Manual 5S

  VOCÊ ESTÁ ENTRANDO EM CONTATO COM UM SISTEMA DE EDUCAÇÃO E TREINAMENTO, CRIADO NO JAPÃO POR TAKASHI OSDA, QUE BUSCA A QUALIDADE TOTAL DE UMA MANEIRA SIMPLES E, AO MESMO TEMPO, REVOLUCIONÁRIA: ATRAVÉS DO CONSTANTE APERFEIÇOAMENTO DA ROTINA DO DIA-A-DIA DE TRABALHO.

  O SISTEMA 5S NÃO É UM PROGRAMA TEMPORÁRIO, COM INÍCIO, MEIO E FIM. VOCÊ COMPREENDERÁ QUE OS 5S’s SÃO PARA SEREM ENTENDIDOS, INCORPORADOS E PRATICADOS DIARIAMENTE POR TODOS, VISANDO ENTRE OUTROS OBJETIVOS EVITAR DESPERDÍCIOS E GARANTIR UM AMBIENTE DE TRABALHO CADA VEZ MAIS SAUDÁVEL NA SUA EMPRESA. OS 5S SÃO UM MEIO DE SE ATINGIR FINS ESPECÍFICOS E AO IMPLEMENTAR OS MESMOS É NECESSÁRIO TER EM MENTE ESSES OBJETIVOS.

  O NOME DESTE SISTEMA VEM DE 5 PALAVRAS JAPONESAS (IDEOGRAMAS) INICIADAS COM A LETRA S: SEIRI, SEITON, SEISOU, SEIKETSU E SHITSUKE, QUE PODEM SER TRADUZIDAS EM 5 SENSOS.

• SEIRI - SENSO DE UTILIZAÇÃO (ORGANIZAÇÃO);
• SEITON - SENSO DE ORDENAÇÃO (ARRUMAÇÃO);
• SEISOU - SENSO DE LIMPEZA;
• SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE (PADRONIZAÇÃO);
• SHITSUKE - SENSO DE AUTODISCIPLINA.

  O SENSO DE UTILIZAÇÃO SIGNIFICA “MANTER NO LOCAL DE TRABALHO APENAS O QUE REALMENTE NECESSITAMOS E USAMOS”. ASSIM PESQUISE AS CONDIÇÕES E A FREQUÊNCIA DE USO DE TODOS OS MATERIAIS EXISTENTES ONDE VOCÊ TRABALHA. UMA BOA IDÉIA É OLHAR COM ATENÇÃO AO SEU REDOR E TOMAR AS SEGUINTES PROVIDÊNCIAS:

• É ÚTIL PARA O MEU TRABALHO? EU REALMENTE PRECISO E USO?

  SE A RESPOSTA FOR “SIM” , MANTENHA O MATERIAL NO LOCAL DE TRABALHO. VERIFIQUE SE EXISTE ALGUM ITEM QUE NECESSITE SER TROCADO OU REPARADO E ENCAMINHE-O PARA TAL. OUTRA ATITUDE IMPORTANTE É DETECTAR A REGULARIDADE COM QUE VOCÊ PRECISA E USA DETERMINADO MATERIAL, PARA PODER COLOCÁ-LO NO LOCAL APROPRIADO. CONFIRA:

• SE É USADO TODA HORA, MANTENHA COM VOCÊ OU O MAIS PRÓXIMO POSSÍVEL DE VOCÊ EM SEU LOCAL DE TRABALHO;
• SE É USADO TODO DIA, COLOQUE O MAIS PRÓXIMO POSSÍVEL DE VOCÊ EM SEU LOCAL DE TRABALHO;
• SE É USADO TODA SEMANA, DEIXE NO POSTO DE TRABALHO OU LOCAL PRÓXIMO;
• SE É USADO EM INTERVALOS MAIORES QUE 30 DIAS, ENCAMINHE PARA A ÁREA RESPONSÁVEL . EX.: FICHAS, ORÇAMENTOS, CORRESPONDÊNCIAS, MATERIAL DE ESCRITÓRIO, MATERIAL DE INFORMÁTICA, CATÁLOGOS, GABARITOS, FERRAMENTAS, PROJETOS, ETC.;

  SE A RESPOSTA FOR NÃO, OU SEJA, VOCÊ E SEUS COLEGAS NÃO PRECISAM E NÃO USAM, ENCAMINHE PARA A ÁREA DE DESCARTE. ARQUIVO MORTO, LIXO, ETC. NÃO SE ESQUEÇA QUE ESSE MATERIAL DESCARTADO PODERÁ SER REAPROVEITADO OU RECICLADO.

