Excel Avançado 1

Excel Avançado

1 Introdução ao Excel Avançado I

Introdução

O Excel é uma das melhores planilhas existentes no mercado.

As planilhas eletrônicas são programas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de cálculo e armazenamento do computador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lápis e papel.

Aqui nesta apostila o objetivo é aprimorar mais o seu conhecimento nesta excelente ferramenta. Caso seja seu primeiro contato com o Excel é aconselhável que baixe primeiro a versão básica do Excel.

Vamos iniciar nossos estudos com algumas funções mais elaboradas que esta excelente ferramenta nos proporciona.

2 PROC, PROCV E PROCH

A função PROC, PROCH e PROCV permitem que se faça uma busca em sua planilha e retorne na célula de acordo com os critérios selecionados.

Vamos nos apoiar para o nosso próximo exemplo na função PROCV .Sua sintaxe é a seguinte:

=PROCV() A função faz uma procura vertical em uma tabela de dados.

Busca o que A célula onde será digitado o dado que será procurado na tabela.

Tabela de Busca A região de células onde se encontra a tabela com os dados.

Coluna O número da coluna que tem o dado a ser recuperado

Monte a seguinte planilha

Temos então uma planilha base com as classes e seus respectivos valores, na planilha ao lado, temos então o hóspede e classe escolhida, vamos então procurar na primeira planilha o tipo de classe para que retorne o valor.

=PROCV(E3;A4:B8;2),

Observe que é buscado o tipo da classe E3 no intervalo da tabela base A4:B8 e retorna a segunda coluna representado pelo número 2.

Para preencher as demais células, o cálculo é o mesmo, e neste caso temos valores absolutos A4:B8 que são os valores que estão na primeira tabela. =PROCV(E3;$A$4:$B$8;2)

Vamos agora a um exemplo usando o PROCH

Monte a seguinte planilha

Clique em OK. Vamos agora preencher os campos das seguinte forma.

• valor_procurado: é a célula B10;

• matriz_tabela é o intervalo de A2:E8;

• num_linha: é 7, pois o intervalo começa na linha 2, e os valores a serem retornados estão na linha 8 (Total do semestre);

• procurar_intervalo: é 0 "zero", pois queremos o valor exato da pesquisa.

Distribuição de Frequência

A distribuição de frequência é o número de repetições de um determinado valor de uma variável. Sendo uma função formada pelos valores da variável e suas respectivas frequências.

Vamos usar a função em uma planilha de boletim.

Vamos agora adicionar a função frequência para saber a situação dos alunos.

Selecione as três células que devem receber os valores (C11:C13).

Pelo Assistente de função chame a função FREQUÊNCIA.

Preencha conforme imagem.

Não clique em OK. Clique na barra de fórmulas e pressione CTRL+SHIFT+ENTER.

Ele retorna o resultado e acrescenta chaves na função determinando assim a matriz.

3 Funções de data e hora

Podemos trabalhar com diversas funções que se baseiam na data e hora de seu computador. As principais função de data e hora são

=HOJE( ) Retorna a data atua

=MÊS(HOJE()) Retorna o mês atual

=ANO(HOJE()) Retorna o ano atual

=HORA(AGORA()) Retorna a hora atual

=MINUTO(AGORA()) Retorna o minuto atual

=SEGUNDO(AGORA()) Retorna o segundo atual

=AGORA( ) Retorna a data e à hora

=DIA.DA.SEMANA(HOJE()) Retorna o dia da semana em número

=DIAS360( ) Calcula o número de dias que há entre uma data inicial e uma data final

Para exemplificar monte a seguinte planilha.

Em V.Diário, vamos calcular quantas horas foram trabalhadas durante cada dia. =B3-B2+B5-B4, pegamos a data de saída e subtraímos pela data de entrada de manhã, com isso sabemos quantas horas foram trabalhadas pela manhã na mesma função faço a subtração da saída no período da tarde pela entrada do período da tarde e somo os dois períodos.

