Armazenamento e distribuição de medicamentos

A Figura que vem a seguir mostra uma situação extrema que traz questionamentos sobre as condições de armazenamento de medicamentos. Você consegue encontrar, por exemplo, o paracetamol para dispensar ao usuário? Você dispensaria este medicamento? Você utilizaria este medicamento?

A seguir,você vai ver a importância do armazenamento e da distribuição para a gestão da assistência farmacêutica.

Sabe-se que a eficácia dos medicamentos está diretamente relacionada á manutenção de sua estabilidade.Esta, por sua vez depende,dentre outros fatores,do armazenamento,transporte e manuseio em condições adequadas,desde a sua fabricação até a dispensação,preservando,desta maneira, a qualidade,eficácia e segurança.

Figura 1 – Condições inadequadas de armazenamento de medicamentos

Nesse contexto, o principal objetivo do armazenamento e da distribuição é garantir a qualidade dos medicamentos sob condições adequadas e manter um controle de estoque eficaz, bem como garantir a disponibilidade em todos os locais de atendimento. A qualidade do produto deve ser assegurada desde o recebimento até a entrega ao usuário, em todos os níveis de gestão: federal,estadual ou municipal.

De acordo com o manual do Ministério da Saúde Boas Práticas para Estocagem de Medicamentos ou, ainda, com o Guia Básico para a Farmácia Hospitalar e com as Diretrizes para estruturação de farmácias no âmbito do Sistema Único de Saúde, todos os produtos devem ser armazenados obedecendo às condições técnicas ideais de luminosidade,temperatura e umidade, com o objetivo de assegurar a manutenção das características e da qualidade necessárias à correta utilização. Os produtos devem ser dispostos de forma a garantir as características físico-químicas,a observação do prazo de validade e, ainda,a manutenção da qualidade. Por outro lado, o sistema de distribuição deve permitir que os produtos cheguem ao destino com qualidade e de maneira rápida,devendo obedecer a rotinas preestabelecidas.

As perdas de medicamentos podem ser agravadas pelas condições inadequadas de armazenamento, situação esta observada em 39% dos municípios brasileiros .

O fato sinaliza a falta de investimento na estrutura de centrais de abastecimento farmacêutico e de locais apropriados para o armazenamento nas farmácias das unidades de saúde e, ainda, em recursos humanos.

Essas afirmações sugerem, fortemente, que o investimento público para aquisição de medicamentos torna-se um desperdício de recursos quando empregado sem critérios. Isso também ocorre caso a armazenagem se processe em condições tecnicamente incorretas, e quando o serviço de saúde não atende as demandas provenientes da sociedade.

Além de garantir medicamentos de qualidade, faz-se necessário o correto suprimento às unidades de saúde, em quantidade, qualidade e tempo oportuno. Dessa forma, em consonância com as atividades de armazenamento, a distribuição de medicamentos deve garantir rapidez e segurança na entrega, e eficiência no controle e informação.

Entretanto, algumas situações não acontecem conforme o recomendado. Quando o armazenamento e a distribuição de medicamentos acontecem de maneira inadequada, podem ocorrer inúmeros prejuízos, tais como:

• Perda de medicamentos por vencimento, com consequentes perdas econômicas;
• Desvio de medicamentos, com consequente falta destes nas unidades de saúde;
• Perda de estabilidade de medicamentos, com consequente prejuízo à saúde do usuário.

O armazenamento de medicamentos envolve um conjunto de procedimentos técnicos e administrativos que incluem diversas atividades, conforme ilustra a Figura 2:

Figura 2 – Etapas de armazenamento

É o ato de conferência em que se verifica a compatibilidade dos produtos solicitados e recebidos, ou seja, se os medicamentos entregues estão em conformidade com as condições preestabelecidas no edital e conforme nota fiscal.

A primeira fase da atividade de recebimento é a entrada de materiais, que se caracteriza pela recepção dos veículos transportadores. Após consulta ao órgão de compras, deve-se recusar o recebimento para os casos de compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega, registrando os motivos no verso da nota fiscal.

No caso de recusa, precisa entrar em contato com o licitante para o cumprimento das exigências. Em caso da impossibilidade do cumprimento dessas exigências, deve-se solicitar a entrega ao fornecedor que foi o segundo colocado.

A determinação para recebimento de produtos, pelo dirigente ou gestor, deverá ser realizada por meio de autorização escrita, para que você possa se resguardar em termos de auditorias e/ou prestação de contas.

As compras, cuja entrada foi autorizada, devem ser conferidas segundo os critérios administrativos e técnicos descritos no edital de aquisição.

