O Profissional do Secretariado

O profissional de Secretariado Executivo é peça chave dentro da organização, devido á flexibilidade do seu perfil atribuições e competências. Esse estudo trás uma explanação sobre aas competências técnicas e humanas que o profissional precisa ter para estar apto ao que as organizações esperam e precisam neste mercado competitivo e globalizado. Mas é importante que esse profissional entenda o seu papel e assuma para si a responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como flexibilidade, criatividade, liderança, dinamismo, iniciativa, eficiência, descrição, cooperativismo, ética, paciência, comprometimento, tomada de decisão. Frente a isso pode-se afirmar que o Profissional de Secretariado Executivo é multifuncional e polivalente.

Esse artigo tem por objetivo explanar sobre as principais competências do Profissional de secretariado Executivo, que desde a época áurea da máquina de escrever até hoje, reino da internet, muitas foram as mudanças que ocorreram na função de secretário até chegar a ser uma profissão reconhecida por lei (Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 926l, de 11/01/96). Evoluiu, paralelamente, a uma constante (re)construção das atividades administrativas devido à chegada do computador e das tecnologias de informação e de comunicação.

Os profissionais tiveram que rever e renovar seu modo de executar as atribuições inerentes à profissão, reconstruindo-se a cada nova situação e a cada nova tecnologia que lhes era apresentada. A incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes e às equipes de trabalho. Tornaram-se profissionais capazes de intervir, identificar problemas e resolve los, propor soluções para os problemas que surgem no ambiente de trabalho, analisar dados, informações e trabalhar em equipe.

o secretário executivo é um assessor executivo e administrador de informações que assessora a direção/chefia a processar e organizar informações. Possui prática nas rotinas de escritório, habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, iniciativa e autonomia para tomar decisões e solucionar problemas. Precisa apresentar liderança, confiabilidade, espírito de equipe, criatividade, ética, descrição, dinamismo, ser polivalente.

A complexidade das organizações e das decisões, bem como a intensificação 47 das situações nelas envolvidas, passa a exigir profissionais de Secretariado Executivo que administrem uma nova competência de aprendizagem e de tratamento analítico conceitual, capacidade de auto gerenciamento, de assimilação de novas informações, habilidades de natureza operacional, flexibilidade intelectual, comportamento autônomo e formação intelectual diferenciada.

As empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decisões, relacionar-se com todos os níveis hierárquicos, bem como capacidade para entender o negócio e as estratégias da organização. O profissional de hoje, é um solucionador de problemas em quem o executivo confia e delega atividades extremante importantes, com toda confiança.

A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e habilidades, particularmente as relativas a finanças, economia, marketing, relações humanas no trabalho e idiomas.

O Profissional de Secretariado Executivo deve manter-se sempre aberto para novas aprendizagens na execução das atividades que lhe são confiadas, com isso sempre obterá êxito, dedicando-se ao conhecimento do trabalho que irá realizar usando sempre o bom senso e equilíbrio para transmitir confiança e capacidade de solucionar problemas, precisa cuidar de sua imagem, pois é, através dela que as pessoas irão construir a imagem da organização.

Como todas as áreas estão alicerçadas em pessoas e processos os profissionais de Secretariado Executivo tem que possuir competências técnicas e competências humanas.

O Profissional de Secretariado Executivo deve manter-se sempre aberto para novas aprendizagens na execução das atividades que lhe são confiadas, com isso sempre obterá êxito, dedicando-se ao conhecimento do trabalho que irá realizar usando sempre o bom senso e equilíbrio para transmitir confiança e capacidade de solucionar problemas, precisa cuidar de sua imagem, pois é, através dela que as pessoas irão construir a imagem da organização.

Como todas as áreas estão alicerçadas em pessoas e processos os profissionais de Secretariado Executivo tem que possuir competências técnicas e competências humanas.

Cabe ao profissional de Secretariado Executivo, classificar e dar soluções aos mais variados assuntos, tais como redigir cartas, memorandos e documentos de todos os tipos, organizar a mesa do executivo e atende-lo, selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo executivo, manter contato com outros departamentos, secretariar reuniões e preparar roteiros de viagem, isto é, para exercer todas as suas atividades, é preciso ser flexível e manifestar interesse por realizar diferentes atividades.