Repita o processo para todos os demais dias da semana, somente no sábado é preciso apenas calcular a parte da manhã, ou seja, não precisa ser feito o cálculo do período da tarde.

Para calcular o V. da hora que o funcionário recebe coloque um valor, no caso adicione 15 e coloquei no formato Moeda. Vamos agora então calcular quanto ele ganhou por dia, pois temos quantas horas ele trabalhou durante o dia e sabemos o valor da hora. Como temos dois formatos de números precisamos durante o cálculo fazer a conversão.

Para a segunda-feira o cálculo fica da seguinte forma: =HORA(B6)*B7+MINUTO(B6)*B7/60.

Inicialmente utilizamos a função HORA e pegamos como referência de hora o valor da célula B6, multiplicamos pelo valor que está em B7, essa parte calcula somente à hora cheia então precisamos somar os minutos que pega a função MINUTO e multiplica a quantidade de horas pelo valor da hora, como o valor é para a hora dividimos ele então por 60

Após isso coloque o valor em formato Moeda.

Para os demais cálculos o V.Hora será igual há todos os dias então ele precisa ser fixo para que o cálculo possa ser copiado, o número 60 por ser um número não é muda.

=HORA(B6)*$B$7+MINUTO(B6)*$B$7/60

Para sabermos quantas horas o funcionário trabalhou na semana, faça a soma de todos os dias trabalhados.

Ao observar atentamente o valor calculado ele mostra 20:40, porém nessa semana o funcionário trabalhou mais de 40 horas, isso ocorre pois o cálculo de horas zera ao chegar em 23:59:59, então preciso fazer com que o Excel entenda que ele precisa continuar a contagem.

Clique na faixa do grupo número na ABA Inicio, na janela que se abre clique na categoria Hora e escolha o formato 37:30:55 esse formato faz com que a contagem continue.

Crie um novo campo abaixo da Tabela e coloque V. a receber e faça a soma dos valores totais.

4 Rótulos

Podemos nomear os dados de uma planilha para que a escrita das fórmulas seja feita de maneira mais simples. Os “NOMES” podem fazer referência a um valor, a uma fórmula ou até mesmo a um conjunto de células.

Na planilha abaixo temos que calcular o volume de vários objetos com diferentes alturas. Todos os objetos têm a mesma base, que é o resultado da multiplicação da largura pelo comprimento. Monte a planilha.

Para a data para que tenha sempre a data atual clique sobre a célula e coloque a seguinte função.

Clique agora no valor da célula do dólar compra.

Clique na ABA fórmulas e depois em Definir Nome.

Defina um nome e se o rótulo será para somente esta pasta de trabalho.

Confirme a referência da célula.

Clique em OK.

Observe que agora ele não mostra mais a referência de sua célula e sim o nome que você deu.

Repita o processo para o dólar valor de venda, euro compra e euro venda.

Para o valor unitário, selecione toda a faixa de valores e nomeie como unitário.

Para calcular os valores o processo é simples.

Clique na célula onde será feito o calculo de conversão do valor pelo dólar compra e digite: = unitário, observe que o Excel já vai mostrar o rótulo.

Para confirmar o rótulo basta dar um duplo clique sobre o mesmo.

Repita o processo para todos os demais cálculos.

Formate as células de acordo com suas respectivas moedas.

Ao clicar em gerenciar nomes, você pode modificar, excluir os nomes de seus rótulos.

5 Funções Financeiras

Existe um grupo de funções do Excel que permitem cálculos financeiros. As principais são NPER- Retorna o número de períodos para investimento de acordo com pagamentos constantes e periódicos e uma taxa de juros constante.

A sintaxe é =NPER(TAXA;PGTO;VP;VF;TIPO) onde:

• Taxa Necessário. A taxa de juros por período.

• Pgto. Necessário. O pagamento feito em cada período; não pode mudar durante a vigência da anuidade. Geralmente, pgto contém o capital e os juros, mas nenhuma outra tarifa ou taxas.

• Vp Necessário. O valor presente ou atual de uma série de pagamentos futuros.

