As funções de um porteiro

Um dos pontos mais importantes em uma empresa é, sem dúvida, a portaria.É por ela que circulam todas as pessoas: moradores, visitantes, prestadores de serviços, etc., e é ela o principal ponto de garantia da segurança.

Ele também deve ser o cartão de visitas do local, mantendo um clima cordial, respeitoso e profissional na portaria.

Ele não deve temer barrar possíveis visitantes, afinal, liberar ou não pessoas depende apenas dos moradores o porteiro executa as ordens que lhe foram dadas. Para manter a segurança do condomínio em dia, é importantíssimo lembrar que o porteiro deve ficar somente na portaria.

• Ao chegarem, o porteiro deve interfonar para a unidade indicada. Assim, o morador pode autorizar a entrada do visitante.
• Por questões de segurança, o porteiro deve manter-se dentro da portaria e usar o porteiro eletrônico para se comunicar com o visitante que esteja do lado de fora. Mesmo que seja chamado, não deve sair da guarita.
• Caso exista dúvida sobre quem é o visitante, é conveniente que o porteiro solicite que o morador venha identificar visualmente o visitante.
• Durante esse período, o estranho deve esperar do lado de fora do condomínio.
• Não se deve colaborar com a entrada de visitantes regulares sem antes checar a autorização com o morador todas as vezes.

• Nos casos de entrega de comida o profissional interfona para o morador vir retirar seu pedido na portaria, evitando a entrada de estranhos no condomínio.
• Se a entrega for dos Correios, como pacotes, por exemplo, alguém da unidade é chamado para retirar o pacote e assinar o recibo. Caso não haja ninguém na unidade, o porteiro pode receber o volume.
• Também nesse caso o entregador não adentra o condomínio.
• Em alguns casos, ao final do turno, o profissional entrega os recebidos nas unidades.

• Somente autorizar funcionários de empresas (como TV a cabo ou internet, por exemplo), após se certificar que houve pedido por parte dos moradores. Caso haja dúvida, o porteiro deve recorrer ao zelador.
• Após sanar essa dúvida, pode-se ligar para a empresa para saber se a pessoa que está se apresentando no condomínio é realmente funcionário.
• Quando o interessado em entrar no condomínio se disser funcionário de concessionária (empresa de água, luz, gás) pode ligar para a administradora, também. A empresa pode colaborar dizendo se realmente houve algum tipo de pedido de verificação ou de manutenção.
• Da mesma forma, o porteiro deve fazer a identificação do suposto funcionário com a empresa em questão.

• Após deixar o profissional entrar, fazer um registro com o nome completo e dados da pessoa.
• No caso de obras no condomínio, só se deve deixar entrar os funcionários apontados e autorizados pela empresa prestadora de serviços. Caso exista algum tipo de remanejamento, o zelador, o síndico e o porteiro devem ser avisados pela empresa responsável.

• O profissional deve manter um relacionamento cordial e simpático com os moradores, evitando a todo custo deixar a portaria desassistida
• Deve colaborar para o comprimento do regulamento interno
• Deve alertar o zelador e o síndico sobre irregularidades ocorridas durante o seu horário de trabalho

Veja a seguir algumas situações que podem ser evitadas para estar passando uma boa imagem profissional:

• Uso de uma linguagem imprópria;
• Comer, mascar chiclete ou roer unhas;
•  Receber visitas particulares;
•  Falar ou rir alto demais chamando atenção das pessoas;
•  Falta de modéstia (exibicionismo);
• Discutir com condôminos;
•  Usar palavras irônicas, cochichos ou risadinhas visando aos clientes;
•  Ler jornais ou revistas enquanto o condômino espera para ser atendido;
•  Ficar no telefone conversando sobre coisas que nada tem a ver com a função

• Esticar o horário do cafezinho ou almoço;
• Sair constantemente do seu setor;
•  Chegar sempre atrasado com uma desculpa;l
• Bajulação ou atenção maior para alguns e outros não;
•  Contar piadinhas ou falar de intimidades pessoais com o cliente;
•  Assistir à TV fora do horário fixado.

A aparência no trabalho é mais importante do que na vida privada.Ela reflete sua imagem profissional frente a seus clientes.Um dos princípios fundamentais para a vida saudável do homem é observar algumas normas de higiene e asseio.Pessoas que trabalham diretamente com o público precisam ter como disciplinas as regras a seguir:

• O corpo precisa estar limpo para ser saudável. O banho diário é um excelente removedor de energia.
• As mãos precisam ter um cuidado especial.Sempre esteja com unhas limpas e bem aparadas .
• Os dentes merecem ter cuidados periódicos. Sempre procure mantê-los com excelente aparência .
•  Mantenha o rosto sempre barbeado;

• Os cabelos devem ser bem cortados e limpos (evitar penteados extravagantes ou cabelos caindo nos olhos);
• Os pés devem estar num calçado confortável para evitar calosidades;
• Manter uma postura correta e adequada ao seu trabalho. Não ficar com a cabeça apoiada nas mãos e não ficar atirado sobre algum balcão ou mesa;
• Sempre apresentar com roupas/uniformes limpos e adequados a sua numeração (nem muito apertado, nem muito largo). Os sapatos devem estar limpos;
• Usar lenços quando espirrar ou tossir para evitar a transmissão de germes a outras pessoas;
• Usar crachá com identificação clara de seu nome e função.