Qualquer ocorrência encontrada durante a conferência deve ser notificada em livro ata e/ou boletim de ocorrência, datada, assinada e arquivada. Todos os procedimentos adotados, referentes às ocorrências, deverão ser realizados por escrito, em duas vias, com arquivamento de uma delas para efeito de isenção de responsabilidade.

As divergências também devem ser comunicadas à empresa fornecedora.

E, finalmente, a regularização, a qual se caracteriza pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência e avaliação do fornecedor, mediante preenchimento de formulário específico e arquivamento com a cópia da nota fiscal.

O recebimento de medicamentos também ocorre em farmácias de unidades básicas de saúde, e as ocorrências precisam ser registradas e arquivadas.

Deve-se elaborar procedimentos operacionais padrão (POP) de fluxos de distribuição e recall, orientando como proceder em caso de devolução de medicamentos para a Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF).

Devoluções de medicamentos pelas unidades de saúde deverão ser recebidas com as devidas justificativas e assinadas pelo responsável.

Para que as exigências do edital sejam cumpridas, precisa ter um bom sistema de comunicação entre o setor administrativo e a Central de Abastecimento Farmacêutico (setor de almoxarifado). Estes devem checar os itens exigidos no edital durante o recebimento dos medicamentos. Se, por um lado, só pode ser exigido o que está descrito no edital, por outro, não é viável um edital repleto de exigências se elas não são cumpridas ou verificadas no momento da aquisição e do recebimento dos medicamentos.

A criação de um cadastro de fornecedores referente à qualificação técnica destes para fins de concorrências públicas, objetivando o incremento da qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos seus consumidores, é uma importante ferramenta de gestão.

A estocagem de medicamentos precisa ocorrer de forma a garantir a segurança e as características de qualidade dos medicamentos estocados. Para realizar o armazenamento, de modo que se atendam as boas práticas, são necessários conhecimentos técnicos sobre os produtos a armazenar e sobre gestão de estoques.

Para a correta estocagem dos medicamentos, devem ser observadas as orientações a seguir:

• Observe os medicamentos que precisam de cuidados especiais de armazenamento, como termolábeis e psicotrópicos.
• Estoque os medicamentos por nome genérico, lote e validade, de forma que permita fácil identificação. Utilize uma forma de organização, por exemplo, ordem alfabética ou forma farmacêutica e tenha um mapa da distribuição dos medicamentos na CAF ou almoxarifado.
• Não arremesse caixas, nem arraste ou coloque muito peso sobre elas.

• Os medicamentos devem ser conservados nas embalagens originais.Ao serem retiradas da caixa, as embalagens devem ser identificadas.
• Embalagens abertas devem ser destacadas e identificadas com número de lote e validade.
• Os medicamentos com data de validade mais próxima devem ficar à frente (sistema PVPS: primeiro que vence, primeiro que sai).
• Estoque os medicamentos de acordo com as especificações do fabricante. Na ausência de recomendação específica, estoque em temperatura ambiente (15-30 o C).
• Realize controle diário de temperatura e umidade do ambiente por meio de termohigrômetros e fichas de registro.
• Em caso de temperaturas elevadas ou umidade excessiva, elabore um plano de controle e certifique- se de quais medicamentos podem perder estabilidade nessas condições.

• Não armazene medicamentos diferentes no mesmo estrado ou prateleira, para evitar possíveis trocas.
• Observe o empilhamento máximo permitido para o produto, de acordo com as recomendações do fabricante.
• Não armazenar os medicamentos diretamente sobre o piso ou encostados nas paredes. Armazene-os sobre estrados (paletes) com uma distância mínima de 50 cm da parede e 1 m do telhado.
• Inspecione os estoques rotineiramente para identificar possíveis alterações nos produtos, que possam comprometê-los ou oferecer risco às pessoas. Produtos rejeitados pela inspeção, suspeitos e/ou passíveis de análise devem ser armazenados na área de quarentena.

• Os itens mais volumosos e mais pesados devem ficar próximos à área de saída, para facilitar a movimentação. Devem ser colocados em estrados ou paletes.
• O local de armazenamento deve sempre ser bem iluminado e bem ventilado, de modo a evitar confusões e acidentes de trabalho por iluminação inadequada ou para a própria segurança dos funcionários.
• Mantenha a CAF sempre bem fechada e com medidas que evitem a presença de animais.A colocação de telas finas nas janelas é uma medida barata e eficaz contra a maioria das pragas domésticas.
• Mantenha os medicamentos termolábeis em áreas específicas, por serem produtos sensíveis à temperatura. Conserve os imunobiológicos (soros e vacinas) em um sistema chamado rede de frio, em condições adequadas de refrigeração, desde o laboratório produtor até a destinação final do produto.

