Produtividade pessoal

Atualmente não basta mais a realização das tarefas de maneira correta, é necessário realizar essas tarefas de maneira correta, precisa e produtiva, prezando sempre pela eficácia e eficiência. A produtividade existe para se maximizar os resultados obtidos. 
A produtividade está diretamente relacionada com diversos fatores, dentre eles:

• Foco; 
• Gerenciamento de tempo;
• Gestão de tarefas;
• Priorização de atividades; 
• Energia demandada;
• Gestão de energia;
• Gestão do desempenho;
• Qualidade de vida;
• Gestão de recursos.

• Eficácia: consiste na realização das tarefas corretas, com os objetivos corretos e com os objetivos corretos; 
• Eficiência: consiste na realização das coisas através da maneira correta e mais assertiva.

Vários fatores podem atrapalhar a produtividade de uma pessoa, tais como:

Muitas vezes, qualquer distração já pode ser uma boa desculpa para parar de trabalhar. Por exemplo, imagine você acabou de começar a escrever um relatório importante e, de maneira súbita, sentiu uma leve vontade de beber café. Então você para de escrever e vai preparar a bebida.
Após beber o café, você se recorda que precisa fazer enviar um e-mail. Então, você pega o seu smartphone e começa a redigir o e-mail para o envio. Após enviar o e-mail você percebe que possuí mensagens em seu WhatsApp e decide verificar. Após quarenta minutos conversando, você sente fome e decide comprar algo para comer na padaria próxima a sua casa. Meia hora depois, você volta e olha para o relatório que mal começou a redigir, todavia já não se recorda onde havia parado, então deixa a tarefa para mais tarde, pois, não lembra a linha de raciocínio. Essa perda de foco é denominada procrastinação.

Um ambiente desorganizado, seja no trabalho, na faculdade ou em casa, torna difícil ser produtivo. Podemos ter muitos materiais tanto na mesa de estudo ou trabalho (livros, blocos, canetas) quanto no espaço digital. É comum ter centenas de arquivos em seu computador, celular, tablet, nuvem ou caixa de e-mails, tornando difícil encontrar o que é necessário no momento certo.

Mesmo se você quiser ser produtivo, ainda será perturbado por outras pessoas, seja ligando para o seu celular, no trabalho, enviando e-mail ou se comunicando no seu telefone celular, ou computador. Somos hiper conectados, então temos interferência constante.

O cansaço físico e mental é uma realidade até para as pessoas mais produtivas. Após horas de trabalho ininterruptas, parece que o desempenho e a produtividade tendem a cair bastante. Com o tempo, encurtamos nossas horas de sono para melhorar a produtividade no curto prazo e não valorizamos a comida ou o nosso bem-estar.
Depois de um tempo, a longo prazo, a produtividade diminui tanto que não sabemos o que houve. Então, foram meses ou até anos sem cuidar da energia física e mental, o que pode levar a uma produtividade baixa.

Ter um objetivo bem definido para realizar as tarefas, gera motivação, e consequentemente energia e inspiração para ser mais produtivo. Quando não há um propósito bem definido, nos sentimos apáticos e desmotivados para realizar até mesmo as tarefas importantes. A próprio termo motivação já diz seu significado, que é ter motivos para ter ação.

Tentar fazer várias coisas ao mesmo é um dos maiores mitos da produtividade. De fato, existem pessoas capazes de fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo, tal como caminhar e falar no telefone, ou lanchar e ler um livro, porém, a maioria de nós não pode focar em mais de uma coisa ao mesmo tempo.
Existem sim tarefas que podem ser realizadas em paralelo como upload de arquivos, renderizações e outras atividades exclusivamente automatizadas. Todavia, as tarefas que exigem o raciocínio e a memória necessitam de foco e atenção, como ter uma reunião por videoconferência e, ao mesmo tempo, redigir um e-mail sobre um assunto completamente diferente. Há grandes chances de você se perder na reunião e ter que retrabalhar em seu e-mail mais tarde. Foque em uma coisa por vez.

A importância do gerenciamento do tempo para melhorar a produtividade decorre da necessidade de otimizar o tempo para concluir as tarefas. Além de gerenciar o tempo, é importante saber exatamente o que fazer e em que ordem de prioridade.
A Técnica Pomodoro é um método simples e eficaz projetado para ajudar as pessoas a se concentrar e administrar seu tempo de maneira eficaz e foi desenvolvida em 1980 por Francesco Cirillo. Pomodoro é o nome dado a um período de 25 minutos durante o qual apenas uma tarefa é realizada por vez, evitando ao máximo quaisquer distrações e interferências que possam ocorrer. Para cada pomodoro, você faz uma pequena pausa de até 5 minutos. Faça uma pausa longa de até 30 minutos a cada quatro pomodoros.