• Vf Opcional. O valor futuro, ou o saldo, que você deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0).

• Tipo Opcional. O número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento.

Taxa

Retorna a taxa de juros por período de uma anuidade. TAXA é calculado por iteração e pode ter zero ou mais soluções. Se os resultados sucessivos de TAXA não convergirem para 0,0000001 depois de 20 iterações, TAXA retornará o valor de erro #NÚM!.A sua sintaxe: TAXA(nper;pgto;vp;vf;tipo;estimativa) onde:

• Nper Obrigatório. O número total de períodos de pagamento em uma anuidade.

• Pgto Obrigatório. O pagamento feito em cada período e não pode mudar durante a vigência da anuidade. Geralmente, pgto inclui o principal e os juros e nenhuma outra taxa ou tributo. Se pgto for omitido, você deverá incluir o argumento vf.

• Vp Obrigatório. O valor presente — o valor total correspondente ao valor atual de uma série de pagamentos futuros.

• Vf Opcional. O valor futuro, ou o saldo, que você deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0).

• Tipo Opcional. O número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento.

VP-Retorna o valor presente de um investimento. O valor presente é o valor total correspondente ao valor atual de uma série de pagamentos futuros. Por exemplo, quando você toma uma quantia de dinheiro emprestada, a quantia do empréstimo é o valor presente para o concessor do empréstimo.

Sua sintaxe é: VP(taxa, nper, pgto, vf, tipo)

• Taxa Necessário. A taxa de juros por período. Por exemplo, se você tiver um empréstimo para um automóvel com taxa de juros de 10% ano e fizer pagamentos mensais, sua taxa de juros mensal será de 10%/12 ou 0,83%. Você deveria inserir 10%/12 ou 0,83%, ou 0,0083, na fórmula como taxa.

• Nper Necessário. O número total de períodos de pagamento em uma anuidade. Por exemplo, se você conseguir um empréstimo de carro de quatro anos e fizer pagamentos mensais, seu empréstimo terá 4*12 (ou 48) períodos. Você deveria inserir 48 na fórmula para nper.

• Pgto Necessário. O pagamento feito em cada período e não pode mudar durante a vigência da anuidade. Geralmente, pgto inclui o principal e os juros e nenhuma outra taxa ou tributo. Por exemplo, os pagamentos mensais de R$ 10.000 de um empréstimo de quatro anos para um carro serão de R$ 263,33. Você deveria inserir -263,33 na fórmula como pgto. Se pgto for omitido, você deverá incluir o argumento vf.

• Vf Opcional. O valor futuro, ou o saldo, que você deseja obter depois do último pagamento. Se vf for omitido, será considerado 0 (o valor futuro de um empréstimo, por exemplo, é 0). Por exemplo, se você deseja economizar R$ 50.000 para pagar um projeto especial em 18 anos, então o valor futuro será de R$ 50.000. Você poderia então fazer uma estimativa conservadora na taxa de juros e concluir quanto economizaria por mês. Se vf for omitido, você deverá incluir o argumento pgto.

• Tipo Opcional. O número 0 ou 1 e indica as datas de vencimento.

Vamos montar um exemplo da função VP.

Monte a seguinte planilha Uma aplicação com duração de 12 meses e taxa de 4% ao mês rendeu um resgate de R$ 90.000,00. Desejamos saber qual foi o valor investido.

Clique onde será colocado o valor de VP e abra o assistente de função.

Preencha os dados conforme adicionado na planilha.

Clique em OK e assim sabemos qual é o valor presente.

Mais um exemplo agora usando a função PGTO - Retorna o pagamento periódico de uma anuidade de acordo com pagamentos constantes e com uma taxa de juros constante. Sua sintaxe é: PGTO(taxa, nper, pv, fv, tipo)

Vamos usar uma função financeira para calcular o valor dos pagamentos de um empréstimo. Neste caso, a taxa de juros e o número de pagamentos devem estar expressos da mesma forma, ou seja, se os pagamentos forem mensais, a taxa de juros também deverá ser.