Os medicamentos sujeitos a controle especial (Portaria SVS no 344/1998) devem ser armazenados em local seguro, isolados dos demais, sob controle e responsabilidade legal do farmacêutico.

No que concerne à temperatura, a norma brasileira não especifica qual a indicada. Vecina Neto e Reinhardt Filho propõem que a temperatura não deva ser superior a 25 o C. Já o Ministério da Saúde, no Guia Básico para a Farmácia Hospitalar, recomenda uma temperatura em torno de 20-22 o C para a conservação de medicamentos, observando que cada dez graus de elevação de temperatura correspondem à duplicação da velocidade dos processos de decomposição.

Os produtos sensíveis à umidade devem ser conservados e distribuídos em frascos hermeticamente fechados ou contendo substâncias dessecantes. Alguns, devido à elevada umidade, trazem invólucros de sílica gel para a devida proteção, não devendo ser retirados das embalagens. O grau de umidade para armazenamento de medicamentos não deve ultrapassar 70%.

Diversos medicamentos têm nomes parecidos, e também, no serviço público, muitos apresentam embalagens bastante semelhantes. Deve-se ter atenção na dispensação desses produtos, podendo-se propor um sistema de armazenamento que organize separadamente os medicamentos com dosagem diferente, com nomes parecidos e/ou embalagens parecidas, para que se possa evitar confusão no momento da dispensação. Além disso, é possível destacar ou organizar, separadamente, os medicamentos potencialmente perigosos.

Esses medicamentos são aqueles que apresentam acentuado risco de provocar danos significativos aos usuários, em decorrência de falha no processo de sua utilização. Os erros que ocorrem com esses medicamentos podem não ser os mais frequentes, porém, suas consequências tendem a ser mais graves, levando a lesões permanentes ou à morte.

Nos dias de hoje,sistemas sofisticados de manuseio e armazenagem de materiais possibilitam redução de custos,aumento significativo de produtividade e maior segurança nas operações de controle,com obtenção de informações precisas em tempo real.

Apesar dos avanços, a antiga ideia de “depósitos”, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, em locais inadequados, utilizando-se de mão de obra desqualificada e despreparada, ainda é realidade em diversos locais de armazenamento de medicamentos.

O local destinado à estocagem de todos os tipos de materiais pode ser denominado como almoxarifado. No Brasil, o espaço dedicado exclusivamente à armazenagem de medicamentos é denominado Central de Abastecimento Farmacêutico (CAF).

CAF é a área destinada à estocagem e conservação dos produtos, visando assegurar a manutenção da qualidade, quando estocados conforme as características de cada medicamento.

A CAF deve possuir condições para assegurar que medicamentos de qualidade, na quantidade devida, estarão no local certo quando necessário, por meio da armazenagem, de acordo com normas adequadas, objetivando proteger as exatas quantidades, além de preservar sua qualidade.

Para assegurar as condições ideais de conservação e contribuir para a manutenção da estabilidade dos medicamentos, a CAF deverá atender a alguns requisitos básicos:

Localização: Deve estar localizada em regiões de fácil acesso para o recebimento e a distribuição dos produtos, além de dispor de espaço suficiente para movimentação e circulação de pessoas, produtos, equipamentos e veículos, estando longe de fontes de calor e contaminação.

Identificação externa:Recomenda-se que o prédio onde a CAF encontra-se instalada deve estar devidamente identificado, de forma visível, por meio do nome, logotipo e sinalizadores ou placas indicativas.

Acesso:Para otimizar a funcionalidade dos serviços, a CAF deve ser de fácil acesso, com plataformas que facilitem os procedimentos de carga e descarga dos meios de transportes utilizados, com vias de acesso desobstruídas e área de manobra suficiente para carros e caminhões, bem como com espaço para estacionamento.

Sinalização interna: A CAF deve sinalizar os espaços e as áreas por meio de letras ou placas indicativas: nas estantes, nos locais de extintores de incêndio, entre outros.

Condições ambientais:O ambiente geral deve ser propício e apresentar condições adequadas quanto à temperatura, ventilação, luminosidade e umidade, permitindo, ainda, boa circulação, além de estar organizado de forma a permitir fácil limpeza e controle de pragas.

Higienização:O espaço destinado ao armazenamento de medicamentos deve ser higienizado constantemente. A limpeza, além de demonstrar aspecto de organização, é uma norma de segurança que deve ser rigorosamente seguida.

Segurança:Para garantir a total segurança do ambiente e prevenir eventuais acidentes, devem ser estabelecidos mecanismos e equipamentos de segurança à proteção das pessoas e dos produtos em estoque.