• MANTER SOMENTE O NECESSÁRIO NO LOCAL DE TRABALHO, GANHANDO ESPAÇO;
• SELECIONAR SOMENTE O QUÊ VOCÊ PRECISA, GASTANDO O MÍNIMO DE TEMPO E ENERGIA PARA LOCALIZAR DOCUMENTOS, MATERIAL DE ESCRITÓRIO, RELATÓRIOS , UTENSÍLIOS, FERRAMENTAS, ETC.;
• COMBATER O DESPERDÍCIO;
• ELIMINAR ACIDENTES DE TRABALHO.
• SEPARAR O QUE REALMENTE É NECESSÁRIO. (Neste momento devemos ser racionais e não emocionais)

  EXERCITANDO O SENSO DE UTILIZAÇÃO, VOCÊ VAI PERCEBER QUE SOMENTE OS MATERIAIS, DOCUMENTOS E OUTROS OBJETOS REALMENTE ÚTEIS PERMANECEM NO SEU LOCAL DE TRABALHO. COM ISSO, SEM DÚVIDA VOCÊ JÁ SE SENTE MELHOR, MAIS ALIVIADO E COM MAIS ESPAÇO PARA AGIR. PORÉM, AO INICIAR O SENSO DE ORDENAÇÃO, VOCÊ FICARÁ AINDA MAIS SATISFEITO AO PERCEBER QUE TUDO ESTÁ ORDENADO, NO SEU DEVIDO LUGAR, A VIDA SE TORNA MAIS FÁCIL. LEMBRE-SE QUE, PARA PRATICAR O SENSO DE ORDENAÇÃO, BASTA SEGUIR OS PROCEDIMENTOS ABAIXO INDICADOS, PEDINDO ORIENTAÇÕES AO SEU SUPERVISOR QUANDO NECESSÁRIAS.

• PADRONIZE OS NOMES E COLOQUE ETIQUETAS ADEQUADAS NOS OBJETOS QUE FICARAM;
• FAÇA AS IDENTIFICAÇÕES UTILIZANDO CORES, LETRAS FÁCEIS DE SEREM LIDAS, INCLUSIVE À DISTÂNCIA;
• BOLE UMA MANEIRA PRÁTICA DE GUARDAR OS OBJETOS. ISSO FACILITARÁ ENCONTRÁ-LOS QUANDO PRECISO E RECOLOCÁ-LOS EM SEUS DEVIDOS LOCAIS;
• CORRIJA, SE FOR O CASO, O POSICIONAMENTO DE MESAS, EQUIPAMENTOS, ETC. A EXECUÇÃO DAS TAREFAS E O TRÂNSITO DE PESSOAS E/OU EQUIPAMENTOS FICARÁ MAIS FÁCIL.
• NÃO DEIXE TAMBÉM DE UTILIZAR FAIXAS, FITAS DEMARCADORAS E PLACAS PARA DELIMITAR OS LOCAIS DE TRABALHO , OS CORREDORES E OUTRAS ÁREAS QUE MERECEM DESTAQUE. OBJETIVOS DE ESTAR PRATICANDO O SENSO DE ORDENAÇÃO.
• MELHORAR A IMAGEM DA SUA EMPRESA E DE SEUS COLABORADORES PERANTE OS CLIENTES.
• MANTER CADA COISA EM SEU LUGAR, FACILITANDO AO MÁXIMO O ACESSO AOS MATERIAIS;
• MANTER UM LUGAR PARA CADA COISA, VERIFICANDO DE IMEDIATO SE ALGUM MATERIAL FOI RETIRADO DO SEU LOCAL;
• DEIXAR TUDO À VISTA, MELHORANDO A COMUNICAÇÃO ENTRE TODOS;
• MELHORAR A CIRCULAÇÃO DE PESSOAS E VEÍCULOS;
• ELIMINAR ACIDENTES DE TRABALHO (QUEDAS, TROPEÇOS, ETC.).

  DURANTE A PRÁTICA DOS 2S’s INICIAIS CERTAMENTE VOCÊ JÁ FEZ UMA PRIMEIRA LIMPEZA EM SEU LOCAL DE TRABALHO. MAS NESTE MOMENTO EM QUE VOCÊ COMEÇA A IMPLEMENTAR O SENSO DE LIMPEZA, É NECESSÁRIO FAZER UMA SUPER LIMPEZA, DEIXANDO TUDO LIMPO E NAS MELHORES CONDIÇÕES DE USO POSSÍVEL. PARA PRATICAR O SENSO DE LIMPEZA FAÇA O SEGUINTE:

