quem venceria essa disputa de forças? Quem conseguiria elevar ao nível mais alto seu vértice do triângulo? A resposta depende de vários fatores. Inicialmente, pode-se considerar que essa disputa é influenciada pelo poder de argumentação e de negociação de cada área funcional da empresa, o que pode depender da competência dos correspondentes executivos nessas habilidades. Pode-se também considerar que essa disputa é influenciada pela cultura da organização; por exemplo, empresas que produzem produtos de consumo normalmente têm uma cultura de marketing mais forte, enquanto outras empresas têm uma cultura financeira mais predominante.

O fato é que, se não houver uma direção estratégica que oriente a priorização desses objetivos, ou seja, que oriente o posicionamento do triângulo, a posição final dependerá do resultado da disputa entre as diferentes áreas funcionais da empresa, resultando em sub otimização dos resultados finais.

Mas qual é a importância estratégica dessa questão? Afinal, trata-se de um aspecto operacional da administração da empresa, ou seja, trata-se apenas da gestão dos estoques, algo normalmente delegado a níveis hierárquicos intermediários ou inferiores, sem maiores preocupações para os níveis mais altos. Ocorre que o desempenho da gestão dos estoques, notadamente em relação aos objetivos já citados, afeta de forma direta o poder de competitividade da empresa, conforme consta no quadro 2.

Slack (1992) define os objetivos estratégicos da manufatura como sendo custo, qualidade, velocidade de entrega, confiabilidade de entrega e flexibilidade. Se a empresa opta por seguir uma estratégia de liderança em custos, provavelmente irá priorizar a redução de custos, dentre os objetivos estratégicos da manufatura. Isso implicaria, no que se refere à gestão dos estoques, a priorização dos objetivos de eficiência operacional e giro de estoques. Se a empresa, por outro lado, busca posicionar-se por meio de uma estratégia de diferenciação, irá priorizar um ou mais objetivos estratégicos da manufatura entre velocidade de entrega, confiabilidade de entrega, flexibilidade ou qualidade. Nesse caso, a empresa deveria priorizar o objetivo de nível de serviço em sua gestão de estoques.

Como se pode concluir, não é conveniente deixar a priorização dos objetivos da gestão dos estoques à mercê de aspectos políticos, do jogo de negociações entre as áreas funcionais ou ainda das habilidades dos executivos responsáveis pelas áreas funcionais em defender os objetivos segundo os quais são avaliados e, muitas vezes, segundo os quais são remunerados. Isso sem considerar a possibilidade de a priorização dos objetivos ocorrer de forma não explícita, mas pelo conjunto de decisões de parâmetros de gestão de estoques definidos por gestores de níveis hierárquicos intermediários ou inferiores, muitas vezes sem qualquer orientação estratégica.

Ao contrário, parece fundamental que a alta direção da empresa dê uma direção estratégica à gestão dos estoques, orientando o posicionamento do triângulo de objetivos de forma a alinhá-lo ao posicionamento competitivo da empresa. Essa direção estratégica deverá fazer-se refletir na definição dos parâmetros do sistema de gestão de estoques que orienta as decisões de o que suprir, com que quantidade e em que momento, buscando assim obter o desempenho que suporte a estratégia competitiva da empresa

Tendo defendido a necessidade de uma visão estratégica na gestão dos estoques, cabe agora propor um processo pelo qual isso possa ser feito. A questão organizacional de como fazer os diferentes grupos da empresa interagirem para a gestão estratégica pode ser resolvida a partir da abordagem de Decision Rights Matrix (DRM), discutida por Korhonen e Pirttilä (2003).

5 benefícios da gestão estratégica de estoque

O controle de estoque é algo essencial para que a sua empresa ofereça os produtos certos na hora certa. Afinal, ele funciona como uma ferramenta de monitoramento de tudo que está disponível no depósito e permite que você programe melhor as compras que devem ser feitas. Logo, esta área precisa ser levada a sério e fazer parte do seu planejamento.

 Confira no artigo de hoje cinco benefícios que uma gestão estratégica de estoque trará para o seu negócio.

1. Garantia de um excelente atendimento aos clientes

Independente da sua área de atuação, é fundamental buscar maneiras de atender as necessidades dos seus clientes para que eles estejam sempre satisfeitos com a sua empresa. O controle do estoque é uma ferramenta essencial para isso. Com ele, você sabe exatamente o que e quando comprar para não deixar os seus clientes na mão.

2. Nenhum desperdício de recursos

Se deixar produtos faltando é um problema que pode afetar a satisfação do cliente, ter produtos demais pode causar sérios prejuízos às finanças da empresa. Quanto melhor é a gestão de estoque, menor é a probabilidade de que itens desnecessários sejam comprados.

3. Produção em dia

Caso a sua empresa atue com a fabricação de produtos, o mau controle do estoque também pode afetar o setor de produção. Se falta alguma matéria-prima necessária para a confecção da mercadoria, é preciso parar o processo, fazer novo pedido de compra e esperar que o fornecedor faça a entrega. Você já calculou quanto esse tipo de atraso representa em dinheiro para o seu negócio?

4. Entregas na data correta

Este controle também garante que as mercadorias vendidas sejam entregues na data certa. Imagine fechar um pedido e só depois descobrir que a sua loja não tem o produto disponível? Isso pode gerar uma grande confusão e, certamente, vai resultar em um cliente insatisfeito por não ter recebido o produto na data prometida. Se você sabe o que tem em estoque, sabe quais prazos deve passar aos seus consumidores!

 
5. Momento correto de lançar promoções

Se há muita quantidade de determinada mercadoria em estoque, pode ser hora de lançar uma promoção para liberar espaço físico. Além disso, se o sistema permite que você controle o prazo de validade dos itens armazenados e você identifica que o prazo de algum produto está perto do vencimento, este também pode ser um bom momento para colocar a mercadoria em oferta. Vale lembrar que promoções funcionam muito bem como estratégias de marketing: ajudam a atrair a atenção de novos clientes e a engajar antigos.

Um sistema de gestão ajuda sua empresa a estar sempre bem preparada

Um sistema de gestão é uma ferramenta indispensável para um bom controle de estoque. Com ele, é possível visualizar relatórios de entradas e saídas de produtos, controlando quantidade e validade de cada um deles e ganhando confiança para decidir sobre suas compras. Se você sabe que durante o verão a sua loja vende bem caixas térmicas, por exemplo, já pode se programar para comprar uma boa quantidade com antecedência analisando o histórico do seu estoque e das vendas. Assim, você evita perder clientes por não estar bem preparado!