No primeiro campo inserimos a taxa de juros, que neste exemplo é de 3% ao mês.

No segundo inserimos o número de pagamentos.

6 Funções Financeiras 2

O valor atual é o valor que será disponibilizado para o empréstimo.

O valor futuro é o saldo que deverá restar após serem efetuados todos os pagamentos, neste caso zero.

No tipo de empréstimo “1” o primeiro pagamento é efetuado somente no final do período, ou seja, depois de um mês. No tipo “0” o primeiro pagamento é efetuado no mesmo ato do empréstimo.

Planilha de empréstimo - informando o tipo de empréstimo "1", primeiro pagamento para o próximo mês.

O valor do campo “Pagamento” será calculado através da função financeira “PAGAMENTO”. Vamos inseri-la.

Como argumentos, vamos indicar as respectivas células que acabamos de preencher.

Observe o resultado:

Função PGTO - retornando o valor mensal a ser amortizado.

7 Importação de Dados

O Excel possui uma ABA chamada Dados que permite importar dados de outras fontes , ou trabalhar os dados de uma planilha do Excel.

O primeiro grupo dessa ABA permite importar dados de outras fontes.

Podemos importar dados de um banco de dados Access. Vamos importar os dados do arquivo de Access básico.

Clique no botão Do Access.

Selecione o banco de dados a ser importado.

Clique em OK

Os dados serão importados para sua planilha. Podemos trabalhar com dados disponíveis na Internet em nossas planilhas.

Clique na ABA Dados.

Dados da WEB

Clique no segundo botão chamado da WEB. Será aberta uma janela como se fosse um navegador.

Você pode digitar o endereço de seu site preferido que disponibilize conteúdo em tabelas.

Observe que ao localizar algo a ser importado ele mostra uma seta amarela.

Clique sobre a tabela a ser importada e depois clique na parte de baixo em Importar.

Confirme a tela acima e clique em OK.

Podemos também importar dados RSS. Clique em outra célula depois clique no botão da WEB.

Clique sobre este botão.

Será mostrada a estrutura XML.

E clique em Importar.

Clique em OK.

Confirme a tela acima.

Apenas cuidado ao importar dados muito grandes, pois o tempo de importação será longo e poderá travar o excel.

Classificação

Vamos agora trabalhar com o gerenciamento de dados criados no Excel.

Vamos utilizar para isso a planilha de Atletas.

Classificar uma lista de dados é muito fácil, e este recurso pode ser obtido pelo botão Classificar e Filtrar na ABA Inicio, ou pelo grupo Classificar e Filtrar na ABA Dados.

Vamos então selecionar os dados de nossa planilha que serão classificados.

Clique no botão Classificar.

Você precisa definir quais serão os critério de sua classificação, onde diz Classificar por clique e escolha nome, depois clique no botão Adicionar Nível e coloque Modalidade.

Antes de clicar em OK, verifique se está marcado a opção Meus dados contêm cabeçalhos, pois selecionamos a linha de títulos em nossa planilha e clique em OK.

Você pode mudar a ordem de classificação sempre que for necessário, basta clicar no botão de Classificar.

8 Dados 2

Auto Filtro

Este é um recurso que permite listar somente os dados que você precisa visualizar no momento em sua planilha. Com seus dados selecionado clique no botão Filtro e observe que será adicionado junto a cada célula do cabeçalho da planilha uma seta.

Estas setas permite visualizar somente os dados que te interessam na planilha, por exemplo caso eu precise da relação de atletas do sexo feminino, basta eu clicar na seta do cabeçalho sexo e marcar somente Feminino, que os demais dados da planilha ficarão ocultos.

Posso ainda refinar mais a minha filtragem, caso precise saber dentro do sexo feminino quantos atletas estão na categoria Profissional, eu faço um novo filtro na coluna Categoria.

Observe que as colunas que estão com filtro possuem um ícone em forma de funil no lugar da seta.

