Gestão de estoque: proposta para uma farmácia diferenciada

Introdução

O setor farmacêutico é composto pelas indústrias farmoquímicas, produtoras dos princípios ativos, base para a produção de medicamentos da indústria e laboratórios, bem como pela rede de distribuição ou operadores logísticos, que distribuem os medicamentos às farmácias e drogarias, e pelo consumidor final. Mundialmente, a indústria de medicamentos movimentou US$ 364,2 bilhões em 2001, 12% a mais que no ano anterior. No setor, operam 10.000 fabricantes, dos quais 100 produzem 90% dos medicamentos para o consumo humano.

O segmento de distribuição de medicamentos vem apresentando grandes avanços na área de logística, pois, nos últimos anos, a acirrada competitividade possibilitou a utilização de novas técnicas de gestão de estoque, automação de depósitos e, principalmente, a busca de uma visão integrada dos negócios, envolvendo todas as atividades da cadeia de valor, ou seja, da matéria- -prima ao consumo final.

O armazenamento de mercadorias prevendo seu uso futuro exige investimento por parte da organização. O ideal seria a perfeita sincronização entre a oferta e a demanda, de maneira a tornar a manutenção de estoques desnecessária. Entretanto, como é impossível conhecer exatamente a demanda futura e como nem sempre os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento, deve-se acumular estoque para assegurar a disponibilidade de mercadorias e minimizar os custos totais de produção e distribuição.

não haja altos custos com os produtos, buscando diminuir o capital total investido pela empresa no estoque, além de evitar a falta de produtos para o cliente. Uma boa gestão de estoque necessita de uma boa execução de seu controle, e o principal motivo de um sistema de informações logístico é coletar, manter e manipular os dados da empresa, para uma tomada de decisão coerente. A gestão de materiais está diretamente relacionada com a gestão de estoque, na busca da redução das necessidades dos estoques, otimizando-os e diminuindo o capital de giro empregado, reduzindo o investimento total. Assim, a gestão de materiais procura melhoria do planejamento, organização, direção, coordenação e controle de todas as atividades para uma boa aquisição, armazenamento e distribuição.

Segundo Vecina Neto e Reinhardt Filho , os materiais são produtos que podem ser armazenados ou consumidos imediatamente após a sua chegada. Com base nesse conceito, estão excluídos os materiais considerados permanentes, como equipamentos médico-hospitalares, mobiliário, veículos e semelhantes. Os medicamentos, considerados materiais, costumam receber um tratamento diferenciado devido a sua importância estratégica para as ações de saúde.

Juntas, a gestão de estoques e de materiais têm por objetivo minimizar os custos com estoques, ter uma melhora crescente na rentabilidade e, principalmente, acabar com as rupturas na área de venda, e isso é possível quando se tem uma previsão correta para os estoques, quando a empresa conhece seus custos com os materiais, quando se realiza o monitoramento de desempenho e outras atividades que devem ser desempenhadas para garantir que as farmácias não percam totalmente seu espaço.

Na área farmacêutica, a atividade que está associada à gestão de estoques e materiais na busca de um melhor planejamento do abastecimento e acesso dos medicamentos é a programação de medicamentos, uma etapa do ciclo da assistência farmacêutica. A Assistência Farmacêutica tem a finalidade de contribuir para melhorar a qualidade de vida da população, propondo ações de promoção, prevenção, recuperação e reabilitação de saúde, assim como de efetuar o acesso a medicamentos essenciais e desenvolver o uso racional.

A programação de medicamentos necessita de informações gerenciais consistentes sobre o consumo de medicamentos no local ou serviço, a oferta e demanda de serviço, assim como o estudo da situação da saúde, para a programação da demanda de medicamentos. A programação de medicamentos disponibiliza medicamentos selecionados e apropriados, nas quantidades corretas e em tempo oportuno, assim, há a determinação da quantidade dos medicamentos a serem adquiridos de acordo com a necessidade e cuidando para evitar a descontinuidade do abastecimento.

Atualmente, existem poucas publicações voltadas para a área de gestão em instituições de saúde, em especial, em estabelecimentos farmacêuticos. Porém a logística na área de saúde é de grande importância, pois medicamentos, equipamentos de saúde, entre outros, requerem uma demanda alta de capital, que ficam aprisionados em prateleiras. O setor farmacêutico lida com bens de consumo até certo ponto frágeis, uma vez que podem perder a estabilidade, passar do prazo de validade; e, ainda, há a problemática do acúmulo ou falta desses bens de consumos, gerando problemas de ordem financeira e acesso para a população.