Dicas para a aplicação do pomodoro:

• Coloque seu celular no modo avião (ou silencioso caso não possa), feche as redes sociais do computador, desligue a televisão ou o que mais puder interromper seu foco e sua atenção;
• Comece com a duração exata de 25 minutos;
• Utilize um alarme para ter foco total na atividade e não precisar se distrair verificando seu relógio;
• Trabalhe na tarefa até quando o pomodoro acabar;
• Caso termine a tarefa, dê início a outra, mas não interrompa o pomodoro;
• A cada pomodoro realizado, você faz uma pausa curta de 3 a 5 minutos;
• A cada 4 pomodoros, você faz uma pausa longa, de 15 a 30 minutos;
• Sua produtividade pode ser medida com base na quantidade de pomodoros diários que você fizer.

O backlog é uma lista de tarefas que precisam ser concluídas para atingir um ou mais objetivos, com a indicação de suas prioridades. Cada tarefa é uma ação necessária para construir e atingir um objetivo. A meta existirá de alguma forma, mesmo que não exista explicitamente.
O backlog pode ser feito das seguintes formas:

• Método top-down (de cima pra baixo): tudo começa com grandes metas e objetivos, então eles são divididos em tarefas menores que são mais fáceis de gerenciar, compreender e realizar. Essa abordagem é útil quando você já tem grandes metas e objetivos. A criação de pequenas tarefas o ajudará a compreender, desenvolver e acompanhar o progresso em direção ao seu objetivo.
• Método botton-up ( de baixo pra cima): começa com pequenas tarefas, então elas são organizadas de acordo com a visão de metas e objetivos maiores. Essa abordagem é útil quando você já tem várias pequenas tarefas definidas. A criação de metas o ajudará a priorizar e concordar com as tarefas, bem como a planejar sua implementação.
• Método híbrido: as duas abordagens são usadas ao mesmo tempo. Tanto a de cima para baixo quanto a de baixo para cima, começando com metas e objetivos menores, dividindo metas dinamicamente e mesclando tarefas. Isso é útil quando você já tem metas e objetivos definidos.

Um modelo simplificado de backlog deve conter a atividade com a sua devida prioridade:

Dicas para construção do backlog:

• Todas as tarefas do backlog devem estar em um único lugar, seja físico ou digital;
• Priorize as tarefas mais importantes e que trarão os maiores resultados;
• Verifique o prazo de cada uma para não perder nenhum;
• Revise e atualize seu backlog constantemente.

A matriz divide as tarefas em quatro quadrantes:

É importante focar nas tarefas do quadrante Q2 dada a sua importância, porém, sem esquecer as atividades das tarefas do quadrante Q1 dada a sua importância. Também é recomendável que se mantenha um foco mínimo nas tarefas dos quadrantes Q3 e Q4 respectivamente.
Dada essa matriz é possível estabelecer uma média entre a importância e a urgência para se ter uma maior flexibilidade na gora de gerir as tarefas.

Isso se dá da seguinte forma:

Dessa forma a prioridade das atividades seria:

1. Entregar o relatório;
2. Revisar dados para a reunião;
3. Enviar e-mail para a gerência;
4. Levantar arquivos para o setor de vendas;
5. Revisar agenda.

Ter um ambiente produtivo com um mínimo de conforto físico é fundamental para se desempenhar as tarefas com foco e disciplina.

Dicas para um ambiente confortável e produtivo:

• Invista em uma cadeira confortável e ergonômica: este é um dos requisitos básicos para quem passa a maior parte do dia sentado em busca de concentração para suas tarefas. É recomendável que a cadeira tenha ajuste de altura, estofamento confortável, encosto ergonômico e apoios de braços laterais.
• Use a mesa na altura certa: Use a cadeira com regulagem de altura para ajustar-se com a altura da mesa;
• Use um computador que atenda suas necessidades: não adianta tentar economizar optando por um modelo barato, porém, que não lhe atenderá no dia-dia. Da mesma forma não é recomendável que se invista em um modelo além das suas necessidades, pois, assim você estará desperdiçando dinheiro e poderá ter uma fonte de entretenimento no seu local de trabalho para lhe desviar a atenção;
• Utilize uma iluminação adequada: um ambiente de trabalho ou estudos, iluminado pode fazer toda a diferença na sua rotina. É recomendável que além de uma lâmpada clara você tenha uma luminária auxiliar em sua mesa caso possível.