Para remover os filtros, basta clicar nos cabeçalhos com filtro e escolher a opção selecionar tudo. Você também pode personalizar seus filtros através da opção Filtros de Texto e Filtro de número (quando conteúdo da célula for um número).

Dica rápida para filtrar diretamente na célula usando o Excel 2007/2010: Após aplicar o filtro em sua tabela (em Dados, Filtro), clique com o botão direito sobre o item que deseja filtrar e vá na opção Filtro. Veja:

Filtragem personalizada

Através da utilização dos filtros podemos acrescentar elementos gráficos a nossa planilha. Monte a seguinte planilha. Certifique-se de que cada célula contenha a sua imagem.

Clique com o botão direito do mouse nas imagens, selecione tamanho e propriedades depois propriedades, e marque a opção Mover e dimensionar junto com as células.

Repita o processo para cada uma das imagens. Selecione todas as células e clique na ABA Dados, Filtrar. Agora é só escolher o programa e ter uma filtragem mais rica em informações.

Subtotais

Podemos agrupar nossos dados através de seus valores, vamos inicialmente classificar nossa planilha pelo sexo dos atletas relacionado com a idade.

Depois clique no botão Subtotal. Em A cada alteração em: coloque sexo e em Adicionar subtotal a deixe marcado apenas Peso, depois clique em OK.

Observe na esquerda que é mostrado os níveis de visualização dos subtotais e que ele faz um total a cada sequência do sexo dos atletas. Para remover os subtotais, basta clicar no botão Subtotal e na janela que aparece clique em Remover Todos.

Consolidação

Você pode resumir dados de um ou mais áreas de origem, consolidando-o e criando uma tabela de consolidação. Essas áreas de origem podem estar na mesma planilha que a tabela de consolidação, em planilhas diferentes na mesma pasta de trabalho ou em diferentes pastas de trabalho. Vamos ao nosso exemplo.

Crie uma Guia de Planilha com os dados, cada um em uma guia:

Crie mais uma sem cálculos Nesta célula, clique a primeira célula vazia. Na ABA Dados clique em Consolidar.

Clique no botão referência e selecione os dados da primeira planilha.

Clique novamente no botão Referência que será mostrada a janela. Clique em Adicionar, Selecione agora na segunda planilha.

Clique novamente em Adicionar, repita o processo para a planilha 03.

Marque a opção Criar vínculos com dados de origem e clique em OK.

Observe que na esquerda você tem alguns sinais de mais, ao clicar sobre ele será expandida a planilha e mostra os dados para se chegar ao resultado.

9 Tabela Dinâmica

Tabela Dinâmica é uma tabela interativa que resume uma grande quantidade de dados rapidamente, ou os combina de tabelas diferentes. É possível girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados exibindo páginas diferentes ou exibir os detalhes das áreas de interesse. Vamos criar um tabela dinâmica baseada em uma nova planilha.

Clique na ABA Inserir, depois clique no botão Tabela Dinâmica.

Será mostrada a janela de criação da Tabela Dinâmica, vamos adicionar ela em uma nova planilha, clique em OK.

A janela do Excel será modificada para o ambiente de Tabela Dinâmica.

Observe na direita que temos quatro campos para colocarmos nossos campos que são mostrados na janela superior. Conforme você vai marcando na direita ele monta na esquerda. Observe também que o que está preenchido é Rótulo de linha e valores.

Observe que na planilha o Excel já começa a montar a planilha com os dados escolhidos.

Adicione agora a Rótulos de Linha o campo Nome. Adicione a Valores os campos Idade, Peso e Altura.

Ao clicar por exemplo em um Nome ele fará o filtro e mostrara somente os dados referentes a este nome.

Você pode filtrar e apresentar valores dos campos sexo e Categoria, se precisar pode mudar os campos de local na direita da tela, ou seja, você apresenta os dados de acordo com a sua necessidade.

Gráficos Dinâmicos

Um gráfico dinâmico é um gráfico que pode ser atualizado dinamicamente, de acordo com os parâmetros escolhidos pelo usuário. Vamos utilizar a planilha criada em nosso último exemplo. Selecione a planilha, clique em Inserir, Tabela Dinâmica, Gráfico Dinâmico.