• INICIALMENTE OLHE PARA AS LUMINÁRIAS, PAREDES, BIOMBOS E COLUNAS, DESCUBRA TUDO QUE ESTIVER SUJO E LIMPE JUNTO COM SEUS COLEGAS;
• AINDA EM RELAÇÃO ÀS PAREDES, BIOMBOS E COLUNAS: SERÁ QUE EXISTEM PAPÉIS PREGADOS QUE NÃO DEVERIAM ESTAR ALI? 
• INSPECIONE TAMBÉM O PISO, DESCUBRA MANCHAS, SUJEIRAS E REMOVA-AS. NÃO SERIA MELHOR FAZER UMA NOVA PINTURA, UTILIZANDO UMA COR MAIS CLARA PARA IDENTIFICAR COM MAIOR FACILIDADE AS SUJEIRAS EXISTENTES? 
• VEJA SE AS LATAS DE LIXO ESTÃO COLOCADAS NOS LUGARES MAIS APROPRIADOS E DEMARCADOS;
• LIMPE TODO EQUIPAMENTO APÓS UTILIZÁ-LO, E LEMBRE-SE, FORÇAR OS EQUIPAMENTOS ALÉM DAS ESPECIFICAÇÕES, PODE QUEBRÁ-LOS OU SUJAR O SEU LOCAL DE TRABALHO.

  AGORA QUE VOCÊ LIMPOU COM CUIDADO O SEU LOCAL DE TRABALHO, PROCURE NÃO SUJÁ-LO E NEM PERMITA QUE O FAÇAM. SEJA EXIGENTE. EM CONJUNTO COM SEUS COLEGAS DELIMITE AS ÁREAS JÁ LIMPAS E CRIE UMA ESCALA DE RESPONSÁVEIS PARA VERIFICAR CONSTANTEMENTE AS CONDIÇÕES DE LIMPEZA DOS POSTOS DE TRABALHO. (VARRA – RASPE – ASPIRE – LUSTRE)

  “É MELHOR NÃO SUJAR, PARA DEPOIS NÃO LIMPAR”

• MELHORAR E HUMANIZAR AS CONDIÇÕES DE TRABALHO;
• ELIMINAR ACIDENTES DE TRABALHO;
• FACILITAR A INSPEÇÃO DOS EQUIPAMENTOS;
• ACABAR COM OS DESPERDÍCIOS.

  QUANDO PERCEBEMOS QUE JÁ EXISTE DA PARTE DE TODOS UMA PRÁTICA DISCIPLINADA DE UTILIZAÇÃO, ORDENAÇÃO E LIMPEZA É SINAL DE QUE ESTAMOS PRATICANDO COM SUCESSO O SENSO DE SAÚDE.

  OS 3 “ S's INICIAIS SÃO ATIVIDADES, O QUARTO S É CONDIÇÃO. OUTROS PROBLEMAS QUE CAUSAM DESCONFORTO OU INSEGURANÇA TAMBÉM ESTARÃO SENDO BLOQUEADOS. TENHA CERTEZA DE QUE ISSO TRARÁ MUITO ORGULHO PARA VOCÊ E SEUS COLEGAS. ALÉM DISSO, MUITAS PESSOAS DE OUTRAS ÁREAS E ATÉ MESMO DE OUTRAS EMPRESAS, VIRÃO ADMIRAR O SEU TRABALHO. NESTE MOMENTO, A SUA EMPRESA IRÁ AVALIAR OS DIVERSOS POSTOS DE TRABALHO E RECONHECERÁ A DEDICAÇÃO DE TODOS.

  DISCIPLINA SIGNIFICA MANTER RIGOROSAMENTE O HÁBITO DE CUMPRIR CORRETAMENTE OS PROCEDIMENTOS ESTABELECIDOS ANTERIORMENTE. AO FAZER A SUA PARTE NA IMPLANTAÇÃO DOS 3S’s INCIAIS E CUMPRIR NORMAS, PROCEDIMENTOS, HORÁRIOS, ETC., VOCÊ ESTARÁ CONQUISTANDO O SENSO DE AUTODISCIPLINA. COM ELE, TODOS SE HABITUARÃO A ESTAS PRÁTICAS, ESTANDO CIENTES DE QUE TRARÁ BENEFÍCIOS DIRETOS, TANTO PROFISSIONAL, QUANTO PESSOALMENTE. MAS, ATENÇÃO: ATINGIR O SENSO DE AUTODISCIPLINA NÃO SIGNIFICA TER CHEGADO À PERFEIÇÃO.

LEMBRE-SE QUE OS 5S’s PODE SER PRATICADO TANTO NO TRABALHO, QUANTO EM CASA!