Com isso, observou-se a necessidade de estudos voltados para a gestão nos estabelecimentos de saúde, sendo que este trabalho visou trazer uma abordagem teórico-prática a respeito da gestão de estoque, gestão de materiais e codificação dos materiais, objetivando criar propostas para a farmácia objeto de estudo no que se refere a uma gestão de qualidade, processo indispensável em qualquer empresa, uma vez que se faz necessário ter uma avaliação precisa do valor do estoque, garantindo a segurança do processo produtivo, em que seu maior benefício é ter os estoques com quantidades corretas para beneficiar a saúde da população.

O controle de estoques tem o objetivo de minimizar o capital total investido em estoques. Para tanto, faz-se necessário que as políticas de estoque sejam adequadamente definidas pela empresa determinando qual o tempo de entrega dos produtos ao cliente; até que nível deverá flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa das vendas ou uma alteração de consumo; e definição da rotatividade de estoques.

De acordo com Vecina Neto e Reinhardt Filho , um setor de controle de estoques deve ser dividido em grupos, cujas funções são claramente descritas na Figura 1. O grupo 1 deve determinar “o quê?” comprar, armazenar e distribuir, realizando funções de normalização, como: selecionar, padronizar e especificar os materiais, e de classificação / codificação de materiais. O grupo 2 deve determinar “quando” se devem reabastecer os estoques: periodicidade e determinar “quanto” de estoque será necessário para um período pré-determinado: quantidade de compra. O grupo 3 deve executar as compras e cuidar da venda de materiais não utilizados ou inservíveis (alienação). Por fim, o Grupo 4 deve ser responsável pelo recebimento de materiais, armazenamento e distribuição, logo, realizando funções de armazenamento, movimentação e transporte de materiais e o controle de qualidade.

Os indicadores de desempenho utilizados na gestão de estoque podem ser separados em três grupos, segundo Arozo: custo, serviço e conformidade do processo. Os indicadores de custo da gestão de estoque incorrem em dois tipos básicos de custo: o de manutenção do estoque e o relacionado à falta do estoque. Indicadores do grau de serviço são indicados pela disponibilidade do medicamento. E, por fim, os indicadores de conformidade de processo, que permitem explicar o desempenho obtido, o que não é possível nos outros dois indicadores, que só monitoram o resultado.

O gerenciamento de materiais visa satisfazer as necessidades assistenciais do serviço de saúde, sendo responsável pela coordenação e conciliação dos interesses dos pacientes / clientes, da área econômico-financeira e dos fornecedores.

Os pacientes / clientes desejam o material correto, em condições apropriadas de utilização, entregue no lugar certo e a tempo de evitar a sua falta. Podemos, ainda, acrescentar que o usuário gostaria que o tempo despendido na entrega fosse o menor possível. Já o setor econômico- -financeiro deseja adquirir o material ao menor custo e maiores prazos de pagamento; busca uma redução do valor do estoque e não quer que ocorrências relacionadas a materiais (como compras erradas, falta de itens críticos, etc.) sejam frequentes. Por fim, os fornecedores desejam fornecer a maior quantidade de material possível, vendê-lo ao maior preço, receber em curto prazo e não ter qualquer responsabilidade futura a respeito da utilização dos itens.

Então, para se obter uma gestão de materiais satisfatória, requer um bom controle de estoque e, para isso, devem-se determinar os níveis corretos de estoque, sendo que alguns parâmetros podem auxiliar de forma decisiva a execução de controle.

Consumo Médio Mensal (CMM), que pode ser definido como a média dos consumos mensais de cada produto, num certo período.
CMM = ∑ CM / NM
Onde: CMM = Consumo Médio Mensal; ∑
= Somatória; CM = Consumo de cada mês; NM = 

Números de meses utilizados para determinação do consumo.

Estoque de Segurança (ES) corresponde a certa quantidade de materiais que servirá para cobrir eventuais falhas no tempo de espera.

ES = f (delta TE)

Onde: TE = Tempo de Espera.

Ponto de Requisição (PR) é um parâmetro de alerta no dimensionamento de estoques. É definido como uma quantidade de produto que, quando atingida, deve gerar novo pedido de compras, evitando posterior ruptura do estoque.

PR = (CMM x TE) + ES Estoque Mínimo (EMI) é a quantidade mínima que se deve manter de cada medicamento ou correlato, enquanto um pedido está se processando.

EMI = CMM + ES

Estoque Máximo (EMX) expressa a quantidade máxima que se deve atingir no estoque, acima da qual não se pretende operar incorrendo-se no risco de se possuir recursos excessivos investidos em medicamentos e seus correlatos.