Equipamentos e acessórios:Os equipamentos e acessórios utilizados no almoxarifado devem ser em número suficiente e adequados, levando-se em consideração o tipo e o volume de produtos, a forma de organização do estoque e a movimentação necessária.

A CAF deve apresentar instalações elétricas, sanitárias, equipamentos e acessórios adequados, bem como suas instalações interiores devem apresentar superfícies lisas, sem rachaduras e sem desprendimento de pó, facilitando a limpeza e não permitindo a entrada de roedores, aves, insetos ou quaisquer outros animais. Ainda com relação à infraestrutura, mais alguns aspectos devem ser atendidos:

Piso:Para enquadrar-se nos critérios de qualidade, o piso deve ser plano e lavável, de material adequado de modo a facilitar sua higienização frequente, e suficientemente resistente para suportar o peso dos produtos e a movimentação dos equipamentos. A espessura do piso deve estar de acordo com o quantitativo de cargas, para que ele não venha a rachar ou sofrer fissuras.

Paredes: Devem possuir cor clara, que evidencie o acúmulo de sujidades, com pintura lavável e livre de infiltrações e umidade.

Portas: Devem ser pintadas a óleo, ou preferencialmente esmaltadas ou de alumínio, com dispositivo de segurança automático

Teto: Recomenda-se o uso de telha de fibra de vidro, telhas térmicas com uso de poliuretano, lã de vidro, colocação de exaustores, ou demais alternativas que facilitem uma boa circulação de ar. As telhas de amianto devem ser evitadas porque absorvem muito calor, além do fato de serem proibidas em alguns locais devido ao risco à saúde. O teto, com forro adequado e boas condições, contribui para a garantia da estabilidade dos medicamentos.

Janelas:Devem possuir telas para proteção contra entrada de animais.

Pé direito:É conveniente, para a área de armazenamento, ambiente de grande altura.

As instalações elétricas devem sofrer manutenção constante, sendo prioridade dos responsáveis pelo setor, a fim de evitar acidentes e curtos-circuitos.

Para isso, todos os equipamentos devem ser desligados diariamente, exceto os da rede de frio, antes da saída do trabalho; deve-se evitar sobrecarga de energia, com o uso de extensões elétricas; cada tomada deve ter apenas um equipamento conectado a ela, não fazendo uso de adaptadores; e o edifício deve solicitar um contrato de manutenção elétrica ou realizar vistorias periódicas nas instalações.

As instalações sanitárias devem ser apropriadas e não ter comunicação direta com as áreas de estocagem. Devem existir lavatórios e instalações sanitárias em condições de higiene perfeitas e separadas para uso do pessoal administrativo e para o pessoal da área de estocagem.

Os requisitos básicos apontados até agora estão diretamente relacionados à garantia da qualidade de medicamentos e, por isso, precisam ser garantidos no armazenamento de medicamentos em qualquer unidade de dispensação de medicamentos, como, por exemplo, nas farmácias de unidades básicas de saúde.

A organização interna de uma CAF está condicionada às características dos produtos a serem estocados. Assim, esse espaço deve ser muito bem sinalizado, permitindo fácil identificação e visualização dos produtos, bem como a localização e os processos que lhe são inerentes, de modo a impedir contaminação de fluxo.

Para o bom andamento das atividades de armazenamento, o espaço físico da CAF precisa estar organizado e atender as necessidades do serviço. As instalações devem proporcionar a movimentação rápida e fácil dos produtos, desde o recebimento até a expedição, com a utilização do espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. Assim, alguns cuidados precisam ser observados.

Cuidados para a organização interna da CAF:

• Determinação do local onde a CAF será instalada;
• Definição adequada do layout;
• Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;
• Segurança patrimonial, contra furtos e incêndios. 

• Máxima utilização do espaço;
• Efetiva utilização dos recursos disponíveis;
• Pronto acesso a todos os itens;
•  Máxima proteção aos itens estocados;
• Boa organização.

Consiste na disposição e forma de organização do espaço físico, dos equipamentos, mobiliários, acessórios, materiais, possibilitando um fluxo adequado; permitindo a utilização eficiente do espaço físico, para melhor aproveitamento da área disponível, maior agilidade na execução das atividades e melhoria das condições de trabalho. Para tal, há que se ter um planejamento do espaço físico a ser ocupado e utilizado.

Considerando as atividades relacionadas ao armazenamento de medicamentos, a CAF deverá se constituir de áreas que contemplem as necessidades do serviço, levando em conta o volume e os tipos de produtos a serem estocados, conforme destacado no Quadro 1.