O profissional de Secretariado Executivo, precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente para tornar seu desempenho satisfatório.

Clientes externos – são todos aqueles que têm algum relacionamento com a organização, mas não fazem parte do contexto organizacional.

Os clientes externos merecem um tratamento formal, pois se tratam de profissionais com os quais tem o mesmo objetivo dos clientes internos, mas interesses diferenciados.

O profissional de Secretariado Executivo precisa identificar quais são os 50 objetivos e interesses dos fornecedores e consumidores em relação a organização, analisando o interesse de viabilizar a execução do que foi solicitado, garantindo a satisfação do cliente e realizando assim os objetivos da organização.

Estabelecer e manter boas relações com coragem, desprendimento, coloca o Profissional de Secretariado Executivo em vantagem e perspectiva para viver com qualidade.

Comunicação refere-se ao processo pelo qual alguém ou alguma coisa torna-se comum a duas ou mais pessoas, ou seja, é compartilhada. Comunicação é o processo de transmitir idéias ou pensamentos de uma pessoa para a outra com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou organizações, por meio verbais ou não verbais.

É o processo de transmitir e receber idéias, impressões e imagens, com o objetivo de afetar o comportamento das pessoas. É a ação de tornar algo comum a duas ou mais pessoas.

São muitas as atividades que o profissional de Secretariado Executivo é responsável, para tanto serão citada três atividades principais e de total importância.

1) Organização de Eventos - evento é um acontecimento confraternizacional com uma formatação especial, uma realização que assume uma realidade própria, observando se a natureza desse fim, podendo apresentar em caráter administrativo, econômico, político, social, educativo, recreativo, turístico, esportivo ou lúdico. Esses encontros contribuem também para tratar todo e qualquer assunto com um público de interesse, atribuindo-lhes uma natureza real e objetiva. É indispensável o trabalho do profissional em todas as etapas da organização.

2) Viagem – a organização de viagens é uma atividade que envolve diversas etapas e é indispensável que o profissional de Secretariado Executivo tenha eficácia ao planejar 51 um roteiro para o executivo.

Qualquer falta ou esquecimento poderá comprometer irremediavelmente a viagem e o sucesso dos negócios. Portanto, assim que o executivo fornecer o itinerário da viagem, é preciso começar a providenciar as passagens e as reservas de hotéis. Isso pode ser feito diretamente ou por intermédio de uma agência de viagens que oferecem varias vantagens. Seja longa ou curta uma viagem, ao programá-la tenha o máximo de cuidados com pequenos detalhes.

3) Reuniões – o papel do profissional de Secretariado Executivo é organizar com o executivo uma relação das pessoas que participarão da reunião, não fazendo apenas convocações verbais, mas também por escrito com a máxima antecedência possível. O grau de formalidade dos convites para a reunião deve conter: local, data e horário da reunião, assunto a ser tratado e um pedido de confirmação da presença.

O profissional de Secretariado Executivo deve permanecer em contato com os outros profissionais e registrar todas as confirmações e desistências. A medida que for tomando conhecimento, deverá comunicar para seu executivo, talvez ele queira incluir novos nomes substituindo dos convites recusados. Também é sua atribuição, fazer a preparação da sala de reuniões e assessorar durante a reunião.

Esta técnica consiste na recepção, interpretação, analise, difusão, armazenamento e manutenção de toda e qualquer informação emitida ou recebida pela organização.

Para tanto, o profissional de Secretariado Executivo deve conhecer a missão da organização produto, estrutura organizacional, interação com os demais departamentos, fazer o levantamento de dados informacionais e dos fluxos adequados para atender as necessidades do processo, desenvolver um sistema informal que prevê o tratamento da informação desde sua recepção até o seu descarte.

Essa técnica é fundamental para a manutenção de qualquer outra técnica secretarial, visto que o profissional de Secretariado Executivo é intermediador do processo e esses são alimentados pela informação.