EMX = ES + (CMM x TE) + (CMM x PR)

Os estoques possuem um grande número de movimentações, e os registros devem se manter atualizados. A codificação cumpre esse papel de forma que cada código corresponda a um e apenas um produto e vice-versa. O sistema de codificação não pode depender de critérios pessoais e deve ser expansível, de modo a suportar inclusões de novos itens.

A necessidade de um sistema de classificação é primordial para qualquer departamento de materiais, pois sem ela não podem existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem adequados e uma operacionalização do almoxarifado de maneira correta.

Os sistemas de codificação mais comumente usados são o alfabético e o alfanumérico. No primeiro, o material é codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficiente para preencher toda a identificação do material. O último é uma combinação de letras e números que permitem um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético (Figura 2).

O trabalho foi realizado no Serviço de Atenção à Saúde (SAS) de uma instituição universitária brasileira, que foi criado com o objetivo de atender aos professores, funcionários e estudantes, onde cada um deles pode possuir até quatro dependentes para fazer uso gratuito dos serviços do SAS, atendendo, assim, a comunidade universitária.

O SAS oferece serviços de atendimento aos usuários, como por exemplo: clínico geral, reumatologista, otorrinolaringologista, psicólogo, psiquiatra, dentista, dermatologista, gastroenterologista e cardiologista. Além disso, possui uma farmácia diferenciada, que possui uma variedade de medicamentos amostra grátis para distribuição. Os medicamentos amostra grátis são obtidos por doação. Não há distribuição de medicamentos contidos na RDC (Portaria) 344, que são medicamentos sujeitos a controle especial, como antimicrobianos e psicotrópicos.

 A Farmácia SAS é um campo de estágio para alunos de todos os períodos do curso de farmácia. Assim os estudantes possuem a oportunidade de vivenciar de modo prático a teoria vista em sala de aula, sendo uma grande fonte de conhecimento para sua vida profissional.

O estudo foi realizado em três fases. Inicialmente, realizou-se uma pesquisa bibliográfica pelo portal da CAPES, sendo os periódicos selecionados considerando as seguintes palavras chave: ‘gestão de estoque’, ‘gestão de materiais’ e ‘codificação dos materiais’. A maior fonte de pesquisa para esse trabalho foram livros, não só da área farmacêutica, mas também de administração, uma vez que poucos foram os livros que continham esse assunto voltado para a área de farmácia. Para isso, foi elaborada uma descrição detalhada dos itens citados, objetivando a compreensão de cada um dos componentes para tentar solucionar a falta de uma gestão de qualidade e eficaz.

Na segunda etapa, foi realizada a pesquisa de campo na farmácia em questão. A farmácia do SAS não possuía nenhuma informação referente à chegada ou saída dos medicamentos. Assim, ficou estabelecida a necessidade da realização do inventário físico, como ponto de partida para a criação de um programa de logística. Então foi realizada uma coleta de dados, a partir da contagem física do estoque, para conferir o saldo e registrar de forma documentada e com precisão a quantidade de medicamento existente na farmácia, sendo importante para a atualização e levantamento da situação do material em estudo.

Na terceira etapa, foram realizados treinamentos aos profissionais do serviço. Houve, ainda, sugestões de duas propostas de gerenciamento de estoque para a Farmácia diferenciada do SAS. A primeira foi as fichas de prateleiras, uma proposta de baixo custo e fácil execução, e a segunda proposta foi uma planilha do Excel desenvolvida para o gerenciamento de materiais do serviço, referente aos produtos amostra grátis que são dispensados gratuitamente na Farmácia em questão, ações necessárias para a reestruturação da gestão do estoque do local

A farmácia do SAS é um caso específico, uma vez que é uma farmácia diferenciada. A farmácia objeto do estudo possuía um caderno de registro escrito, no qual eram anotadas as dispensações realizadas mediante a apresentação da prescrição médica, porém, por ausência de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) entre os estudantes e funcionários, não havia uma padronização das informações referentes à entrada e saída desses medicamentos, então foi difícil a análise dos dados, pois sua compreensão estava complicada, impossibilitando a realização dos cálculos necessários para a gestão de estoque eficiente. 

Os cálculos como consumo médio mensal, a criação de estoques de segurança, estoques máximos e pontos de pedidos ou de ressuprimento são necessários para a realização de previsões de quantidades satisfatórias e reais para o atendimento aos usuários, assim, o ponto de partida do trabalho para uma gestão de estoque hábil foi à realização da contagem dos medicamentos disponíveis na farmácia em questão.