A seguir você irá ver algumas maneiras de estar melhorando seu trabalho e mantendo a sua qualidade.

• Sempre cumprimentar colegas de trabalho e moradores do condomínio;
• Uma boa aparência ajuda para um ambiente de trabalho harmônico,por isso,esteja sempre bem vestido e limpo:
• As regras de segurança precisam ser cumpridas de forma rígida.Desobedecê-las pode colocar a vida dos moradores e funcionários em risco:
• Qualquer abordagem tem que ser feita com delicadeza e educação;
• Não abrir exceções quanto à entrada no condomínio e sempre identifique as entradas e as saídas de visitantes;

• Ficar atento às movimentações externas, principalmente quando um funcionário do condomínio faz serviços externos;
• Não comentar sobre a rotina do condomínio, nem mesmo com conhecidos. A discrição é também um item de segurança;
• Sempre que cometer um erro, não tenha medo de comunicá-lo e de discutir o que levou a ele com seu gestor;
• Pessoas estranhas e que não são funcionárias não podem ter acesso à guarita da portaria;
• Manter o local de trabalho limpo e organizado;
• Os padrões de segurança não devem ser ignorados. Use-os de acordo com as regras de segurança estabelecidas.

Os vigias fiscalizam a guarda do patrimônio e exercem a observação de fábricas, armazéns, residências, estacionamentos, edifícios públicos, privados e outros estabelecimentos, inclusive comerciais, percorrendo-os sistematicamente e inspecionando suas dependências, previr perdas, evitar incêndios e acidentes, entrada de pessoas estranhas e outras anormalidades; controlam fluxo de pessoas, identificando, orientando e encaminhando-as para os lugares desejados; recebem hóspedes em hotéis; acompanham pessoas e mercadorias; fazem manutenções simples nos locais de trabalho.

Para poder exercer essa função é necessário ter  ensino fundamental ou médio.Os hotéis e as empresas de vigilância oferecem treinamentos ou recrutam os trabalhadores no mercado de trabalho e em instituições de formação profissional.

Geralmente, os vigias são assalariados, com carteira assinada, que atuam em estabelecimentos diversos de defesa e segurança e de transporte terrestre, aéreo ou aquaviário. Podem trabalhar em equipe ou individualmente, com supervisão permanente, em horários diurnos, noturnos, em rodízio de turnos ou escala.

A função de porteiro e vigia de condomínio são bem similares. Ambos tomam conta do estabelecimento, controlam a entrada de pessoas e veículos. Exercem funções básicas de orientações, não sendo responsáveis por intervenções de segurança, já que nenhuma dessas funções requer treinamento armado ou cursos específicos para a função na área.

Mas a diferença é que o porteiro fica responsável pelo ambiente da portaria e o vigia, além das funções que o porteiro exerce, também é responsável pela ronda do perímetro.

Também relacionado a este tipo de profissão temos o vigilante.

Vigilante é o profissional apto a trabalhar em  empresa especializada ou possuidora de serviço orgânico de segurança, responsável pela execução das atividades de segurança privada.Ele tem como objetivo profissional garantir a incolumidade física das pessoas e a integridade do patrimônio da organização para qual presta serviço.

A diferença entre porteiro, vigia e vigilante, se baseiam no ponto de vista técnico. No caso especifico do vigilante, requer treinamento e licença para o porte de armas, com previsão na Lei 7.102/83, que é endereçada a estabelecimentos financeiros como Bancos, por exemplo, ou qualquer outro local onde são guardados valores ou grande movimentação de numerário.

A comunicação é imprescindível para qualquer organização social. O sistema organizacional se viabiliza graças à comunicação nele existente, que permitirá sua realimentação e sua vital sobrevivência frente aos desafios e obstáculos cotidianos. O homem é um ser político e a sua sobrevivência depende da vida em sociedade e, por essa razão não há como se falar em vida humana, sem comunicação. O tempo todo estamos nos comunicando mesmo sem falar qualquer palavra, uma vez que nossas expressões faciais, nossos gestos, olhares, postura emitem mensagens.