Esta técnica esta relacionada aos comportamentos humanos, pois o Profissional de Secretariado Executivo precisa ter uma postura adequada para conviver na organização. A competência humana é pessoal, cada um tem sua própria personalidade.

Abordaremos algumas das principais competências humanas, ética, relação interpessoais e intrapessoal.

Um fator importante no trato com as pessoas é saber ser flexível, isto é, ter relações conforme os casos se apresentam ou conforme as pessoas são.

O profissional de Secretariado Executivo precisa trabalhar harmoniosamente com seus colegas, procurando não fazer distinção de qualquer espécie. Nesse tipo de relacionamento, deve demonstrar lealdade, confiabilidade e bom senso.

O comportamento resulta não só da nossa personalidade, mas, sobretudo das expectativas do grupo a que pertencemos e do papel que nele desempenhamos.

Dentro de uma organização ou instituição, uma das principais qualidades desejáveis no profissional de Secretariado Executivo é a capacidade de relacionar-se com os outros: superiores, colaboradores e visitantes.

O fluxo uniforme e harmonioso do trabalho depende da forma como se trabalha com os outros e da forma como se influência os outros para que trabalhem com cada um.

Uma boa regra a seguir para evitar situações desagradáveis de atritos e 54 discussões de aspecto pessoal, deve ser excluída expressões tais como “eu acho quê”, “na minha opinião”, “perdão”, “mas você não entende”, e outras. Há comportamentos que provocam em geral, atritos, reações agressivas, cortar a palavra de quem esta falando, passar por cima de quem ocupa cargos superiores, a falta de modéstia e a presunção. Enfim, é necessário sempre deixar aberta a possibilidade de rever posições e aceitar que talvez o outro possa ter razão.

O profissional de Secretariado executivo procurará de todas as maneiras buscar equilíbrio emocional e evitará comportamentos que manifestam insegurança, como protestar, contra casuais observações desfavoráveis de seu trabalho, fincando ofendido ou ressentido. Não deve encarar tais criticas como pessoais, mas relativas a uma parte do seu trabalho. Quem muito precisa de aprovação e reconhecimento da provas de imaturidade profissional.

O profissional de Secretariado Executivo, não se deixa abater pelo medo de fracassos porque sabe que é capaz de errar e acertar e que suas falhas não são vistas como incapacidade. Portanto, quando erra, evita situação de lamúria, manifestação de desequilíbrio emocional. Evita, sobretudo, fazer acusações e culpar alguém por seus próprios limites.

É de importância do profissional de Secretariado Executivo se conhecer enquanto pessoa, interpretar as características de sua personalidade, para que possa administrar em benefício do processo administrativo ou de trabalho, pois isto garantirá uma postura e um perfil adequado a um profissional de assessoramento

Sendo importante também apresentar motivação, a qual é algo que tem poder de criar no individuo um estímulo que o leva a organizar o seu procedimento para poder satisfazer uma necessidade pessoal. A necessidade insatisfeita provoca atividade que gera uma necessidade satisfeita.

O profissional de Secretariado Executivo atua como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva e confiável na sua área de atuação, promovendo o intercâmbio saudável entre a equipe que assessora, o cliente interno e externo.

Na organização, motivação está relacionado com sentimentos e atitudes relacionadas as condições de trabalho em geral. Dando convicção ao indivíduo que está no caminho daquilo que se pode esperar alcançar.

Sendo que o Profissional de Secretariado Executivo age também como líder dentro da organização é de suma importância ficar atento a essa característica.

O líder é alguém que sabe o que precisa ser feito e como conseguir que seu pessoal execute as tarefas, permanecendo motivados.

Liderar é guiar, dirigir, ter capacidade de obter resultados, comandar persuadir, ser capaz de estabelecer metas e objetivos fazer um grupo esforçar-se para atingi-los e ter capacidade de motivar.

Um líder motiva inspirando confiança, sendo persistente comunicando com eficácia, ouvindo com atenção, compreendendo as pessoas e suas reações, agindo com objetividade, demonstrando firmeza.

Para tanto, o líder tem uma missão, praticar a supervisão consultiva e emocionalmente estável e profissional.

Caráter, personalidade, responsabilidade e competência são características básicas da liderança.