Clique em OK. Vamos colocar conforme a imagem.

Observe que repeti os campos em Eixos e valores. Observe que seu gráfico agora possibilita filtrar os dados pelo nome ou pela propriedade.

Validação

Em uma planilha muitas vezes podemos obrigar ao usuário entrar com informações corretas, este processo chama-se validação. Em nossa planilha Relação de Produtos vamos validar que o campo de entrada de quantidade somente aceite números. Abra a planilha e clique na célula onde é digitado o valor a ser convertido.

Clique na ABA Dados e depois no botão Validação de Dados

Vamos colocar um aviso que o número não pode ser menor que 1.

Clique na guia Alerta de erro. Preencha os campos conforme a imagem.

Clique em Ok Teste sua célula, coloque um valor menor que 1

Vamos agora nesta mesma planilha definir que as células que possuem cálculos não possam ser modificadas. Selecione todas as células que não possuam cálculos e que poderão ter seus valores alterados.

Clique na ABA Página Inicial e depois abra o grupo Fonte. Dentro de Fonte clique em Proteção.

Desmarque a opção Bloqueadas. Agora clique na Aba Revisão no grupo Alterações clique em Proteger Planilha.

Você pode colocar uma senha de proteção. Esta opção é recomendável pois para que se desproteja a planilha precise que a senha seja digitada. Mas cuidado de anotá-la. Clique em OK e tente mudar a planilha.

Controlar Alterações

Este é um recurso muito interessante quando mais de uma pessoa altera a planilha. Este comando vai permitir que se monitore as alterações feitas na planilha. Na ABA Revisão você terá a opção Controlar Alterações.

Você pode definir desde quando as alterações, por quem e se tiver alguma célula ou grupo de células. Clique em OK e salve a planilha. Você pode aprovar e descartar alterações feitas por outros usuários. Com a opção de controlar alterações habilitada, volte para o botão “Controlar Alterações” e perceba que a opção “Aceitar/Rejeitar Alterações” estará habilitado.

Ao alterar qualquer valor o mesmo será realçado.

Podemos definir se aceitamos ou não a alteração. Clique no botão Aceitar/Rejeitar alterações.

Marque as opções que pretende analisar e clique em OK.

A célula que foi modificado fica selecionada e ele mostra um resumo da mudança. Você pode aceitar ou rejeitar a alteração. Caso tenha mais de uma alteração você pode definir a ação para todas.

Ao clicar em Aceitar ele altera o valor da célula e retira o aviso de mudança. Se clicar em Rejeitar, ele volta ao valor antigo e retira o aviso.

10 Tabela Dinâmica 2

Validação com filtros

Vamos criar uma validação com filtro, ou seja, depois que escolhermos o estado na coluna de estados, na coluna de cidades só será possível escolher cidades do estado escolhido. Temos duas planilhas: Completa, onde temos a lista de siglas e cidades completa, e uma lista de siglas, sem repetição de estados.

E temos a planilha: Validação_Filtro, onde definiremos os estados e escolheremos as cidades.

Vamos nomear os intervalos, selecionaremos todas as siglas na coluna A e definiremos o nome SG.

Selecionaremos todas as cidades na coluna B e definiremos o nome cidades.

Selecionaremos todas as siglas na coluna F e definiremos o nome siglas.

Na planilha Validação_Filtro, vamos criar as validações. Selecionaremos o intervalo de Estados. E então na guia Dados – Validação de Dados – Validação de Dados definiremos a validação.

Permitir lista, e a fonte é siglas.

Depois com o intervalo de cidades selecionado, criaremos outra validação. na guia Dados – Validação de Dados – Validação de Dados permitiremos lista e a em fonte digite a seguinte fórmula: =DESLOC(cidades;CORRESP(A2;SG;0)-1;0;CONT.SE(SG;A2)-1)

Teremos como resultado a lista de siglas em Estados.