Redação e Correspondências Oficiais

Redação oficial é o meio pelo qual se procura estabelecer relações de serviço na administração pública. Para que tais relações obtenham efetividade, traçam normas de linguagem e padronização no uso de fórmulas e estética para as comunicações escritas.

AVISO E OFÍCIO:

Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, Secretário-Geral da Presidência da República, Consultor-Geral da República, Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República e pelos Secretários da Presidência da República, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares. Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem integralmente o modelo do “padrão ofício”, com acréscimo do destinatário. Pode-se observar mínima diferença de estrutura, sobretudo nos parágrafos do desenvolvimento, entre expedientes que apenas encaminhem documentos e outros que informem ou tratem substantivamente de determinado assunto.

Quanto a sua forma, aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula.

Exemplos:

• Excelentíssimo Senhor Presidente da República
• Senhora Ministra Senhor
• Chefe de Gabinete

Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente:

•  nome do órgão ou setor; 
• endereço postal;
• telefone e endereço de correio eletrônico.

O memorando é uma modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna a determinado órgão do Governo. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Forma e estrutura:

Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Exemplos:

• Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração
• Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

Definição e finalidade:

 O correio eletrônico (“e-mail”), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.

Forma e Estrutura:

Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar pedido de confirmação de recebimento.

Requerimento é o pedido referente a matéria de expediente ou de ordem, feito por Deputado ou comissão ao Presidente da Assembleia Legislativa ou de comissão. Trata-se de uma proposição sujeita ao processo legislativo, que não deve ser confundida com o requerimento administrativo, relativo ao servidor e a suas atividades funcionais.

São elementos constitutivos do requerimento:

a) epígrafe ou título: consiste na palavra “requerimento”, seguida, quando for o caso, do número de ordem. Deve ser numerado somente o requerimento que solicitar informações a autoridades estaduais, inserção de documento ou pronunciamento não oficial nos anais da Casa ou providência a órgão da administração pública;

b) vocativo: indica a autoridade a quem é dirigido (Presidente da Assembléia ou Presidente de comissão);

c) texto: corresponde ao texto da solicitação, que se inicia com as palavras de praxe e a referência ao dispositivo regimental em que se baseia.

Deve ser conciso, de preferência com apenas um parágrafo, exceto para solicitação adicional, referente a envio de cópia a autoridade ou anexação do requerimento à correspondência. Não cabe nesta parte nenhuma justificação para o pedido;

d) fecho: compreende o local (Sala das Reuniões, Sala das Comissões), a data de apresentação e o nome do autor da proposição;

e) justificação: parte constituída dos argumentos que demonstram a necessidade ou oportunidade da medida solicitada

Padronização A padronização do requerimento se faz da seguinte forma:

• Epígrafe centralizada e grafada em caracteres maiúsculos, negritados.
• Vocativo Alinhado à esquerda, sem parágrafo, terminado em dois-pontos e separado do texto por cinco parágrafos em branco.
• Texto justificado, com parágrafo na primeira linha.
• Fecho local e data de apresentação justificados, com parágrafo.
• Nome do autor centralizado.
• Justificação justificada, com parágrafo na primeira linha.

Título negritado, com inicial maiúscula, terminado em doispontos e separado do texto por um espaço em branco.

Parecer é o pronunciamento fundamentado, de caráter opinativo, de autoria de comissão ou de relator designado em Plenário, sobre matéria sujeita a seu exame. A redação do parecer apresenta peculiaridades, conforme o turno de tramitação a que se refere e a comissão que o elabora.

Estrutura:

O parecer escrito é composto de epígrafe (ou título), relatório, fundamentação, conclusão e fecho.

Epígrafe:

É usada para identificar a proposição. Deve conter a palavra “parecer”, seguida da indicação da fase de discussão, quando for o caso, e da espécie (com o número, se houver) de proposição sobre a qual será emitido o parecer. Na linha imediatamente inferior, aparece o nome da comissão incumbida de examinar a matéria, a não ser quando se tratar de parecer de Plenário.

A ata é o documento que tem por finalidade o registro escrito dos fatos transcorridos em uma reunião. São dois os tipos de ata adotados na Casa: a minuciosa e a sucinta. Cada reunião de Plenário é registrada em duas atas: a minuciosa, publicada no “Diário do Legislativo”, conhecida como ata de imprensa; e a sucinta, lida, aprovada e assinada na reunião seguinte.

Estrutura:

Formalmente, a ata inicia-se com os elementos essenciais à identificação da reunião a que se refere, como o tipo e o número de ordem da reunião, a data e o horário de realização; passa, em seguida, à lista dos presentes e ao relato dos fatos transcorridos; finaliza com a convocação para a reunião seguinte. A descrição da reunião apresenta sempre a mesma sequência de procedimentos, definida no Regimento Interno.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. Esses princípios - impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.

Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) - ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público). A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e infensa à evolução da língua. É que sua finalidade básica comunicar com impessoalidade e máxima clareza - impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc.

A finalidade da língua é comunicar e para que haja comunicação, são necessários:

1. ausência de impressões individuais de quem comunica;
2. impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão, sempre concebido como público, ou a outro órgão público. Nos dois casos, temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal;
3. caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público, é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal.

Desta forma, não há lugar na redação oficial para impressões pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo, ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literário. A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade que a elabora. A concisão, a clareza, a objetividade e a formalidade de que se valem para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda, para que seja alcançada a necessária impessoalidade.

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Concisão é a transmissão de um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. Assim, ser conciso é empregar o mínimo de palavras para informar o máximo. Não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Tratase exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Assim, clareza é a imediata compreensão do texto pelo leitor. A clareza depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem:

1. a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto;
2. o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão;
3. a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos;
4. a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam.

É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção.

Por seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, os textos oficiais requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que se observam as regras da gramática formal, e se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. É importante ressaltar que a obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial decorre do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos.

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento: além do correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível, é mister que haja polidez e civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.