Marian cita que, mesmo que as informações estejam escassas e de acesso difícil, é importante adquiri-las de forma criativa, para que a falta de critérios técnicos não seja um fator complicador para uma boa programação de medicamentos, ou mesmo gestão de estoques, não utilizando dados inadequados anteriores, para que distorções importantes sejam eliminadas.

Segundo Martins e Alt, os estoques têm como função regular os fluxos de entradas e saídas, diminuindo os efeitos de prováveis erros de planejamento e variações na oferta e procura. Então, a gestão do estoque maximiza a eficiência do serviço, uma vez que impede a compra de materiais desnecessários e determina a compra dos materiais na quantidade certa, além do acompanhamento e análise do andamento do estoque. Na farmácia em questão, devemos lembrar que não há compra de materiais, uma vez que recebe doação de medicamentos de médicos professores da instituição e de clínicas médicas, mas mesmo assim há a possibilidade da gestão desses medicamentos doados, para uma melhor programação das doações.

Os procedimentos operacionais padrões (POP) são procedimentos escritos de forma clara e objetiva que estabelecem instruções sequenciais para a realização de ações rotineiras e específicas. Visam à garantia da uniformidade, eficiência e coordenação efetiva das atividades realizadas. Devem estar disponíveis para consulta em locais acessíveis a quem se destinam. Os recursos humanos despreparados é um dos fatores que comprometem a programação dos medicamentos, pois a deficiência na informação técnica e a falta de atitude proativa dificultam o desenvolvimento dessa atividade.

A farmácia em questão não tem, ainda, conhecimento de sua demanda, logo, poderiam faltar produtos em momentos importantes do dia a dia, havendo a necessidade de o paciente adquirir sua medicação em uma farmácia convencional, ou os estoques de determinados produtos serem tão altos que passaria do prazo de validade.

Para viabilizar os medicamentos para a farmácia em estudo, é preciso cadastrar as clínicas médicas que subsidiam o fornecimento dos medicamentos amostra grátis, uma vez que esta farmácia é diferenciada. É importante lembrar que a distribuição de medicamentos pelos representantes da indústria farmacêutica é realizada de acordo com a especialidade médica, de modo que a farmácia do SAS precisa cadastrar médicos e clínicas de diferentes especialidades para garantir uma diversidade nos grupos farmacológicos.

É importante lembrar que uma farmácia é um serviço de saúde e não deve ser entendido como um comércio. Todas as farmácias devem ser vistas com seriedade, logo, se torna inaceitável o não controle dos bens de saúde, os medicamentos que lá existem, uma vez que esses bens buscam uma melhoria na qualidade de vida da população e não devem faltar. A farmácia em estudo não visa ao lucro, pois todos os produtos são disponíveis gratuitamente, visto que são medicamentos amostra grátis doados, para dar acesso à saúde para a comunidade universitária.

Na Farmácia SAS, como já dito, não há uma padronização dos procedimentos exercidos pelos funcionários / alunos e não existe uma coordenação e definição de suas responsabilidades, dificultando o controle das atividades exercidas. Este trabalho indicou duas propostas de gestão de estoque, as ficha de prateleiras, que são ferramentas mais simples de serem executadas e/ou o programa de gerenciamento de materiais, que é uma planilha do Excel criada exclusivamente para a farmácia em estudo por uma Administradora de Empresas.

Nas fichas de prateleiras, assim como na planilha do Excel (programa de gerenciamento de estoques), devem conter parâmetros como: material, código, datas da movimentação de entradas e saídas das doações. Nas fichas de prateleiras, os responsáveis pela movimentação do estoque assinam.

A codificação dos produtos, tanto nas fichas de prateleiras quanto na planilha do Excel, é de grande importância no controle hábil dos estoques, pois os produtos devidamente codificados são facilmente identificados, diminuindo as chances de trocas entre os diferentes tipos de produtos.

Ainda em relação às fichas de prateleiras e ao programa de gerenciamento de materiais (planilha do Excel), devem possuir dados como data da validade e o lote, que são imprescindíveis para uma boa gestão, uma vez que, quando os medicamentos estão próximos dos prazos de validade, uma boa iniciativa é sua doação, porque, além de servirem para outros usuários, não serão jogados no lixo, afinal medicamentos são bens de saúde. A presença do lote é importante para, por exemplo, consultar facilmente quando a ANVISA informa lotes com problemas, tornando mais fácil seu rastreamento na farmácia.