Quadro 1 – Áreas da Central de Abastecimento Farmacêutico

Além das áreas citadas no Quadro 1, outras áreas básicas para conforto dos funcionários podem ser disponibilizadas, como vestiários, banheiros e refeitórios, em quantidade dependente do porte do almoxarifado.

Um modelo tradicional de organização consiste em uma área de estantes a frente e uma área circundante de paletes, garantindo espaço adequado de movimentação, conforme apresentado na Figura 3.

Figura 3 – Modelo de disposição interna de prateleiras e estrados em uma Central de Abastecimento Farmacêutico

• As áreas de recebimento e expedição devem ser separadas. Contudo, para um melhor controle, é ideal que elas sejam adjacentes, com uma única entrada. Próximo ao local de recebimento e expedição deve haver um espaço de armazenagem temporária para se colocar, separadamente, as mercadorias conforme o tipo.
• Dependendo do tamanho do almoxarifado, do fluxo de atendimento e do número de funcionários, pode se organizar a entrada e a saída em áreas opostas.Dessa maneira, evitam-se confusões e pode-se realizar recebimento e distribuição ao mesmo tempo.
• Os estrados devem estar posicionados em um espaço delimitado para grandes volumes e afastados das paredes.Os corredores deverão facilitar o acesso às mercadorias em estoque. Quanto maior a quantidade de corredores maior será a facilidade de acesso e menor o espaço disponível para armazenamento.
• A localização dos corredores é determinada em função das portas de acesso e da arrumação das mercadorias.

• As estantes devem ser posicionadas uma de costas para a outra, numeradas e afastadas das paredes. Para cada duas filas de prateleiras deve haver um corredor.
• As mercadorias leves devem permanecer na parte superior das estruturas e as mercadorias mais pesadas devem ser armazenadas nas barras inferiores da estrutura. Além disso, os materiais mais pesados ou de maior fluxo devem ser estocados próximos à área de expedição.
• A altura máxima de empilhamento deverá considerar o peso dos materiais. O topo das pilhas de mercadorias deve se distanciar um metro das luminárias do teto.
• O fluxo interno deve ser bem definido, preferencialmente organizado de forma contínua, para que não se faça necessário o retorno ao caminho já percorrido para obtenção do produto.
• A sinalização interna deve ser visível, estando organizada por meio de letras ou placas indicativas das estantes, corredores, locais de extintores de incêndio etc.  
• O espaço entre as estantes e os estrados deve ser bem dimensionado, permitindo a circulação dos equipamentos e o transporte dos medicamentos.

Não existe um padrão estabelecido que determine o tamanho adequado de uma CAF. No entanto, a área física disponibilizada deve ser adequada para conter os produtos a que se destina acondicionar, de maneira segura e organizada.

Devem-se considerar fatores como a rotatividade e a periodicidade de movimentação dos produtos, o tempo da entrega de medicamentos pelos fornecedores, o sistema de distribuição (se centralizado ou descentralizado), a quantidade de equipamentos e recursos humanos, as áreas necessárias à funcionalidade do serviço (área administrativa, recepção/expedição) e áreas específicas de estocagem.

Nesse vídeo, é possível observar que o responsável pelo almoxarifado/ CAF fala sobre o fluxo de entrada e saída de medicamentos; sobre como é o controle de estoque da rede de frio; e, por fim, sobre como é o armazenamento dos medicamentos controlados.

Pode-se iniciar com o projeto de um layout para a CAF existente, tentando, dentro das possibilidades existentes, adequar, da melhor maneira possível, o espaço às atividades a serem realizadas. Devem ser observados os seguintes passos:

• Defina, dentro da CAF, a localização de todos os obstáculos existentes (pontos críticos do armazenamento);
• Localize as áreas de recebimento e expedição;
• Localize as demais áreas, como separação de pedidos, estocagem etc;
• Defina o sistema de localização do estoque;
• Avalie as alternativas de layout da CAF.

Utilizando o espaço vertical disponível e/ou diminuindo os prazos de entrega, que podem ser efetuadas, mais facilmente, por meio do registro de preços, como visto no conteúdo sobre aquisição.

No âmbito da farmácia hospitalar, atualmente, existem disponíveis alguns dispositivos eletrônicos de armazenamento e distribuição eletrônica, como o Kardex e o Pyxis.O Kardex é um sistema informatizado de armazenamento, gestão de estoque e distribuição de medicamentos em dose unitária, que pode ser vertical ou horizontal.

O Pyxis é um sistema automático de armazenamento e distribuição de medicamentos, que está sendo utilizado para farmácias satélites de unidades hospitalares.