A comunicação é o processo através do qual podemos emitir, transmitir receber mensagens, através de métodos (fala, escrita) e/ou sinais convencionados (gestos, sinais sonoros, mímicas etc.,).

Inventado em 1875 por Alexandre Grahan Bell, o telefone é um processo elétrico, com ou sem fio que permite a comunicação entre duas pessoas. Embora seja considerado seguro não é totalmente confiável, podendo ser interceptado através de grampo, ou involuntariamente por linhas cruzadas. Normalmente as empresas e instituições estabelecem um padrão uniforme de atendimento telefônico, com a designação do nome da empresa, nome do atendente, cumprimento cordial (bom dia, boa tarde, boa noite) e/ou dizendo “às suas ordens”. Independente do padrão adotado pela empresa, o atendimento telefônico deve obedecer às seguintes regras:

Atenda ao primeiro toque:Você também não gosta de esperar. Isto demonstrará atenção e eficiência.

Não diga alô.Identifique-se.

Diga o nome da empresa ,seu nome seguido do cumprimento oportuno:

"bom dia","boa tarde" ou "boa noite".Quando se tratar de ligação interna,identifique-se falando sua área e o seu nome.

Evite deixar esperando quem ligou

Ninguém gosta do famoso “um minutinho, por favor”. Quando não puder fornecer a informação no momento, consulte quem está na linha para saber se aguarda ou chama de novo, ou simplesmente anote o telefone e o nome da pessoa, dizendo que logo que tiver a informação solicitada, você retornará.

Atenda da melhor forma, falando somente o necessário:

Fale naturalmente e claramente, somente o necessário, evitando a utilização do telefone para fins pessoais.

Faça ou transfira você mesmo suas ligações

Mostre sua eficiência. Atenda com educação as ligações que, por algum motivo, caíram no seu ramal por engano.

Utilize sua lista telefônica interna

Tenha sempre a relação de telefones úteis, bem como a relação de ramais, visando prestar um serviço melhor.

Não utilize lápis ou caneta para discar

Você evitará ligações erradas e conservará o equipamento.

Não confie na sua memória

Tenha sempre à mão, papel e caneta para anotar instruções, nomes e recados.

Evite interpelações bruscas

Evite interromper quem nos chama enquanto fala, pois poderá demonstrar indelicadeza. Seja hábil e se perceber excitação e ansiedade em quem lhe fala, procure cuidadosamente ajudá-lo a expressar-se.

Cuidado com a termologia e sigilo

Não utilize termos técnicos que pessoas fora de sua área não entendem. E nunca transmita informações pessoais, bem como rotinas diárias de quem quer que seja.

Não use expressões indesejáveis

Tratamentos pessoais (querida, amor, benzinho, etc.) e Gírias não devem nunca ser usados. E nunca transmita informações sobre assuntos de segurança;

Encerre cordialmente a conversa

Utilize as palavras mágicas de cortesia: Obrigado,por favor e desculpe.

O colaborador que atua na atividade de segurança do condomínio tem acesso a várias informações que devem ser protegidas pelos mantos da confidencialidade e sigilo para a segurança dele e dos moradores.Várias vezes o colaborador não foi orientado e preparado para proteger essas informações. 

Veja as informações que precisam ser protegidas por questão de sigilo:

Rotina dos moradores, dependentes e colaboradores. Isso engloba horários, quem frequenta a unidade e viagens.

Endereço (número do apartamento) e formas de contato.Algumas vezes um morador liga pra portaria e solicita o contato de outro, por constrangimento o porteiro ou zelador acaba passando a informação. É necessário orientar os colaboradores a dizerem “por questão de segurança e confidencialidade da informação, eu não posso lhe dar essa informação, mas entrarei em contato com o morador e passarei sua solicitação.

Serviços realizados no prédio. Sempre manter confidencial os tipos de serviços, a forma com que são realizados e horários de descanso e refeição dos trabalhadores.

Equipamentos e localização.Os funcionários não podem passar para terceiros informações como quantidade de câmeras instaladas, sensores, entre outros.

Fatos e ocorrências do condomínio. Quando o funcionário for indagado sobre uma ocorrência, ele deve responder que somente o superior dele pode discutir os fatos.

Imagens do CFTV (Circuito Fechado de Televisão). A gravação e visualização das devem ser primeiro autorizadas pelo síndico, e principalmente em concordância com as leis e regras do condomínio.

Mensagens eletrônicas relacionadas ao serviço devem ser mantidas em sigilo pois podem conter informações que revelam a estrutura e operação da segurança.

Remetente e destinatário de correspondência. A lei prevê sanção a quem os revela.

A melhor maneira de manter o compromisso com a segurança das informações, é criar um termo de confidencialidade e sigilo de informação a ser assinado pelos colaboradores.